Gillian French, experte en résidence pour l'expérience des employés chez Workvivo, croit vraiment aux personnes. Tout au long de sa carrière, elle a travaillé dans de nombreuses entreprises différentes, avec toutes sortes de cultures et d'antécédents, et elle sait combien une culture saine peut être puissante. Dans notre entretien, Gillian partage avec nous de nombreuses idées tirées de son expérience chez Workvivo!
1. À quoi ressemble votre modèle de travail actuel en termes d'expérience des employés ?
Chez Workvivo, nous sommes devenus totalement hybrides. L'année dernière, nous avons réalisé une enquête auprès de nos employés afin de connaître leurs préférences, car nous savons qu'il n'existe pas une approche unique du travail. Les résultats n'ont pas du tout été surprenants. La majorité des employés ont opté pour l'approche hybride. Je pense que nous savons tous que le temps passé en face à face est certes important, mais en réalité, nous faisons parfaitement confiance à nos employés pour organiser leur vie professionnelle, comme ils le souhaitent. Pour certains, il s'agit de travailler dans nos bureaux physique et pour la plupart, de travailler à domicile en ayant toujours la possibilité de venir au bureau.
Au bout du compte, chez Workvivo, nous voulons des employés heureux. Je pense que nous avons encore beaucoup à apprendre, mais le plus important est de travailler avec vos employés et de voir comment nous pouvons les accueillir au mieux. Il s'agit aussi de faciliter l'activité de l'entreprise, c'est vraiment une sorte de modèle donnant-donnant. Pour nous, il est important d'avoir un équilibre et non des règles strictes.
Récemment, le nombre de cas Covid en Irlande a de nouveau augmenté et il a été demandé aux employés de travailler à domicile. Par conséquent, notre modèle de travail est en train de changer à nouveau et se doit d'être adapté, de temps en temps. La flexibilité est essentielle pour l'entreprise ainsi que pour les employés. En gardant un équilibre et en évitant les extrêmes, nous sommes convaincus de trouver la bonne solution, tout en impliquant nos employés dans toutes les décisions.
2. Qu'est-ce qui est prévu pour l'avenir ? Allez-vous continuer à travailler en utilisant un modèle hybride ?
La taille de notre équipe a triplé l'année dernière et c'est une période vraiment intéressante. Nous allons rester entièrement hybrides - nous sommes devenus trop grands pour notre siège social et nous l'avons transformé en un centre de travail à distance. Cependant, nous savons aussi qu'il est important que toute l'équipe se réunisse. Nous allons donc veiller à ce que tout le monde passe du temps en face à face ainsi que mettre en place d'autres centres de travail à distance. Nous continuons à recruter et à croître rapidement, donc l'approche flexible sera d'autant plus cruciale à mesure que nous nous développerons.
Pour favoriser la culture d'entreprise, nous proposons également des cafés numériques où les gens peuvent venir discuter, c'est une manière de s'assurer que chacun se sente inclus et fasse partie de l'équipe.
3. Comment travaillez-vous avec tant d'équipiers sur différents continents ? Avez-vous des heures de base ou quelque chose de similaire ?
Notre personnel est réparti entre les États-Unis et l'Europe et nos trois principaux fuseaux horaires sont GMT, EST et PST. Il y a beaucoup de chevauchement pour ceux qui travaillent sur les fuseaux GMT et EST, mais nous constatons que ceux de la côte ouest des États-Unis se lèvent un peu plus tôt. Compte tenu de la nature de notre travail et de notre plateforme, nous sommes en mesure de nous connecter sans effort et nous n'avons rencontré aucun problème pour travailler dans les différents fuseaux horaires.
Nous essayons de mettre en œuvre des stratégies de travail asynchrones , chaque fois que cela est possible et, chaque mardi à 15 heures GMT, toute l'entreprise se réunit pour une mini-mairie appelée "Week at Workvivo". Chaque équipe nous raconte ce qui s'est passé dans l'entreprise au cours de la semaine précédente. C'est un très bon moyen pour l'organisation de suivre le déroulement des événements.
De plus, toute l'équipe se réunit deux fois par an en Irlande. Nous appelons ces grandes réunions " retraites" ou " offsite". De mon point de vue, les retraites deviendront très importantes à l'avenir si nous continuons à travailler de manière hybride. Surtout à la campagne, vous vous éloignez du bureau et cela vous permet de voir les choses sous un angle différent. Au final, vous générerez de meilleures idées, mais en même temps les événements doivent être très structurés.
Les gens pourraient dire que ces événements sont très coûteux, mais si vous n'utilisez pas d'espace de bureau et que vous n'avez pas tous les frais généraux ainsi que les coûts de bureau, alors vous économisez quand même du budget. Je pense que l'investissement en vaut la peine, car rien ne vaut l'interaction en face à face. Même si nous ne voulons pas forcer trop souvent nos employés à quitter leur domicile pour nous, ces quelques rendez-vous leur donneront tout de même un avantage d'enthousiasme pour l'entreprise pour les deux ou trois prochains mois.
4. Quelle est l'importance de l'espace physique (que ce soit un bureau, un espace de coworking ou des réunions physiques) pour Workvivo ?
