6 conseils d'experts sur l'optimisation de l'espace

Le monde du travail évolue rapidement, les modèles flexibles devenant la norme et le travail hybride gagnant en importance. Les chefs d'entreprise doivent garder une longueur d'avance et s'adapter à ces tendances au fur et à mesure qu'elles se présentent afin de garantir leur succès, tant en termes de bénéfices que de satisfaction des employés. C'est pourquoi l'optimisation des espaces de bureaux est devenue essentielle pour les organisations qui cherchent à améliorer l'efficacité, à faire des économies et à répondre aux besoins évolutifs de leur main-d'œuvre.

Lors de notre récent webinaire, intitulé "Optimisation de l'espace : Transformer les bureaux pour une efficacité maximale et des coûts réduits", nous avons eu le privilège d'approfondir ce sujet avec deux experts éminents en gestion des lieux de travail. Esme Banks Marr, directrice de la stratégie Work + Place chez BVN Architecture, a apporté sa capacité unique à décoder les données relatives aux sentiments des employés et à les aligner sur les tendances en matière d'occupation. Quant au docteur Dan Wakelin, directeur chez HCG, il a détaillé sa stratégie en matière de lieu de travail et les initiatives de gestion du changement dans divers secteurs d'activité.

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Les deux experts de la gestion du lieu de travail ont proposé des idées et des meilleures pratiques bien rodées pour maximiser l'utilisation de l'espace et implémenter la prise de décision. Voyons quels enseignements a tirés notre groupe d'experts !

1. Créer un alignement au sein de l'organisation

Dan Wakelin conseille vivement aux organisations hybrides de créer un alignement afin d'optimiser pleinement l'espace et de créer un bureau qui fonctionne bien. Il distingue deux types d'alignement. Le premier concerne l'approche au travail et les principes clés de l'organisation. Comme l'explique M. Wakelin, "les gens peuvent ainsi percevoir une congruence entre ce que l'organisation dit d'elle-même et les méthodes de travail qu'elle encourage, soutient et facilite". En d'autres termes, si l'organisation est favorable au développement durable, elle devrait réduire l'utilisation du papier au bureau, encourager l'utilisation des transports en commun ou le covoiturage, et prendre des mesures importantes pour réduire la consommation d'énergie. Il ne s'agit pas là d'un exemple parmi d'autres, mais la cohérence entre les valeurs communiquées par l'organisation et ses pratiques quotidiennes est importante pour instaurer la confiance et la camaraderie. 

Le deuxième type d'alignement mentionné par M. Wakelin concerne "les espaces mis à disposition et les activités des personnes". Par conséquent, les types d'espaces dont dispose une organisation, tels que les salles de réunion, les bureaux individuels, les bureaux ouverts, etc., doivent tous correspondre aux tâches de chaque employé. Les employés disposent-ils des ressources et de l'espace nécessaires pour accomplir efficacement leur travail ? 

Comme l'explique le Docteur Wakelin, "nous devons abandonner l'idée que nous pouvons tous utiliser les mêmes types d'espace et que notre travail est toujoursle même.En réalité, nous avons besoin d'un éventail de cadres et d'environnements de travail adaptés, qu'il s'agisse d'activités différentes, de préférences de travail différentes, de styles différents, de toutes sortes de raisons pour lesquelles un mélange d'aménagements peut être nécessaire".

2. Augmenter les paramètres, au lieu de les réduire, dans les contextes flexibles

Si la confiance et la liberté sont des avantages clés des environnements flexibles, il est également important de fixer les bons paramètres qui permettent aux individus de fonctionner, tout en conservant leur autonomie. Les employés aiment se sentir en confiance. En fait, la microgestion peut nuire à la productivité. Toutefois, il doit y avoir des lignes directrices pour que l'équipe comprenne ce que l'on attend d'elle. 

Comme l'a souligné Esme Banks, "il faut s'adapter aux personnes qui viennent au bureau. Je dirais que l'idée de fixer des paramètres vous aidera à y parvenir". Elle explique qu'un système de liberté pour tous ne sera pas couronné de succès parce qu'il laisse trop de place à la liberté. Toutefois, elle met également en garde contre l'excès de règles ou des règles trop strictes. Comme nous l'avons vu, obliger les employés à retourner au bureau n'ont pas été couronnés de succès. 

Esme suggère plutôt de "bien communiquer... faire savoir aux gens ce que l'on attend d'eux. Et je pense que le fait de définir l'accès et les activités à accomplir vous permettra d'optimiser l'espace que vous possédez déjà, à le comprendre et à comprendre les attentes de vos employés.

Comme elle le conseille, "il faut demander, il faut écouter. Il faut être prêt à faire ce travail... à savoir ce dont ils ont besoin. Dans le cas contraire, il s'agit de devinettes et vous risquez de tomber à plat". Les paramètres doivent donc être élaborés en tenant compte des employés. Plutôt que de fixer des règles strictes, demandez leur avis pour savoir quelles sont les lignes directrices qui seraient vraiment utiles.

3. La communication est essentielle !

Une communication transparente avec vos équipes hybrides est tout autant cruciale que la définition des limites. Esme estime que l'un des problèmes principaux réside dans le fait que "les employés ne savent pas, qu'on ne leur dit rien et qu'ils ne sont pas dirigés".

Comme l'explique Esme, "les dirigeants ne doivent pas avoir peur de mettre la main à la pâte et de commencer à prendre des décisions, mais aussi de reconnaître que ces décisions ne seront peut-être pas éternelles". Puisque l'évolution est rapide, en particulier dans le monde du travail, les dirigeants doivent être capables de s'adapter. Mais plus encore, ils doivent créer des processus capables de s'ajuster aux besoins et aux exigences d'une main-d'œuvre en constante évolution. Le changement est inévitable et les dirigeants devront introduire de nouveaux outils, appliquer de nouvelles règles, etc. La clé est simple, il faut communiquer à vos équipes ce qui se passe et demeurer ouvert à recevoir leur retours et à écouter leurs besoins.  

