Le guide ultime : introduire un nouveau logiciel de réservation de bureau

Les entreprises modernes utilisent de plus en plus de logiciels pour automatiser les processus manuels et accroître l'efficacité. Les entreprises hybrides ont également besoin d'outils supplémentaires pour améliorer la collaboration numérique et exploiter pleinement le potentiel du travail hybride. Cela inclut, par exemple, les logiciels de réservation de bureaux.

Le problème 

Il est difficile de mettre en place un tel outil et de s’assurer que les employés l’acceptent et l’utilisent efficacement. Cependant, cela est nécessaire pour garantir que le nouveau logiciel génère un succès commercial mesurable et facilite le travail des employés.

De nombreux chefs de projet se posent donc la question suivante : « Comment introduire avec succès un nouveau logiciel ? ». Si vous en faites partie, vous êtes au bon endroit. Cet article de blog vous offrira un aperçu des phases de mise en œuvre d'un logiciel , des différentes méthodes, des défis et des coûts possibles, ainsi qu'une liste de contrôle des tâches les plus importantes à effectuer pour déployer un logiciel de réservation de bureaux.

À la fin de l'article, vous pouvez également télécharger notre livre blanc gratuit, rempli de conseils et de stratégies pratiques pour les responsables RH et les responsables du lieu de travail afin de favoriser l'adoption par les employés et de maximiser le retour sur investissement de la mise en œuvre du logiciel. Nous vous conseillons donc de lire jusqu'au bout.

Pourquoi un lancement de logiciel réussi est si important

L'introduction d'un logiciel vise à établir un nouvel outil dans l'entreprise et à garantir que l'investissement soit rentable. Avec l'introduction réussie d'un logiciel de réservation de bureaux, vous pouvez obtenir plusieurs avantages à la fois.

• Plus d’efficacité : le nouvel outil peut automatiser les processus de travail, réduire les erreurs humaines et gagner du temps pour les tâches critiques.
• Productivité accrue : les solutions logicielles implantées et acceptées avec succès par les employés les aident à accomplir leurs tâches plus rapidement et plus efficacement.
• Avantages concurrentiels : chaque nouvel outil augmente la maturité numérique de l'entreprise. Plus le niveau de maturité numérique est élevé, plus il est facile pour l'entreprise de s'adapter aux évolutions du marché et d'innover.
• Durabilité : un autre avantage d’un niveau élevé de maturité numérique dans l’entreprise est une meilleure viabilité future.
• Collaboration améliorée : les logiciels de réservation de bureaux sont conçus pour faciliter la collaboration numérique dans les environnements de travail hybrides. Les entreprises qui introduisent de tels outils favorisent efficacement la collaboration entre leurs équipes.
• Satisfaction des employés : des solutions logicielles conviviales qui simplifient le travail et automatisent les tâches répétitives réduisent la frustration et augmentent la satisfaction des employés.
• Économies de coûts : si un logiciel est introduit avec succès puis utilisé de manière permanente, l’entreprise peut réaliser des économies considérables car les processus manuels sont automatisés.
• Maximiser le retour sur investissement : un déploiement réussi garantit que l'investissement dans un système de réservation de bureau soit avantageux et que tout le potentiel du nouvel outil est utilisé.
• Effets positifs rapides : une mise en œuvre réussie du logiciel dans l'entreprise réduit le temps nécessaire aux employés pour l'utiliser et travailler efficacement. Par conséquent, les effets positifs tels que les gains d'efficacité et de productivité sont plus rapides.
• Plus de confiance dans les changements futurs : un déploiement de logiciel mis en œuvre en douceur signale aux employés que l'entreprise réalise les changements avec confiance et succès, augmentant ainsi l'acceptation des changements futurs.
• Augmenter l’acceptation des employés : un lancement de logiciel réussi est essentiel pour promouvoir l’acceptation du logiciel de réservation de bureaux par les employés et garantir que le nouvel outil sera utilisé à long terme.

Le déploiement d'un logiciel de réservation de bureau : quelles sont les phases de mise en place du logiciel ?

