L'expérience de Francfort

Les secrets d'un poste de police pour un ratio optimal

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Dans le labyrinthe des bureaux des entreprises d'aujourd'hui, une mesure apparemment ordinaire est en train de révolutionner discrètement le fonctionnement des entreprises.

Le ratio de bureaux, qui mesure le nombre de bureaux disponibles par employé, est devenu un facteur crucial pour déterminer l'efficacité des bureaux. Le travail hybride faisant désormais partie intégrante de notre vie professionnelle quotidienne, l'équilibre entre l'espace de bureau et les besoins de la main-d'œuvre est passé d'une préoccupation logistique à un pivot stratégique. 

Cet équilibre nuancé, essentiel pour maximiser la productivité et minimiser le gaspillage, est désormais au cœur de la réussite organisationnelle. La façon dont les entreprises naviguent sur ce terrain pourrait bien déterminer leur place dans la hiérarchie concurrentielle du monde des affaires moderne.

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La science de l'optimisation du ratio de bureau

Au-delà des chiffres : le véritable objectif des ratios de bureau

Par essence, le ratio de bureaux est plus qu'un objectif numérique ; c'est le reflet de l'agilité et de la réactivité d'une organisation face à l'évolution des modes de travail. Un ratio de bureaux bien optimisé peut conduire à des économies significatives, à une meilleure satisfaction des employés et à une plus grande efficacité opérationnelle.

Plusieurs facteurs peuvent influencer le ratio optimal de bureau. Nous les examinerons plus en détail ci-dessous.

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La flexibilité comme pierre angulaire

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La flexibilité d'un bureau joue un rôle crucial dans l'efficacité avec laquelle il peut s'adapter à un ratio de bureaux optimal. Considérons deux scénarios :

1. Faible flexibilité des bureaux : Les bureaux traditionnels dotés d'une infrastructure rigide peuvent avoir du mal à s'adapter à l'évolution de la demande. Par exemple, si une entreprise réduit le nombre de bureaux en raison d'une évolution vers le travail à distance, le coût et les perturbations liés à la reconfiguration de l'espace de bureau risquent de l'emporter sur les avantages.

2. Grande flexibilité des bureaux: D'autre part, les espaces de travail collaboratif et les bureaux hybrides sont des exemples de grande flexibilité. Ces environnements peuvent facilement reconfigurer les espaces pour s'adapter à des demandes de bureaux variables, par exemple en convertissant des zones de bureaux en salons ou en zones de collaboration lorsque moins de bureaux sont nécessaires.

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Un modèle pour l'avenir : ^{conditions-cadres1}

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L'optimisation du ratio de bureaux dans les lieux de travail modernes nécessite une compréhension nuancée de divers facteurs. Comme l'a théorisé une étude de l' université SRH, le cadre d'un modèle efficace et évolutif repose sur une combinaison de paramètres quantitatifs et qualitatifs, tous essentiels à la création d'un environnement de bureau fonctionnel.

• Paramètres quantitatifs : les mesures directes telles que les besoins en bureaux, la présence des employés et les absences (pour cause de maladie, de formation, etc.) constituent l'épine dorsale de ce modèle. Par exemple, le calcul des besoins en bureaux implique une évaluation minutieuse du nombre d'employés, de leurs heures de travail et de leur présence au bureau. Ces mesures fournissent une base claire et fondée sur des données pour comprendre combien de bureaux sont réellement nécessaires à un moment donné.

• Paramètres qualitatifs : ces éléments influencent de manière significative le ratio de bureaux. Des facteurs tels que la culture d'entreprise, la satisfaction au travail et le leadership jouent un rôle crucial pour déterminer l'efficacité avec laquelle une organisation peut mettre en œuvre un concept de partage de bureau. Un lieu de travail qui favorise une culture positive et tient compte des préférences des employés a plus de chances de réussir à mettre en place un espace de travail flexible.

