Tirer parti de la programmation des salles

Réservez un bureau, quand vous le souhaitez et où que vous soyez.

Vous avez une présentation demain et avez oublié de réserver une salle de réunion ? Ou vous avez peut-être besoin d'un peu plus d'espace en dernière minute, pour un groupe de travail plus important ? Un logiciel de planification des salles est la solution.

Un logiciel de planification des salles vous fournit ainsi un calendrier numérique indiquant le niveau d'occupation des bureaux ou des espaces de travail, pouvant être réservés par les employés. Grâce à ces logiciels de planification de bureaux, les entreprises sont en mesure de maintenir une base de données pour faciliter la gestion des espaces de bureaux et des employés. Cela peut vous aider à utiliser efficacement et à allouer équitablement les espaces de bureaux surpeuplés ou sous-utilisés. 

Les employés peuvent donc facilement réserver ou reprogrammer des salles pour des réunions et ainsi gagner du temps pour effectuer d'autres tâches.

3 Raisons pour lesquelles la planification des bureaux est si importante

1. Gestion des employés travaillant en mode hybride

En raison de la pandémie, un nombre croissant d'employés sont en mesure de travailler à domicile et au bureau. En particulier en ce qui concerne le travail hybride, il devient de plus en plus important pour les entreprises d'éviter de surcharger l'espace de travail. La planification des locaux est utile pour déterminer le besoin et l'utilisation réels de l'espace. Si le système de gestion des réservations en ligne détermine que l'espace de bureau est sous-utilisé, les salles peuvent ainsi être externalisées, par exemple dans des espaces de coworking, afin de réduire les coûts. La fonctionnalité des espaces peut également être modifiée afin d'améliorer le bien-être des employés : les pièces à peine occupées peuvent être transformées en zones calme ou être mieux équipées pour devenir des salles de réunion numériques.

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2. Augmentation de la productivité

Avec la planification des salles, les employés gagnent ainsi du temps grâce à des processus de réservation simples et à un repérage plus rapide des autres employés. En outre, la productivité peut être accrue en évitant les interruptions et les doubles réservations. De même, les réunions ad hoc peuvent facilement être organisées spontanément dans une salle qui correspond au nombre de participants. Grâce à l'application "book-a-desk", l'espace de bureau peut être simplement réservé au lieu de contacter l'équipe des ressources humaines ou de se rendre en personne dans la salle pour signer le nom de l'employé.

3. La simplicité est la clé pour des employés heureux

La mise en œuvre de salles et de postes de travail dans un outil de réservation d'espace, le téléchargement de l'application et la réservation sont intuitifs et peuvent être gérés par n'importe qui.

Avec un système de gestion des réservations en ligne, les collaborateurs évitent une recherche compliquée d'un espace de travail libre et ne dérangent ainsi plus personne en réunion. De plus, si un groupe ne se présente pas alors qu'il a réservé une salle, celle-ci est automatiquement désinscrite. La planification des bureaux évite ainsi les frustrations inutiles et permet de gagner du temps.

Le meilleur logiciel de réservation d'espace, permet aux employés de vérifier la disponibilité des salles de réunion, de les réserver directement, de détecter et d'éliminer les "réunions fantômes" et de transformer les espaces inutilisés pour les besoins des employés. Par conséquent, une planification efficace de l'espace est la recette secrète afin de résoudre tous ces problèmes.

À l'avenir, la planification des salles deviendra encore plus importante à mesure que le nombre d'employés distants et hybrides augmentera. Les organisations qui fournissent une capacité de salle personnalisée, mesurent l'occupation des salles de bureau et personnalisent les fonctionnalités de la salle en fonction des données et des besoins des employés vont créer un environnement de travail formidable et hautement productif. Un lieu de travail productif et des employés heureux sont la clé de l'avenir du travail !

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