Économisez 30 % sur les frais de bureau grâce au travail hybride coordonné

Un certain nombre d'entreprises ont commencé à utiliser un modèle de travail hybride "avant que ce soit cool".

Cependant, la tendance vers un mode de travail plus flexible a pris une ampleur incroyable avec l'avènement de la pandémie de Covid-19. Les entreprises et les employés ont réalisé qu'il était possible de travailler de manière productive à la maison. En fait, le travail à domicile atténue un certain nombre de facteurs de stress, comme les trajets domicile-travail. Mais il manquait une chose : l'interaction humaine réelle ! 

La pandémie étant partiellement maîtrisée, beaucoup d'entre nous ont hâte de retourner au travail et de renouer avec leurs collègues et amis. Le travail hybride offre cette possibilité, tout en présentant une multitude d'avantages, comme la réduction des coûts. 

Un modèle de travail hybride bien structuré, coordonné à l'aide de la technologie du lieu de travail, peut permettre aux organisations d'économiser jusqu'à 30 % sur les frais de bureau! Nous examinerons de plus près les coûts des bureaux modernes, l'impact de la pandémie sur le rôle des lieux de travail traditionnels, les opportunités découlant de la nouvelle façon de travailler et comment le choix d'un modèle de travail flexible bien organisé peut vous aider à économiser sur vos frais de bureau.

Le travail hybride aujourd'hui 

Quelle est la situation actuelle du travail flexible après la pandémie ?

Les modèles flexibles ont un impact considérable sur l'espace et l'aménagement des bureaux, car ils changent la façon dont nous voyons le bureau et sa fonction. Le bureau n'est plus un lieu où l'on se contente de travailler. C'est désormais un lieu où l'on peut nouer des relations et se connecter socialement avec ses collègues. Des recherches ont montré que les individus sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à distance. Cela s'explique par le fait que les distractions sociales sont tenues à distance. Cependant, si cet isolement est source de productivité, cela signifie que lorsque les employés viennent au bureau, ils ont besoin d'un espace pour travailler avec leurs équipes pour une collaboration fructueuse. Cela change notre façon d'envisager la conception des bureaux, car cela signifie que nous voulons construire des bureaux propices à la socialisation, comme le nouveau bureau de McKinsey à Mumbai, en Inde.   

L'aménagement des bureaux pour l'avenir du travail doit être intentionnel, comme le suggère une étude approfondie menée par HSM Advisory. Cela signifie qu'il faut créer des espaces qui favorisent la productivité et la collaboration. Le design a le pouvoir de rassembler les gens. La pandémie mondiale a accéléré notre transition vers l'avenir du travail. Quelle est donc la situation actuelle et quelles sont les attentes des employés pour les années à venir ?

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Nouvelles tendances pour l'espace de bureau

Nous observons des tendances s'éloignant des environnements de bureau traditionnels. Selon les dernières recherches de Gartner, d'ici 2023, moins d'un tiers des travailleurs numériques choisiront le bureau comme lieu de travail préféré.Si rencontrer des collègues en personne est une priorité pour beaucoup, le rôle du bureau évolue. Récemment, il est devenu plus qu'un endroit pour seulement travailler. Au contraire, il remplit également une fonction sociale. Le bureau est l'endroit où les gens peuvent se rencontrer, se connecter et ainsi collaborer. C'est aussi l'occasion de repenser le type d'espaces de bureau nécessaires et, par conséquent, de réduire les coûts. 

En outre, en raison de la nature du travail hybride, où les employés de différentes équipes viennent au bureau à des jours différents, les bureaux peuvent être alternés entre les personnes.

D'ici à 2023, le pourcentage d'employés occupant des sièges partagés passera à plus de 40 %, selon Gartner.

Supposons que seule la moitié de la main-d'œuvre vient tous les jours. Dans ce cas, les mêmes bureaux peuvent être partagés, réduisant ainsi la nécessité d'un espace de bureau plus grand, puisque que moins de personnes devront être accueillies quotidiennement.

D'ici 2030, 48 % des employés travailleront à distance, contre 30 % avant la pandémie de COVID-19 (Gartner).

‍Latendance au travail à distance et hybride ne cesse de croître, il est donc crucial que nous nous adaptions en comprenant mieux les besoins d'un tel environnement et la manière dont nous pouvons l'optimiser. Par exemple, l'utilisation efficace de l'espace de bureau nécessitera une coordination centrale. Si le travail hybride offre cette possibilité, il appartient aux chefs de bureau d'organiser les efforts pour produire les employés les plus heureux et les plus productifs. 

