10 points de vue de 100 responsables de lieux de travail

1. Il n'y a pas de retour à la normale, mais une nouvelle forme de normalité.

Le nombre de personnes qui veulent que tout soit comme avant l'arrivée du Covid-19 dans nos vies diminue. Nombreux sont ceux qui ont appris à accepter les changements que la pandémie nous a imposés. Par exemple, les entreprises ont découvert que le travail à domicile ne nuit pas nécessairement à la productivité. C'est pourquoi de nombreuses organisations ont introduit un modèle de travail hybride qui permet aux employés de combiner le travail à domicile et le travail au bureau. Le modèle hybride s'est imposé.

2. Le travail basé sur l'activité va se généraliser

Lors de l'évaluation de la productivité dans ces nouvelles circonstances, le modèle de travail basé sur l'activité a fait ses preuves. Il encourage les employés à se concentrer sur un travail approfondi lorsqu'ils sont chez eux, afin d'éviter d'être interrompus pendant les phases de concentration. Le travail d'équipe, les réunions de projet ou d'autres discussions se déroulent au bureau pour faciliter la communication verbale et non verbale. C'est pourquoi les équipes fixent souvent un ou plusieurs jours de bureau où tous les membres du groupe sont présents.

3. Les employés se doivent de gérer leur propre semaine de travail, aussi efficacement que possible.

Le fait que les employés changent plus fréquemment de lieu de travail pose un certain nombre de problèmes. Tout d'abord, l'organisation de la semaine de travail ne doit pas devenir une tâche fastidieuse, mais se faire par le biais d'un système simple et direct. Deuxièmement, les avis des responsables du lieu de travail sont partagés sur la question de savoir si les employés doivent décider individuellement de l'heure de leur arrivée au bureau ou si cette décision doit être centralisée. Certains plaident en faveur d'une prise de décision centralisée afin d'éviter la création de groupes au bureau et à l'extérieur du bureau et de favoriser la diversité (vous pouvez en savoir plus sur cette position dans cet article de la HBR). D'autres sont tout à fait favorables à l'idée de donner aux employés les moyens de s'organiser eux-mêmes. Comme il n'y a pas de bonne ou de mauvaise manière de procéder, nous vous recommandons de prendre cette décision en tenant compte des circonstances spécifiques de votre organisation.
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4. Aller au bureau sera une décision sociale

Les responsables du lieu de travail sont unanimes sur ce point. Le fait que son collègue préféré soit au bureau devient une raison de s'y rendre. Les employés sont impatients de savoir qui est au bureau et où ils peuvent les trouver. Cela les aide à choisir leur jour de travail et leur bureau. En outre, la revitalisation de la culture de bureau est devenue de plus en plus importante au cours des derniers mois.

5. Un besoin pour les outils d'analyse du lieu de travail

Alors que les employés continuent de travailler à distance et au bureau, les gestionnaires de bureaux sont confrontés à la complexité croissante de la gestion de leur espace de travail. Ils veulent savoir exactement quelle est l'utilisation de leur espace de bureau et quels sont les besoins. L'analyse des bureaux peut également fournir des informations sur les tendances saisonnières et aider à optimiser l'utilisation de l'espace tout en réduisant les coûts de bureau. Il est essentiel que les gestionnaires de l'espace de travail reçoivent des chiffres exacts et détaillés sur leurs bureaux afin d'en tirer des recommandations exploitables pour le développement futur de l'espace de travail.

6. Les bureaux seront réaménagés

Conséquence logique de ce qui précède, il est clair que la plupart des espaces de bureau devront être réaménagés, voire redéfinis. Selon le modèle de travail hybride choisi par une entreprise, le nouvel aménagement sera adapté. Si certains réaménagements plus modestes, tels que le passage à des bureaux plus flexibles plutôt que fixes, ne nécessitent pas de grands changements structurels, des changements plus importants sont prévus pour les années à venir. Par exemple, certains responsables de lieux de travail envisagent de créer des espaces de coworking internes pour leurs employés, avec des bureaux partagés et de grands espaces de collaboration. D'autres entreprises poursuivent la même idée avec l'objectif de permettre aux utilisateurs externes d'y accéder également.

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7. La confiance est essentielle

Il est vrai que cette idée n'est pas nouvelle. Toutefois, la pandémie a contraint les dirigeants à faire davantage confiance à leurs employés et nos interlocuteurs ont confirmé que la productivité n'avait pas souffert du fait de travailler plus fréquemment à domicile. L'amélioration des outils de gestion et de suivi des performances permet toujours d'exercer un contrôle approprié. Dans l'ensemble, l'une des qualités de leadership les plus importantes sera la confiance en son équipe.

8. Les réductions de coûts sont bien réelles

Outre l'analyse et le réaménagement des bureaux, l'adoption d'un modèle de travail hybride permet également de réaliser des économies à long terme. Certains des gestionnaires de bureaux avec lesquels nous nous sommes entretenus ont déjà résilié leurs baux de bureaux et sont passés à un espace de bureau mieux adapté. Nombreux sont ceux qui envisagent également de réduire l'encombrement des bureaux, ce que certaines entreprises ont réussi à faire jusqu'à 40 %. Les réductions de coûts dépendent évidemment du type de modèle hybride mis en œuvre et du ratio de bureaux décidé, qui se situe dans la plupart des cas entre 0,3 bureau par ETP et 0,8 bureau par ETP.

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9. Les entreprises obtiendront un avantage concurrentiel (employeur)

La guerre des talents est lancée et s'intensifie de jour en jour. Un modèle de travail hybride permet non seulement aux entreprises d'accéder à un plus grand vivier de talents en élargissant l'éventail des sources géographiques, mais aussi d'améliorer la rétention des employés et l'attractivité de l'employeur. Cela est particulièrement vrai pour les jeunes générations, 92 % des milléniaux désignant la flexibilité comme leur principale priorité lorsqu'ils choisissent un emploi (Source : Capability Jane). Comme on peut le constater, le travail hybride n'est pas seulement un sujet pour les employés actuels, mais aussi pour les futurs employés.

10. Le modèle hybride doit être planifié

Le travail hybride est le mot à la mode cette année pour les managers du lieu de travail. En raison de son impact considérable sur chaque employé, la transition vers un modèle de travail hybride doit être bien planifiée et exécutée pour ne pas devenir un échec. Comme ce changement exige beaucoup d'efforts, mais aussi beaucoup d'expérience et de connaissances, deskbird est là pour vous aider. 

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