Pour et contre du BYOD : informations, statistiques et conseils

Avez-vous envisagé de permettre à votre personnel d'utiliser son propre appareil pour le travail, ou le faites-vous déjà ? L'essor du travail hybride a encouragé de nombreuses organisations à appliquer une politique de Bring Your Own Device (BYOD), permettant aux employés d'utiliser leurs ordinateurs portables, tablettes ou téléphones personnels à des fins professionnelles. Quels sont donc les avantages et les inconvénients du BYOD ?

Les économies réalisées par les entreprises sur le matériel, la maintenance et les coûts de télécommunication sont l'une des raisons les plus convaincantes pour adopter une approche BYOD. Mais ce concept présente d'autres avantages, tels qu'un taux de productivité plus élevé. Toutefois, le passage d'un réseau d'appareils de l'entreprise à un réseau d'appareils des employés présente quelques inconvénients, comme l'augmentation des risques de cybersécurité et des problèmes éthiques.

Allons donc voir de plus près les pour et les contre de la politique BYOD, nous allons vous dévoiler pourquoi cette approche de la gestion des appareils mobiles séduit beaucoup d'entreprises dans le monde et quelles sont les meilleures pratiques d'un point de vue informatique et financier.

Qu'est-ce qu'une politique BYOD ?

Qu'est-ce que le "BYOD" ?

L'acronyme BYOD signifie "Bring Your Own Device" (Apportez votre propre appareil). Cela signifie que les personnes peuvent utiliser leurs appareils personnels pour le travail. En d'autres termes, le même ordinateur portable est utilisé à des fins personnelles et professionnelles. Ce concept existe depuis de nombreuses années déjà. Mais l'essor des formules de travail flexibles, y compris le travail hybride, a poussé de plus en plus d'entreprises à adopter une politique de BYOD. Ainsi, les employés peuvent utiliser leurs appareils pour travailler de n'importe où et à n'importe quel moment.

Politique BYOD de base ou politique BYOD complète

Une enquête de Cisco¹ met en évidence la différence entre l'application d'une politique BYOD basique ou complète. Cette distinction n'est pas souvent mentionnée, mais elle peut avoir un impact réel. Le concept de base du BYOD permet aux organisations de réduire leurs coûts informatiques de manière significative. Cependant, le montant des économies réalisées est quadruplé lorsque la mise en œuvre est effectuée de manière globale. En fonction de vos besoins et de vos objectifs, c'est un aspect qu'il convient d'approfondir. 

Les autres types de politiques relatives aux appareils mobiles

En fonction de votre secteur d'activité, de vos règles et de votre réglementation, vous pouvez appliquer différents types de politiques en matière d'appareils mobiles, plus ou moins strictes :

• CYOD : Choose Your Own Device (Choisissez votre propre appareil) ;
• COPE : Propriété de l'entreprise/autonomie personnelle ;
• COBO : Propriété de l'entreprise/entreprise uniquement.

BYOD est l'option la moins rigide, tandis que COBO est la plus stricte, les employés n'étant pas autorisés à utiliser le matériel de l'entreprise à des fins personnelles. COPE est un mélange des deux. Vous possédez le matériel, mais les membres de votre équipe peuvent le personnaliser avec des applications qui ne sont pas liées au travail.

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Quels sont les avantages et les inconvénients du BYOD ?

Les avantages de la mise en place d'une politique BYOD

Une solution économique

L'avantage le plus séduisant du concept BYOD est sa capacité à réduire considérablement les coûts informatiques d'une entreprise. Imaginez que vous n'ayez plus à fournir un ordinateur portable à l'ensemble du personnel. Il permet également de réduire les coûts de maintenance et de télécommunication. Selon l'enquête de Cisco, le BYOD de base représente une valeur de 350 dollars par an et par utilisateur mobile. Cette somme passe à 1 300 dollars avec le BYOD complet. Une étude de Samsung et d'Oxford Economics² révèle des informations similaires. Selon leurs conclusions, les entreprises qui appliquent une politique d'appareils appartenant à l'entreprise dépensent 1 234 dollars par an et par travailleur, tandis que les organisations qui demandent à leurs employés d'apporter leurs propres appareils déboursent 893 dollars. Cependant, ils soulignent que le montant économisé peut facilement être perdu si les risques associés à une approche BYOD ne sont pas pris en compte et traités.

Une pratique plus durable

L'importance de la durabilité au bureau ne cesse de croître. Alors que la situation globale de notre planète est alarmante, un nombre croissant d'employés demandent aux entreprises de prendre des mesures réelles et concrètes pour réduire leur impact. Le développement d'initiatives écologiques est devenu un élément clé pour attirer et retenir les talents. Les politiques de BYOD vous permettent, en tant qu'organisation, de lutter contre la surconsommation et de réduire votre empreinte carbone et celle de votre personnel. Chaque membre de l'équipe n'a plus besoin de deux ordinateurs portables, de deux téléphones mobiles et parfois de deux tablettes, mais d'un seul de chaque. En outre, vous pouvez promouvoir et soutenir le concept des 3 R (Réduire, Réutiliser, Recycler) pour aller plus loin.

