Lieu de travail agile : découvrez une nouvelle main-d'œuvre flexible

La plupart d'entre nous ont déjà entendu parler del'horaire flexible, à moins que l'article de deskbird sur l'horaire flexible ne vous ait échappé. Les bureaux traditionnels sont désormais révolus. L'expérience des employés n'a jamais été aussi importante et la pandémie nous a appris que les espaces de travail agiles sont bénéfiques . On va essayer d'y voir plus clair : qu'est-ce qu'un lieu de travail agile ? Quels en sont les avantages ? À quoi peut ressembler un lieu de travail agile ? Nous examinerons également certains obstacles que l'on peut rencontrer en repensant l'aménagement de son bureau.  

Définition de l'espace de travail agile

Le terme "agile" circule dans le monde des affaires depuis le milieu des années 90 et a rapidement pris de l'importance. Il était surtout utilisé pour désigner les entreprises de logiciels qui cherchaient des moyens plus rapides de développer des innovations radicales. Depuis lors, le concept d'espace de travail agile a pris de l'ampleur : plus en plus d'entreprises choisissent de donner à leurs employés une plus grande liberté en matière de mode et de lieu de travail. 

Pour donner un exemple concret, de 2017 à 2018, le nombre de pieds carrés de bureaux flexibles dans la seule ville de Manhattan a bondi de 9,4 millions de pieds carrés à 13,5 millions de pieds carrés.* Mais qu'est-ce qu'un espace de travail agile ? Au moment de choisir comment réaménager le bureau, il est important de prendre en considération le type d'activités de votre entreprise et les besoins à satisfaire pour accomplir au mieux les tâches cruciales. Jetons un coup d'œil aux différentes façons de transformer son lieu de travail pour maximiser le confort e insuffler une nouvelle vie à l'espace de travail.

Des exemples d'espaces de travail flexibles

Il existe à peu près autant de plans et de variantes de bureaux agiles que de bureaux traditionnels. En fin de compte, tout dépendra de la taille et de la forme de l'espace que nous voulons rendre plus agile, et des activités de votre entreprise. WeWork a proposé une conception de bureau dynamique qui se développe autour d'un centre de collaboration, avec des salles dédiées aux réunions, à la socialisation, à la formation et, pour le travail qui nécessite plus de concentration.

Si ce plan peut convenir à une entreprise, il ne peut pas servir de modèle pour toutes. Ainsi, nous vous présentons différentes façons de transformer les bureaux dans votre entreprise.

Bureau ouverts

Plutôt que d'isoler les employés dans des box, l'utilisation d'un bureau ouvert semble être l'avenir de l'aménagement des bureaux. Les partisans des open space affirment qu'ils facilitent la collaboration entre les collègues et contribuent à former des équipes soudées qui, à leur tour, sont plus performantes dans l'accomplissement de tâches complexes. Lorsque les interactions entre les employés deviennent plus amicales, la culture du bureau devient plus transparente.

Un bureau sans cloisons minimise les secrets, car les conversations entre les collègues peuvent être facilement entendues. Le sentiment d'unité et d'équité en sort renforcé, puisque chacun, indépendamment de son expérience, de son ancienneté dans l'entreprise ou de son salaire, s'assoit dans le même espace. Cependant, un bureau ouvert présente quelques inconvénients. Bien que les partisans de cette conception mettent en avant sa convivialité budgétaire et sa transparence, un open space peut devenir assez bruyant, car des conversations se déroulent tout autour de vous. Ainsi, la transparence susmentionnée peut rapidement devenir un bruit de fond constant qui distrait les travailleurs au lieu de faciliter la collaboration.

En outre, un sujet que la pandémie a porté à l'attention de tous est le risque de propagation de toute maladie dans le bureau, puisque tout le monde respire le même air. Une étude danoise* a montré que les employés travaillant dans un bureau ouvert sont 62 % prennent moins de jours de congé maladie que ceux qui travaillent dans un bureau plus traditionnel.  

