Outils d'automatisation : exemples et astuces

Êtes-vous un informaticien qui tente de convaincre son patron et d'autres responsables de l'importance des outils d'automatisation ? Êtes-vous une entreprise qui se demande s'il vaut la peine d'investir davantage dans l'automatisation du lieu de travail ?

Le déploiement de ces nouvelles technologies demande de la réflexion. Tout d'abord, cela coûte cher. Ensuite, vous ne voulez pas dépenser de l'argent pour des technologies qui ne seront pas utilisées et qui ne créeront pas de valeur. Voici donc les meilleurs exemples d'outils d'automatisation, les avantages d'un environnement de travail automatisé et des astuces pour bien faire les choses.

Des outils d'automatisation des données aux systèmes automatisés de gestion desressources humaines en passant par l'automatisation de la gestion de la relation client, nous passons en revue les différents types d'automatisation bureautique afin d'illustrer pourquoi cet investissement peut être efficace et précieux pour tout le monde. Êtes-vous prêt à rationaliser les flux de travail et les processus tout en réduisant les coûts et en renforçant la cybersécurité ? Voici votre guide de démarrage pour la bureautique !

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Quels sont les exemples les plus courants d'outils d'automatisation ?

1. Automatisation de la gestion des installations

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Les outils automatisés de FM (Facility Management) font partie de l'automatisation du back-office. Ils permettent, par exemple, d'optimiser la gestion de l'espace de travail, l'idéal pour répondre aux besoins dynamiques d'un environnement de travail hybride. Ils rationalisent également les processus de maintenance des installations. Par conséquent, en s'appuyant sur des outils automatisés, les responsables FM peuvent traiter de manière proactive les problèmes liés aux installations, programmer la maintenance préventive et allouer efficacement les ressources de l'espace de travail. Cela permet de renforcer l'efficacité opérationnelle et d'offrir un environnement de travail sûr et agréable. Les meilleurs outils automatisés pour le FM sont les suivants :

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• Une solution tout-en-un de gestion du lieu de travail comme deskbird.
• Les systèmes d'automatisation des bâtiments tels que Honeywell Building.
• Des solutions de gestion de l'énergie comme la plateforme énergétique Apollo IoT.
• Des outils de gestion des visiteurs comme ILobby.
• Un logiciel de sécurité et de conformité comme SafetyCulture (iAuditor).

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2. Automatisation du travail hybride

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L'automatisation peut également réduire les distances entre les travailleurs au bureau et les télétravailleurs. Les plateformes de collaboration et de communication permettent de rester en contact et les projets collectifs se déroulent ainsi efficacement. Les systèmes de planification automatisés optimisent les réunions à travers les fuseaux horaires, tandis que le logiciel de réservation de bureaux garantit un accès transparent aux ressources du bureau en cas de besoin. Ces ressources favorisent un environnement de travail plus uni et plus flexible, permettant aux membres de l'équipe de rester connectés et productifs quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Les outils automatisés essentiels pour le travail hybride sont les suivants :

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• un logiciel de réservation de bureau comme deskbird ;
• des systèmes de planification hybride tels que deskbird ;
• des plateformes de communication en ligne telles que Slack ;
• un logiciel de gestion de projet comme Notion ;
• des solutions basées sur le cloud comme Google Drive.

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3. Automatisation de la gestion de projets

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Les outils de gestion de projet automatisés rationalisent les flux de travail en permettant aux chefs de projet de créer des calendriers, d'assigner des tâches et de suivre les progrès en temps réel avec une intervention manuelle minimale. Les notifications automatisées permettent aux équipes de rester alignées et responsables, garantissant ainsi le respect des échéances critiques. La consolidation des données assure également d'améliorer l'affectation des ressources et l'évaluation des risques en fournissant des informations analytiques. Cette efficacité accrue améliore l'achèvement des projets et permet aux employés de se concentrer davantage sur des tâches stratégiques basées sur la créativité et les compétences en matière de résolution de problèmes. Voici les principaux outils de gestion de projet automatisée à considérer :

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• Des solutions de gestion des tâches comme Notion.
• Un logiciel de diagramme de Gantt comme Smartsheet.
• Un logiciel de gestion des ressources comme Float.
• Des outils de gestion de projet agile tels que JIRA.
• Des plateformes de gestion de portefeuille de projets (PPM) telles que Wrike.

