29 éléments à cocher dans votre liste de tâches pour l'organisation d'un événement d'entreprise
29 août 2024
1er octobre 2024
Que ce soit pour fêter Noël, l'anniversaire de votre entreprise, une nouvelle étape ou pour promouvoir publiquement votre marque, il y a toujours de bonnes raisons d'organiser un événement d'entreprise. La question est de savoir par où commencer pour organiser un moment mémorable sans rien oublier. Une liste de tâche pour l'organisation d'un événement d'entreprise est votre meilleur allié dans ce cas.
Cette liste doit inclure toutes les actions à entreprendre avant le grand jour, de l'envoi des invitations à la commande du traiteur en passant par la réservation du lieu. Cela permet à la fois de s'assurer que tout est pris en compte, et de réduire le stress des personnes chargées de l'organisation de l'événement.
Il existe des étapes à suivre pour créer une expérience positive et des souvenirs inoubliables pour tous vos invités et participants. Voici tout ce que vous devez savoir et toutes les cases à cocher pour un événement d'entreprise réussi et inoubliable.
Les étapes à voir absolument avant d'entamer la planification de l'événement
Déterminer le but et l'objectif de cet événement
Quel est l'objectif de votre prochain événement d'entreprise et quels résultats en attendez-vous ? S'agit-il de renforcer les liens entre les membres de votre équipe hybride ? S'agit-il de rencontrer vos partenaires en personne et de stimuler vos affaires ? Comme nous l'avons dit, les raisons de planifier un événement d'entreprise ne manquent pas. Pourtant, la préparation de la réunion annuelle avec votre équipe implique différentes actions que la conception d'un grand événement avec des clients et des investisseurs potentiels.
Définir le type d'événement
L'étape suivante consiste à définir l'événement d'entreprise que vous organisez. Sera-t-il réservé aux employés ou sera-t-il ouvert à un plus grand nombre de personnes ? Où se déroulera-t-il, sur place ou à l'extérieur ? S'agira-t-il d'une soirée de conférence, d'un week-end de team building ou d'une journée de promotion de la marque ? Le type d'événement que vous allez organiser doit être clair dès le départ.
Fixer un budget pour l'événement
Il est essentiel de déterminer votre budget avant de commencer à planifier votre événement d'entreprise. Combien pouvez-vous dépenser pour que cet événement soit mémorable et réussi ? Une fois que vous avez la réponse, nous vous recommandons de prévoir une petite marge "au cas où". 10 % de votre budget total devrait suffire à couvrir les frais imprévus.
S'assurer que l'événement correspond à vos valeurs
Par exemple, si vous encouragez le développement durable et les pratiques écologiques, n'organisez pas d'événement nécessitant un vol vers un autre pays. Vos partenaires, vos employés et vos clients vous soutiennent pour diverses raisons, notamment pour ce que vous défendez. Prendre l'avion pour assister à un événement d'entreprise à l'étranger serait une énorme déception pour tous ceux qui vous soutiennent pour votre engagement en faveur de la planète.
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Les 29 points indispensables à inclure dans votre liste de tâches pour l'organisation d'un événement d'entreprise
Vous êtes maintenant fin prêt pour commencer à planifier cet événement d'entreprise exceptionnel ! Toutefois, les étapes suivantes doivent être adaptées en fonction de la taille de votre entreprise et du type d'événement que vous vous apprêtez à organiser.
1. Choisir une date pour votre événement
La première étape de l'organisation d'un événement d'entreprise consiste à choisir une date, car cela a une incidence sur divers aspects du processus de planification, tels que les réservations de traiteur, les réservations d'hébergement, la recherche d'un lieu, etc. Lorsque vous choisissez un jour, gardez à l'esprit les objectifs et le type d'événement que vous souhaitez organiser. Il convient également de tenir compte des conflits d'horaire et de la saisonnalité afin de s'assurer que le plus grand nombre possible de personnes puissent assister à l'événement.
2. Créer un calendrier de planification de l'événement avec les dates clés et les échéances.
Selon le type et la taille de votre événement, vous pouvez commencer à le préparer un an ou un mois à l'avance. Plus l'organisation d'un événement prend du temps, plus il y a de choses auxquelles il faut penser et plus il y a de dates clés à garder à l'esprit, comme la confirmation du traiteur. Disposer d'un calendrier détaillé avec des notifications automatiques programmées devient alors une aide très appréciée.