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Zones au calme

Après avoir examiné les inconvénients d'un open space où la concentration et la vie privée peuvent être mises à mal, les zones au calme s'avèrent être une solution potentielle. En outre, tout le monde a besoin d'un peu de calme de temps en temps. Qu'il s'agisse de faire un brainstorming dans un espace paisible, de passer un appel personnel ou simplement d'un moment de détente, il est important que les employés disposent d'espaces calmes.

Il existe plusieurs façons de garantir l'intimité et la concentration au bureau. Les nacelles de bureau bloquent efficacement les bruits extérieurs et offrent à vos employés le calme et la tranquillité dont ils ont besoin. Toutefois, le budget de l'entreprise ne permet pas toujours d'acquérir des nacelles insonorisées. Ne vous inquiétez pas, la solution de réservation de bureaux de deskbird est à votre disposition. Si vous choisissez un modèle hybride et si vous planifiez efficacement les journées de travail, votre entreprise peut bénéficier d'un espace de bureau gratuit sans avoir à investir dans un siège plus grand. De cette manière, les bureaux vides peuvent être utilisés comme zones au calme en cas de besoin. 

Zones équipées

Le bureau agile doit son nom à sa capacité à s'adapter en fonction des besoins des employés. Par conséquent, le bureau doit disposer d'un espace dédié au stockage de diverses équipements. Par équipement, nous n'entendons pas seulement les fichiers et dossiers physiques contenant des informations sur les projets passés et en cours, mais également les outils dont une équipe moderne a besoin.

Cela comprend les imprimantes, les photocopieuses, les déchiqueteuses de papier et les bacs de recyclage. Il est important d'envisager de séparer cette zone du reste du bureau par un mur, car ces imprimantes et déchiqueteuses encombrantes peuvent faire beaucoup de bruit et déranger les gens. 

Espace de détente

L'espace pour les pauses est une zone plus informelle du bureau. Il peut avoir de nombreuses fonctions : c'est l'endroit où vos employés mangent un morceau, se détournent de leur écran, profitent de leur pause avec d'autres collègues et apprécient peut-être la vue sur la ville. Cependant, les espaces de pause peuvent également être utilisés pour des besoins plus professionnels, tels qu'un debrief après une conférence. 

Lors de la conception d'un espace de détente et des caractéristiques qui vont le définir, votre entreprise ne doit pas oublier l'importance de rester actifs pendant les jours de travail. Des statistiques choquantes présentées par The Independent indiquent que le fait de rester assis derrière un bureau pendant un travail de 9h à 17h peut doubler les risques de décès prématuré. Ainsi, l'installation d'un ping-pong ou d'un baby-foot pourrait inciter votre équipe à faire une pause active après des heures passées en position assise.  

Avantages du travail agile

Maximisation de l'espace

Même avant la pandémie, les entreprises gaspillaient des milliers d'euros en espaces de bureau inutilisés. Lors de la mise en œuvre du modèle de travail hybride, caractérisé par le télétravail quelques jours par semaine, il serait dommage que ces bureaux prennent la poussière. Ainsi, la transition vers un espace de travail agile qui autorise le hot-desking permettra à différentes personnes d'utiliser les bureaux à différents moments.

Réduction des coûts

Oubliez les investissements considérables dans les grandes surfaces, les fournitures et les équipements qui ne sont pas souvent utilisés. En définitive, pourquoi dépenser de l'argent pour un espace sous-utilisé et payer un loyer plus élevé que nécessaire, alors que cet argent peut être dépensé beaucoup plus judicieusement ailleurs. 

5. Améliorez la productivité de vos employés

Lorsque les employés ont la liberté de choisir entre différents espaces de bureau où ils souhaitent effectuer leur travail, leur productivité monte en flèche.

Les employés pourront plus facilement collaborer avec les membres de leur équipe, réfléchir à des idées dans des espaces de bureau dédiés à cet effet, prendre les congés nécessaires et, en fin de compte, être plus satisfaits au travail. 

