Plus d'économies pour les entreprises : des idées efficaces pour réduire les coûts

Un certain nombre d'entreprises ont commencé à utiliser un modèle de travail hybride "avant que ce soit cool".

Cependant, la tendance vers un mode de travail plus flexible a pris une ampleur incroyable avec la pandémie de Covid-19. Les entreprises et les employés ont réalisé qu'il était tout à fait possible de travailler de manière productive à la maison. En fait, le travail à domicile atténue un certain nombre de facteurs de stress, comme les déplacements domicile-travail. Mais il manquait une chose : l'interaction humaine réelle ! 

La pandémie étant partiellement maîtrisée, beaucoup d'entre nous se sont montrés râvis de retourner au travail et de renouer avec leurs collègues et amis. Le travail hybride offre cette possibilité, tout en présentant une multitude d'avantages, comme la réduction des coûts.  

Avec un modèle de travail hybride bien structuré, grâce aux technologies du lieu de travail, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30 % sur les frais de bureau ! Nous allons passer en revue les coûts des bureaux modernes, les conséquences de la pandémie sur le rôle des lieux de travail traditionnels, les opportunités découlant de la nouvelle façon de travailler et comment le choix d'un modèle de travail flexible bien organisé peut vous aider à économiser sur vos frais de bureau.

Le travail hybride aujourd'hui 

Quelle est la situation actuelle du travail flexible après la pandémie ?

Les modèles flexibles ont un impact considérable sur l'espace et l'aménagement des bureaux, car ils changent la façon dont nous voyons le bureau et sa fonction. Le bureau n'est plus un lieu où l'on se contente de travailler, c'est désormais un lieu où l'on peut nouer des relations et se connecter socialement avec ses collègues. Des recherches ont montré que les individus sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à distance car ils sont moins exposés aux distractions. Certes, cet isolement est source de productivité, mais cela implique que les bureaux doivent désormais disposer d'espaces de travail pour les équipes : ceux qui se rendent au bureau ont en fait davantage besoin de collaborer de façon fructueuse avec leurs collègues. 
Nous allons donc changer notre façon d'envisager la conception des bureaux pour qu'ils soient propices à la socialisation, comme le nouveau bureau de McKinsey à Mumbai, en Inde.    

L'aménagement des bureaux de demain doit être intentionnel, comme le suggère une étude approfondie menée par HSM Advisory. Cela signifie qu'il faut créer des espaces qui favorisent la productivité et la collaboration. Le design a le pouvoir de rassembler les gens. La pandémie mondiale a accéléré notre transition vers l'avenir du travail. Quelle est donc la situation actuelle et quelles sont les attentes des employés pour les années à venir ?

Nouvelles tendances pour les bureaux

Nous observons des tendances s'éloignant des environnements de bureau traditionnels. Selon les dernières recherches de Gartner, d'ici 2023, moins d'un tiers des travailleurs numériques choisiront le bureau comme lieu de travail préféré.  Rencontrer ses collègues en personne est devenu une priorité pour beaucoup, ce qui a modifié le rôle du bureau : il n'est désormais plus un simple lieu de travail, au contraire, il remplit également une fonction sociale. Le bureau est l'endroit où les gens peuvent se rencontrer, se connecter et ainsi collaborer. C'est aussi l'occasion de repenser le type d'espaces de bureau nécessaires et, par conséquent, de réduire les coûts. 

De plus, en raison de la nature du travail hybride, où les employés de différentes équipes viennent au bureau à des jours différents, les bureaux peuvent être alternés entre les personnes.

D'ici à 2023, le pourcentage d'employés occupant des sièges partagés passera à plus de 40 %, selon Gartner.

Imaginons que seule la moitié des collaborateurs se rendent au bureau tous les jours. Dans ce cas, les mêmes bureaux peuvent être utilisés par différents employés, réduisant ainsi la nécessité d'un espace de bureau plus grand, puisque que moins de personnes devront être accueillies quotidiennement.

D'ici 2030, 48 % des employés travailleront à distance, contre 30 % avant la pandémie de COVID-19 (Gartner).

