13 bonnes pratiques BYOD pour adopter efficacement cette nouvelle tendance

Bien que la mise en œuvre d'une politique BYOD (Bring your own device - Apportez vos appareils) sur votre lieu de travail présente de nombreux avantages, elle comporte également certains défis, tels que les risques de cybersécurité, la confidentialité des données ou les problèmes de compatibilité. Il est donc essentiel de comprendre et d'adopter les meilleures pratiques en matière de BYOD pour que ce modèle fonctionne avec succès.

Les horaires de travail flexibles étant désormais la norme, il est tout simplement plus facile et plus rentable de laisser les employés apporter leurs propres appareils au travail que de fournir un équipement pour chaque personne. Imaginez que le bureau soit à moitié vide et que 50 % des ordinateurs soient éteints parce que leurs propriétaires travaillent à domicile. Quel gaspillage de ressources et d'argent !

Passons en revue les choses à faire et à ne pas faire en matière de BYOD afin que vous puissiez mettre en œuvre cette stratégie de gestion des ressources tout en minimisant les inconvénients potentiels associés à cette pratique.

Les principaux risques et défis liés du BYOD

Confidentialité des données des employés

Avec une politique BYOD, vos employés mélangent leurs données personnelles et professionnelles sur le même appareil. Cela augmente le risque que l'entreprise surveille ou accède par inadvertance aux informations privées des travailleurs. Par exemple, si un employé utilise un téléphone personnel pour le travail, certaines entreprises peuvent exiger l'installation d'un logiciel de sécurité pour suivre la localisation, voir l'utilisation des applications et même accéder aux photos et aux courriels. Cette gestion intrusive va au-delà des activités liées au travail. Elle peut porter atteinte aux attentes de l'employé en matière de respect de la vie privée pour ce qui est de ses données personnelles, de ses conversations et de ses déplacements en dehors du temps de travail.

Risques et menaces en matière de cybersécurité

Par ailleurs, autoriser le BYOD peut entraîner des risques accrus en matière de cybersécurité, car les appareils des employés ne sont souvent pas dotés de mesures de sécurité uniformes. 

Imaginons que l'un des membres de votre équipe connecte son ordinateur portable à un réseau Wi-Fi public compromis. Cela peut permettre à des cybercriminels d'infiltrer l'appareil. Lorsque les ordinateurs portables des pirates se connectent au réseau de l'entreprise, ils peuvent potentiellement accéder aux données sensibles de l'entreprise, lancer des logiciels malveillants ou exécuter une attaque par ransomware. 

Ce problème est généralement moins important avec les appareils fournis par l'entreprise, car ils sont généralement renforcés par des protocoles de sécurité standardisés et robustes et ne peuvent pas accéder à des réseaux non sécurisés.

Compatibilité des appareils

Enfin, votre personnel peut également être confronté à un problème de compatibilité technologique lors de l'adoption d'une politique BYOD. Les employés utilisent un large éventail d'appareils personnels dotés de systèmes d'exploitation, de versions logicielles et de capacités matérielles différents. 

Par exemple, un bureau qui adopte un nouvel outil de gestion de projet peut constater qu'il fonctionne parfaitement sur les smartphones les plus récents, mais qu'il présente des problèmes de fonctionnalité ou qu'il n'est pas disponible sur les modèles plus anciens. Cette disparité peut entraver le flux de travail, car les travailleurs disposant d'appareils incompatibles peuvent être incapables d'accéder à des fonctions essentielles ou d'installer certains outils. Cela peut avoir un impact sur l'efficacité et nécessiter des solutions alternatives ou des solutions de contournement qui peuvent compliquer les processus de collaboration et la productivité.

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👉 Lisez également notre article sur les avantages et les inconvénients du BYOD pour comprendre les avantages de ce système !

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13 bonnes pratiques BYOD à appliquer avant et après la mise en place de ce système

Aspects à prendre en compte avant de mettre en place une politique de BYOD

1. S'assurer que tout le monde est d'accord avec une politique BYOD

Bien que la plupart des gens demandent à pouvoir utiliser leurs propres appareils pour le travail, certains employés peuvent ne pas y voir un avantage. Les travailleurs qui attachent de l'importance à une séparation nette entre le travail et la vie privée peuvent s'opposer à l'utilisation de leur téléphone personnel pour le travail. 