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La clé d'une meilleure productivité des employés

36 % des personnes gagnent au moins quatre heures par semaine lorsqu'elles travaillent sur leurs propres appareils ¹. Permettre aux membres de votre équipe d'utiliser leurs appareils personnels pour travailler peut avoir un impact significatif sur leur productivité. L'une des raisons est qu'ils sont beaucoup plus à l'aise avec l'interface et ne perdent donc pas de temps à essayer d'en comprendre le fonctionnement. Nous savons tous à quel point il est difficile de naviguer sur un système iOS lorsque nous sommes habitués à un système Android et vice versa, n'est-ce pas ? Une autre explication est la possibilité de personnaliser leur appareil en fonction de leurs besoins, ce qui n'est pas toujours possible avec un appareil appartenant à l'entreprise.

Suppression des cours de formation pour nouveaux dispositifs

Chaque fois que vous recrutez de nouveaux talents ou que vous achetez du nouveau matériel, vous devez expliquer à vos employés comment utiliser les outils que vous leur fournissez. Ce processus est nécessaire pour chaque nouvelle recrue ou dès que vous introduisez un nouvel appareil. Qu'il s'agisse d'un cours en présence ou numérique, cela prend du temps et de l'argent. Avec une politique BYOD, vous n'avez plus besoin de former votre personnel à l'utilisation des appareils puisqu'il sait comment utiliser les siens. Cependant, vous devez toujours les former aux pratiques de sécurité et à la protection des données.

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Les risques liés au concept "Bring Your Own Device" (Apportez votre propre appareil)

Cybersécurité

Le problème le plus courant avec un modèle BYOD est lié à la gestion des cyber-risques. Lorsque les employés utilisent leurs propres appareils à des fins personnelles et professionnelles, les risques liés à des pratiques dangereuses augmentent. Les entreprises sont plus exposées au jailbreaking, à l'utilisation de réseaux non sécurisés, aux fuites de données et aux violations, etc. Si le fait d'autoriser votre personnel à travailler sur son matériel privé peut vous aider à réduire vos coûts, une cyberattaque peut vous faire perdre ces économies en un clin d'œil. Pourtant, vous pouvez réduire considérablement les risques grâce à une stratégie de gestion des appareils mobiles bien pensée. 

La question éthique 

Lors de la mise en œuvre d'une politique de BYOD, trouver un équilibre rationnel entre la sécurisation des données de l'entreprise et le respect du droit à la vie privée des employés peut également constituer un défi à relever. Pour résoudre ce problème, il faut que tous les membres du personnel, les parties prenantes, les équipes informatiques, RH et juridiques discutent de la meilleure ligne de conduite à adopter pour garantir le respect de la vie privée des utilisateurs et la protection des données de l'entreprise. Un autre problème éthique lié à l'application d'une politique de BYOD concerne l'accès à ces appareils. Certaines personnes n'ont pas les mêmes moyens financiers et ne peuvent pas s'offrir la même quantité de technologie pour faire leur travail. Il peut en résulter un environnement de travail injuste et exclusif.

Compatibilité des appareils

Enfin, l'incompatibilité entre certains matériels et logiciels peut constituer un défi pour les équipes informatiques et les employés qui utilisent leurs propres appareils. Le fait de changer son téléphone tous les deux ou trois ans, les systèmes d'exploitation propres à chaque appareil, les versions différentes de logiciels... Tout cela rend le processus délicat. Compte tenu de ces aspects, les professionnels de l'informatique peuvent rencontrer des difficultés à développer des applications qui fonctionnent sur tous les appareils.

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Comment bénéficier des avantages et minimiser les inconvénients de cette approche de gestion des appareils mobiles ?

Allouer plus d'argent au département informatique

Vos collègues de l'informatique sont au cœur de la transition BYOD. Leur rôle est essentiel pour garantir une transition en douceur et maintenir un environnement de travail hautement sécurisé. Ils pourraient également avoir besoin de plus de ressources pour s'assurer que vous ne bénéficiez que des avantages du BYOD, et non de ses inconvénients. Par exemple, la mise à niveau de votre outil de gestion des appareils mobiles pourrait s'avérer nécessaire. Avec l'essor de la technologie et de la transformation numérique, investir dans l'informatique est une décision intelligente et sûre (même sans politique BYOD).