La tendance au travail à distance et hybride ne cesse de croître, il est donc crucial que nous nous adaptions en comprenant mieux les besoins d'un tel environnement et la manière dont nous pouvons l'optimiser. Par exemple, l'utilisation efficace des espaces de bureau nécessitera une coordination centrale. Si le travail hybride offre cette possibilité, il appartient aux chefs de bureau d'organiser les efforts pour que les employés soient les plus heureux et les plus productifs. 

👉 D'ici 2022, 60 % des travailleurs privilégieront un bureau intelligent doté de tous les conforts plutôt qu'un bureau à distance (Gartner).

Pour mettre à profit toutes les tendances du travail hybride, nous devons équiper les bureaux de la bonne technologie pour coordonner les employés à distance et au bureau. 

La collaboration a toujours été au centre du travail, mais les équipes de travail hybrides ont besoin d'outils et d'espaces plus sophistiqués pour favoriser les moments d'échange. Les innovations en matière de lieu de travail fleurissent pour résoudre tous les problèmes liés au travail hybride et pour optimiser l'utilisation des espaces de bureau tout en les rendant plus rentables.

Un modèle de travail hybride qui réduit les coûts 

Parmi ses nombreux avantages, le modèle hybride peut aider votre entreprise à faire des économies.

Pour commencer, définissons les frais d'exploitation d'un bureau de 1000 m² avant la pandémie de Covid en Allemagne.

Si l'on s'en tient à l'étude de JLL, chaque employé a besoin de 8m2. Chaque m2 coûte 25€ et le ratio idéal de bureaux est de 1. En gros, chaque employé qui se rend au bureau aura un bureau, et celui-ci sera déterminé par le nombre de jours de télétravail que l'entreprise accorde. Nous avons mis en évidence les jours de pointe, lorsque davantage de personnes se rendent au bureau. Veuillez noter également que dans des villes comme New York et San Francisco, ces prix au m² sont 5 à 6 fois plus élevés, ce qui signifie que les économies réalisées seraient encore plus importantes.  

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Ces chiffres sont basés sur notre nouveau calculateur de bureaux hybrides.

Tout d'abord prenons en compte les coûts immobiliers : la location et les services, le stationnement notamment. Ces coûts s'élèvent à une moyenne approximative de 30 000 € :

• 24 000 € pour les frais de location et  
• 6 000 € pour les frais annexes. 

Historiquement, les coûts auxiliaires étaient d'environ 15 %, mais avec la hausse des prix de l'énergie, il y a eu une augmentation de 50 % pour l'électricité et de 150 % pour le gaz, ce qui a entraîné une augmentation globale de 20 % des coûts auxiliaires, comme le révèle une étude de JLL.  

Les coûts annexes peuvent être répartis en 4 catégories et les économies potentielles sont les suivantes : 

Le modèle hybride permet de réduire ces coûts, en partie parce que moins d'employés doivent se déplacer au quotidien : le besoin d'espace se réduit. L'utilisation d'un logiciel de gestion du lieu de travail permet de collecter des données et mesurer le nombre d'employés qui se rendent effectivement au bureau. En évaluant l'utilisation de l'espace, vous pouvez déterminer si certaines zones peuvent être réaffectées ou si les bureaux peuvent être transformés en salles de réunion.

Cela permet aussi de mettre en place un nettoyage intelligents en utilisant la technologie du lieu de travail. Les ressources pour garantir la propreté sont allouées, et donc payées, en fonction du nombre de personnes qui occupe véritablement le bureau.

Le fonctionnement d'un bureau entraîne également des coûts énergétiques tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation et l'éclairage, coûtant environ 4 000 € par an. Lorsque moins de personnes viennent au bureau, moins d'espace et d'énergie sont nécessaires, et ces coûts peuvent être ainsi limités. Les entreprises peuvent également choisir de couper temporairement l'éclairage pour faire des économies à condition de savoir à l'avance si un bureau ou un étage n'est pas occupé à un moment donné. Par conséquent, l'utilisation de la bonne technologie peut avoir un impact immédiat en reduisant les dépenses.  

Les entreprises doivent également supporter des coûts informatiques, tels que la cybersécurité et les services cloud. Toutefois, ces technologies contribuent à faciliter le modèle hybride et à réduire les coûts à long terme. L'investissement initial dans un logiciel de productivité est très rentable au fil du temps. 