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D'autres variables sont également essentielles pour un calcul correct et plus complet du ratio de bureau :

• Flexibilité des bureaux : La capacité d'ajuster dynamiquement la disposition physique et l'utilisation de l'espace de bureau.
• Taux d'utilisation de l'espace: Contrôle et gestion de l'utilisation de l'espace dans le temps.
• Le temps : Reconnaître que la demande de bureaux fluctue chaque jour et au cours de l'année, ce qui nécessite une approche dynamique de la gestion de l'espace.

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Mais les modèles ne sont rien d'autre que cela, à moins que nous puissions les appliquer à des cas réels. 

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Étude de cas : construction d'un nouveau commissariat de police à Francfort

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Pour évaluer le caractère pratique du calcul du ratio de bureaux, les organisations peuvent utiliser des scénarios pour tester la disponibilité des bureaux et l'impact des pénuries potentielles. Il s'agit de simuler différents niveaux d'occupation et de préférences en matière de travail à distance pour voir si le ratio de bureaux tient la route dans diverses conditions. 

C'est pourquoi l' université ^SHR2 a développé une étude de cas intéressante basée sur la construction d'un poste de police dans un nouveau quartier de Francfort (30 000 habitants).

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La ville de Francfort a des objectifs spécifiques :

• Déterminer la taille du poste de police.
• Calculer le nombre de bureaux nécessaires en fonction du ratio optimal de bureaux.
• Pour gagner de l'espace et éviter les coûts inutiles.
• Modernisation des conditions afin d'inclure le travail à distance pour la déclaration d'incidents.
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Et des exigences:

• Pour 100 000 habitants, il y a 276 policiers(Office statistique, 2024).
• Le calcul inclut les agents à temps partiel, les stagiaires et les agents de soutien.
• Facteurs pris en compte : heures de travail, jours de vacances, jours de maladie, jours de formation, horaires de travail, etc...

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L'université SHR a calculé le ratio desk sur deux périodes ^{spécifiques3}:

• Les calculs de la première année tiennent compte des variations hebdomadaires dues aux différentes préférences en matière de travail à distance.
• Calculs de la deuxième année pour tenir compte des changements de personnel.

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Il est également essentiel de prendre en compte trois autres variables critiques qui auront probablement un impact sur le calcul, en particulier à long terme :

• Après un an, on ne sait pas si les 20 agents à temps partiel deviendront des agents à temps plein dans le nouveau commissariat.
• Le nombre de stagiaires augmentera probablement au cours des trois premières années.
• Certaines optimisations devront être envisagées, telles qu'une plus grande flexibilité des bureaux, l'organisation des bureaux et la variation des taux d'utilisation de l'espace au cours des deux premières années.

Décortiquons maintenant les calculs du desk ratio. Nous commençons par énumérer certains points de données pertinents pour le calcul, tels que les heures de travail, les jours de vacances, etc....

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Points de données auxiliaires :

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Avant de calculer le taux d'encadrement, il faut estimer le nombre de policiers en fonction du nombre d'habitants de la zone. 

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Sur la base des hypothèses initiales :

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Si nous devions passer à l'échelle supérieure pour une population plus importante (imaginons une population 10 fois plus importante) :

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276÷10×3=82.8×10≈828policiers

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Nous voulons maintenant déterminer le nombre d'agents nécessaires en fonction des équipes :

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• Calcul du nombre de policiers à temps plein par équipe :

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N. de policiers × N. d'équipes / N. d'équipes par semaine=831×314=178.07≈178

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• Calcul du nombre de policiers à temps partiel par équipe :

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N. de policiers × N. d'équipes / N. d'équipes par semaine=210×214=30

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Et combien de jours de travail nous aurons par an :

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N. de semaines × Jours de travail par semaine - Jours fériés nationaux

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Calcul des jours de travail pour la Police (pas de week-ends, pas de jours fériés, travail posté) :

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Jours de travail par an pour un temps plein=52×3=156

Jours de travail par an pour un temps partiel=52×2=104

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Nous pouvons maintenant calculer le nombre de personnes qui seront effectivement présentes dans le bureau sur la base des données auxiliaires (présence, absence, jours de maladie, formation...) :

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La formule sera la suivante :