Par ailleurs, tout le monde ne dispose pas chez soi d'une technologie aussi performante que le matériel fourni par l'entreprise. Pourtant, il se peut qu'ils ne veuillent pas ou ne puissent pas investir dans cette technologie uniquement pour le travail. Il est donc judicieux d'évaluer la volonté d'utiliser des appareils personnels pour le travail avant de mettre en œuvre une politique BYOD afin de s'assurer de l'adhésion des employés et de la réussite de la politique. 

Si certaines personnes ne sont pas à l'aise avec leurs appareils ou ne peuvent pas les utiliser en raison de préoccupations liées à la protection de la vie privée, de contraintes financières ou de divergences technologiques, la mise en place d'une politique de BYOD peut entraîner un mécontentement, une baisse du moral et une diminution de la productivité.

2. Informer votre personnel des problèmes éthiques potentiels liés aux politiques de BYOD

Il est essentiel d'informer les employés sur les problèmes potentiels de confidentialité, d'éthique et d'inclusion liés aux pratiques BYOD. L'équipe informatique peut avoir besoin d'accéder à l'appareil personnel d'un employé pour des audits de sécurité, ce qui pourrait exposer des données privées. D'un point de vue éthique, cela peut être problématique, car des messages personnels ou des informations sensibles, comme des dossiers médicaux, pourraient être vus par inadvertance.

L'inclusion est une autre préoccupation. Tous les employés n'ont pas les moyens de s'offrir une technologie de pointe, ce qui risque de créer un fossé en termes d'accès et d'opportunités au sein de la main-d'œuvre. En abordant ces questions dès le départ, les entreprises peuvent chercher des solutions pour favoriser un environnement de travail respectueux et impartial.

3. Anticiper les problèmes et trouver des solutions

Il s'agit là d'une autre bonne pratique importante que nous souhaitons souligner avant de mettre en œuvre une politique de BYOD : pensez aux défis potentiels que vous pourriez avoir à relever à l'avenir. 

Par exemple, que se passe-t-il si un employé n'a pas les moyens d'acheter le type d'ordinateur portable dont il a besoin pour effectuer son travail ? Allez-vous le payer ? Comment expliquer aux autres membres de l'équipe que vous payez pour l'équipement de certains employés mais pas pour le leur ? 

Autant de préoccupations auxquelles vous devez réfléchir à l'avance pour éviter les problèmes ultérieurs et maintenir des pratiques éthiques et inclusives sur le lieu de travail. Dans ce cas, une allocation pour les employés BYOD pourrait être une solution.

4. Créer une politique BYOD

La création d'une politique BYOD claire et détaillée est essentielle pour définir les limites et les attentes. Sans politique spécifique, vous risquez de rencontrer des problèmes si votre employé perd son appareil contenant des données sensibles de l'entreprise. 

L'absence de lignes directrices claires sur la rapidité avec laquelle l'employé doit signaler la perte, sur les mesures que l'entreprise peut prendre pour sécuriser les données ou sur la responsabilité en cas de violation des données reste un grand point d'interrogation. 

Une politique détaillée en matière de BYOD permet d'éviter cette confusion en définissant des procédures en cas de violation de la sécurité. Elle protège les intérêts de l'entreprise tout en veillant à ce que les employés comprennent leurs responsabilités.

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Meilleures pratiques BYOD lors du lancement de ce nouveau système

5. Organiser des formations à la cybersécurité pour tous les employés

L'erreur humaine est la principale cause des cyberattaques et des fuites de données.

La formation de votre personnel aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité est essentielle pour garantir que votre politique BYOD ne donne pas aux pirates davantage de chances d'accéder à vos données privées. Un appareil personnel, lorsqu'il est utilisé sans connaissances appropriées en matière de sécurité, peut devenir un maillon faible et permettre à des logiciels malveillants ou à des pirates de pénétrer dans les réseaux de l'entreprise. 

Une formation régulière permet de s'assurer que les employés connaissent les derniers protocoles de sécurité. Elle leur permet d'apprendre à reconnaître les menaces et à y répondre afin de réduire considérablement le risque d'incidents de sécurité.

