Comprendre et réduire la taxe de coordination

Une équipe d'ingénieurs en informatique s'apprête à lancer un nouveau produit révolutionnaire dans un bureau animé de Berlin. 

Tout le monde est enthousiaste, mais une réalité moins glamour se déroule en coulisses. 

Ces ingénieurs participent à un trop grand nombre de réunions et de séances de travail quotidiennes, échangent des emails et passent des heures à mettre à jour les outils de gestion de projet pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Bien qu'ils fassent de leur mieux, le projet est retardé en raison d'un fardeau caché qui pèse sur de nombreux lieux de travail modernes : la taxe de coordination.

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Qu'est-ce que la taxe de coordination ?

La taxe de coordination n'est pas une taxe proprement dite imposée par les gouvernements, mais plutôt un coût symbolique que les organisations paient en termes de temps, d'énergie et de ressources. C'est le prix à payer pour s'assurer que toutes les parties d'une organisation travaillent ensemble sans heurts. 

Si la collaboration est vitale, une mauvaise coordination peut silencieusement assécher la productivité, tuer l'innovation et gonfler les coûts opérationnels. Aujourd'hui, l'efficacité et la rapidité sont les maîtres mots du monde des affaires. Il est donc primordial de comprendre et de minimiser les taxes de coordination.

Ce phénomène peut se manifester de différentes manières : canaux de communication compliqués, réunions successives et tâches répétitives. Contrairement aux dépenses tangibles, la taxe de coordination est souvent négligée, ce qui la rend très préjudiciable à la productivité.

Une étude réalisée en 2019 par la Harvard Business Review a révélé que le cadre moyen passe près de 23 heures par semaine en réunion (contre moins de 10 heures dans les années 1960). Si certaines de ces réunions sont importantes, beaucoup pourraient être évitées (souvenez-vous du mantra "cette réunion aurait pu être un email") ou simplifiées, ce qui réduirait considérablement la taxe de coordination. Le temps passé à coordonner des activités est du temps qui n'est pas consacré à un travail réellement productif, ce qui entraîne ce que l'on pourrait considérer comme un"coût d'opportunité" de la perte d'innovation et d'efficacité.

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Quelles sont les causes de la taxe de coordination ?

Comme nous l'avons mentionné, les organisations accumulent la taxe de coordination pour de très nombreuses raisons :

• La surcharge de communication : Dans les grandes équipes, les canaux de communication peuvent croître de manière exponentielle, ce qui entraîne des erreurs de communication, des retards et une surcharge d'informations. Plus il y a de personnes impliquées dans un projet, plus il faut de temps et d'efforts pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
• Des départements cloisonnés : Lorsque les départements fonctionnent de manière isolée, ils peuvent dupliquer leurs efforts ou poursuivre des objectifs contradictoires, ce qui conduit à un gaspillage des ressources et à des stratégies mal alignées. Ce phénomène se produit principalement dans les grandes entreprises où la communication interdépartementale nécessite de naviguer dans des bureaucraties complexes.
• Réunions redondantes : Les réunions peuvent occuper une partie importante d'une journée de travail. Dans une étude interne, Microsoft a découvert que les employés passaient plus de 8 heures par semaine, soit l’équivalent d’une journée de travail complète, juste pour se préparer aux réunions. Lorsque les réunions deviennent routinières plutôt que ciblées, elles s’ajoutent à la taxe de coordination.
• Hiérarchies : Dans les organisations comportant plusieurs niveaux de gestion, les processus de prise de décision peuvent être ralentis. Chaque niveau supplémentaire d'approbation ou d'examen ajoute du temps et de la complexité, augmentant ainsi la taxe de coordination.
• Absence de rôles et de responsabilités clairs : L'ambiguïté quant aux responsabilités de chacun peut être source de confusion, de duplication des efforts ou de négligence des tâches essentielles.  
• La fragmentation des outils : Plus nous utilisons d'outils numériques pour améliorer notre productivité, plus il est difficile de coordonner notre travail. Lorsque nous utilisons trop d'outils, nous perdons du temps à passer de l'un à l'autre et à nous assurer qu'ils fonctionnent tous ensemble. Chaque outil a ses notifications, ses mises à jour et ses courbes d'apprentissage.

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L'impact de la taxe de coordination

Les conséquences d'une taxe de coordination élevée sont considérables. 

Selon un rapport du Project Management Institute (PMI) datant de 2020, les organisations perdent en moyenne 109 millions de dollars pour chaque milliard de dollars investi dans des projets en raison d'inefficacités, dont la plupart découlent d'une mauvaise coordination.  