Sans stratégie claire et mesures d'accompagnement, le risque de résistance des employés et d'utilisation abusive du logiciel de réservation de bureaux augmente. Il est donc judicieux de procéder par étapes lors de l'introduction du logiciel. Même s'il n'existe pas de procédure standardisée, vous pouvez prendre les cinq phases suivantes comme modèle.

• Préparation et planification : la première phase consiste à définir les objectifs et la portée du projet, à nommer une équipe de projet avec les rôles appropriés et à élaborer un calendrier de mise en œuvre réaliste. Les avantages que l'entreprise tirera de cette introduction sont également définis.
• Concept : dans la deuxième phase, les exigences techniques et fonctionnelles sont déterminées et un cadre technique pour le projet est défini sur cette base.
• Sélection du logiciel : dans la troisième phase, on sélectionne un fournisseur ou un logiciel. Pour obtenir la meilleure acceptation possible des utilisateurs par la suite, il faut impliquer les employés dans le processus à ce stade et leur demander leurs attentes et leurs préférences.
• Mise en œuvre : cette phase concerne le déploiement du logiciel proprement dite. Elle comprend la mise en œuvre technique du logiciel de réservation de bureaux, l'exécution de tests pour garantir la fonctionnalité et la formation des utilisateurs finaux.
• Exploitation et amélioration continues : le logiciel est en cours d'exploitation active dans sa phase finale. À partir de là, l'accent est mis sur le support, le suivi du logiciel et l'amélioration continue en fonction des retours des utilisateurs.

Du Big Bang à l'Agile : méthodes pour l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux

Lorsqu’il s’agit de la mise en œuvre technique proprement dite, de nombreuses entreprises se posent la question suivante : quelle est la bonne stratégie pour déployer un logiciel ? Comme pour les phases d’introduction d’un logiciel, il n’existe pas de solution unique pour chaque entreprise en ce qui concerne la méthode de mise en œuvre. Vous devez plutôt décider quelle approche convient le mieux à vos processus et à vos méthodes de travail. Voici un aperçu des différentes méthodes d’introduction d’un logiciel de réservation de bureaux.

Méthode "Big Bang"

La méthode "Big Bang" consiste à introduire un nouveau logiciel directement sur tous les sites et services à un moment précis. Cette approche permet certes de séparer clairement les anciens et les nouveaux logiciels et de procéder à une transition rapide, mais elle comporte des risques élevés en cas de problème lors de la mise en œuvre. Cette méthode exige également un haut degré de préparation et une bonne planification en matière de formation et de communication.

Méthode itérative

Dans le cadre d'une introduction itérative d'un logiciel, le nouvel outil est introduit en plusieurs étapes, par exemple par service ou par site de l'entreprise. Cette méthode permet de réduire les risques et de procéder à des ajustements en fonction des retours des employés. D'un autre côté, une introduction progressive implique également des délais de mise en œuvre plus longs, ce qui peut entraîner des coûts plus élevés.

Projet pilote

Une approche similaire à celle de l’introduction d’un logiciel de réservation de bureaux consiste à mener un projet pilote. Cette approche consiste à introduire le nouvel outil à titre d’essai auprès d’un petit groupe d’employés ou d’un seul service avant que la solution ne soit déployée dans toute l’entreprise. Bien que les projets pilotes retardent la mise en œuvre et risquent d’aboutir à des résultats de test incomplets, ils offrent aux entreprises la possibilité d’identifier et de résoudre les problèmes en amont et d’utiliser les commentaires des groupes de test pour améliorer le processus pour le reste de l’organisation.

Introduction parallèle

L'introduction parallèle fonctionne de manière similaire à la méthode itérative, mais poursuit un objectif légèrement différent. L'idée est que les anciens et les nouveaux logiciels sont utilisés simultanément pendant une période de transition définie. Cette approche est particulièrement avantageuse pour les applications logicielles critiques pour l'entreprise, car elle garantit la continuité des activités en cas d'erreurs dans le nouveau logiciel et minimise les risques. Les inconvénients résident dans la double charge de travail pour les employés et dans les coûts plus élevés liés à l'exploitation de deux systèmes en parallèle.