👉 D'ici 2022, 60 % des travailleurs privilégieront un bureau intelligent équipé d'un système de bien-être plutôt qu'un bureau à distance (Gartner).

Pour mettre en œuvre les tendances du travail hybride, nous devons équiper les bureaux de la bonne technologie pour coordonner les employés à distance et au bureau. 

La collaboration a toujours été au centre du travail, mais les équipes de travail hybrides ont besoin d'outils et d'espaces plus sophistiqués pour la favoriser. Les innovations en matière de lieu de travail apparaissent à gauche et à droite pour résoudre une multitude de problèmes de travail hybride et optimiser l'utilisation de l'espace de bureau pour les systèmes les plus rentables.

Réduire les coûts en mettant en œuvre un modèle de travail hybride 

En plus d'une variété d'avantages différents, le modèle hybride peut aider votre entreprise à faire des économies.

Tout d'abord, définissons les coûts liés à l'exploitation d'un bureau avant l'arrivée de Covid, pour un espace de bureau de 1000 m² en Allemagne.

Sur la base de l'étude de JLL, nous supposons que chaque employé a besoin de 8m2, que chaquem2 coûte 25€ et que le ratio idéal de bureaux est de 1. En d'autres termes, chaque personne qui vient au bureau aura un bureau, qui est déterminé par le nombre de jours de télétravail que l'organisation fournit. Nous avons appliqué un tampon pour les jours de pointe, lorsque davantage de personnes se rendent au bureau. Il est également important de noter que dans des villes comme New York et San Francisco, ces prix au m² sont 5 à 6 fois plus élevés, ce qui signifie que les économies réalisées seraient encore plus importantes. 

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Ces chiffres sont basés sur notre nouveau calculateur de bureaux hybrides.

En commençant par les coûts immobiliers, cela comprend les frais de location, de loyer et de gestion, comme le stationnement notamment. Ces coûts s'élèvent à une moyenne approximative de 30 000 € :

• 24 000 € pour les frais de location et  
• 6 000 € pour les frais annexes. 

Historiquement, les coûts auxiliaires étaient d'environ 15 %, mais avec la hausse des prix de l'énergie, il y a eu une augmentation de 50 % pour l'électricité et de 150 % pour le gaz, ce qui a entraîné une augmentation globale de 20 % des coûts auxiliaires, comme le révèle une étude de JLL.  

Les coûts annexes peuvent être répartis en 4 catégories et les économies potentielles sont les suivantes : 

L'utilisation d'un modèle hybride permet de réduire ces coûts, en partie parce que moins d'employés doivent venir chaque jour, et donc moins d'espace est nécessaire. Avec un logiciel de gestion du lieu de travail, des données sont collectées pour mesurer le nombre d'employés qui viennent effectivement au bureau. En évaluant l'utilisation de l'espace, vous pouvez déterminer si certaines zones peuvent être réaffectées ou si les bureaux peuvent être transformés en salles de réunion.

Nous pouvons créer des bureaux de nettoyage intelligents en utilisant la technologie du lieu de travail, allouant les ressources de nettoyage en fonction du nombre de personnes utilisant réellement le bureau, tout en payant les coûts de gestion de l'espace et des installations, y compris le nettoyage.

Le fonctionnement d'un bureau entraîne également des coûts énergétiques tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation et l'éclairage, coûtant environ 4 000 € par an. Lorsque moins de personnes viennent au bureau, moins d'espace et d'énergie sont nécessaires, et ces coûts peuvent être ainsi compensés. Les entreprises peuvent également choisir de couper temporairement l'éclairage pour économiser des coûts si elles en savent plus sur l'occupation future. Par exemple, s'ils ne sont pas utilisés, les gestionnaires d'installations peuvent choisir de fermer un étage du bureau pour cette journée. Par conséquent, l'utilisation de la bonne technologie peut avoir un impact plus immédiat sur les économies de coûts. 

Les entreprises doivent également supporter des coûts informatiques, tels que la cybersécurité et les services cloud. Toutefois, ces technologies contribuent à faciliter le modèle hybride et à réduire les coûts à long terme. L'investissement initial dans un logiciel de productivité est très rentable au fil du temps. 