6. Chiffrer les données

Toute stratégie de cybersécurité doit se fonder sur le chiffrement des données en général, d'autant plus pour ces organisations ayant une politique de BYOD. Il garantit la sécurité des informations, en particulier en cas de perte ou de vol d'un appareil. 

Un téléphone non crypté contenant des emails professionnels confidentiels peut permettre à une personne qui le trouve ou à un voleur d'accéder facilement aux informations sensibles de l'entreprise. Cela peut conduire à des violations de données et à des conséquences juridiques. 

Le cryptage des données sur les appareils personnels ajoute une couche de protection solide, rendant les informations illisibles sans la clé de cryptage correcte. Cette mesure de sécurité réduit considérablement le risque d'exposition des données, même en cas de compromission physique de l'appareil.

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7. Mettre en œuvre une stratégie de Mobile Device Management

L'élaboration d'une stratégie MDM (mobile device management ou gestion de terminaux mobiles) va de pair avec la création d'une politique BYOD. Elle permet de maintenir la sécurité et la facilité de gestion des appareils qui accèdent aux ressources de l'entreprise. 

Par exemple, si la tablette personnelle d'un employé est utilisée pour accéder au courrier électronique et aux documents de l'entreprise, les outils MDM peuvent appliquer des politiques de sécurité telles que la protection par mot de passe, le cryptage et la possibilité d'effacer les données si l'appareil est perdu ou volé à distance. 

Cela permet d'empêcher l'accès non autorisé à des informations sensibles, de garantir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données et de donner à l'entreprise un contrôle sur la manière dont les données professionnelles sont traitées sur les appareils personnels.

8. Mettre en place des protocoles de confiance zéro

L'architecture de confiance zéro (ZTA) est basée sur le principe "ne jamais faire confiance, toujours vérifier". C'est l'une des meilleures approches pour les équipes hybrides qui utilisent leurs appareils personnels et passent souvent d'un réseau d'entreprise sécurisé à un réseau public potentiellement vulnérable. 

Prenons l'exemple de votre collègue Sofia qui accède aux données de l'entreprise à partir du réseau Wi-Fi d'un café. Avec un protocole de confiance zéro en place, elle serait tenue de vérifier à la fois son identité et le niveau de sécurité de l'appareil avant de lui accorder l'accès.

Cela permet d'éviter les entrées non autorisées et de réduire le risque de violation des données dans ces environnements non protégés.

9. Créer une liste de conseils en matière de cybersécurité et la garder accessible à tout moment.

Partager une liste de conseils en matière de cybersécurité avec les employés est favorise la sensibilisation à la sécurité qui s'étend des politiques BYOB à tous les aspects de la vie professionnelle numérique. Cette ressource toujours accessible est un rappel constant et une référence utile pour les meilleures pratiques, en particulier pour les environnements de travail hybrides. Nous n'allons pas passer en revue tous les conseils clés en détail, car nous venons de publier un article complet sur ce sujet. Mais voici les aspects les plus importants que votre liste de conseils en matière de cybersécurité devrait inclure :

• Créez un nom d'utilisateur unique.
• Activer l'AMF.
• Installer une solution de localisation à distance.
• Désactiver les options de connexion automatique.
• Utiliser des réseaux privés virtuels (VPN).
• Pratiquez la méthode SLAM.
• Installer les dernières mises à jour du logiciel. 
• Etc.

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💡 Lisez l'article complet sur les conseils de cybersécurité pour les employés afin de vous assurer que votre personnel garde ses appareils personnels et ses données en sécurité !

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Conseils pour maintenir la sécurité et l'efficacité après la mise en place de votre politique BYOD

10. Fournir un système d'assistance informatique en cas de problèmes de cybersécurité et de problèmes technologiques

Il est également essentiel que votre personnel sache à qui s'adresser en cas de problèmes techniques ou de cybersécurité liés à leurs appareils. Le rôle de votre équipe informatique ou d'une société externe est essentiel à cet égard.

