État des lieux
IU, le principal organisme de formation
L'université internationale des sciences appliquées IU est l'un des principaux organismes d'éducation en Allemagne. Chaque jour, elle révolutionne l'éducation en changeant les règles du jeu. L'IU propose un large éventail de programmes d'études pour les étudiants de premier et de deuxième cycle dans plusieurs domaines et formats. Avec plus de 75 000 étudiants chaque année, IU vise à rendre l'éducation accessible à tous.
Aujourd'hui, IU emploie plus de 1 500 personnes sur 30 sites (et à distance) dans toute l'Allemagne. Leur "culture de chacun" place l'humain au cœur de tout et leur a permis de devenir une entreprise certifiée "Great Place to Work". Actuellement, la plupart des employés d'IU travaillent à domicile deux ou trois jours par semaine, tout en se rendant au bureau le reste de la semaine.
Défi
Des besoins différents pour des situations différentes
En fait, IU a déjà partiellement fait le choix de la flexibilité en 2020, sur certains sites. La pandémie avait accru le besoin de solutions de travail flexibles et IU a été parmi les premières entreprises à mettre en place ce concept. La plupart des espaces de bureaux d'IU disposent de zones pour la concentration, pour le travail collaboratif, pour les réunions, ainsi que des espaces pour la socialisation.
Cependant, leur première solution de réservation de bureaux n'était pas en mesure de gérer une grande quantité de données et de répondre à des besoins flexibles. IU s'est donc mis en quête d'une solution simple et intuitive, adaptée à ses 30 sites différents et à ses besoins spécifiques. En outre, la solution devait permettre des réactions rapides en cas d'évolution des besoins ou de dépannage. Enfin, il devait être simple et rapide pour les employés de réserver un bureau dans le site de leur choix.
Solutions
Une approche sur mesure
IU a introduit la solution deskbird à l'été 2021 pour 800 employés en Allemagne. Après le lancement du projet et quelques ajustements du produit sur mesure pour IU, l'entreprise a annoncé le lancement de deskbird en tant que nouvel outil de réservation de bureaux avec une semaine d'avance. Grâce à l'application mobile ou de bureau deskbird, les employés d'IU peuvent désormais choisir une date, voir facilement où leurs collègues sont assis, puis réserver un bureau dans la zone où ils souhaitent travailler.
Malgré le court délai, les employés étaient satisfaits de la solution et ont apprécié la facilité et la rapidité des réservations. De la direction aux étudiants, deskbird a été accepté sans hésitation par tous ceux qui ont changé la donne à l'IU. Et les employés de l'IU n'ont eu que des commentaires constructifs sur la façon dont deskbird pourrait encore améliorer son logiciel.
Nous recherchions un outil simple et intuitif, capable de répondre à tous nos besoins. D'autant plus que le projet impliquait une restructuration de l'agencement de nos bureaux, il était étonnant de constater à quel point deskbird était flexible face à l'évolution de nos besoins. Avec deskbird, nous avons trouvé un logiciel qui offre une excellente expérience utilisateur ainsi que toutes les fonctionnalités que nous souhaitions, en particulier le SSO et les restrictions d'accès qui étaient très importants pour nous !
Jacqueline Schuster
Chef de projet senior RH