Rester actif

Comme nous l'avons mentionné, rester assis pendant toute la durée de notre journée de travail peut avoir un effet négatif sur notre bien-être général. Les espaces de travail agiles encouragent les employés à se déplacer dans le bureau, à trouver l'endroit qui convient le mieux à leur humeur et à la tâche qui leur a été confiée. En encourageant l'utilisation des escaliers plutôt que des ascenseurs, en mettant en place des postes de travail debout comme alternative à la position assise constante, ou même des cabines de vélo et des baby-foots pour apporter un élément actif sur le lieu de travail. 

Améliorer le moral des employés

Il n'y a rien de tel que d'avoir la liberté de co-créer votre organisation de travail préférée, en vous entourant des collègues qui vous inspirent et avec lesquels vous donnez le meilleur de vous-même. Le bureau lui-même favorise l'innovation. Parfois, le simple fait de changer d'environnement, de passer de notre bureau de travail à l'espace vert sur le toit, peut stimuler le flux d'idées et, à son tour, renforcer la confiance des autres employés. 

Mon entreprise est-elle prête pour un réaménagement de l'espace de travail ? 

Maintenant que vous avez entendu parler des avantages de la transformation de votre siège social et que vous envisagez de mettre en œuvre ces changements, il est important de savoir si votre entreprise est prête et compatible avec un environnement agile. Le plus grand avantage de cet environnement est de faciliter la collaboration entre tous les départements et entre tous les employés. Ainsi, si votre entreprise se concentre sur les résultats plutôt que sur l'assiduité et que le service que vous fournissez nécessite un important travail d'équipe, cet environnement pourrait bien être l'option idéale pour vous.

Avant de sauter dans le train de l'espace de travail agile, votre entreprise doit s'assurer qu'elle dispose de la technologie, du personnel et des ressources adéquats. Vodafone, l'une des plus grandes entreprises à avoir opté pour un tel espace de travail, a établi une liste de contrôle préalable à la mise en œuvre :

1. Équipez vos employés

Le Hot Desking ou un modèle hybride peut sembler décourageant pour vos employés au début. Toutefois, le fait de disposer d'une technologie de pointe qui leur permettra de répondre à leurs besoins et à ceux des clients contribuera à les rassurer. Par exemple, un système solide basé sur l'informatique en nuage permettra une communication sans faille entre les collègues, même lorsqu'ils ne sont pas tous au bureau. 

2. Partage de bureaux

Étant donné que vous n'avez pas besoin de tous les employés sur le lieu de travail à tout moment, un système de gestion de bureau basé sur la réservation doit être mis en place. Sans vouloir nous vanter, c'est exactement là que l'application deskbird intervient. Notre application  de partage de bureau permet à vos employés de réserver un espace de bureau de manière indépendante. Le fait que vos bureaux soient occupés donnera à votre entreprise une image de cohérence et de professionnalisme, tout en satisfaisant les employés qui ont planifié leur temps au bureau en fonction de leurs désirs et de leurs besoins. 

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3. Passer au numérique

Plutôt que d'avoir des piles de papiers qui donnent l'illusion d'être à l'étroit dans un petit espace ou si votre bureau agile a tendance à être plus petit, privilégiez la numérisation de vos documents. Il est essentiel de maximiser le stockage hors site et de mettre en œuvre une gestion numérique des documents. Il ne suffit pas d'avoir tous les documents dont vous avez besoin, il faut aussi pouvoir y accéder efficacement. Le contrôle des versions est un exemple de fonctionnalité numérique utile : il permet de suivre les modifications apportées au document au fil du temps et facilite le retour à une version antérieure en cas d'erreur. 

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Sources : 

* Pejtersen, J. H., Feveile, H., Christensen, K. B., & Burr, H. (2011). Absence pour cause de maladie associée aux bureaux partagés et aux "open space" - une enquête nationale transversale par questionnaire. Journal scandinave du travail, de l'environnement et de la santé.