3. Établir une liste d'invités
Il est essentiel de dresser une liste d'invités pour avoir une idée générale du nombre de personnes susceptibles d'assister à l'événement et de la taille du lieu où il se déroulera s'il a lieu en dehors du bureau. S'agit-il d'un événement d'entreprise privé réservé à vos employés ou d'un événement plus important réunissant des partenaires, de futurs clients potentiels, d'autres entreprises, etc.
4. Choisir un thème correspondant à la raison de l'événement
Selon le type d'événement que vous organisez, il peut être intéressant d'avoir un thème ! Il crée une atmosphère mémorable et renforce la culture de votre entreprise. Il vous guide également dans votre processus de planification et dans vos décisions. Un thème bien choisi stimule l'engagement, favorise l'unité de l'équipe et laisse une impression durable sur les participants. Il s'agit sans aucun doute d'un aspect qui a un impact sur le succès de l'événement.
5. Impliquer vos employés
Qu'il s'agisse d'un événement privé ou non, engagez les membres de votre équipe en leur envoyant des formulaires de commentaires et en les encourageant à faire part de leurs idées et de leurs souhaits. Si l'événement est organisé pour eux (fête de Noël, anniversaire de l'entreprise, célébration d'une étape importante, réunion annuelle..., etc. ), il est encore plus important de les inclure dans le processus. Tout d'abord, cela augmente les chances de bien faire les choses. Deuxièmement, cela favorise une culture centrée sur les personnes. Troisièmement, cela améliore l'expérience des employés.
6. Rechercher et visiter les lieux
Vous avez la date, le nombre approximatif d'invités, le thème... Il est temps de chercher un lieu pour accueillir votre événement s'il n'a pas lieu dans vos espaces. Trouver le lieu idéal peut prendre du temps, c'est pourquoi nous vous recommandons de commencer vos recherches et vos visites dès que possible.
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7. Envisager des solutions d'hébergement (si nécessaire)
Si votre événement se déroule sur plusieurs jours ou s'il est éloigné du domicile de vos invités, vous pouvez vous renseigner sur les possibilités d'hébergement. Vous augmenterez ainsi leurs chances de participer à l'événement et leur éviterez le stress de trouver un endroit où dormir à la dernière minute.
8. Planifier des solutions de transport (si nécessaire)
En ce qui concerne l'hébergement, il est également important que vous réfléchissiez à la manière dont vos invités se rendront sur le lieu de l'événement. Pourriez-vous collaborer avec une société de transport ? Le covoiturage fonctionnerait-il ? Y a-t-il un train qui se rend à cet endroit ? L'identification du meilleur moyen de transport devrait également être une case à cocher sur la liste de contrôle de l'organisation de votre événement d'entreprise dès que possible.
9. Vérifier votre contrat d'assurance
Ce n'est peut-être pas la première chose à laquelle vous pensez lorsque vous organisez un événement d'entreprise, mais il est indispensable de s'assurer que votre contrat d'assurance couvre cet événement. Si ce n'est pas le cas, apportez les modifications nécessaires avant l'événement.
10. Mettre en place un système d'enregistrement
Avant de partager tous les détails de l'événement et d'envoyer les invitations, vous devez disposer d'un moyen pour que les participants s'inscrivent. Il peut s'agir simplement de répondre "oui" ou "non" sur votre application deskbird. Cette étape est loin d'être négligeable, car elle vous permet de savoir combien d'employés et d'invités seront présents. Vous pouvez alors commencer à planifier en conséquence.
11. Créer des cartes d'invitation irrésistibles pour vos invités
Il est temps de partager ce que vous avez préparé lors des derniers jours ou des dernières semaines ! Créez de magnifiques cartes d'invitation ou des emails à l'image de votre marque pour tous les invités de votre liste. Veillez à ce qu'ils soient si accrocheurs que les gens ne puissent pas résister à l'envie de s'inscrire et soient enthousiasmés par l'événement !
12. Envoyer des invitations à vos employés et à vos invités
Une fois vos invitations joliment préparées avec tous les détails : date, lieu, thème, régime alimentaire, etc., envoyez-les dans les boîtes aux lettres physiques ou électroniques de vos invités. Ça prend forme !