Certaines entreprises choisissent également de subventionner les trajets domicile-travail. En effet, si les employés travaillent à distance, ce coût ne s'applique plus. Et si certains employés choisissent de venir au bureau quelques fois par semaine, les entreprises auront moins de coûts à subventionner. 

Il existe également un certain nombre de coûts pouvant être négligés lors de la gestion d'un bureau, tels que la cafétéria pour vos employés ou la papeterie et les services publics. 

Pour gérer tous ces coûts, deskbird a recueilli des données en interrogeant des clients et des experts du travail hybride pour vous aider à calculer les économies que vous pourriez réaliser sur vos frais de bureau, en passant à un modèle hybride. 

Par exemple, une entreprise multinationale de 8 000 personnes a introduit le travail hybride, mais a continué à gérer les installations aux niveaux pré-pandémiques. Mais, après que les données aient fourni la preuve d'un faible taux d'occupation dans toutes les installations, elle a fermé 4 des 5 sites le vendredi. Cela a permis de réaliser 90 000 € d'économies par mois. 

Si les données relatives aux coûts peuvent être collectées sur des feuilles de calcul, la saisie manuelle de toutes ces informations prend du temps. deskbird est la solution idéale pour accroître l'efficacité et réduire les coûts en collectant les données relatives à l'utilisation des bureaux, ce qui permet d'automatiser la collecte et l'analyse des données relatives aux coûts. 

Les avantages d'un travail hybride bien organisé 

Nous avons donc mentionné que les avantages d'un travail hybride bien organisé sont nombreux, en dehors de la réduction des coûts. Explorons-en quelques-uns !

Le travail hybride, par nature, est flexible: c'est ce qui le rend attrayant pour de nombreuses personnes. Le choix du lieu de travail donne à chaque individu l'autonomie nécessaire pour organiser sa journée de travail de la manière qui lui convient le mieux. Qu'il s'agisse de travailler depuis son bureau à domicile, depuis un nouveau pays ou depuis un bureau traditionnel, l'hybride permet aux employés de choisir tout cela ou rien du tout ! 

Si un bureau flexible permet aux organisations d'économiser des coûts, il permet également aux employés d'économiser des coûts, plus particulièrement des coûts de transport. Avec la hausse du prix de l'essence et les coûts des transports publics qui s'ajoutent aux heures supplémentaires, éviter le trajet vers le bureau peut permettre d'économiser une somme substantielle. En outre, le fait d'éviter les embouteillages ou les retards de train réduit le stress lié aux déplacements quotidiens. 

Du point de vue de la culture du travail, les modèles hybrides sont également excellents pour assurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le temps supplémentaire économisé sur les trajets domicile-travail et la possibilité de travailler de n'importe où permettent aux individus de consacrer plus de temps à leurs loisirs, de faire de l'exercice et de remplir leurs obligations familiales sans stress supplémentaire. 

Tout ceci étant dit, il est facile de comprendre pourquoi les modèles de travail hybrides conduiraient à une plus grande satisfaction des employés et à une réduction de l'attrition. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la flexibilité et la confiance rendront les employés plus heureux, plus satisfaits de leur travail et moins susceptibles de quitter leur entreprise.

Il a également été démontré que les modèles de travail hybrides augmentent la productivité. En moyenne, les travailleurs entièrement à distance sont 47 % plus productifs que leurs homologues travaillant depuis le bureau, et ce tous les jours de la semaine. Nos recherches montrent qu'un travail hybride bien coordonné, tel que l'utilisation d'un système de gestion du lieu de travail, peut faire gagner à vos employés jusqu'à un jour de productivité, chaque semaine.

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On peut dire que le rôle du bureau est en train de changer alors que nous explorons différents modèles pour structurer le travail, comme le modèle hybride. Ces changements nous permettent également de réévaluer les coûts lié au lieu de travail, en nous aidant à économiser les ressources et l'espace dont nous ne disposons peut-être pas en travaillant au bureau tous les jours. En réduisant la quantité d'énergie utilisée et les coûts de maintenance, les bureaux hybrides peuvent grandement bénéficier de la technologie du lieu de travail. Dans le cas d'un travail hybride coordonné, l'impact est immédiat car les données d'une plateforme de gestion du lieu de travail fournissent un retour d'information en temps réel.

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