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Jours de présence à temps plein = Jours de travail - jours de vacances - jours de maladie - jours de formation - rotations = 156-30-26-10-3=87

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Jours de présence pour les temps partiels = 104-20-17-10-2=55

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Nous pouvons maintenant calculer l'utilisation du bureau pendant les jours de présence réels

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Utilisation du bureau = Jours de travail × Heures de travail journalières × Pourcentage d'utilisation du bureau / 100

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Utilisation du bureau à temps plein = 87×12×40 /100= 417,6 heures par an

Utilisation du bureau à temps partiel=55×12×40 /100=264heures par an

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Pour obtenir une image complète, nous devons également déduire les heures de travail à distance de l'utilisation réelle du bureau, comme suit :

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Heures de travail à distance = Heures de travail par an × Préférence moyenne pour le travail à distance /100

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Heures de travail à distance pour un temps plein = 417,6 ×28,14/ 100=117,5

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Heures de travail à distance pour les travailleurs à temps partiel = 264 × 28,14 /100 = 74,29

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Mais quel est le nombre total d'heures de travail au bureau à prendre en compte ?

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Heures de travail au bureau = Heures de travail par an - Heures de travail à distance

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Heures de travail au bureau pour un temps plein= 417,6-117,5=300,1

Temps de travail au bureau pour les temps partiels=264-74,29=189,71

Nombre total d'heures de travail au bureau = 300,1+189,71=489,84

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Pour calculer le desk ratio, il faut diviser les heures de travail passées au bureau par les heures de travail totales de l'^année5. 

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Enfin, nous pouvons calculer le nombre total d'heures de travail par an :

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1044 (heures de travail par an à temps plein) + 660 (heures de travail par an à temps partiel) = 1704 heures par an

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Et le calcul du ratio de bureau :

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Ratio de bureau année 1 = Nombre total d'heures de travail au bureau / Nombre total d'heures de travail= 489,84 /1704=0,2874

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Le calcul des pupitres nécessaires pour la première année est le suivant :

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Nombre de bureaux nécessaires = taux de bureaux année 1 × nombre de policiers par équipe= 0,^{2874×208≈606}

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Nous pouvons entrer dans le détail et calculer également les ratios de jours de semaine par équipe et par jour^.7

‍Lesratios de bureaux pour chaque jour de la semaine sont dérivés de l'utilisation des bureaux ajustée aux préférences en matière de travail à distance.

Ainsi, si nous voulions calculer le ratio de bureau pour les lundis, nous devrions utiliser la formule suivante :

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Taux d'utilisation du bureau en semaine = heures de travail par équipe/utilisation du bureau par équipe/temps à distance en semaine

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Lundi : 4.8 - 1.152 / 12 = 3.648 /12 = 0.304  

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Besoins en bureaux en semaine = Taux de bureaux en semaine×Nombre d'employés par équipe

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Besoins en bureau lundi=0,304×208=63,232≈64

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Cette approche permet de s'assurer que les besoins en bureaux reflètent les modes de travail et les préférences des employés, ce qui se traduit par une utilisation optimisée et efficace de l'espace de bureau^.8

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Observations tirées de l'étude de cas

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L'étude de cas présentée par l'université SHR montre les complexités et les considérations impliquées dans le calcul d'un ratio optimal de bureaux pour un lieu de travail, en combinant des modèles théoriques avec des applications pratiques. 

L'étude met en évidence un changement de perspective essentiel : pour atteindre un ratio de bureaux optimal, il s'agit moins de déterminer un chiffre précis que de cultiver un espace de travail qui reflète l'évolution des exigences de l'organisation et de ses employés. Plutôt que de se fixer sur un nombre optimal immuable, les entreprises doivent viser un cadre adaptable de ratio de bureaux qui donne la priorité à des politiques centrées sur l'employé, ce qui est crucial pour mettre en œuvre et optimiser avec succès les ratios de bureaux.

Pour la première fois, l'Université SHR souligne l'importance d'un cadre global pour affiner le desk ratio.