13. Rechercher de sponsors
En fonction de vos objectifs et du type d'événement d'entreprise que vous organisez, vous pouvez rechercher des sponsors. Les marques peuvent accepter de vous soutenir financièrement ou de vous fournir des ressources. Il est également important d'essayer de collaborer avec des organisations qui partagent les valeurs de votre entreprise.
14. Sélectionner la meilleure solution de restauration
Maintenant que vous avez un lieu et une idée du nombre de personnes qui participeront à votre événement, vous devez commencer à chercher des traiteurs. Quel type de nourriture souhaitez-vous servir lors de cet événement ? S'agira-t-il plutôt d'un apéro dînatoire ou d'un menu gastronomique à déguster à table ? N'oubliez pas de vous en tenir à votre budget !
15. Réfléchir aux possibilités de divertissement
Les options de divertissement varient en fonction du type d'événement d'entreprise que vous organisez. Si vous organisez une conférence, vous devez convaincre les animateurs de monter sur scène et de participer à votre événement. En revanche, si vous préparez une fête de bureau pour célébrer le lancement d'un produit, vous préférerez peut-être réserver les services d'un DJ pour la nuit ! Il s'agit là encore d'un excellent moyen de promouvoir la culture de votre entreprise.
16. Réserver un photographe professionnel pour l'événement
Faire appel à un photographe pour immortaliser les moments clés de votre événement d'entreprise peut être une idée fantastique, surtout si vous souhaitez promouvoir votre marque ou un nouveau produit. Même s'il s'agit d'un événement privé réservé à vos employés, le fait d'avoir des souvenirs en images crée un sentiment d'appartenance et de communauté.
17. Identifier les prestataires pour la location du décor et de l'équipement pour votre événement
Qu'il s'agisse de mobilier ou de décorations spécifiques, vous devez faire appel à un service de location d'articles événementiels. Ces services sont une aide précieuse pour tout l'équipement dont vous avez besoin pour faire de ce rassemblement une réussite. Nous vous recommandons de commencer vos recherches à l'avance afin de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins et à votre budget.
18. Déterminer la technologie dont vous avez besoin pour l'événement
Tout d'abord, si vous envisagez d'organiser un événement auquel les participants peuvent assister physiquement et virtuellement, vous avez besoin d'une technologie qui leur permette de le faire. Deuxièmement, même dans le cas d'un événement entièrement en personne, la technologie joue un rôle clé dans la planification des événements d'entreprise.
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19. Concevoir un plan de table (si nécessaire)
Vos invités seront-ils assis à des tables ? Dans l'affirmative, il est préférable d'établir un plan de table à l'avance. Il vous permet de rassembler des personnes spécifiques et aide vos services de restauration en cas d'exigences diététiques (végétarien, végétalien, sans lactose, etc.). ). Cela évite également toute confusion lorsque les invités sont invités à s'asseoir.
20. Susciter l'enthousiasme des employés et des invités
Pour que l'événement soit un succès, il faut susciter l'enthousiasme des invités et de faire naître un sentiment d'oisiveté chez ceux qui doutent encore de leur présence. Entre le moment où vous envoyez les invitations et la date de l'événement, faites régulièrement la promotion de l'événement et donnez quelques indices sur les activités prévues pour susciter l'enthousiasme des gens.
21. Établir un programme détaillé de l'événement
Par exemple, si vous organisez une fête de Noël, précisez l'heure du début du dîner, décidez de l'heure des discours, fixez une heure pour le partage des cadeaux si cela fait partie de l'organisation de l'événement, etc. Il est essentiel d'avoir une idée claire du programme de votre événement pour qu'il soit réussi.
22. Partager le programme détaillé
L'organisation d'un événement d'entreprise implique généralement plus d'une personne. Pour que tout le monde soit au courant, vous devez partager les mises à jour et le programme détaillé de l'événement. Cela permet de maintenir l'alignement et de s'assurer que les personnes connaissent leur rôle et leurs responsabilités à chaque étape du processus.
23. Promouvoir l'événement en ligne et hors ligne
Plus vous parlerez de l'événement, plus les gens seront curieux et désireux d'y participer. Faites la promotion de l'événement sans harceler vos employés et vos invités. En personne, lorsque vous voyez vos collègues au bureau, et virtuellement, en envoyant des emails ou des messages sur votre canal Slack , par exemple.