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4. Automatisation des tâches RH

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Du recrutement à l'intégration et à la gestion des performances, les outils d'automatisation aident les équipes RH dans divers aspects de leur travail. Ils rationalisent les processus tels que le tri des CV et la programmation des entretiens. Les systèmes automatisés améliorent également la précision des données, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine dans les rapports de paie et de conformité. En outre, ils permettent un meilleur libre-service pour les employés en ce qui concerne les avantages sociaux et la mise à jour des informations personnelles, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail. Dans l'ensemble, l'automatisation favorise un service des ressources humaines plus dynamique et mieux ciblé. Voici des outils d'automatisation qui peuvent réellement améliorer les processus RH :

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• Un systèmes de suivi des candidatures (ATS) comme Greenhouse.
• Un logiciel d'automatisation de la paie comme Gusto.
• Des plateformes d'intégration des employés comme BambooHR.
• Des outils de gestion des performances tels que Lattice.
• Un logiciel d'engagement des employés comme Officevibe.

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La bonne nouvelle, c'est que de nombreux outils d'automatisation des RH combinent tous ces aspects, de sorte que tout ce dont vous avez besoin est centralisé en un seul endroit.

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5. Automatisation pour les équipes Finance

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Les systèmes automatisés accélèrent les procédures financières récurrentes. Du traitement des factures à la gestion des dépenses, en passant par l'établissement de rapports, ils permettent d'avoir une vision immédiate de la situation économique de l'entreprise. Vous avez ainsi la garantie de pouvoir prendre rapidement des décisions éclairées et de maintenir une plus grande transparence dans vos transactions financières. En outre, ces alliés technologiques contribuent à une solide gestion des risques, en procédant à une analyse constante des transactions financières afin de garantir la conformité avec les réglementations et les politiques internes. Voici quelques exemples classiques d'outils automatisés destinés aux équipes financières :

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• un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ; 
• des outils de gestion financière basés sur le cloud comme Xero ;
• des systèmes d'automatisation des rapports de dépenses comme Expensify ;
• des solutions ERP comme Oracle Netsuite ;
• des outils d'automatisation des processus de comptabilité, fournisseurs et clients tels que Bill.com (fonctionne avec Xero).

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6. Automatisation de la sécurité

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Avec l'essor de la numérisation, la protection des données est devenue une priorité pour toutes les entreprises. Les solutions automatisées de cybersécurité sont d'un grand secours, car elles identifient instantanément les risques et atténuent les menaces. Ces outils garantissent que les mises à jour logicielles et les correctifs de sécurité sont appliqués de manière cohérente et adéquate, sans les retards qu'une intervention humaine pourrait engendrer. Par exemple, des ressources telles que les systèmes de détection d'intrusion peuvent analyser le trafic et les comportements pour signaler les anomalies bien plus rapidement que si votre personnel les surveillait manuellement. Les équipes de cybersécurité peuvent ainsi consacrer plus de temps à des stratégies de défense proactives et à la résolution de problèmes complexes afin de renforcer l'infrastructure numérique de l'organisation. Voici quelques exemples d'outils de cybersécurité automatisés à étudier :

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• Des outils de gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM), comme IBM QRadar.
• Des systèmes de détection et de prévention des intrusions (IDPS) tels que Cisco Firepower.
• Des solutions de détection et de réponse des points finaux (EDR) comme CrowdStrike Falcon Insight XDR.
• Des outils de gestion des vulnérabilités tels que Qualys VMR.
• Des plateformes d'orchestration, d'automatisation et de réponse en matière de sécurité (SOAR) telles que Palo Alto Network Cortex XSOAR.

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7. Automatisation pour le marketing

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Les équipes de marketing peuvent également tirer un grand profit de l'automatisation de leurs tâches quotidiennes. Les outils d'automatisation pour le marketing rationalisent les tâches redondantes, telles que les campagnes d'emailing, les publications sur les médias sociaux et l'analyse des données. Pendant ce temps, les spécialistes du marketing ont plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et la créativité. Les solutions de marketing automatisé améliorent l'efficacité, ciblent plus efficacement les communications et fournissent des informations sur les données des clients afin d'adapter les efforts de marketing. De toute évidence, cela se traduit à la fois par une productivité accrue, et par de meilleurs résultats pour les campagnes. Voici des outils d'automatisation précieux pour les équipes de marketing :

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• Des solutions d'automatisation de l'email marketing comme Mailchimp.
• Des logiciel de gestion de la relation client (CRM) comme HubSpot.
• Des plateformes de gestion des médias sociaux telles que Hootsuite.
• Des outils d'analyse marketing et d'attribution tels que Google Analytics.
• Des systèmes de gestion de contenu (CMS) comme WordPress.