Prévoir un budget pour former les employés à la cybersécurité aussi souvent que nécessaire

Plus la technologie évolue, plus les risques de cybersécurité augmentent. D'un employé à l'autre, la sensibilisation aux cyberrisques et les meilleures pratiques pour préserver la sécurité des données varient considérablement. Parce qu'ils utilisent leurs propres appareils, les membres de l'équipe peuvent être moins prudents. Ils peuvent laisser leurs tablettes sans surveillance avec des documents confidentiels facilement accessibles ou utiliser un réseau WIFI public sans VPN, par exemple. C'est pourquoi toutes les entreprises doivent former les travailleurs à utiliser leur matériel et leurs logiciels en toute sécurité. Les sensibiliser à cette cybersécurité est essentiel pour les aider à mieux connaître les mesures de sécurité et les différentes lignes de défense (mots de passe, antivirus, cryptage, VPN, mises à jour).

Fournir aux membres de l'équipe une allocation BYOD

Lors de la mise en œuvre d'une politique de BYOD, il convient de réfléchir à la manière dont l'entreprise peut compenser les coûts de ces appareils et de leur entretien. Une allocation BYOD mensuelle ou annuelle est souvent le meilleur choix. Elle doit être calculée en fonction du nombre et du type de matériel dont les travailleurs ont besoin pour accomplir leurs tâches, ainsi que des dépenses associées (maintenance, logiciels, forfaits, etc.). L'enquête de Samsung et Oxford Economics indique que l'allocation mensuelle moyenne pour les téléphones mobiles personnels par employé est d'environ 40,20 $.

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Créer un plan d'action pour le départ des employés dans un cadre BYOD

Qu'advient-il des données de l'entreprise présentes sur le matériel lorsqu'un employé quitte l'organisation ? Comment révoquer l'accès à ces informations et aux autres ressources de l'entreprise ? Il s'agit là aussi d'un aspect qui nécessite d'un plan d'action efficace et sûr. Le point le plus important à retenir est que ce processus commence lors de l'intégration. Il s'agit de configurer les appareils et les systèmes conformément à la politique de BYOD et de s'assurer que les membres de l'équipe acceptent vos règles de BYOD en signant un document officiel. Le moment, la raison et les modalités de l'effacement des données de l'entreprise doivent être mentionnés dès que vous autorisez votre personnel à utiliser son matériel personnel.

Utiliser un logiciel de gestion des appareils mobiles

Le concept BYOD se développe à mesure que nos méthodes de travail deviennent plus flexibles. Les employés qui travaillent à des heures et dans des lieux différents, il est plus logique de les laisser utiliser leurs appareils personnels pour des tâches liées au travail. Cependant, bien que ce matériel ne soit pas la propriété de l'entreprise, les données et les informations qu'il contient vous appartiennent et doivent être contrôlées par vous. Les logiciels de gestion des appareils mobiles permettent aux équipes informatiques de surveiller, de gérer et de sécuriser les données où qu'elles se trouvent. Il s'agit donc d'une aide précieuse pour les entreprises qui travaillent avec des équipes hybrides et distribuées, afin de garantir la confidentialité des données de l'entreprise. 

Élaborer la politique BYOD de votre entreprise tous ensemble

Votre politique BYOD jette les bases d'une mise en œuvre réussie du BYOD. Elle vous permet de définir les attentes et d'expliquer ce qu'il faut faire et ne pas faire. Mais l'élaboration de cette politique ne relève pas uniquement du département des ressources humaines, de l'informatique ou des finances. Il s'agit d'une tâche collective. Faites équipe avec d'autres services pour déterminer ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas en ce qui concerne l'utilisation d'appareils personnels au travail. Une fois que vous disposez d'un ensemble de règles claires, partagez ce document avec l'ensemble de votre personnel afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Formalisez-le en demandant aux membres de votre équipe de lire et de signer une déclaration écrite. Enfin, n'oubliez pas de le mettre à jour si nécessaire et d'en informer les employés. 

PS : N'imprimez pas votre politique BYOD sur papier. L'avenir est au numérique. Vos employés l'apprécieront et la planète aussi !

Nous espérons que vous comprenez mieux les avantages et les inconvénients du BYOD. Comme toute chose dans la vie, cette approche a des avantages et des inconvénients. L'objectif est donc de se concentrer sur la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de BYOD afin de minimiser autant que possible les problèmes éthiques et les risques de cybersécurité. L'équipe informatique a un rôle crucial à jouer à cet égard, mais le soutien financier est essentiel pour que ce département puisse garantir un réseau d'entreprise sûr et sécurisé. Avec l'essor du travail hybride, l'utilisation d'appareils personnels intéresse de plus en plus d'employés et d'entreprises. En définissant une politique claire en matière de BYOD et en impliquant tout le monde dans le processus, les chances que vous tiriez profit de ce changement sont beaucoup plus élevées. 

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¹L'impact financier du BYOD Un modèle des avantages du BYOD pour les entreprises internationales, Cisco ;

²Maximiser la valeur mobile, BYOD ou pas BYOD ?, Samsung & Oxford Economics.