Gestion des installations : pourquoi l'utilisation de la technologie est-elle si cruciale ?

L'aménagement de vos bureaux correspond-il aux besoins de vos employés ? Comment pouvez-vous réduire les coûts de l'entreprise tout en offrant un environnement de travail sûr et agréable ? Sur quelles solutions technologiques pouvez-vous compter pour améliorer la gestion des installations (également appeléfacility management ouFM) ? Dans un monde en constante évolution, vous devez être au courant des dernières tendances du travail et utiliser la technologie pour soutenir et améliorer l'expérience des employés. Comment la technologie du lieu de travail peut-elle aider votre entreprise à fonctionner correctement, à réduire les dépenses, à entretenir les installations et à soutenir les travailleurs ? Les outils numériques permettent une plus grande productivité et constituent un élément majeur de l'expérience sur le lieu de travail. Découvrez comment l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation et d'autres technologies deviennent un véritable atout pour conserver un espace de bureau efficace, sûr et bien entretenu. 

Collecter des données pour une meilleure gestion des installations

Le rôle d'un gestionnaire d'installations

Les Facility Managers ou gestionnaires d'installation sont indispensables à une entreprise pour maintenir la sûreté et la sécurité, simplifier les processus, soutenir les personnes, assurer le bon déroulement des opérations, faire des économies et faire en sorte que le lieu de travail assure une expérience positive aux employés. Évidemment, ils doivent être au courant de ce qui se passe au bureau, observer et analyser pour trouver des solutions ajustées. Mais comment peuvent-ils être partout et travailler sur plusieurs missions en même temps ? De nombreux aspects doivent être traités et pris en charge. Par exemple, les équipes ont-elles accès aux équipements nécessaires ? Les employés hybrides peuvent-ils facilement réserver un bureau lorsqu'ils viennent au bureau ? Quelle est l'expérience globale de la main-d'œuvre ? De nombreuses informations doivent être prises en compte et analysées pour garantir une gestion efficace des installations.

Centralisation des données

Heureusement, la technologie devient un soutien majeur pour les gestionnaires d'installations. Elle peut également fournir des données pertinentes sur tout ce qui se passe sur le lieu de travail. Vos employés sont-ils satisfaits des installations de l'espace de travail ? Préfèrent-ils réserver une table dans des espaces de travail collaboratifs ou des bureaux individuels ? Quand la maintenance des ascenseurs doit-elle être effectuée ? Un système de données centralisé peut fournir des réponses à toutes ces questions. D'autres technologies sont également essentielles pour former un environnement de travail fluide et efficace. Un logiciel de réservation de bureaux vous aide à analyser l'espace de travail le plus utilisé par votre personnel, par exemple. Un logiciel de maintenance des équipements vous informe de l'échéance du prochain contrôle de tous vos appareils technologiques.

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L'expérience des employés

Toutes ces données sont non seulement très importantes pour maintenir la sécurité et la sûreté sur le site, mais aussi pour améliorer l'expérience des employés au bureau. Les besoins de votre personnel peuvent évoluer et un système de travail qui a déjà fait ses preuves pendant des années peut ne plus répondre à ses exigences. Le travail hybride a totalement bouleversé notre façon de travailler au cours des dernières années. La collecte de données sur les pratiques de travail hybride a ainsi permis aux entreprises de se rendre compte que le travail à distance présente de nombreux avantages. La collecte et l'analyse de statistiques constituent une ressource essentielle pour la gestion des espaces de bureau et la mise en œuvre de changements positifs. 

Baisse des coûts d’entreprise

Frais immobiliers et factures d'entreprise

Comme nous l'avons mentionné, grâce aux outils numériques tels qu'une application de réservation des bureaux ou unlogiciel de planification hebdomadaire vous pouvez suivre l'exploitation de l'espace de travail dans sa globalité. Si vos employés travaillent depuis leur domicile 50 % du temps, vous pouvez revoir la taille de votre espace de bureaux. Il en va de même pour votre parking. Après l'analyse des données, si vous découvrez que la plupart de vos employés utilisent les transports publics, vous pouvez probablement retirer cette dépense de votre budget. Votre bâtiment est-il équipé de capteurs IoT ? Ils constituent également une solution intelligente de gestion des installations pour réduire les dépenses immobilières et les factures d'électricité, par exemple.