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8. Automatisation de l'analyse des données

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Les analystes de données font partie des travailleurs qui peuvent bénéficier de l'expansion des outils d'automatisation. Ces technologies automatisent la collecte, le traitement et la visualisation des données, ce qui permet aux experts en données de découvrir rapidement des informations et de prendre des décisions éclairées. Ces logiciels améliorent la précision et peuvent faire la différence dans l'amélioration des stratégies commerciales et de l'efficacité opérationnelle. Voici quelques exemples d'outils automatisés pour l'analyse des données :

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• Les plateformes de Business Intelligence (BI) comme Microsoft Power BI.
• Les outils de nettoyage et de préparation des données comme Alteryx.
• Des logiciel d'analyse statistique (SAS) comme JMP.
• Des solutions d'analyse prédictive et d'apprentissage automatique comme Tableau.
• Des systèmes de gestion de bases de données (SGBD) comme Google Cloud SQL.

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9. Automatisation de la gestion de la relation client (CRM)

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Les outils d'automatisation pour la gestion de la relation client (CRM) sont des solutions d'automatisation du front-office. Ils centralisent les données et les interactions avec les clients afin de faciliter un service personnalisé et d'améliorer l'efficacité de la communication. Les outils de CRM vous aident à améliorer la satisfaction des clients, la productivité des ventes et les relations commerciales à long terme en automatisant des tâches telles que la gestion des contacts, le suivi des prospects et l'assistance à la clientèle. Voici quelques exemples d'outils automatisés bien notés pour la gestion de la relation client :

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• Des logiciels de gestion des ventes, de service à la clientèle, d'automatisation du marketing et d'analyse tels que Salesforce.
• Des outils de gestion des contacts et des entreprises, les pipelines d'affaires et les solutions de planification des courriels comme HubSpot CRM.
• Les systèmes de gestion des ventes et du service client alimentés par l'IA comme Microsoft Dynamics 365.
• Des outils de gestion des ventes, d'automatisation du marketing et de suivi des activités comme Zoho CRM.
• Des logiciel de gestion de la relation client (CRM) et de gestion du pipeline comme Pipedrive.

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Pourquoi les outils d'automatisation modifient-ils nos méthodes de travail et nos activités sur le lieu de travail ?

L'automatisation supprime les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée

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Nous vivons dans l'ère du numérique. Il est temps d'en finir avec les tâches et les processus qui prennent du temps. C'est l'objectif premier et l'avantage le plus important des systèmes automatisés. Toutes les autres qualités des outils d'automatisation résultent du fait qu'ils permettent aux employés de réduire le nombre de tâches répétitives et de faible valeur dans leur emploi du temps. Par exemple, votre collègue Chloé n'a plus besoin de saisir des données manuellement. Grâce à un outil d'automatisation comme Zapier, elle peut connecter plusieurs applis pour transférer automatiquement des informations, gérer des alertes e-mail et mettre à jour des listes de tâches. Elle peut alors consacrer son temps et son énergie à la réflexion critique et à la stratégie.

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Les outils d'automatisation rationalisent les flux de travail et les processus

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Les outils d'automatisation contribuent également à optimiser les tâches quotidiennes de Chloé en supprimant les frictions liées aux processus de routine. Par exemple, si Chloé pouvait utiliser un planificateur automatisé, elle n'aurait plus à répondre aux emails des collègues pour organiser des réunions. L'outil est synchronisé avec son calendrier, de sorte que ses collègues peuvent facilement réserver des créneaux. Cette efficacité lui permet à la fois de gagner du temps, et d'assurer une collaboration plus harmonieuse. Elle augmente pareillement sa productivité et lui permet de se concentrer sur les initiatives stratégiques plutôt que sur la paperasse

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Les processus automatisés augmentent l'efficacité et la productivité des employés

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Un autre avantage de l'automatisation du lieu de travail est que la rationalisation des flux de travail donne à Chloé plus de temps pour faire les choses et s'occuper des tâches à fort impact. Par exemple, grâce à un système de gestion automatisée des documents, elle classe et récupère efficacement les fichiers sans avoir à fouiller manuellement dans les dossiers. C'est un véritable gain de temps, car les documents sont indexés en fonction de leur contenu, et Chloé passe moins de temps à classer les dossiers et plus de temps à analyser les rapports. Cela lui permet de travailler plus efficacement et d'être plus productive, puisqu'elle peut mieux utiliser son expertise et son temps.

