Avec 85 employés répartis dans 15 pays, Buffer est un véritable pionnier en matière de "new work". Découvrez dans notre interview comment l'équipe s'en sort avec une semaine de travail de 4 jours et quels sont les excellents résultats qu'elle a réussi à obtenir avec cette méthode.
1. Quel impact le travail à distance a-t-il eu sur la culture de votre entreprise ?
En tant qu'entreprise entièrement distribuée, nous avons des coéquipiers dans le monde entier, ce qui signifie que notre culture ne peut pas reposer entièrement sur le fait que tout le monde soit en ligne au même moment. Nous avons construit notre culture intentionnellement afin d'être inclusif, avec des personnes du monde entier ayant des origines diverses et qui sont en ligne à des moments très différents de la journée.
Une fois par an, nous organisons un retrait pour l'ensemble de l'entreprise afin de rapprocher les employés et de faire connaissance avec les nouveaux membres de l'équipe. Chaque équipe organise sa deuxième réunion de rattrapage pour pouvoir discuter des projets et des stratégies d'équipe, tout en passant un bon moment ensemble.
2. Pourquoi et comment avez-vous mis en place la semaine de 4 jours ?
Chez Buffer, nous pensons que nous sommes plus productifs en 4 jours de travail plutôt qu'en 5, car nous avons plus de temps pour nous ressourcer. En particulier en période de pandémie, les employés qui sont également parents sont déjà stressés, nous avons donc voulu leur donner ainsi davantage de flexibilité.
Il a fallu beaucoup d'efforts et de planification pour pouvoir réussir à passer d'une semaine de travail du lundi au vendredi à une semaine de 4 jours. Notre équipe s'est habituée à la semaine de 5 jours au cours de la majeure partie de son expérience professionnelle. Il était donc difficile de s'adapter à la planification de projets et d'objectifs avec seulement quatre jours de travail. Cette période de transition a vraiment été difficile.
Nous avons pris notre temps pour nous adapter, apprendre et faire des changements dans les différentes équipes en fonction de ce qui fonctionnait le mieux selon chaque équipe. Nous avons appris que la plupart d'entre nous ont choisi de prendre le même jour de congé en tant qu'équipe. Dans la plupart des cas, l'équipe a choisi de prendre congé le vendredi.
3. Comment avez-vous géré la semaine de 4 jours pour votre équipe en service clientèle ?
Notre équipe de défense des clients avait besoin d'un modèle légèrement différent afin de pouvoir travailler moins tout en restant disponible 24 heures sur 24 pour les besoins clients. Afin de fixer ce problème, nous avons essayé différentes solutions. Pendant un mois, nous avons fait un essai dans lequel, notre équipe ne travaillait que la moitié de ses heures le vendredi - nous avons appelé cela les "vendredis d'été".
Par conséquent, il est devenu évident que nous devions embaucher davantage de personnes et trouver des options individuelles. Nous avons demandé aux 21 membres de notre équipe quels jours de la semaine ils souhaitaient prendre congé. La plupart d'entre eux ont choisi de travailler du lundi au jeudi. Pour les week-ends, nous avons embauché davantage de personnes et fait en sorte qu'elles puissent toujours prendre 3 jours de congé d'affilée.
Nous avons modifié nos objectifs par rapport à avant. Au lieu d'être joignables 24 heures sur 24, nous avons modifié nos horaires de contact, en les fixant entre 6 et 20 heures en semaine. Notre nouvel objectif était désormais d'améliorer notre communication et de faire en sorte que le temps de réponse soit de 2 heures maximum.
Notre plan a fonctionné et, lors de cet essai, notre score client est passé de 92,3 % à 94 % et nous avons atteint notre objectif d'un temps de première réponse de deux heures, en obtenant une médiane de 1,6 heure en semaine.
4. Quels sont vos apprentissages ?
La semaine de 4 jours a commencé comme une expérience en mai 2020 afin d'aider à réduire le stress dans l'équipe lors d'une période très difficile. Nos employés étaient satisfaits de ce modèle de travail et ont travaillé de manière très productive. Par conséquent, nous avons donc décidé en décembre 2020 de poursuivre cette politique. Nous utilisons le modèle de semaine de travail de 4 jours depuis un an et demi et nous voulons le poursuivre à l'avenir.
Nous n'avons pas changé notre façon de collaborer depuis six ans que nous travaillons à distance. Par conséquent, notre entreprise et nos employés étaient déjà préparés à la situation de "home office" pendant la pandémie.
Je pense que dans l'ensemble, l'équipe essaie de travailler plus intelligemment. Nous versons à nos employés le même salaire, même s'ils travaillent moins que les 5 jours proposé à la base. Nous ne comptabilisons pas les heures. Si vous terminez votre travail plus tôt, vous pouvez prendre ce jour de congé. Pour certains projets, cela peut représenter 4,5 jours de travail, mais nos employés en sont satisfaits. Travailler moins est un privilège pour tout le monde chez Buffer.
Nous sommes déjà 100% à distance avec 85 employés, sans bureau réel et nous ne prévoyons pas d'avoir un espace physique à l'avenir. Chez Buffer, nous sommes satisfaits des résultats de cette année et nous conserverons notre semaine de travail de 4 jours à l'avenir. Nous ne voyons pas de raisons claires de changer notre approche actuelle.
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5. Quel conseil donneriez-vous aux autres ?
Il y a beaucoup de conseils ! En fin de compte, je dirais qu'il est important d'essayer des choses et d'apprendre. Ne restez pas bloqué dans les anciens processus ou cadres parce qu'ils vous sont familiers. Le travail à distance peut apporter une nouvelle flexibilité et est vraiment un super pouvoir pour vos employés !
Si vous avez une petite startup, il est essentiel d'encourager chacun à s'approprier l'expérience du travail à distance. Pour les équipes en croissance rapide ou plus grandes, il est important de désigner une personne responsable de la façon dont le travail à distance se déroule. Sans une appropriation claire de cette expérience, la communication peut se détériorer au fil du temps. Il sera utile à l'avenir d'avoir une personne ou une équipe responsable de la supervision des travailleurs à distance et de leurs directives pour exécuter le travail.
Bien sûr, vous devez essayer différents paramètres pour mettre en place une semaine de 4 jours réussie dans votre entreprise, mais cela fait partie du processus et certaines équipes peuvent avoir besoin d'une solution différente. Au final, les gens seront reconnaissants d'avoir plus de temps avec leur famille et d'être en même temps plus performants au travail.