Introduction progressive des fonctions

Une autre stratégie d'introduction de logiciels, qui suit également une approche itérative, est l'introduction progressive de fonctions logicielles individuelles. Au lieu d'activer la totalité des fonctionnalités du plan Desk Booking, les fonctions seront progressivement étendues sur la base d'un plan de mise en œuvre. Dans le cas de solutions logicielles complexes, cette approche peut contribuer à former les employés de manière plus énergique. Le principal inconvénient est qu'il faut beaucoup de temps avant que le potentiel complet du logiciel puisse être exploité efficacement.

Introduction à la méthode Agile

Les entreprises qui travaillent de manière agile doivent choisir une stratégie de déploiement logicielle adaptée à leur culture d'entreprise et à leur façon de travailler. Une stratégie de mise en œuvre agile repose sur une approche itérative et flexible dans laquelle des ajustements continus sont effectués en fonction des retours des utilisateurs. Si cette approche permet un degré élevé de flexibilité et une adaptation rapide aux exigences actuelles, elle nécessite une expérience de la gestion de projet agile et une coopération étroite avec toutes les parties prenantes.

Quels sont les défis liés à l’introduction d’un logiciel de réservation de bureaux ?

Les entreprises doivent souvent surmonter des difficultés lors de l'introduction de nouveaux outils, tels que les logiciels de réservation de bureaux. Voici un aperçu des obstacles et des facteurs qui entraînent généralement l'échec des implémentations de logiciels.

Réticence des salariés

Le défi par excellence auquel sont confrontées les entreprises de la région DACH est un mélange de scepticisme technologique et de peur du changement. Les employés se montrent réticents lorsque les nouvelles technologies entraînent des changements de processus, et pour cause : ils ne savent pas comment une technologie dernier cri affectera leurs processus de travail.

La crainte de faire des erreurs lors de l’utilisation du nouvel outil est un autre facteur qui peut en freiner l’acceptation. Tout comme le sentiment de surcharge technologique. Saviez-vous que 27 % des employés se sentent dépassés par le nombre d’outils et de technologies qu’ils doivent utiliser au travail ?¹

Différences de compétences et d'exigences des utilisateurs

Un autre facteur qui peut avoir un impact négatif sur votre réussite lors de l'introduction de l'outil est la diversité des compétences et des exigences des employés en matière d'utilisation des outils numériques. L'affinité numérique et les compétences des utilisateurs en matière d'utilisation des outils numériques varient considérablement au sein d'un même effectif.

C’est tout à fait le cas si plusieurs générations sont représentées dans l’entreprise . Par exemple, 40 % de la génération Z se déclare intéressé par les nouvelles technologies, contre seulement 22 % des baby-boomers² . 

Prendre en compte et surmonter ces différences lors de l’introduction d’un logiciel de réservation de bureau peut s'avérer un véritable défi.

Communication et formation insuffisantes

La communication et la formation sont souvent deux des aspects qui causent l'échec de l'introduction de nouveaux outils numériques. En gros, ce n’est généralement pas dû au fait que les employés ne sont pas ouverts à utiliser de nouveaux outils, mais plutôt au fait qu’ils ne sont pas suffisamment impliqués, informés et formés. Une étude de Software Advice, par exemple, montre que 75 % des personnes interrogées souhaiteraient recevoir une formation plus robuste pour accompagner l’introduction d’outils numériques³ .

Manque d’attention au côté humain

Dans les projets tels que l'implémentation de logiciels, l'accent est souvent mis exclusivement sur la mise en œuvre technique et l'atteinte des objectifs fixés par la direction (par exemple, les économies à réaliser ou la durée du projet). On oublie souvent le facteur humain. Cependant, si vous voulez que les employés adoptent véritablement votre nouveau logiciel de réservation de bureaux, vous devez tenir compte de leurs points de vue, de leurs craintes et de leurs obstacles.

