11 stratégies pour favoriser une collaboration efficace sur le lieu de travail
26 septembre 2023
26 septembre 2024
Par Vartika Kashyap
Vartika Kashyap est directrice du marketing chez ProofHub, une puissante alternative à la feuille de calcul par de feuilles intelligentes. C'est une femme intelligente qui apporte toujours sa contribution innovante à la gestion de projet, à la collaboration, à l'équilibre entre le travail et la vie avec la technologie, et plus encore. Elle est active sur diverses plateformes, notamment LinkedIn, l'industrie de l'apprentissage en ligne, et plus encore, pour partager son expertise. En dehors de ses heures de travail, elle aime être mère et lire sur le bien-être mental.
Il y a eu d'immenses progrès technologiques, des catastrophes naturelles qui ont modifié le fonctionnement des bureaux et des révolutions qui ont créé des séparations entre différentes catégories de personnes, mais au bout du compte, les équipes qui travaillent avec une collaboration efficace sont toujours au top ! Une étude a révélé que les personnes travaillant dans des lieux de travail collaboratifs restent concentrées sur leurs tâches 64 % plus longtemps que leurs homologues qui travaillent en solitaire.
La collaboration est la clé qui unit les membres d'une équipe et les aide à travailler de manière transparente au sein de différentes équipes, de différents services et, dans certains cas, de différentes zones géographiques.
Que vous soyez chef d'entreprise ou employé, nous sommes tous d'accord pour dire que le besoin de collaboration n'a pas changé au fil des ans.
Ceci est évident même dans le dernier discours public de Patrick Henry en 1799, dénonçant les résolutions du Kentucky et de la Virginie. Il a dit : "... divisés nous tombons, et unis nous restons".
L'unité et le travail en commun ne permettent pas seulement de gagner des batailles et de maintenir l'unité du groupe, mais ils constituent également la base sur laquelle les organisations peuvent s'appuyer pour réaliser leur vision. La collaboration sur le lieu de travail est nécessaire pour mener à bien des projets de qualité dans les délais impartis.
Cet article jette la lumière sur les défis qui entravent la collaboration et vous propose 11 stratégies qui vous aideront à créer un lieu de travail collaboratif efficace.
Qu'est-ce que la collaboration sur le lieu de travail ?
La collaboration sur le lieu de travail désigne essentiellement les équipes qui travaillent ensemble à la réalisation d'un objectif commun. La pierre angulaire de la coopération est la confiance. Il est essentiel d'instaurer la confiance au sein de votre groupe pour renforcer la collaboration sur le lieu de travail.
Les défis qui entravent la collaboration sur le lieu de travail
De nombreux défis entravent les lieux de travail collaboratifs. En voici quelques-uns d'entre eux avant d'explorer les stratégies permettant de les résoudre.
1. Faible leadership
Le leadership est la pierre angulaire de la construction d'une équipe performante. Les membres de la direction sont responsables de la création d'un lieu de travail collaboratif. Une mauvaise direction se traduit par des équipes qui ressemblent à des moutons sans bergers.
2. Mauvaise communication
La règle générale est la suivante : ne pas deviner ! Vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe connaît les objectifs de l'entreprise. Une communication correcte et claire permet de dissiper la confusion et d'aider les différents services à travailler ensemble.
3. Collaboration excessive
Alors que l'accent est mis sur l'amélioration de la collaboration, certains lieux de travail sont déjà en pleine effervescence ! Vous devez comprendre que les employés ont déjà un emploi du temps chargé et qu'ils doivent intégrer de nouvelles réunions. D'autres événements risquent de les épuiser et de perturber l'équilibre entre leur vie pro et leur vie perso.
4. Problèmes de confiance et manque de respect mutuel
La mise en place d'un lieu de travail collaboratif est le résultat de membres de l'équipe qui se sentent à l'aise pour travailler ensemble. Vous devez identifier et résoudre les conflits entre les employés et les aider à prendre conscience de leurs responsabilités et de leur obligation de travailler en équipe.
5. Absence d'outils ou de logiciels numériques
La mise en place d'un lieu de travail collaboratif nécessite la confiance, la transparence et le respect. Un outil numérique ou un logiciel simplifiera cette étape de la mise en place d'un lieu de travail collaboratif. Toutefois, l'absence de dispositif numérique rendra plus compliqué le partage des connaissances et la transparence, et par conséquent, la mise en place d'un lieu de travail collaboratif également.
