Simplifier le partage de bureau : comment LOOPING GROUP a rationalisé ses opérations avec deskbird

Fondée en 2016, l'agence de storytelling LOOPING GROUP s'est donnée pour mission d'aider les particuliers, les entreprises et les marques à raconter leurs histoires. Car dans la "société éditoriale", les monopoles des éditeurs et des diffuseurs appartiennent au passé ; aujourd'hui, chacun peut être émetteur et récepteur de messages. L'entreprise veille tout particulièrement à atteindre l'excellence journalistique et, en même temps, la précision économiquement efficace, afin de toucher les bonnes personnes au bon moment sur le bon canal, que ce soit avec un documentaire télévisé, un livre, un podcast ou un post sur TikTok. Parmi ses clients figurent des groupes automobiles tels que BMW et Mercedes-Benz, des personnalités telles que Tina Turner, des marques de l'industrie du luxe, des compagnies d'assurance et le secteur public. L'agence exploite également ses propres marques médias, comme le magazine MADAME, le plus ancien magazine de style de vie pour les femmes en Allemagne.

LOOPING GROUP s'appuie sur les idées et le métier de ses rédacteurs, concepteurs, analystes de données et stratèges - car le marketing dans le monde d'aujourd'hui exige de lacréativité et unecollaboration, ainsi que précision et ambition. Mais quelle est la meilleure façon de travailler sur des projets complexes lorsqu'une partie de l'équipe se trouve dans des bureaux situés à différents endroits et que l'autre travaille à distance ?

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Avant même le début de la pandémie en mars 2020, les employés du LOOPING GROUP était sur trois sites à l'époque - Berlin, Munich et Hambourg - avaient la possibilité de travailler temporairement à distance. Depuis, le besoin et aussi le désir de travail hybride de la part de l'entreprise et des employés a radicalement changé. Le travail mobile est donc accepté depuis longtemps et est activement encouragé. Dans le même temps, l'esprit d'équipe devait être maintenu. 

En 2021, ils ont ouvert un deuxième bureau à Munich, et un nouveau a été ajouté à Londres, même s'il était clair dès le départ que la capacité de l'espace atteindrait ses limites à un moment donné. Dans cette situation, LOOPING GROUP a systématiquement appliqué le concept de bureau partagé déjà établi. Comment organiser qui viendrait au bureau à quels jours, où ils pourraient s'asseoir, et comment le faire sur tous les sites ? Idéalement, la solution devait être claire et simple, sans avoir à tenir des listes Excel encombrantes. Il est rapidement apparu qu'un outil de réservation de postes de travail était nécessaire, comme cela était déjà connu des bureaux de co-working.

Chez LOOPING GROUP, plusieurs outils permettant le partage de bureau ont été évalués. Après avoir examiné les différentes possibilités, l'entreprise a finalement opté pour deskbird. Bien qu'une fonctionnalité indispensable initialement définie par l'agence (espaces assignés) n'était pas encore prise en charge (mais l'est désormais), deskbird a été préféré en raison d'autres critères décisifs : unaspect clair avec une interface utilisateur simple, l'analyse et la flexibilité dans le centre d'administration, la convivialité, ainsi que le plan d'étage interactif.

La mise en œuvre de deskbird s'est déroulée sans problème et, avec l'aide de l'équipe support, l'outil a également été intégré à OKTA Identity Management. Cet outil permet aux employés de se connecter facilement à deskbird avec leurs données de connexion habituelle et sécurisées. L'utilisation de l'outil est simplifiée et conduit à une meilleure acceptation par les utilisateurs.   

Même après le déploiement réussi, LOOPING GROUP est en contact régulier avec l'équipe deskbird afin de faire avancer les fonctionnalités manquantes, comme la synchronisation Outlook des salles de conférence ou, par exemple, le blocage temporaire à grande échelle de tables, de zones ou d'étages par les managers de bureaux. À ce stade, on peut toutefois affirmer que l'équipe deskbird travaille déjà au développement de ces fonctionnalités.