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Un logiciel d'automatisation fonctionne h24.

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Les employés ne peuvent pas travailler 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, contrairement aux robots. C'est un autre avantage de l'automatisation de votre environnement de travail. Que se passe-t-il si une personne essaie de pirater vos systèmes au milieu de la nuit ? Les experts en informatique ne peuvent pas être présents en permanence, prêts à intervenir à tout moment. Un système automatisé bien configuré peut immédiatement contre-attaquer. Un chatbot de service client automatisé peut également fournir des réponses instantanées aux questions des clients à n'importe quelle heure, améliorant ainsi la satisfaction des clients sans la contrainte des heures de bureau traditionnelles. Ce fonctionnement non-stop peut sans aucun doute améliorer l'efficacité opérationnelle et la sécurité d'une entreprise.

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L'automatisation réduit les risques d'erreur humaine

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Les erreurs humaines se produisent généralement lorsque les employés accomplissent des tâches répétitives et de faible valeur. Vos employés sont plus susceptibles de faire des erreurs et de ne pas apporter de valeur ajoutée en tapant des chiffres dans une feuille Google. L'automatisation de la saisie des données, des calculs et de la génération de rapports augmente la précision des données et minimise les erreurs humaines. Par exemple, vous pouvez également automatiser une campagne d'envoi de courriels. Vous évitez ainsi les erreurs telles que l'envoi de doublons ou un ciblage incorrect et vous vous assurez que le bon message atteint les bonnes personnes au moment le plus opportun.

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L'automatisation du bureau permet d'obtenir des informations précises sur les données

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Les outils d'automatisation utilisent des techniques d'analyse avancées pour traiter de vastes ensembles de données, générant ainsi des informations précises qu'il serait impossible d'obtenir manuellement. Supposons que Chloé travaille dans le domaine du marketing. Les outils automatisés peuvent observer les mesures de performance et les interactions avec les clients afin d'identifier les tendances et de prévoir les demandes. Cette clarté des données lui permet de prendre rapidement des décisions éclairées. Elle peut utiliser ces informations pour adapter les campagnes à l'audience de l'entreprise, ce qui se traduit par une augmentation de l'engagement et des ventes. Par conséquent, l'organisation bénéficie également de ces informations en mettant en place des stratégies ciblées et en améliorant le retour sur investissement.

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Les systèmes automatisés renforcent la cybersécurité

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Comme nous l'avons souligné précédemment, l'automatisation joue également un rôle crucial dans la mise en œuvre de votre infrastructure de cybersécurité. Les robots peuvent tout simplement identifier et traiter les menaces potentielles beaucoup plus rapidement qu'une personne. Il est fondamental de faire équipe avec la technologie pour protéger le lieu de travail contre le piratage ou pour prévenir les fuites et les pertes de données. Par exemple, un système automatisé de détection d'intrusion (IDS) surveille en permanence le trafic réseau pour détecter les signes d'un accès non autorisé et alerte instantanément le personnel informatique afin qu'il mette en place des protocoles défensifs. À une époque où le travail à distance est la nouvelle norme, les solutions automatisées de cybersécurité apportent à votre environnement numérique une couche de protection supplémentaire bienvenue.

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L'automatisation aide les entreprises à réduire leurs coûts

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Le temps, c'est de l'argent, et les solutions automatisées vous permettent d'économiser l'un et l'autre. Voyons comment.

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Ces outils vous aident à minimiser les erreurs humaines ne se résolvent qu'en adoptant des solutions coûteuses en ressources. Ils protègent également votre lieu de travail contre les cybermenaces. Les employés sont affranchis des tâches répétitives et peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques et génératrices de revenus. Vous êtes automatiquement averti lorsque des travaux de maintenance sont nécessaires, ce qui vous permet d'éviter des dépenses inutiles. La gestion de votre lieu de travail est ainsi plus efficace grâce aux systèmes de réservation de bureau. Ces solutions vous permettent de réduire les coûts liés à l'entretien d'un espace de bureau plus grand que nécessaire et d'en créer un plus efficace.