Une enquête menée par GetApp montre à quel point les entreprises ne tiennent pas compte de leurs employés lorsqu'elles prennent des décisions en matière de logiciels. Par exemple, 27 % des personnes interrogées ont déclaré que leur entreprise ne se souciait pas des préférences personnelles des employés lors de la sélection d'un nouveau logiciel.

Difficultés techniques

Les difficultés techniques constituent un autre obstacle à surmonter pour réussir l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux. Si des problèmes informatiques surviennent pendant ou immédiatement après l'introduction de l'outil (par exemple, une intégration non fonctionnelle dans les systèmes existants), cela conduit rapidement à une frustration des employés.

Selon une enquête de Gartner, 60 % des employés déclarent avoir ressenti de la frustration occasionnelle ou fréquente avec un nouveau logiciel au cours des 24 derniers mois. La frustration, à son tour, réduit la probabilité que les utilisateurs acceptent le dernier outil et l'intègrent dans leurs processus de travail de manière permanente. 51 % des salariés allemands estiment que la principale raison de l'échec de la mise en œuvre d'un logiciel est l'incompatibilité entre les nouveaux outils et les outils existants.

Une gestion de projet défaillante

Une mauvaise gestion de projet est également une raison courante qui cause l'échec de l'introduction d'un nouvel logiciel dans les entreprises. Du point de vue de la gestion de projet, plusieurs problèmes peuvent avoir un impact négatif sur l'introduction de l'outil. Le délais et le budget non respectés, qui entraînent de la frustration et entravent le processus de mise en œuvre, des responsabilités floues au sein de l'équipe de projet et un manque de préparation entraînent souvent des retards et une acceptation tardive du logiciel de réservation de bureaux.

Quel est le prix de l’introduction d’un nouveau logiciel pour les entreprises ?

L'introduction d'un nouveau logiciel peut varier considérablement en fonction de sa complexité, de la taille de l'entreprise et des exigences spécifiques. Lors du calcul des dépenses de mise en œuvre, vous devez tenir compte des facteurs suivants.

• Frais de développement ou d’acquisition de licence : les principaux frais de mise en œuvre d’un logiciel sont engagés lors du développement d’une solution logicielle individuelle ou lors de l’acquisition de la licence d’utilisation.
• Dépenses matérielles : cela comprend les dépenses telles que l’achat de serveurs et les dépenses liées aux solutions de sauvegarde et de récupération.
• Frais de mise en œuvre : les frais de mise en œuvre comprennent l'installation, l’implémentation, la configuration, les tests et les ajustements.
• Frais de formation : cela comprend les frais de formation des employés pour les préparer à l’utilisation du nouveau logiciel.
• Dépenses en matière de sécurité : la sécurité de la nouvelle solution est une dépense importante lors de l’introduction de l’outil, et elle comprend les coûts des contrôles réguliers, des tests et de la création de plans de reprise après sinistre.
• Frais d’intégration et de migration des données : le développement d’interfaces avec les systèmes existants et la migration des données sauvegardées de l’ancien vers le nouveau logiciel ont bien un prix.
• Maintenance et support : cela comprend les frais permanents des mises à jour, du support technique et de l'administration interne du logiciel.

De quoi devez-vous tenir compte lors de l’introduction d’un logiciel de réservation de bureau ?

Nombreux sont les aspects qui doivent être pris en compte pour que l'introduction de l'outil soit réussie et produise les effets positifs souhaités (gains de productivité, gains d'efficacité, etc.). Voici quelques conseils pratiques pour l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux.

• Il n'y a rien de mieux d'une planification minutieuse.
• Tenez compte des besoins des collaborateurs dès l’étape de sélection du logiciel.
• Continuez à recuillir les commentaires pendant la mise en œuvre et n’hésitez pas à apporter des modifications.
• Préparer et former les employés avant l’introduction.
• Choisissez une stratégie de mise en œuvre adaptée à la culture d’entreprise et aux méthodes de travail.
• Une répartition transparente des rôles au sein de l’équipe de projet permet d’éviter les accords manqués et les tâches inachevées.
• Définir des objectifs clairs pour la mise en œuvre du logiciel et travailler à leur réalisation.
• Un calcul minutieux des coûts et des efforts permet d’éviter les gouffres financiers et les retards.