Stratégies pour favoriser la collaboration sur le lieu de travail
La création d'un lieu de travail collaboratif s'accompagne de son lot de difficultés, comme nous l'avons vu dans la section précédente. Cependant, nous avons créé ces 11 stratégies dans le but de vous aider et de vous épauler dans le processus de création d'un lieu de travail collaboratif.
Définir et communiquer la vision de l'organisation
La vision de votre entreprise doit être la raison pour laquelle vos employés se présentent au travail tous les jours !
Cela est possible lorsque l'on construit une base solide avec une vision simple qui crée un impact.
Le moment où vous créez un lieu de travail où vos employés travaillent avec passion - au-delà du salaire - est celui où vous réussissez à intégrer une collaboration efficace au sein de votre équipe.
Les employés passionnés comprennent la vision de votre entreprise et travaillent ensemble au sein d'une équipe unie et s'efforcent de réaliser cette vision.
Fixer des objectifs réalistes
Votre équipe doit bien comprendre les objectifs de l'entreprise. Mais au lieu d'en discuter chaque semaine ou chaque mois, parlez-en chaque jour.
Cela vous aidera à comprendre le potentiel productif de chaque membre de l'équipe. En outre, les discussions quotidiennes créeront la transparence nécessaire pour que les membres de l'équipe comprennent leurs objectifs personnels, éliminant ainsi les cloisonnements.
Vous pouvez laisser les membres de votre équipe décider de leurs objectifs et aligner la productivité globale sur la vision de l'entreprise. Ce faisant, chaque membre de l'équipe aura un objectif réalisable et concret à atteindre.
Organiser des réunions de manière responsable
Les réunions d'équipe sont un excellent moyen d'instaurer un esprit de collaboration et de travail en équipe. Veillez toutefois à ne pas organiser trop de réunions, ce qui nuirait à la productivité globale.
Planifiez vos réunions à l'avance afin qu'elles n'interfèrent pas avec la productivité de votre équipe. C'est là que vous pouvez utiliser l'application deskbird pour des réunions d'équipe simples mais efficaces.
En outre, les réunions peuvent perturber l'équilibre vie pro vie perso en raison à cause des heures perdues pendant la réunion. Des réunions organisées autour d'un ordre du jour et suivies de l'envoi d'un procès-verbal contribuent à résoudre ce problème en clarifiant la nécessité des réunions.
Comprendre les forces individuelles des membres de votre équipe
En tant que responsables, vous devez comprendre les forces de chacun des membres de votre équipe. Les différents membres de l'équipe apportent d'autres compétences à votre organisation.
Vous devez comprendre vos employés pour les utiliser au mieux de leur potentiel. Outre l'attribution des tâches, vous saurez combien de temps il leur faudra pour les accomplir et s'ils ont besoin d'un soutien supplémentaire.
De plus, la compréhension des employés procure aux membres de l'équipe un sentiment de satisfaction et d'accomplissement. Les membres heureux de l'équipe travailleront avec une confiance accrue pour répondre aux attentes de l'organisation.
Valoriser la diversité et promouvoir une culture d'intégration
La création d'une communauté est la condition sousjacente pour l'instauration d'une collaboration efficace sur le lieu de travail. Vous devez veiller à ce que les différents membres de l'équipe puissent travailler ensemble sans avoir le sentiment d'être mis à l'écart ou de ne pas être pris en considération.
Tous les membres de l'équipe n'ont pas la même opinion sur un objectif spécifique. Les employés travaillent avec un intérêt accru lorsque vous impliquez chaque membre de l'équipe dans l'élaboration de suggestions et que vous les intégrez activement dans le projet. Ils font preuve d'une meilleure productivité et travaillent à la réalisation de la vision de l'entreprise.
En outre, l'instauration d'une culture de travail exempte de tout jugement aide les employés issus de cultures diverses à exprimer leurs idées avec aisance et à travailler ensemble pour atteindre l'objectif global de l'entreprise.
Encourager la créativité et l'esprit critique
Pour construire une équipe collaborative, il faut encourager la créativité parmi les membres de l'équipe afin d'obtenir des idées novatrices et de créer des liens au sein de l'équipe.
En encourageant la créativité, différents employés proposent d'autres idées que vous pouvez utiliser efficacement pour construire et promouvoir une approche innovante.