Les membres de votre équipe doivent se sentir à l'aise pour demander de l'aide à leurs collègues techniciens s'ils rencontrent un problème lors de l'installation d'un nouvel outil ou s'ils ont des doutes sur un courriel suspect qu'ils ont reçu. Une intervention rapide des services informatiques augmente les chances de résoudre rapidement les problèmes et renforce les pratiques sûres. 

En mettant en place un système d'assistance informatique, vous contribuez à minimiser les risques pour les appareils personnels des employés et pour la sécurité des données de l'entreprise.

11. Programmer régulièrement des audits de cybersécurité

La réalisation d'audits sur les appareils des employés dans le cadre d'une politique BYOD est indispensable pour la sécurité. Cependant, comme nous l'avons mentionné plus haut, il faut trouver un équilibre concernant les préoccupations en matière de protection de la vie privée. Votre personnel peut être réticent à donner ses appareils personnels pour ce contrôle, ce qui est tout à fait compréhensible.

La transparence et la communication participent à l'exécution éthique de ces audits. Les employés doivent être informés de la nature de l'audit, de sa nécessité et de la manière dont il respecte leur vie privée. Les audits doivent se concentrer uniquement sur les données et les applications liées au travail, et non sur le contenu personnel. Vous pouvez utiliser des outils automatisés qui signalent les risques de sécurité sans révéler de détails personnels. 

Avant l'audit, demandez le consentement des membres de votre équipe et discutez avec eux de la procédure à suivre. Cette approche garantit la conformité tout en respectant la vie privée des employés. Le processus reste professionnel et respectueux.

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💜 En savoir plus sur deskbird et sa politique en matière de données et de confidentialité.

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12. Informer vos équipes sur les dernières mesures de cybersécurité à appliquer

Il est impératif que vous et vos employés restiez à l'affût des dernières mesures de cybersécurité, car la technologie évolue rapidement et les techniques de piratage deviennent de plus en plus sophistiquées. Lorsque les cybercriminels mettent au point de nouvelles méthodes d'attaque, les connaissances obsolètes en matière de sécurité rendent vulnérables les données personnelles et celles de l'entreprise.

Des mises à jour régulières et des formations permettent aux membres de votre équipe de rester informés. Cette étape supplémentaire les aide également à reconnaître les nouvelles menaces potentielles et à appliquer les pratiques de sécurité les plus appropriées pour protéger efficacement les informations sensibles.

13. Sauvegarder fréquemment les données de l'entreprise

Enfin, rappelez à votre personnel de procéder à des sauvegardes fréquentes des données afin de se prémunir contre la perte de données pouvant résulter d'un vol d'appareil, de dommages ou de cyberattaques, telles que les ransomwares. 

Imaginez que l'appareil personnel de votre collègue Sam contienne des documents de travail critiques susceptibles de tomber en panne ou d'être perdus. Si elle n'effectue pas de sauvegardes régulières, ces informations pourraient être perdues à jamais. Inutile de mentionner les conséquences pour son emploi et votre entreprise.

La mise en œuvre d'un protocole de sauvegarde de routine garantit que les données liées au travail sont copiées et stockées en toute sécurité. Vous pourrez ainsi récupérer rapidement les informations vitales et assurer la continuité des opérations en cas d'événements risqués liés à l'utilisation d'appareils personnels par votre personnel.

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Nous espérons que ces 13 bonnes pratiques BYOD vous aideront, vous et votre équipe hybride, à déterminer ce que vous devez faire pour mettre en œuvre ce nouveau système avec succès et en toute sécurité. Vous devrez probablement adapter la liste de ces choses à faire et à ne pas faire à votre politique de BYOD en fonction de votre secteur d'activité, de votre taille et de vos besoins. Gardez à l'esprit que le concept BYOD permet certainement de réaliser des économies et qu'il est meilleur pour la planète car il réduit les besoins en ressources. Cependant, il doit tenir compte de tous les aspects mentionnés dans cet article et être mis en œuvre de manière intelligente. 

L'utilisation d'une technologie moderne et hautement sécurisée est certainement l'un des meilleurs moyens de protéger cette approche et vos données. L'application deskbird répond aux normes les plus strictes en matière de sécurité. Si vous souhaitez optimiser votre espace de travail hybride tout en améliorant l'expérience de vos employés et en réalisant des économies, demandez une démonstration gratuite!