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La prévention au bureau : conformité et sécurité dans les bureaux hybrides

Publié :

12 juin 2024

Mis à jour :

13 juin 2024

Garantir la sécurité et la conformité des lieux de travail est devenu beaucoup plus simple grâce à notre dernière fonctionnalité : la prévention au bureau. Cette nouveauté de la plateforme deskbird permet aux entreprises de contrôler et de gérer efficacement les rôles clés dans la prévention au bureau, pour répondre directement aux défis des arrangements de travail modernes et flexibles.

Le défi

Nous savons que les entreprises sont confrontées à la lourde tâche de se conformer aux réglementations en matière de santé et de sécurité. Et ce n'est pas tout.

Quel que soit le secteur d'activité, la sécurité sur le lieu de travail est une priorité absolue pour les gouvernements européens, qui ont mis en place une législation complète pour protéger les employés. Ces lois imposent des protocoles de sécurité, notamment des inspections de sécurité régulières, des équipements de protection individuelle et une évaluation approfondie des risques.

Il faut donc veiller à ce qu'il y ait suffisamment de sapeurs-pompiers volontaires (SPV), de sauveteurs secouristes et de responsables d'évacuation dans tous les locaux des bureaux, mais il peut s'avérer complexe et fragmenté d'avoir une vue d'ensemble claire de ces salariés, en particulier dans les lieux de travail hybrides.

Notre solution

La nouvelle fonctionnalité pour la prévention au bureau met en place des actions complètes conçues pour rationaliser la gestion de la conformité et de la sécurité. 

Examinons-le plus en détail :

  • Attribution des rôles : les administrateurs peuvent attribuer des rôles tels que SPV, sauveteur secouriste, responsable d'évacuation et de détenteur de clé à des utilisateurs spécifiques au sein de bureaux précis. Si les administrateurs l'autorisent, les utilisateurs peuvent également gérer les rôles qui leur ont été attribués dans leurs paramètres personnels.
  • Intégration d'un fil d'actualité au bureau : les données relatives aux rôles critiques sont affichées dans un fil d'actualité de bureau récemment remanié, ce qui permet aux administrateurs et aux utilisateurs de voir facilement qui sont les acteurs de la prévention au bureau et quel est leur rôle chaque jour.

  • Intégration du plan d'étage : le personnel clé peut être identifié rapidement et localisé à l'aide des données du plan d'étage en cas d'urgence :

  • Intégration des profils d'utilisateurs : les rôles attribués aux acteurs de la prévention sont clairement affichées dans les profils utilisateurs, ce qui permet à chacun de savoir qui détient les rôles clés :

Comment ça marche

Dans les paramètres des administrateurs :

  • Les administrateurs globaux déterminent qui peut gérer la prévention au bureau, qu'il s'agisse des administrateurs globaux et des administrateurs de bureau uniquement ou des employés.
  • Les administrateurs attribuent des rôles aux utilisateurs qualifiés et ce pour des bureaux spécifiques.

Dans les paramètres personnels de l'employé :

  • Les employés disposant des droits d'accès nécessaires peuvent ajouter ou supprimer leur rôle en tant qu'acteur de la prévention.
  • Les employés peuvent consulter les rôles qui leur sont attribuées.

Avantages pour les administrateurs

Gestion rationalisée de la conformité :

  • Les administrateurs peuvent facilement attribuer et suivre les rôles critiques tels que les SPV, les sauveteurs secouristes, les responsables d'évacuation et les détenteur de clé. Cette centralisation réduit la charge administrative et garantit le respect des réglementations en matière de santé et de sécurité.
  • Visibilité en temps réel : L'intégration d'un fil d'actualité de bureau fournit un aperçu en temps réel des personnes présentes et des acteurs de la prévention au bureau tous les jours, ce qui facilite la prise de décision rapide et les contrôles de conformité.

Renforcement de la coordination en matière de sécurité :

  • Préparation aux situations d'urgence : l'intégration des plans d'étage permet d'identifier et de localiser rapidement le personnel clé en cas d'urgence, ce qui garantit une action rapide et de meilleurs résultats en matière de sécurité.
  • Répartition claire des rôles : en affichant le rôle des acteurs de la prévention dans les profils des utilisateurs, les administrateurs s'assurent que tous les employés savent qui détient les rôles critiques, ce qui améliore la coordination et la communication en cas d'urgence.

Gestion flexible des rôles :

  • Les administrateurs peuvent attribuer et réattribuer les rôles en fonction des besoins, en s'adaptant aux changements de disponibilité du personnel ou d'emplacement des bureaux sans perturbation majeure.
  • Les administrateurs peuvent décider si des administrateurs globaux ou spécifiques à un bureau, et éventuellement d'autres employés, peuvent gérer la prévention au bureau, répartir les responsabilités et améliorer l'efficacité.

Avantages pour les salariés

Sensibilisation et responsabilisation

  • Les utilisateurs peuvent gérer les rôles qui leur sont attribués directement dans leurs paramètres personnels, ce qui favorise le sens des responsabilités et l'appropriation de leur contribution à la sécurité sur le lieu de travail.
  • Les rôles étant clairement affichées dans les profils des utilisateurs, tous les employés sont conscients de leur rôle et de celui de leurs collègues, ce qui renforce la responsabilité mutuelle et la coopération.

Amélioration de la coordination et de la communication

  • L'intégration d'un fil d'actualité permet aux utilisateurs de voir qui est responsable de la prévention au quotidien, ce qui favorise une meilleure communication et une meilleure collaboration entre les membres du personnel.
  • Le fait de connaître les rôles et les emplacements du personnel clé grâce à l'intégration du plan d'étage permet aux utilisateurs d'agir efficacement en cas d'urgence et d'assurer une réponse mieux coordonnée.
  • Les utilisateurs disposant des droits d'accès nécessaires peuvent ajouter ou supprimer leur rôle dans la prévention au bureau selon leurs besoins, ce qui leur permet de faire preuve de souplesse et d'adaptabilité dans leur rôle.
  • En comprenant et en contrôlant clairement leur rôle, les utilisateurs sont plus engagés et proactifs dans leur contribution à la sécurité et à la conformité sur le lieu de travail.

Avantages globaux pour l'organisation

  • deskbird garantit que les entreprises respectent les réglementations en matière de santé et de sécurité, réduisant ainsi les risques et les responsabilités potentielles.
  • L'identification et la localisation rapides du personnel clé en cas d'urgence améliorent la sécurité générale du lieu de travail, ce qui permet d'obtenir de meilleurs résultats dans les situations critiques.
  • L'attribution claire des rôles et la possibilité pour les utilisateurs de gérer leurs fonctions favorisent une main-d'œuvre mieux organisée, plus responsable et plus motivée, contribuant ainsi à un environnement de travail positif et productif.

La fonctionnalité de prévention au bureau de deskbird permet aux entreprises de gérer efficacement les rôles en matière de santé et de sécurité dans des environnements de bureau flexibles, améliorant ainsi la conformité et la sécurité en général. Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible à partir de notre plan Business.

Avec deskbird, il n'a jamais été aussi facile de garantir un lieu de travail sûr et conforme. Restez informé sur les mises à jour au fur et à mesure que nous affinons et développons cette fonctionnalité.

Envie de tester cette nouvelle fonctionnalité ? Demandez dès aujourd'hui une démonstration gratuite de deskbird.