Automatisation et intelligence artificielle

L'automatisation et l'intelligence artificielle (IA) font rapidement leur chemin dans de nombreuses entreprises. Ces technologies nous aident à nous débarrasser de tâches insignifiantes et donc à améliorer la productivité et l'efficacité. De plus, les solutions automatisées et les systèmes d'IA réduisent les risques d'erreur humaine et évitent de perdre à la fois du temps et de l'argent pour les réparer ! De plus, vous diminuez vos dépenses en automatisant les opérations répétitives à faible valeur, notamment les tâches de facility management. Vos travailleurs peuvent enfin concentrer leur énergie et leurs compétences sur les missions qui apportent de la valeur à votre entreprise.

Rotation du personnel

Connaissez-vous l'âge moyen de votre personnel ? Quel est votre taux de rotation du personnel ? Que vous soyez une startup ou une entreprise, la numérisation joue un rôle important dans la rétention de la main-d'œuvre et l'attraction des talents. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel de gestion des installations est un excellent moyen de montrer aux membres de votre équipe et aux candidats potentiels comment vous embrassez l'avenir du travail. Avec une rotation annuelle moyenne de la main-d'œuvre de 57 % et un coût moyen de 1,5 à 2 fois le salaire de l'employé par travailleur, la réduction de la rotation du personnel est un enjeu majeur pour les entreprises. (Source : The true costs of employee turnover par Kate Heinz, Builtin.) 

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Améliorer l'expérience des employés grâce à la technologie du lieu de travail

Des outils de communication et de collaboration

En tant que gestionnaire d'installations, vous êtes responsable de l'immeuble de bureaux autant que de l'expérience des employés. C'est pourquoi les logiciels de communication centrés sur les personnes sont également un aspect important à prendre en compte. Le nombre d'outils de communication et de collaboration en ligne monte en flèche depuis que le travail hybride est devenu la nouvelle façon de travailler pour la plupart des organisations. De Slack à Zoom et aux tableaux blancs collectifs, vous devez trouver les solutions numériques correspondant le mieux aux besoins de vos employés. 

Le logiciel de votre choix doit favoriser une communication et une collaboration harmonieuses lorsque les employés travaillent à domicile ou depuis le bureau. Un logiciel de réservation de bureaux possédant un système de planification hebdomadaire à l'image deskbird, est un bon exemple d'outil de coordination qui permet aux équipes de se réunir au bureau les mêmes jours et de réserver l'espace de travail dont elles ont besoin. L'application deskbird est également facile à intégrer dans vos plateformes de communication existantes telles que Slack et MS Teams pour améliorer votre flux de travail. 

Applications de gestion du lieu de travail

Comment gérez-vous votre espace de bureau ? Vos employés ont-ils accès à différents types d'espaces de travail (bureaux individuels, salles de réunion, zones de collaboration, espaces ouverts, etc.) Sont-ils assis n'importe où dans le bureau ou peuvent-ils réserver leur endroit préféré afin de mieux se concentrer sur leurs projets ? Les applications de gestion du lieu de travail ont tout ce qu'il faut pour fournir aux travailleurs une solution numérique qui les aide à profiter de leur temps au bureau au mieux. Ils peuvent réserver une salle de réunion en quelques clics pour collaborer avec leur équipe sur un projet à venir, par exemple. Ils peuvent également consulter le plan interactif avant d'arriver pour savoir où sont assis leurs collègues et donc les rejoindre.

Du point de vue du facility manager, l'utilisation d'un logiciel de gestion des espaces de bureau est un outil très fiable. Il crée une meilleure expérience pour les employés sous de nombreux aspects (engagement, productivité, équilibre entre vie professionnelle et vie privée, bien-être, etc.) tout en favorisant un espace de travail sûr et agréable. Ces solutions numériques favorisent également le maintien et l'amélioration du bureau en général. En recueillant les données et les commentaires des utilisateurs, l'administrateur de l'établissement peut aider l'entreprise à faire les bons choix pour ses travailleurs. Cela peut se traduire par la transformation d'une pièce inoccupée en un espace de détente pour que votre personnel puisse se déconnecter et se ressourcer quand il en a besoin, par exemple.

Comme tout autre département, la gestion des installations est désormais très interconnectée des solutions technologiques qui visent à améliorer l'espace de bureaux. Des capteurs IoT à la technologie des bâtiments intelligents, les outils basés sur l'automatisation et l'IA aident les gestionnaires d'installations dans leur travail quotidien. Comment gérez-vous actuellement votre espace de travail hybride ? Voulez-vous en savoir plus sur la planification des semaines et la réservation des bureaux ?

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