7 conseils pour un espace de travail collaboratif réussi

Les entreprises deviennent de plus en plus hybrides, et nombre d'entre elles s'appuient sur un modèle d'espace de travail collaboratif. Passer d'un cadre traditionnel "métro - bureau - dodo" à ce concept,n'est pas facile. Une certaine structure est plus que jamais nécessaire, tout comme un bon plan de gestion avec les bons outils. Vous vous demandez comment créer un espace de travail partagé ? Savez-vous comment gérer un aménagement de bureau flexible ? L'équipe deskbird répond à vos questions et vous donne sept conseils utiles pour faire de ce nouveau mode de travail , une vraie réussite.  

Qu'est-ce qu'un espace de travail partagé ?

Définition d'espace de travail partagé

Un espace de travail partagé est un espace où les employés utilisent les mêmes équipements et installations. Cela peut être physique ou en ligne, selon le contexte et les besoins des travailleurs. Ce nouveau modèle de travail est de plus en plus utilisé, car de nombreuses entreprises proposent des possibilités de télétravail ou des options de travail hybride. Les employés peuvent ainsi réserver un bureau dans un espace de travail partagé qu'il soit public ou privé, mais également dans les locaux de leur entreprise si celle-ci propose un espace de travail collaboratif. C'est le cas des "hot-desking" par exemple. 

➡️ Qu'est-ce que le hot-desking ? Nous vous l'expliquons dans notre article : Système de réservation de bureaux partagés : la solution parfaite pour votre entreprise.

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💡 Bon à savoir: le concept "d'espace de travail partagé" diffère du " partage de bureaux ", qui désigne la location de différents espaces de bureaux à différentes entreprises dans le même immeuble.

Exemples d'espaces de travail partagés

Il existe 4 grands types d'espaces de travail partagés :

• physique et collaboratif ;
• physiques et partagées ;
• virtuel et collaboratif ;
• virtuel et partagé.
  

Les espaces physiques et collaboratifs permettent aux employés de disposer d'un espace pour travailler ensemble, avec tous les équipements et installations nécessaires pour accomplir ses tâches dans les meilleures conditions. Une salle de réunion notamment, est un espace de travail collaboratif. Mais il peut aussi s'agir aussi d'un lieu loué par les entreprises pour que les membres de l'équipe puissent travailler à l'extérieur ou avoir un lieu de rencontre.

Les espaces physiques et partagés sont davantage basés sur l'utilisation individuelle. Un même bureau est partagé par différentes personnes tout au long de la journée ou de la semaine. Les entreprises basées sur un concept de bureau partagé choisissent souvent un modèle de hot-desking qui permet aux employés de réserver un bureau dédié en fonction de leurs besoins.

Les espaces virtuels et collaboratifs sont utilisés par les membres d'une équipe pour travailler ensemble en temps réel. Il peut s'agir d'une salle de réunion sur écran ou d'un tableau blanc en ligne par exemple.
Un espace virtuel et partagé est plutôt un lieu à utiliser individuellement et pour partager des informations. Un Google Drive partagé est un bon exemple de ce type d'espace de travail collaboratif virtuel.

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Comment mettre en place un espace de travail collaboratif ? 7 conseils utiles

1. Informez vos employés à propos de ce nouveau modèle de travail

Certaines personnes ont besoin de plus de temps pour s'adapter à de nouvelles situations. Il est donc très important que vous parliez à vos employés des changements à venir dans le modèle de travail au bureau. Ils auront le temps d'y réfléchir et de se préparer à cette nouvelle façon de travailler.

2. Concentrez-vous sur les besoins de vos employés

Un tel changement dans une entreprise est la meilleure occasion pour vous de donner la chance aux membres de votre équipe de communiquer sur leurs besoins en termes d'espace de bureau. Prenez des notes et, si possible, essayez de mettre en œuvre leurs suggestions. Se concentrer sur la satisfaction des employés est crucial pour le succès d'une entreprise. Prendre en considération leurs commentaires montre que vous vous souciez du bien-être de vos employés, un domaine important à privilégier dans l'environnement de travail actuel. 

3. Déterminer les équipements et les installations nécessaires

Devenir une entreprise hybride peut signifier que vous vous retrouvez avec trop de bureaux par rapport au nombre de personnes qui sont réellement présentes chaque jour. Il est important de connaître l'espace, le nombre de bureaux ainsi que les autres équipements dont vous avez réellement besoin.