La pensée critique aide les membres de l'équipe à élaborer des stratégies pour résoudre les problèmes à l'aide d'idées individuelles. En permettant aux membres de l'équipe de proposer des idées à partir de différents points de vue, vous pouvez concevoir efficacement des solutions pour résoudre les problèmes et encourager votre équipe à travailler ensemble.
Récompenses et reconnaissance
En ce qui concerne les récompenses et la reconnaissance, vous récompensez ici les employés pour leur travail d'équipe efficace, et non pour leurs performances individuelles.
Les performances individuelles des différents membres de l'équipe sont toujours efficaces ; cependant, lorsque vous récompensez les membres de votre équipe sur la base de leur contribution au travail d'équipe, ils sont encouragés à travailler avec une collaboration efficace entre les membres de l'équipe.
Faites savoir aux membres de votre équipe qu'ils seront évalués pour leur capacité à travailler en équipe lors des évaluations et des performances globales. Cela leur donnera la motivation nécessaire pour travailler en équipe.
Des feedbacks ouverts et transparents
Un retour d'information régulier, ouvert et honnête est nécessaire pour créer un environnement de travail collaboratif. Les membres de votre équipe doivent comprendre leurs performances de votre point de vue.
Un retour d'information continue et transparente vous aidera à inspirer confiance aux membres de votre équipe.
Des séances régulières de retour d'information aident ces employés qui ne s'ouvrent pas facilement. Vous pouvez les guider et leur donner des idées pratiques pour qu'ils surmontent leurs préjugés et travaillent dans un environnement collaboratif.
Partage efficace des connaissances
Savoir, c'est le pouvoir !
Fournir à tous les membres de l'équipe un accès égal et direct aux documents qui leur sont nécessaires dans le cadre du projet.
Cela pourrait être simplifié en utilisant un logiciel de partage des connaissances efficace comme ProofHub qui vous offre un stockage centralisé des fichiers. Les membres de l'équipe peuvent consulter, partager ou modifier divers documents en fonction de leurs besoins.
En outre, les membres de l'équipe auront le sentiment de travailler dans un environnement transparent et de collaborer. Ils auront envie de contribuer à la productivité globale de l'équipe.
Montrer l'exemple
La création de stratégies de collaboration et de cohésion d'équipe ne sera efficace que si vous faites des efforts individuels pour lancer le processus. Vous devez commencer à coopérer et à rassembler toute votre équipe en tant que leader.
Commencez par des réunions individuelles régulières. Cela permettra aux membres de votre équipe de se sentir prêts à travailler ensemble. Lorsque les membres de votre équipe vous font confiance, ils peuvent travailler avec plus d'intérêt et créer des liens au sein de l'équipe.
Traiter les demandes et faire des promesses définissent vos compétences. Lorsqu'un employé vient vous voir pour vous demander quelque chose, écoutez-le d'abord, puis proposez-lui une solution. Ne rejetez pas sa demande de manière brusque, sans raison valable. Et puis, veillez à ne faire que des promesses que vous pouvez tenir.
Intégration d'outils ou de logiciels numériques
L'utilisation de la technologie joue un rôle crucial dans la mise en place d'un lieu de travail efficace et collaboratif. À l'ère du numérique, l'intégration d'un logiciel de collaboration d'équipe vous aidera à constituer des équipes capables de travailler ensemble facilement.
La raison principale est que ces outils permettent de rapprocher les différents membres de l'équipe. Cela vous permet d'éliminer la distance entre les membres de l'équipe et de leur permettre de socialiser.
Les outils de gestion de projet et de collaboration tels que ProofHub, Asana et JIRA offrent des fonctions de collaboration et un tableau de bord intégré pour travailler en toute transparence avec les membres de l'équipe.
En outre, des outils tels que deskbird, Zoom et Eventbrite sont spécialisés dans la mise à disposition des membres de l'équipe d'une plateforme pour la réservation de réunions et l'organisation de sessions de collaboration.
Résultat
La collaboration est un aspect primordial du lieu de travail, mais elle peut s'avérer difficile. Les dirigeants doivent faire preuve de patience et de persévérance pour rassembler tout le monde. Ce n'est pas toujours facile, mais avec du dévouement et de la persévérance, le succès est au rendez-vous. En outre, des outils et des logiciels peuvent rendre le processus plus fluide et plus efficace.
N'oubliez pas que des obstacles peuvent surgir, mais qu'avec l'état d'esprit et les ressources nécessaires, vous pouvez les surmonter et créer un environnement de travail harmonieux.