24. Avoir un plan B
Il est essentiel d'avoir un plan B dans l'organisation d'un événement. Il permet d'atténuer les difficultés imprévues et de garantir la continuité et le professionnalisme en cas de problème. Par exemple, le fait d'avoir un endroit à l'abri, même lorsque l'événement est prévu à l'extérieur, permet d'éviter tout problème en cas de pluie inattendue, et d'assurer le succès de l'événement malgré des circonstances défavorables.
25. Mettre le budget à jour régulièrement
La tenue d'une fiche budgétaire à jour est essentielle pour le contrôle financier et la transparence lors de l'organisation d'un événement d'entreprise. Elle permet de suivre les dépenses en temps réel, d'identifier rapidement les éventuels dépassements de budget et de prendre des décisions en connaissance de cause. Un budget précis vous permet également d'allouer les ressources de manière efficace et d'éviter les surprises coûteuses.
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26. Finaliser les détails du lieu de réunion
À l'approche de la date de l'événement, il est temps de finaliser les détails du lieu. Il s'agit d'une étape majeure de la liste de tâches de l'organisation d'un événement d'entreprise, qui permet de s'assurer que tout est en place pour une exécution sans heurts. Il s'agit de confirmer les aspects logistiques tels que l'agencement, l'équipement, la restauration et le personnel. Une attention particulière à ces détails permet d'éviter les problèmes de dernière minute et d'améliorer l'expérience des invités.
28. Communiquer toute modification finale au traiteur et aux autres prestataires.
En communiquant les changements de dernière minute aux traiteurs et autres prestataires environ une semaine avant l'événement, on s'assure que tous les fournisseurs sont au courant des derniers plans, ce qui permet d'éviter les malentendus ou les oublis. Des mises à jour sur le nombre d'invités, les exigences diététiques ou les ajustements de programme leur permettent de se préparer avec précision pour offrir un service sans faille et réussi.
27. Envoyer des rappels à l'approche de la date de l'événement
Tic, tac, tic, tac... Une semaine avant et le jour de l'événement, nous vous recommandons d'envoyer des rappels à tous les invités. Ces notifications permettent de s'assurer qu'ils n'ont pas oublié l'événement en raison de leur emploi du temps chargé. Ces petites notes permettent également d'anticiper l'événement en mettant l'accent sur des détails et des caractéristiques intéressantes, ce qui accroît la participation et l'enthousiasme.
29. Vérifier la technologie
La dernière étape préalable à l'événement consiste à revérifier toute la technologie de l'événement un ou deux jours avant. Cette vérification indispensable permet de s'assurer que l'équipement audiovisuel, les logiciels de présentation et les outils interactifs fonctionnent correctement. Cela permettra d'éviter les problèmes techniques pendant l'événement et de garantir le professionnalisme.
Le rôle de deskbird dans l'organisation des événements
En tant qu'experts en matière d'expérience de travail hybride, nous avons créé une fonction d'événements dans l'application deskbird pour vous aider à partager et à promouvoir vos événements d'entreprise avec les membres de votre équipe. Grâce à cette fonctionnalité, vos employés sont informés de tous les événements à venir au travail et peuvent les planifier en fonction de leur emploi du temps.
Ces 29 actions sont les étapes clés de votre liste de tâches pour l'organisation d'un événement d'entreprise. Toutefois, nous vous recommandons de détailler chaque sous-action afin d'être mieux organisé et préparé. Il est également important de numériser cette liste afin de pouvoir la consulter et la mettre à jour à tout moment et en tout lieu. De plus, elle vous permet de partager facilement vos consignes avec toutes les personnes concernées. Enfin, utilisez la technologie pour vous aider à coordonner et à réussir vos événements. Par exemple, utilisez deskbird pour vous assurer que vos employés bloquent la date sur leur agenda !
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Sources :
- Planification d'un événement d'entreprise : La liste de contrôle ultime, eventbrite.
- Guide de la planification d'événements d'entreprise à l'intention des gestionnaires d'événements, TravelPerk.
- Liste de contrôle avancée pour la planification d'événements d'entreprise, Skift Meeting.
- Planification d'un événement d'entreprise : Liste de contrôle et guide, Bizzabo.
