Collaborer dans un environnement de travail hybride : le lien entre l'aménagement des bureaux et le travail d'équipe

Votre espace de travail est-il conçu pour favoriser la collaboration au sein d'une équipe hybride ? 

‍La collaboration dans un environnement de travail hybride diffère totalement de la collaboration en présence. Certains employés peuvent assister à une réunion depuis le bureau, tandis que d'autres sont chez eux ou sur un troisième lieu de travail. Comment faire pour que cela fonctionne ? Comment s'assurer que chacun puisse s'exprimer et se sente inclus ? 

D‍es outils de travail en ligne, des systèmes en nuage, outils de communications à distance... Les entreprises ont mis en place de nombreuses solutions efficaces pour faciliter le travail d'équipe de manière numérique. Mais qu'en est-il du lieu de travail physique? Les gens viennent encore sur place de temps en temps. Le rôle du bureau a changé avec l'essor du travail hybride. C'est un lieu où l'on peut socialiser et tisser des liens avec ses collègues et où les membres de l'équipe ont l'occasion de travailler sur des projets de groupe. Par conséquent, l'aménagement de votre bureau doit répondre aux besoins d'une main-d'œuvre hybride. La transformation doit être non seulement numérique, mais aussi physique.

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Cet article explique pourquoi il est essentiel de repenser l'agencement des bureaux et comment créer un espace de travail hybride qui invite à la collaboration et favorise l'inclusion.

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Équipe hybride et collaboration : une combo parfaite

Collaboration : l'atout d'une entreprise prospère

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Comme l'a dit Martha Goedert : "Si vous voulez aller vite, allez-y seul. Si vous voulez aller loin, allez-y ensemble". Favoriser la collaboration est l'une des clés de voûte de la réussite à long terme d'une entreprise, mais le travail hybride a bouleversé la façon dont les membres d'une équipe travaillent ensemble. Même lorsque les employés sont équipés des meilleurs outils de collaboration à distance, ils estiment toujours que l'interaction en personne est un élément clé d'une collaboration fructueuse. Selon le rapport 2022 Hybrid Work Statistics de Zippia, 87 % des travailleurs estiment que les rencontres en personne sont importantes pour collaborer et nouer des relations avec leurs collègues. En outre, le travail d'équipe et la collaboration sont essentiels pour le moral et l'expérience des employés. Ils permettent d'établir des liens sur le lieu de travail, de créer un sentiment d'appartenance et de fédérer une communauté, ce qui est primordial pour le bien-être mental et la satisfaction au travail. Mais attention ! Il ne s'agit pas de forcer les gens à travailler tout le temps ensemble. Il s'agit de faciliter la collaboration et d'aider les employés à travailler ensemble grâce à un environnement professionnel propice et aux bons outils.

Travail hybride : la meilleure approche pour faire prospérer les équipes

Si le travail hybride oblige les organisations et les managers à repenser la collaboration, ce nouveau mode de travail est essentiel pour répondre aux attentes d'une main-d'œuvre moderne. Il n'est pas question de revenir à l'époque où l'on se rendait au bureau tous les jours de 9 heures à 18 heures.

Les avantages du travail hybride sont considérables, qu'il s'agisse d'une plus grande satisfaction au travail, d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou d'une plus grande productivité. Pour ces raisons et bien d'autres encore, 37 % des demandeurs d'emploi rejetteraient une offre si elle n'incluait pas de modalités de travail flexibles. De même, 28 % des salariés refuseraient une promotion professionnelle si elle impliquait un emploi du temps entièrement sur place. Enfin, 28 % des travailleurs refuseraient une nouvelle offre par un employeur qui n'inclut pas une approche "work from anywhere" dans sa politique de travail. 

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💡 Vous souhaitez en savoir plus sur ce que les chiffres révèlent à propos de ce mode de travail ? Consultez les dernières statistiques sur le travail à distance ! 

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Collaborer dans un environnement de travail hybride : l'importance de transformer les lieux de travail numérique et physique en même temps

La collaboration entre les équipes hybrides n'est pas seulement numérique

Autoriser des modalités de travail plus flexibles oblige les entreprises à réfléchir à une stratégie de transformation numérique rapide et à la mettre en œuvre. Certaines organisations peuvent se sentir perdues face à cette évolution rapide. Cependant, il s'agit d'une étape essentielle pour garantir le succès des pratiques de travail hybrides et pour moderniser votre entreprise. Les membres des équipes doivent pouvoir travailler depuis chez eux et avec leurs collègues aussi facilement que lorsqu'ils sont tous au bureau.

Cependant, avec un modèle de travail hybride, tout ne se passe pas virtuellement comme dans le cadre d'une politique de travail à distance. Par conséquent, la collaboration doit également se développer sur place, que toute l'équipe soit au bureau ou non. C'est pourquoi il est essentiel de transformer à la fois le lieu de travail numérique et le lieu de travail physique. Lorsqu'ils sont sur place, les employés doivent avoir accès à des espaces de travail qui leur permettent de collaborer avec leurs collègues au bureau et avec ceux qui travaillent à distance.