💡 À retenir : nous vous recommandons de prévoir un espace supplémentaire au cas où un événement imprévu se produirait. Imaginez, par exemple, que des clients importants viennent à votre bureau et que toutes les salles de réunion sont réservées, que faites-vous ?

4. Créer et communiquer des consignes claires

Comme pour tout ce qui est nouveau, vos employés peuvent être un peu désorientés au début. Où suis-je censé m'asseoir ? Comment puis-je voir quels bureaux sont encore disponibles ? Que dois-je faire s'il n'y a pas de disponibilité dans le bureau ? Pour les aider dans cette nouvelle configuration et éviter ainsi une montagne de questions, il vaut mieux de créer un guide clair pour illustrer l'espace de travail partagé.

5. Prévoir des postes de travail différents

Tous vos collaborateurs n'ont pas les mêmes besoins, il est donc important de définir leurs nécessités et de les garder à l'esprit. Julien, de l'équipe du service clientèle, peut être tout à fait à l'aise dans un espace ouvert, tandis que Michelle, de l'équipe spécialisée en data, est plus performante dans un espace calme où elle peut se concentrer. Vous pouvez également essayer de créer un environnement de travail créatif pour que les idées des membres de votre équipe puissent s'épanouir !

6. Demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires

Dès le début, mais aussi par la suite, il est important de recueillir les réactions des personnes qui utilisent réellement cet espace. Ce modèle correspond-il à leurs besoins ? Peuvent-ils venir au bureau quand ils le souhaitent ? Se sentent-ils en sécurité lorsqu'ils viennent sur le lieu de travail ? En fonction de leurs réponses, vous pourrez alors analyser et apporter quelques améliorations. N'oubliez jamais que l'avenir du travail est centré sur l'employé !

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7. Travailler avec les bons outils pour les entreprises hybrides

La gestion d'un espace de travail collaboratif requiert de bonnes compétences en matière d'organisation ainsi que le bon équipement. Des outils en ligne comme Slack ou Zoom par exemple, ont révolutionné l'environnement de travail ces dernières années. En ce qui concerne la gestion des bureaux, le logiciel de réservation de bureau partagés proposé par deskbird, vous facilite grandement la vie.

Pourquoi l'application deskbird constitue-t-elle un excellent outil de soutien des équipes qui partagent un espace collaboratif ? Le plan d'étage interactif

Le logiciel en "hot-desking" de deskbird apporte un réel soutien aux entreprises passant à un modèle de travail hybride, et plus précisément à un espace de travail partagé. Grâce à l'application deskbird , les entreprises peuvent ainsi fournir à leurs collaborateurs un outil intuitif et utile, pour leur permettre de gérer leur planning de travail. En quelques clics, ils peuvent avoir un aperçu de leur espace de travail et réserver un bureau dédié. 

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Cependant, comme nous mettons l'accent sur la satisfaction des employés, nous avons voulu aller plus loin en créant une nouvelle fonctionnalité : le plan d'étage interactif. Comment cela fonctionne-t-il ? Dans notre nouvelle version de la fonctionnalité : Plan d'étage interactif, nous vous expliquons comment fonctionne cette nouvelle fonctionnalité en seulement 3 étapes.

Les membres de votre équipe ont prévu une réunion au bureau, mais Matthieu est dans les bouchons et arrive ainsi en retard. Il sait que la réunion a commencé sans lui et ne veut donc pas interrompre ses collègues pour savoir dans quelle salle de réunion ils se trouvent. Matthieu ouvre l'application deskbird et clique sur la fonction de plan d'étage interactif. Il peut ainsi voir en temps réel qui est au bureau et à quel endroit. Son équipe est dans la salle de réunion numéro 4, il les rejoint discrètement, sans perturber la réunion en cours.

Passer d'un aménagement de bureau traditionnel à un espace de travail partagé, nécessite une certaine organisation. L'espace de travail collaboratif doit correspondre à vos besoins mais aussi à ceux de vos employés. Nos 7 recommandations devraient pouvoir vous aider à atteindre cet objectif important. Pour les aider à adopter ce modèle de travail et leur fournir ainsi un outil facile à utiliser pour planifier leur emploi du temps, le système de réservation de bureaux partagés deskbird est indispensable !