Les autres effets sont les suivants :

• Diminution de la productivité : Lorsque trop de temps est consacré à la coordination, il en reste moins pour se concentrer sur le travail. Une étude réalisée par Asana, une plateforme de gestion du travail de premier plan, a révélé que les employés consacrent 60 % de leur temps au"travail sur le travail", c'est-à-dire à des tâches telles que la communication sur les fonctions, la recherche d'informations ou la participation à des réunions, plutôt qu'à des activités réellement productives.
• L'épuisement des employés : Jongler constamment avec des tâches de coordination peut conduire au stress et à l'épuisement. Une enquête Gallup a révélé que 23 % des employés se sentent souvent épuisés au travail, l'inefficacité des processus de travail étant un facteur déterminant.
• Projets retardés : Les projets sont souvent retardés en raison du temps nécessaire pour aligner les différentes parties prenantes. 
• Augmentation des coûts : L'impact financier direct de la taxe de coordination peut être considérable. McKinsey & Company estime qu'une collaboration inefficace coûte à l'économie mondiale près de 1 500 milliards de dollars par an. Cela comprend les coûts associés aux retards, aux efforts redondants et à la nécessité de ressources supplémentaires pour gérer la complexité.
• L'étouffement de l'innovation : La créativité et l'innovation peuvent souffrir lorsque les équipes s'enlisent dans des tâches de coordination. Les employés qui passent leur temps en réunion et à répondre à des emails ont peu de temps à consacrer à la recherche de nouvelles idées ou à l'élaboration de solutions innovantes.

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Stratégies pour minimiser la taxe de coordination

Si la taxe de coordination est un problème omniprésent, il n'est pas insurmontable. Les organisations peuvent mettre en œuvre différentes stratégies pour réduire ce coût caché. Examinons-les :

• Rationalisation de la communication : La simplification des protocoles de communication et la réduction du nombre d'outils utilisés sont essentielles pour réduire la taxe de coordination.
• Clarifier les rôles et les responsabilités : Une définition claire des rôles et des structures de responsabilité peut contribuer à réduire la confusion et à faire en sorte que chacun sache ce que l'on attend de lui.  
• Réduire le nombre de réunions : L'instauration de politiques visant à limiter le nombre et la durée des réunions peut libérer du temps pour un travail plus productif. La"règle des deux pizzas" conçue par Amazon, nous dit que les équipes doivent être suffisamment petites pour être nourries par deux pizzas : un exemple célèbre de la manière dont la réduction de la taille des réunions peut améliorer l'efficacité.
• Encourager les équipes interfonctionnelles : Casser les silos en encourageant la collaboration interfonctionnelle peut conduire à des processus plus holistiques et plus efficaces. Réputé pour sa créativité, Google réunit fréquemment des groupes interdisciplinaires pour traiter des questions difficiles, promouvoir des points de vue variés et minimiser les doublons.
• Adopter des méthodologies agiles : Les pratiques agiles, telles que les réunions quotidiennes et les sprints, peuvent contribuer à réduire la taxe de coordination en favorisant une collaboration continue et ciblée. Des géants de la technologie comme Spotify et Netflix ont mis en œuvre des méthodologies agiles pour soutenir la productivité et favoriser l'innovation.

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Le rôle de la technologie dans le traitement de la taxe de coordination

Traiter avec différents outils peut ajouter de la complexité, mais la mise en œuvre de la technologie appropriée peut simplifier les processus et diminuer le besoin d'une coordination excessive. Les outils d'IA sont de plus en plus utilisés pour prévoir les obstacles potentiels, automatiser les tâches quotidiennes et améliorer les flux de communication.

Par exemple, IBM utilise l’IA dans la gestion de projet pour rendre les prévisions et l’allocation des ressources plus précises, pour réduire les délais et les coûts. De plus, les plateformes de travail à distance comme Zoom et Microsoft Teams Disposez de fonctionnalités telles que la transcription automatique des réunions et des outils de gestion de projet intégrés pour aider à minimiser les problèmes de coordination.

‍deskbird fournit également des recommandations personnalisées en matière de présence au bureau grâce à l'IA, en fonction des préférences individuelles, des habitudes de présence des collègues, des événements à venir et des tendances en matière de réservation.

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Conclusion

Les effets négatifs d'une mauvaise coordination vont au-delà des implications financières et affectent la productivité, le bien-être des employés et les capacités d'innovation . Identifier les indicateurs d'une taxe de coordination élevée et employer des méthodes pour la réduire permet aux entreprises d'accroître leur efficacité et, en fin de compte, d'améliorer leurs résultats.

Le défi n'est pas d'éliminer la coordination - en effet, la collaboration est essentielle pour réussir - mais de s'assurer qu'elle est aussi efficace et efficiente que possible. 

Pour reprendre les termes de Peter Drucker, "L'efficacité consiste à faire les choses correctement ; l'efficience consiste à faire les bonnes choses." 

En réduisant la taxe de coordination, les organisations peuvent s'assurer qu'elles font les deux.

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