Les quatre différents types de collaboration dans un paysage hybride

La collaboration prend des formes différentes. Voici les quatre types de collaboration que vous pouvez rencontrer.

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• Colocalisé et synchrone

Dans ce paysage collaboratif, les employés travaillent ensemble à partir de l'endroit exact où ils se trouvent. Par exemple, ils se réunissent tous au bureau le mercredi. De nos jours, on tend à réserver davantage d'espaces collectifs que d'espaces individuels.

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• Colocalisé et asynchrone

Dans ce cas, les employés partagent le même lieu de travail mais ils travaillent séparément sur leurs propres tâches. Dans ce cas, les collaborateurs privilégient les endroits calmes et les bureaux individuels.

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• À distance et synchrone

Dans un système de collaboration à distance et synchrone, tout le monde travaille ensemble, mais depuis son domicile ou depuis un troisième lieu de travail. C'est le cas des équipes distribuées. Il est donc essentiel de disposer des meilleurs outils de collaboration en ligne. 

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• À distance et asynchrone

Le dernier type de collaboration hybride prévoit que chaque membre travaille individuellement et à distance. Ils se concentrent sur des tâches liées à des projets de groupe, mais de manière autonome, souvent avant de passer au mode synchrone, par exemple. 

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Le rôle de l'espace de travail et son impact sur la collaboration

Se concentrer sur des tâches individuelles chez soi et planifier le travail collaboratif pour les journées au bureau

Avec le travail hybride, de nombreux employés adaptent leurs méthodes de travail. La majorité d'entre eux donne la priorité aux tâches individuelles pour le bureau à domicile et garde les tâches liées aux projets de groupe pour les journées au bureau. Par conséquent, le rôle du lieu de travail physique change complètement. Bien que certains membres de l'équipe apprécient toujours de travailler de manière indépendante au bureau, la plupart d'entre eux attendent avec impatience de pouvoir réserver une place dans une structure collective pour travailler avec leurs pairs. Les chargés de l'immobilier d'entreprise ainsi que les chargés d'aménagement de bureaux doivent composer avec cet aspect pour repenser la finalité du bureau et créer un espace de travail qui réponde aux attentes de la main-d'œuvre hybride. 

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Créer des espaces qui encouragent les "bavardages autour d'un café" et les liens entre les membres de l'équipe

Dans un environnement de travail hybride, la fonction du bureau change également : il ne s'agit plus d'un lieu lié uniquement aux tâches professionnelles. Il devient un point de rencontre pour socialiser et renouer avec ses collègues après quelques jours ou semaines de travail à domicile. Quel lien avec la collaboration et l'aménagement des bureaux ? Il y a un réel intérêt à créer un espace dédié aux interactions en personne et à la cohésion d'équipe. Ces endroit "à la cool" ne sont pas faits pour travailler, mais pour passer du bon temps avec ses collègues et nouer des liens personnels. Cela a une grande influence sur la capacité d'interaction et de collaboration parmi les employés.

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Construire des espaces conçus pour des équipes hybrides

L'aménagement des bureaux peut contribuer à améliorer la cohésion et le travail d'équipe dans un environnement de travail flexible, qu'il s'agisse des équipements matériels ou des logiciels. Les équipes hybrides ont besoin d'accéder à des outils et des ressources propres à la collaboration hybrides pour travailler ensemble sans pour autant être au même endroit. 

Nous avons presque tous vécu l'expérience de la vidéoconférence, du chat de Pauline qui passe devant l'écran et de Chloé qui râle contre sa connexion internet. Nous savons donc tous que la technologie joue un rôle clé dans l'efficacité de la collaboration dans une configuration de travail hybride. Dans la suite de cet article, nous expliquerons les outils et les ressources disponibles, comment ils favorisent la collaboration hybride et pourquoi les entreprises devraient fortement envisager d'investir dans ces outils.

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Favoriser le travail d'équipe et la collaboration dans un environnement hybride : bonnes pratiques pour les chargés de l'immobilier d'entreprise et de l'aménagement de bureaux

Les données et les personnes : vos atouts pour créer un environnement de travail hybride prospère

Données

La première étape de la création d'un espace de travail qui favorise le travail d'équipe et la collaboration consiste à étudier en détail les données analytiques de votre lieu de travail. Par exemple, vous devez déterminer les taux d'utilisation et d'occupation de vos bureaux. Les espaces collectifs sont-ils principalement utilisés par votre main-d'œuvre hybride, ou vos équipes préfèrent-elles continuer à travailler sur des bureaux individuels comme dans un modèle de travail traditionnel ? Certaines salles de réunion sont-elles réservées plus souvent que d'autres ? Si oui, est-ce parce qu'elles sont équipées d'un équipement spécifique ? Les données peuvent répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore. Mais où trouver ces informations ? L'analyse du lieu de travail est votre mine d'or ; vous pouvez par exemple la trouver sur l'application deskbird . 