L'étude préconise une approche souple et dynamique du calcul du nombre de postes de travail, en tenant compte de facteurs tels que les besoins en formation, les absences des employés et les changements organisationnels. Cette adaptabilité est essentielle pour maintenir un espace de travail qui évolue en même temps que la taille, les modes de travail et les objectifs de la main-d'œuvre.

Les organisations qui adoptent des modèles d'espaces de travail flexibles doivent affiner leurs ratios de bureaux, en s'appuyant sur des outils analytiques avancés et des stratégies basées sur les données pour évaluer et ajuster en permanence ces paramètres. Ce recalibrage continu sera vital pour maintenir l'efficacité de l'espace de travail.

En outre, une approche holistique de la gestion de l'espace de travail est primordiale . Au-delà des ratios de bureaux, des mesures telles que les taux d'utilisation de l'espace et le bien-être des employés devraient faire partie intégrante de la stratégie de l'espace de travail. 

En adoptant cette perspective globale, les organisations peuvent transformer leurs bureaux en environnements dynamiques qui améliorent la productivité, la collaboration et le bien-être.

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Remettre en cause le statu quo : les ratios de bureau comme outil de contrôle des entreprises ?

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Nous souhaitons terminer notre analyse par un point de vue quelque peu controversé (non pas pour remuer le couteau dans la plaie, mais pour présenter un autre aspect de la question). 

Certains affirment que si l'optimisation du nombre de bureaux est essentielle à la gestion moderne des bureaux, elle peut aussi servir de prétexte à des mesures de réduction des coûts qui donnent la priorité aux profits plutôt qu'aux personnes. En manipulant les ratios de bureaux pour réduire l'espace de bureau et les dépenses, les entreprises risquent de compromettre le confort et la productivité de leurs employés.

Les ratios de bureau peuvent également être utilisés pour exercer un contrôle sur le comportement des employés, en limitant l'autonomie et la flexibilité. 

Dans cette perspective, nous répondons qu'une approche équilibrée, intégrant des espaces de travail flexibles et des politiques centrées sur l'employé, est la seule solution durable pour diriger des entreprises modernes et prospères. En outre, le fait de permettre aux employés d'avoir leur mot à dire sur leur environnement de travail améliore la satisfaction au travail et les performances.

Le débat sur l'optimisation du desk ratio révèle un problème plus large : la possibilité que ces mesures servent les intérêts de l'entreprise au détriment du bien-être des employés.

La véritable efficacité exige un équilibre entre les mesures quantitatives et la compréhension qualitative. En repensant l'aménagement de l'espace de travail, donnons la priorité aux besoins humains plutôt qu'aux objectifs financiers. En valorisant à la fois les données numériques et l'expérience humaine, les entreprises peuvent créer des environnements qui favorisent la réussite et la satisfaction à long terme.

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L'efficacité doit améliorer, et non exploiter. L'équilibre entre l'espace, la flexibilité et les besoins humains est la véritable mesure du succès d'un lieu de travail, Ivan Cossu.

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Notes :

1. Recherche exécutée par Christian Knaf, Olivia Ganten, Eric Holtkamp, Lara Hölkemeier, Florentine Sieger, Université SHR - Avril 2024
2. Données de l'Université SHR - avril 2024
3. Le calcul est toujours effectué pour une période de travail, et non pour un jour ou une année.
4. Pour augmenter la taille de la population, il faut multiplier ces valeurs par 10 (en supposant une population de 300 000 habitants).
5. Nombre total d'heures de travail par an = Jours de travail par an×Heures de travail journalières

Nombre total d'heures de travail par an pour un temps plein=87×12=1044heures‍

Nombre total d'heures de travail par an pour un temps partiel=55×12=660heures

6. Les valeurs calculées sont des moyennes.
7. Utilisation du bureau par équipe = heures de travail×besoin de bureau/100 = 12x40/100 = 4,8
8. L'étude de cas introduit également un "facteur de correction", qui indique le degré de flexibilité des bureaux nécessaire pour toujours fournir suffisamment de bureaux tout en maintenant le besoin moyen en bureaux comme base de référence fixe.