Présenter les logiciels de réservation de bureaux : comment favoriser l'acceptation des nouveaux outils par les salariés ?

La mise en œuvre réussie d'un logiciel dans une entreprise dépend de l'acceptation des employés. Si les employés acceptent le nouveau logiciel de réservation de bureaux et l'intègrent efficacement dans leur routine de travail quotidienne après la mise en œuvre, vous pouvez atteindre vos objectifs et garantir un retour sur investissement positif. Pour encourager l'acceptation du nouvel outil par les employés, vous pouvez utiliser les stratégies suivantes.

Implication des salariés dès le départ

Les employés doivent être impliqués dans le processus dès la phase de sélection du logiciel. Pour ce faire, il faut interroger les employés sur leurs défis, leurs préférences et leurs exigences concernant le logiciel de réservation de bureaux (par exemple, par le biais d'ateliers et de commentaires).

Communication transparente

La communication est un élément déterminant pour favoriser l'acceptation du logiciel de réservation de bureaux par les employés. Pour que cela fonctionne, la communication doit se concentrer sur les avantages du nouveau logiciel et expliquer aux employés comment le nouvel outil va bénéficier à leur travail. Des mises à jour régulières sur l'avancement du déploiement du logiciel permettent de s'assurer que le sujet reste d'actualité pour les employés et de susciter l'intérêt et l'anticipation.

Formation et accompagnement

L'objectif est de mettre en œuvre un logiciel axé sur les collaborateurs, en accordant la priorité aux utilisateurs et en répondant à leurs besoins. Cela comprend des mesures telles que des programmes de formation sur mesure pour différents groupes d'utilisateurs et la mise à disposition de ressources facilement accessibles telles que des tutos et des FAQ, ainsi que d'autres options d'assistance.

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Choisir un logiciel de réservation de bureaux : les critères qui favorisent l'acceptation des salariés

Si vous tenez compte des besoins et des exigences des employés lors du choix d'un logiciel, vous augmentez vos chances que le nouvel outil soit accepté par le plus grand nombre d'employés. Mais quels critères faut-il prendre en compte lors du choix d'un logiciel de réservation de bureaux ? Nous allons le voir à l'aide de notre solution deskbird à titre d'exemple.

Notre appli deskbird est destinée aux employés et répond, entre autres, aux critères suivants que les employés adorent :

• Facilité d'utilisation : avec deskbird, vos employés peuvent réserver des bureaux et d'autres ressources en seulement deux clics. L'interface utilisateur intuitive garantit que les employés intègrent rapidement l'application dans leur travail quotidien.
• Fonctionnalité : fournir à vos employés des outils qui disposent de toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin pour faciliter leur travail au quotidien encourage l’adoption. deskbird offre à vos équipes toutes les fonctionnalités dont elles ont besoin pour organiser leurs journeées de travail hybride au mieux, de la réservation de bureau à la réservation de salle et à la planification de la semaine.
• Intégration avec les outils existants : grâce à nos intégrations à MS Teams et Slack , vos collaborateurs peuvent effectuer et gérer leurs réservations directement via l'interface de l'outil qu'ils connaissent. Ils peuvent ainsi continuer à travailler comme d'habitude et ne doivent pas jongler entre les applis.
• Sécurité et protection des données : la protection et la sécurité des données sont particulièrement importantes pour les employés de la région DACH. deskbird est conforme au RGPD et certifié ISO 27001, ce qui augmente la confiance de vos collaborateurs.

☝️ Notre livre blanc illustre davantage de critères de sélection et de facteurs de réussite pour un lancement de logiciel réussi et accepté par les utilisateurs.