Certaines entreprises choisissent également de couvrir les frais de déplacement. En effet, si les employés travaillent à distance, ce coût ne s'applique plus. Et si certains employés choisissent de venir au bureau quelques fois par semaine, les entreprises auront moins de coûts à couvrir. 

Il existe également un certain nombre de frais pouvant être négligés lors de la gestion d'un bureau, tels que la cafétéria pour vos employés, la papeterie ou d'autres services. 

Pour gérer tous ces coûts, deskbird a recueilli des données en interrogeant des clients et des experts du travail hybride pour vous aider à calculer les économies que vous pourriez réaliser sur vos frais de bureau, en passant à un modèle hybride. 

Par exemple, une entreprise multinationale de 8 000 personnes a introduit le travail hybride, sans adapter sa gestion du bureau qui est restée aux niveaux pré-pandémiques. Suite aux conclusions de l'analyse des données qui ont montré un faible taux d'occupation dans tous les sièges, cette entreprise a choisi de fermer 4 de ses 5 sites les vendredis. Cela a permis de réaliser 90 000 € d'économies par mois. 

Si les données relatives aux dépenses peuvent être collectées sur des feuilles de calcul, la saisie manuelle de toutes ces informations prend du temps. deskbird est la solution idéale pour augmenter l'efficacité et réduire les coûts grâce aux données relatives à l'utilisation des bureaux. Ainsi il est possible d'automatiser la collecte et l'analyse des données relatives aux coûts. 

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Les avantages d'un travail hybride bien organisé 

Nous avons donc mentionné que les avantages d'un travail hybride bien organisé sont nombreux, en dehors de la réduction des coûts. En voici quelques-uns !

Le travail hybride, par nature, est flexible: c'est ce qui le rend attrayant pour de nombreuses personnes. Le choix du lieu de travail donne à chaque individu l'autonomie nécessaire pour organiser sa journée de travail de la manière qui lui convient le mieux. Qu'il s'agisse de travailler depuis son bureau à domicile, depuis un nouveau pays ou depuis un bureau traditionnel, l'hybride permet aux employés de choisir tout cela ou rien du tout ! 

Si un bureau flexible permet aux organisations de faire des économies, il permet également aux employés de réduire d'autres dépenses, les frais de transport en particulier. Avec la hausse du prix de l'essence et les tarifs des transports publics qui s'ajoutent aux heures supplémentaires, éviter le trajet vers le bureau peut permettre d'économiser une somme non négligeable. Sans compter que le fait d'éviter les embouteillages ou les retards de train réduit le stress lié aux déplacements quotidiens. 

Du point de vue de la culture du travail, les modèles hybrides sont également excellents pour assurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le temps supplémentaire économisé sur les trajets domicile-travail et la possibilité de travailler de n'importe où permettent aux individus de consacrer plus de temps à leurs loisirs, de faire de l'exercice et de remplir leurs obligations familiales sans stress supplémentaire. 

Tout ceci étant dit, il est facile de comprendre pourquoi les modèles de travail hybrides conduiraient à une plus grande satisfaction des employés et à une réduction du mécontentement. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la flexibilité et la confiance rendront les employés plus heureux, plus satisfaits de leur travail et moins susceptibles de quitter leur entreprise.

Il a également été démontré que les modèles de travail hybrides augmentent la productivité. En moyenne, les travailleurs entièrement à distance sont 47 % plus productifs que leurs homologues travaillant depuis le bureau, et ce tous les jours de la semaine. Nos recherches montrent qu'un travail hybride bien coordonné, à l'aide d'un système de gestion du lieu de travail, peut faire gagner à vos employés jusqu'à un jour de productivité, chaque semaine.

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Le rôle du bureau est en train de changer et il est temps d'explorerdifférents modèles pour structurer le travail, tel le modèle hybride. Ces changements nous permettent également de réévaluer les dépenses lié au lieu de travail, en nous aidant à économiser les ressources et l'espace que nous n'utilisons plus au quotidien. En réduisant la quantité d'énergie utilisée et les frais de gestion, les bureaux hybrides peuvent bénéficier au plus haut point de la technologie du lieu de travail. Dans le cas d'un travail hybride coordonné, les conséquences sont immédiatement visibles car les données d'une plateforme de gestion du lieu de travail fournissent un retour d'information en temps réel.

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