Redéfinir l'espace de bureau hybride pour stimuler la productivité des employés

Par le Dr. Gleb Tsipursky*

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Comment les organisations devraient-elles remodeler l'espace de travail hybride pour maximiser la productivité ? À quoi ressemblera le nouvel espace de travail - du bureau à la maison - à l'avenir ? Nous savons qu'il sera différent. Mais pour survivre et prospérer dans le monde post-COVID, vous devez adopter les meilleures pratiques en matière de retour au bureau.

Notre avenir hybride

Selon les enquêtes, deux tiers à trois quarts des employeurs prévoient de fonctionner selon un schéma essentiellement hybride après la pandémie. La plupart des grandes entreprises prévoient d'adopter le modèle hybride. Certaines grandes entreprises ont décidé de faire travailler tous leurs employés à distance depuis leur domicile de manière permanente. La préférence des employés est un facteur crucial dans le modèle hybride. Huit grandes enquêtes(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8) ont révélé qu'un quart à un tiers des employés souhaitent un horaire à distance complet en permanence et plus de deux tiers un horaire hybride. Moins de 15 % d'entre eux préfèrent travailler à temps plein dans les locaux de l'entreprise.

Le désir d'un employé de travailler à distance à temps plein doit correspondre aux exigences des tâches et à une fiabilité avérée. Certaines fonctions, comme le personnel des centres d'appel, sont bien adaptées au travail à distance car elles ne nécessitent pas de collaboration systématique.

J'ai présenté ci-dessous les meilleures pratiques en matière de transformation des espaces de travail, sur la base de 14 projets de consultation de dirigeants et d'organisations que j'ai aidé à guider pendant ces transitions.

Utilisation de l'espace de travail

À l'avenir, le bureau ne servira plus principalement au travail individuel, comme c'était le cas avant la pandémie. Au contraire, le bureau servira d'espace partagé pour la collaboration et les activités de renforcement de l'esprit d'équipe pour la majorité des employés. Bien sûr, certains employés finiront par faire du travail individuel dans le bureau, entre deux tâches collaboratives, mais la grande majorité des tâches seront collaboratives. Les tâches individuelles seront pour la plupart effectuées à la maison, où elles sont beaucoup plus productives.

Actuellement, dans les bureaux typiques, 80 % de l'espace est consacré à l'usage personnel et 20 % à l'espace partagé. Il faut changer cette situation. Un modèle hybride permettra de réduire les coûts liés à l'immobilier et aux services et produits offerts dans les bureaux lorsque le personnel se rend moins souvent sur place.

 Bien qu'il soit agréable de se voir plus souvent pour rattraper le temps perdu, il faut tenir compte de ce qui suit. Après consultation, les entreprises ont constaté que le fait que leurs employés viennent au bureau trois jours par semaine leur permet d'économiser environ 20 à 30 % de leurs coûts. En revanche, si les employés ne viennent qu'une fois par semaine, ils peuvent réduire leurs dépenses de 60 à 70 %, ce qui est beaucoup plus important. Pourquoi devriez-vous payer plus ?

Remodeler votre espace de bureau

Commencez à adapter votre espace de travail en planifiant l'utilisation prévue.

Tout d'abord, demandez aux chefs d'équipe de classer les jours de la semaine qu'ils préfèrent sur une échelle de 5 points. Ensuite, utilisez les résultats de l'enquête et un algorithme pour répartir les équipes sur les différents jours afin de maximiser la satisfaction et d'éviter un débordement injustifié des employés.

Déterminez séparément vos besoins en espace pour les événements de grande envergure tels que les retraites trimestrielles et les formations approfondies en personne, en louant d'autres espaces si nécessaire.

Ensuite, prévoyez de réduire votre empreinte immobilière en conséquence. Envisagez d'aménager une partie de vos bureaux dans des espaces de coworking afin d'atténuer les risques liés à l'excès ou à l'insuffisance d'espace.

Ensuite, vous devrez transformer l'agencement de votre espace de travail. Dans le modèle hybride, le travail au bureau sera beaucoup plus axé sur la collaboration directe avec les membres de l'équipe. Il s'agit de travailler aux côtés d'autres membres de l'équipe à qui vous pouvez rapidement demander des éclaircissements ou à qui vous pouvez donner des conseils. Améliorez votre technologie vidéo dans les espaces partagés pour faciliter les réunions et répondre aux besoins des équipes interfonctionnelles.

La plupart des cabines et des bureaux individuels devront être supprimés. Ne les gardez à aucun niveau, sauf pour les chefs d'équipe qui ont besoin d'espaces privés pour des conversations sensibles, ainsi que pour toute autre personne qui a besoin de tels espaces. Les employés devraient utiliser des ordinateurs portables, et non des ordinateurs de bureau, ce qui permet principalement le hot-desking.

Tenir à jour les lignes directrices de l'OSHA sur les précautions à prendre en cas de pandémie afin de réduire la responsabilité.

Financement des bureaux à domicile

Le modèle hybride d'abord met en avant le bureau à domicile comme un arrangement permanent pour chaque entreprise. Un budget distinct doit être prévu pour les bureaux à domicile bien équipés et confortables des employés, ou pour leur adhésion à un espace de coworking si nécessaire.

Fournir aux employés des plans de hotspots permet d'atténuer les risques de pannes ou de ralentissements de l'internet. De même, vous pouvez encourager les employés à prendre diverses mesures d' atténuation des risques depuis leur domicile. Une partie de votre responsabilité consiste à les intégrer dans votre plan de continuité des activités et dans vos stratégies de gestion des risques de l'entreprise.

Au total, un fonds initial de 3 000 dollars pour la transition vers le bureau à domicile, plus un budget annuel de 2 000 dollars pour l'entretien, devraient suffire à la plupart des employés. Ajoutez au moins 500 dollars par an pour les parents de jeunes enfants qui travaillent, afin de répondre aux besoins parentaux liés au travail à distance.

Conclusion

Le remodelage de l'organisation du travail aidera les équipes à passer avec succès d'un lieu de travail à l'autre après une pandémie. Les employeurs doivent tenir compte des préférences de leurs employés au sein des équipes hybrides. Les besoins pertinents doivent également être intégrés dans chaque plan d'entreprise. Les dirigeants doivent donc considérer les données de recherche de manière objective et utiliser les informations de manière judicieuse afin de créer un espace de travail mutuellement satisfaisant.

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*Le Dr Gleb Tsipursky a été qualifié d'"Office Whisperer" et d'"Hybrid Expert" par le New York Times pour avoir aidé les dirigeants à utiliser le travail hybride afin d'améliorer la fidélisation et la productivité tout en réduisant les coûts. Il est le PDG de Disaster Avoidance Experts, une société de conseil spécialisée dans l'avenir du travail. Il a écrit le premier livre sur le retour au bureau et la direction d'équipes hybrides après la pandémie, son best-seller Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teams (Retourner au bureau et diriger des équipes hybrides et distantes)ainsi que sept autres ouvrages. Son leadership éclairé a fait l'objet de plus de 650 articles dans des publications de premier plan telles que Harvard Business Review, Fortuneet Forbes. Son expertise s'appuie sur plus de 20 ans de conseil auprès de sociétés Fortune 500, d'Aflac à Xerox, et sur plus de 15 ans d' expérience universitaire en tant que spécialiste des sciences du comportement à l'UNC-Chapel Hill et à l'État de l'Ohio. Fier d'être un Américain d'origine ukrainienne, le Dr Gleb vit à Columbus, dans l'Ohio.

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