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Employés

Prendre des décisions fondées sur des données est l'une des clés de la construction d'un environnement de travail prospère. Cependant, l'avis de ses employés est l'ingrédient secret pour favoriser la collaboration et déclencher la satisfaction et le bonheur parmi nos équipes. En interrogeant directement les travailleurs, vous pouvez comprendre ce qui manque ou ce qui pourrait être amélioré dans votre système hybride. Cela peut se faire par le biais d'un questionnaire de satisfaction des employés spécifique à ce sujet ou en partageant un café avec vos collègues.

Tous les services doivent travailler ensemble pour concevoir un espace de travail collaboratif réussi.

Les chargés de l'immobilier de l'entreprise et les chargés de l'aménagement de bureaux jouent un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail propice à la collaboration. Cependant, la collaboration avec d'autres départements est fondamentale pour créer un environnement de travail réussi. Par exemple, le travail de l'équipe informatique est essentiel pour mettre en œuvre des outils de collaboration numériques hybrides de manière efficace et sûre. Les chefs d'équipe aident à mieux comprendre ce dont les employés ont besoin pour faciliter le travail d'équipe sur le lieu de travail. Les responsables financiers déterminent si ces changements sont financièrement réalisables. Ils peuvent également déterminer dans quelle mesure vos efforts pour créer un environnement de travail plus collaboratif profitent au portefeuille de l'entreprise, ce qui peut vous aider à en faire plus.

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Technologie : son rôle essentiel dans la promotion du travail d'équipe et de la collaboration sur le lieu de travail

Logiciel de réservation de salles

La réservation de salles, comme deskbird, est une application intégrée qui permet aux membres de l'équipe de réserver une salle de réunion pour une heure précise à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur. Vos salles de réunion ne sont pas toutes équipées de la même manière. Certaines peuvent être équipées de tableaux blancs et de tables connectées, tandis que d'autres disposent de systèmes de partage d'écran en direct. Grâce à ce système de réservation d'espaces, les employés peuvent s'assurer d'obtenir la salle de réunion dont ils ont besoin pour collaborer dans des conditions optimales.

Plateforme de planification hybride

Imaginez à quel point il est frustrant d'arriver au bureau et de prévoir de travailler avec un collègue sur un projet commun pour se rendre compte que cette personne ne travaille pas sur place ce jour-là. Ces situations peuvent avoir un impact considérable sur le niveau de collaboration des employés. Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons d'utiliser une plateforme "hybrid scheduling" (l'application deskbird est également équipée d'une fonction de planification hebdomadaire ). De cette manière, les managers et les membres de l'équipe peuvent voir les emplois du temps de chacun et planifier leur semaine en conséquence.

Analyse du lieu de travail 

Comme nous l'avons mentionné, l'analyse de votre lieu de travail est une source d'information précieuse pour créer un environnement de travail qui favorise le travail d'équipe et la collaboration. Votre infrastructure numérique collecte et examine sans cesse les données pour déterminer si l'aménagement des bureaux est utilisé comme vous l'aviez imaginé. Cela vous permet également d'intercepter les marges d'amélioration afin de continuer à renforcer la collaboration au sein de votre main-d'œuvre hybride.

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Matériel connecté

La technologie des bureaux intelligents joue un rôle clé dans la connexion des employés sur site et à distance dans un environnement de travail hybride. Les entreprises spécialisées dans ce domaine développent des technologies auxquelles nous n'aurions jamais pensé il y a quelques années. En fonction de vos besoins et de votre budget, vous pouvez investir dans les outils de collaboration hybride suivants :

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• le partage d'écran en direct ;
• les dispositifs de réalité virtuelle (VR) ;
• les tableaux blancs ;
• des tables connectées ;
• des machines à café intelligentes ☕ (ne sous-estimez pas le pouvoir d'une pause-café pour resserrer les liens au sein de l'équipe et favoriser les idées créatives) ;
• etc.

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Vous savez maintenant pourquoi la transformation de l'espace de travail numérique et le réaménagement de votre bureau sont essentiels pour favoriser la collaboration des équipes hybrides. L'analyse des données et les échanges avec vos employés et les autres services vous permettent de cerner les points les plus problématiques pour votre main-d'œuvre hybride et de définir les priorités. Grâce à des avis constructifs et à un bon travail d'équipe, vous pouvez répondre aux besoins des employés qui collaborent dans un environnement de travail hybride. 

Outre l'adaptation des types d'espaces de travail que vous proposez, la mise à niveau des logiciels et du matériel doit également être envisagée pour doter votre personnel des outils et des ressources adéquats afin qu'il puisse s'épanouir dans un environnement de travail flexible. Recherchez-vous un système de gestion d'espace de travail hybride convivial qui s'adapte à vos besoins ?

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Sources :

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• 35+ COMPELLING WORKPLACE COLLABORATION STATISTICS [2023]: THE IMPORTANCE OF TEAMWORK, Zippia;
• Statistiques sur le travail à distance : Que disent les chiffres ?, deskbird.

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