4. Se focaliser sur l'efficacité et l'expérience des employés plutôt que de penser aux dépenses 

Bien que les économies soient un sujet de plus en plus important, en particulier à une époque où le coût de la vie augmente, elles ne devraient pas être le principal objectif des organisations hybrides. Dan invite les dirigeants à accorder plus d'importance à l'efficacité. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les gains, les entreprises devraient mesurer l'efficacité et déterminer si un espace offre une bonne valeur. Par exemple, un espace peut être plus grand et donc plus onéreux, mais les employés y travaillent mieux que dans un espace plus petit et moins coûteux. Si le bureau répond aux besoins des employés et qu'ils y sont plus productifs, les performances de l'entreprise en tireront profit et, par conséquent, les bénéfices aussi. 

Comme l'explique M. Wakelin, "Je préfère présenter les réductions des frais sur un tableau équilibré" pour que les frais soient confrontés à d'autres facteurs tout aussi importants : "le nom de la marque, par exemple ou alors l'impact sur nos employés ou sur les opérations de l'entreprise".

Banks se montre d'accord en déclarant que "nous devons cesser de penser à réduire les coûts. Nous devons plutôt penser à améliorer l'expérience car, à long terme, les deux ont le même effet sur notre entreprise.

Elle explique que si la réduction des effectifs permet inévitablement d'économiser de l'argent, les dirigeants doivent évaluer ce qu'ils sacrifient en retour, comme l'expérience des employés. C'est important car des employés heureux sont plus susceptibles de rester, ce qui réduit les coûts de recrutement et d'intégration à long terme. De plus, comme elle l'explique, "ils feront leur travail au mieux parce qu'ils seront pleinement soutenus... Oui, les lieux de travail sont des investissements, mais ils finissent par rapporter des dividendes."

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5. Le développement durable doit être un moteur du changement 

Plutôt que de considérer les coûts de manière isolée, d'autres éléments devraient inciter une entreprise à devenir hybride, le développement durable par exemple. Comme l'a dit Dan, "[le] moteur du développement durable est potentiellement plus puissant que le simple coût. Et si nous faisons ce qu'il faut, il est probable que les gains suivront".

L'optimisation des ressources est tout aussi importante que l'optimisation de l'espace lorsqu'il s'agit d'améliorer le développement durable de votre entreprise. Par exemple, comment économiser de l'énergie lorsque le taux d'occupation des bureaux est faible ? Les factures baisseront probablement de part la réduction des ressources utilisées. Lorsque les valeurs des employés sont orientés vers un développement durable, appliquer ces changement se traduit aussi en un coup de boost pour le moral de tout le monde. 

Nous sommes nombreux à soutenir que la flexibilité est un facteur important du développement durable, cependant Esme nous met au défi en présentant un point de vue opposé, qui se base sur un épisode récent du Workplace Geeks Podcast : l'animateur, Gensler, examine l'impact du travail hybride sur les villes et sur nos vies. Il conclut que, du point de vue énergétique, il est plus efficace se rendre au bureau. 

6. L'avenir est à la technologie et au travail hybride coordonné

Les attentes des employés en matière de travail évoluent et nombre d'entre eux souhaitent des modes de travail flexibles qui leur offrent une plus grande autonomie. Toutefois, comme de nombreux dirigeants hybrides en ont probablement fait l'expérience, la mise en œuvre d'un tel modèle peut s'avérer difficile.

Mais comme le prédit le Docteur Wakelin, "l'atout pour l'avenir est en fait... le travail hybride coordonné". Il s'agit d'un modèle flexible géré à l'aide de la technologie pour la planification, la réservation de bureaux et le suivi de l'occupation des bureaux. Chez deskbird on sait que ce modèle permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer la satisfaction des employés. 

Le rôle du bureau évolue, passant d'un simple lieu de travail à un lieu de connexion personnelle et de collaboration. Le travail hybride coordonné et la technologie sont donc nécessaires pour garantir la synchronisation des horaires des employés. Les employés sont plus satisfaits en arrivant au bureau quand leurs collègues sont là, car cela améliore considérablement leur expérience au travail. Du point de vue de la productivité, les modèles coordonnés garantissent des occasions de collaborations vraiment nécessaires avec des horaires rationalisés. Comme l'expliquent Dan et Esme, l'espace de travail hybride requiert davantage de tâches administratives, notamment pour faire donner accès aux bureaux et pour connaître efficacement quand et où les employés travaillent. Avec ce mode on peut réduire le temps passé dans les transports quand cela n'est pas strictement nécessaire. 

Les conclusions de ce webinar indiquent clairement la voie à suivre pour les entreprises qui cherchent à transformer leurs bureaux pour atteindre une meilleure efficacité et un meilleur taux de satisfaction des employés. L'expertise de Banks Marr et Wakelin met en évidence l'importance de mettre l'alignement, la communication et les pratiques durables au centre d'une optimisation efficace de l'espace.

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Alors que les entreprises se dirigent vers un avenir hybride, l'association de la technologie et de paramètres bien définis constitue un excellent point de départ pour la coordination de bureaux flexibles. Les entreprises peuvent optimiser leur espace en donnant la priorité à l'alignement sur les valeurs de l'organisation, en créant une culture de communication ouverte et en mettant en œuvre la technologie pour rationaliser les opérations. Elles pourront ainsi favoriser la collaboration, la créativité et la croissance de l'entreprise et de ses employés.

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