La liste de contrôle pour l'introduction d'un logiciel de réservation de bureau

Une approche méticuleuse de la mise en œuvre d'un logiciel permet de s'assurer que tous les aspects sont pris en compte. Une liste de contrôle détaillée est parfaitement adaptée à cet effet. Les tâches spécifiques à effectuer peuvent varier d'une entreprise à l'autre, mais il est généralement conseillé d'inclure les aspects suivants dans votre liste.

• Définition des objectifs : une définition claire des objectifs est la première étape pour une mise en place réussie d'un outil. Aucun projet ne peut être mis en œuvre avec succès si l'on ne sait pas clairement dès le départ où il va.
• Plan de projet : disposer d'un cahier des charges lors de l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux permet aux entreprises de s'assurer que tout se déroule sans problème. Le cahier des charges est le document central qui permet de suivre l'avancement du projet et dans lequel tout est documenté. Il comprend, entre autres, la description de la méthode à utiliser pour l'introduction et le calendrier de l'introduction technique.
• Implication des parties prenantes : le soutien de la direction est un facteur de réussite important pour la mise en œuvre d'un logiciel de réservation de bureaux. Les responsables peuvent assumer le rôle de modèle et contribuer de manière décisive à ce que les employés acceptent et utilisent le nouvel outil comme prévu.
• Accord d'entreprise : un autre point important à vérifier lors de l'introduction d'un nouveau logiciel est l'implication du comité d'entreprise. Selon le type d'outil concerné, le CE a son mot à dire. Un accord d'entreprise peut également être nécessaire.
• Protection des données : la liste de contrôle pour l'introduction d'un nouveau logiciel doit également inclure la protection des données et la conformité. Si des données personnelles sont traitées lors de l'utilisation du nouvel outil, le délégué à la protection des données de l'entreprise doit être impliqué dès le départ.
• Support et utilisation à long terme : la liste des tâches comprend la mise en place de diverses options de support lors du lancement et le développement de stratégies pour garantir une utilisation à long terme.
• Commentaires et amélioration : avant et après le lancement. Demandez l'avis et améliorez sans cesse l'outil pour booster son utilisation.

Les collaborateurs jouent un rôle déterminant pour qu'un lancement fonctionne

L'introduction d'un logiciel ouvre la voie à un nouvel outil dans l'entreprise. Cela va bien au-delà de la simple mise en œuvre technique. Si vous voulez vous assurer que les employés adoptent votre nouveau logiciel de réservation de bureaux et apportent le changement positif que vous visez, vous avez besoin d'une approche centrée sur les employés qui implique votre équipe dans le processus dès le début - de la sélection du logiciel au choix d'une méthode de mise en œuvre adaptée à la culture et à la façon de travailler de votre équipe.

En se concentrant sur leurs besoins et leurs exigences, on peut surmonter des défis tels que la résistance interne et les compétences différentes lors de l'utilisation de l'outil. L'implication précoce des employés, une communication transparente et des programmes de formation sur mesure jouent ici un rôle décisif.

Nous recommandons notre livre blanc gratuit pour des stratégies encore plus pratiques qui vont maximiser l'acceptation des employés lors de l'introduction d'un logiciel de réservation de bureaux. Le livre se compose de 23 pages remplies de conseils précieux et de stratégies concrètes pour introduire le logiciel afin que vos employés acceptent l'outil. Petit bonus, nous partageons des exemples créatifs de la communauté deskbird.

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Sources :

• Studie : 5 Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz (en allemand)
• Technologie am Arbeitsplatz : Est-ce que Jung et Alt étaient sous-entendus ? - New Work Experience (en allemand)
• Une enquête de Gartner révèle que 60 % des employés éprouvent de la frustration face aux nouveaux logiciels
• Les entreprises échouent avec leurs projets de logiciels - IT-Matchmaker News

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Note de bas de page :

1. Étude : 5 critères de sélection de logiciels pour mesurer la gestion du système
2. Technologie sur le lieu de travail : est-ce que Jung et Alt étaient sous-entendus ? - New Work Experience
3. Technologie sur le lieu de travail : est-ce que Jung et Alt étaient sous-entendus ? - New Work Experience