Je pense que l'espace physique va devenir de plus en plus important. Il sera crucial que chaque fois que les équipes voudront se réunir, elles puissent le faire. Nous sommes très fiers de nos bureaux et nous savons que nous devrons veiller à mettre l'accent sur les réunions d'équipe au moins une fois par trimestre.
Les gens viennent au bureau afin de collaborer, mais une taille unique ne convient pas à tous. Certains employés veulent aller au bureau, car leur installation à la maison n'est pas suffisante. Ces personnes voudront également avoir un lieu où ils pourront se rendre, à l'avenir. D'autres préfèrent se rendre au bureau deux jours par semaine ou même parfois travailler à distance à plein temps. Il en va de même pour le partage de bureau, certains adorent cela et d'autres veulent avoir leur propre bureau. Nous essayons de trouver des solutions individuelles.
Le réaménagement de nos bureaux est donc important. Nous avons besoin d'espaces plus grands, de tableaux blancs et de tables rondes pour pouvoir nous réunir. Nous avons également introduit des pods, que l'on voit souvent dans les aéroports, permettant aux gens d'entrer et de téléphoner en privé, cela sans déranger les autres. Bien sûr, un bon café est également important ! L'entreprise doit offrir aux employés une atmosphère accueillante si elle veut qu'ils se rencontrent au bureau.
La plupart des gens regrettent et souhaitent une interaction personnelle, même lorsqu'ils travaillent à domicile. Personnellement, je pense qu'il est important que les équipes de direction en tiennent compte. Il peut également être difficile de résoudre des problèmes lorsque vous n'en discutez que par appel vidéo. Je pense que la pandémie nous a ouverts. Nous avons tous une vision plus large lorsque nous réalisons que nous ne sommes pas obligés de rester au bureau. Nous sommes plus susceptibles de faire une réunion lors d'une promenade à l'extérieur, par exemple. Au cours des derniers mois, j'ai fait de nombreuses promenades avec des collègues. C'était agréable et cela favorise la constitution d'un capital social !
5. Quelles ont été vos plus grandes découvertes au cours des deux dernières années de travail flexible ? Qu'est-ce qui vous a surpris, qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui doit encore être amélioré ?
Les deux dernières années ont été les plus intenses, mais aussi les plus positives. Au début, il était assez difficile de savoir quand une personne en particulier passait une mauvaise journée, de plus il était vraiment important de prendre le temps de parler et de faire le point avec l'équipe afin de s'assurer que chacun se sentait soutenu. Nous sommes maintenant tellement habitués aux appels Zoom que le fait d'appeler quelqu'un sur son portable et d'aller marcher tout en parlant, était une excellente façon de se lever du bureau.
L'une des plus grandes découvertes pour beaucoup d'entre nous a été que nous pouvions en fait travailler de chez nous et bien travailler de chez nous. Le fait d'avoir une sorte de structure en termes de réunions d'équipe quotidiennes nous a permis de prendre des nouvelles de chacun et de savoir ce que l'autre avait en tête pour la journée.
Le travail à distance a eu un impact important sur les employés également en termes d'épanouissement. En travaillant à domicile, ils ont pu emmener leur enfant à l'école et être là pour eux lorsqu'ils rentraient chez eux. Les trajets quotidiens de deux heures pour se rendre au travail n'existent tout simplement plus et ce changement a eu un impact extrêmement positif sur les personnes et leur vie sociale. Pourtant, cela n'a rien coûté à l'organisation et les gens ont commencé à en voir les avantages. Je pense que le travail flexible est une solution gagnant-gagnant pour les deux parties, l'employé et l'entreprise.
En même temps, il est très important que nous ne pensions pas seulement à nous-mêmes et que nous travaillions à la maison parce que cela pourrait être plus confortable pour notre situation personnelle. Nous avons un devoir de diligence envers la prochaine génération, qui vient d'obtenir son diplôme universitaire. Nous devons leur transmettre notre expérience et comment travailler ensemble sur le lieu de travail. Les personnes de différentes générations apprennent les unes des autres. Les plus jeunes gardent les plus expérimentés et, simultanément, apprennent de l'expérience des employés plus âgés. Si personne n'est au bureau, l'environnement de travail perdra cet échange de générations.
6. Dernier point, mais non des moindres : à quoi ressemble habituellement votre semaine de travail, Gillian ?
En tant que mère de trois enfants, j'apprécie vraiment la flexibilité propsé par Workvivo. Personnellement, j'ai besoin d'interaction humaine et les visites au bureau me donnent ainsi beaucoup d'énergie, alors j'essaie de m'y rendre toutes les quatre à cinq semaines pour y passer une journée complète. Les autres jours, j'apprécie le fait de pouvoir amener mes trois enfants à l'école et les voir quand ils rentrent à la maison. Ces moments n'ont pas de prix, mais j'apprécie surtout de pouvoir bénéficier de l'équilibre entre le travail à domicile et le fait de passer de belles journées au bureau avec mon équipe.
Merci beaucoup Gillian d'avoir pris le temps de parler avec nous du modèle de travail hybride de Workvivo.