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Comment identifier l'outil d'automatisation dont vos employés et votre entreprise ont besoin ?

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Tout d'abord, n'oubliez pas que chaque entreprise est unique et a des besoins différents qui doivent être reconnus avant de déployer des outils d'automatisation et pour s'assurer qu'ils soutiennent vos équipes avec succès.

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Apprenez à connaître les problèmes quotidiens de vos employés

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Où perdent-ils le plus de temps ? Quels sont les processus qui, selon eux, pourraient être optimisés ? Pour évaluer les outils d'automatisation adaptés à votre équipe, il faut d'abord comprendre les défis quotidiens qu'elle doit relever. Discutez avec eux des tâches qui leur font perdre du temps et de l'énergie. Ce retour d'information et ces conversations permettent d'identifier les activités fastidieuses et répétitives, les premières tâches à devoir être allouées à un outil d'automatisation. Si vous connaissez ce que vos employés considèrent à faible valeur, ou ennuyeux, vous pouvez choisir les meilleures solutions pour répondre aux besoins réels de votre personnel. Cette étape est fondamentale pour faire le choix d'outils automatisés qui rationalisent le flux de travail de vos employés, augmentent leur productivité et garantissent que l'introduction de la technologie se traduise par des avantages tangibles pour l'équipe.

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Analyser vos données

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Pour éviter de s'attaquer aux mauvaises questions, il est essentiel de combiner le retour d'information des employés et les données en temps réel. Ce que les gens pensent n'est pas toujours la réalité ; les données sont votre principal allié pour le vérifier. En examinant minutieusement les données relatives au flux de travail, vous pouvez identifier les tâches qui consomment trop de temps ou de ressources et celles qui sont sujettes à des erreurs. Cette stratégie fondée sur les données vous permet de comprendre les priorités les plus élevées en matière d'automatisation. Vous êtes alors certain de mettre l'accent sur les domaines qui auront l'impact le plus significatif sur l'efficacité et la précision. Par conséquent, les efforts d'automatisation sont stratégiquement alignés sur les besoins des employés et de l'entreprise.

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Étudier le marché de l'automatisation

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En fonction de votre secteur d'activité et des besoins de vos employés, certains logiciels d'automatisation sont plus pertinents que d'autres. Vous devez faire vos recherches au lieu d'investir dans un outil parce que tout le monde l'utilise. Vérifiez les différentes fonctionnalités de chaque solution, assurez-vous qu'elle correspond à vos objectifs d'évolutivité, consultez les avis, etc. Si possible, testez les outils avant d'y souscrire et voyez comment votre personnel y réagit et s'ils font une différence dans leurs activités quotidiennes.

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Comment deskbird utilise-t-il l'automatisation pour améliorer la gestion de l'espace de travail flexible ?

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Nous utilisons l'automatisation de différentes manières pour vous aider à gérer votre espace de travail hybride le plus efficacement possible. Par exemple, les intégrations vous permettent de connecter l'application deskbird à votre infrastructure numérique afin d'éviter de passer d'une plateforme à l'autre et de synchroniser toutes les données automatiquement. Lorsque votre collègue réserve une salle de réunion pour votre équipe, celle-ci est directement mise à jour dans votre calendrier et vous recevez une notification. Notre système de planification hebdomadaire est également doté d'une technologie automatisée. Supposons qu'un de vos collaborateurs ait décidé de venir au bureau tous les mardis et qu'il souhaite réserver le même bureau chaque semaine. Il peut automatiser sa réservation afin de ne pas avoir à la refaire chaque semaine (même si cela ne prend que trois clics !).

Comme pour tout autre outil bureautique, la meilleure façon de découvrir comment nous utilisons l'automatisation dans la gestion de l'espace de travail est de tester simplement notre solution. 

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Sources :

• 14 types d'outils de bureautique, HiTechNectar.
• 10 meilleurs logiciels de bureautique en 2024, ClickUp.‍
• Office Automation: Definition, Tools, Best Practices, YAROOMS.