Nos meilleures pratiques pour gérer les conflits d'horaires au travail

Lorsque vous travaillez dans les RH ou que vous gérez une équipe, vous avez probablement déjà rencontré des problèmes d'emploi du temps avec vos collègues. S'ils doivent travailler le même jour ou prendre des congés au même moment mais ne peuvent pas le faire, cela peut devenir frustrant pour tout le monde et avoir un impact sérieux sur l'entreprise. Alors, comment gérer les conflits de calendrier au travail ? Même si les conflits de calendrier sur le lieu de travail ont toujours existé, l'essor de la flexibilité du travail rend la situation encore plus délicate. Comment vos travailleurs peuvent-ils savoir quel jour et à quelle heure un bureau est disponible au bureau ? Peuvent-ils être sûrs d'avoir une salle de réunion libre quand ils en ont besoin ? Si le travail hybride et l'horaire flexible sont deux tendances majeures de l'avenir du travail, ils nécessitent tous deux une certaine adaptabilité de la part des entreprises. Grâce à notre outil de gestion à distance, nous vous aidons à créer une entreprise moderne centrée sur l'employé. Découvrez les meilleures pratiques pour éviter autant que possible les conflits d'horaires. 

Identifier les types de conflits d'horaires

Avant d'essayer de trouver des solutions pour réduire les problèmes de calendrier, il faut identifier les types de conflits de calendrier qui affectent votre personnel. Il existe 5 grandes sortes de problèmes de calendrier que vous pouvez rencontrer : 

1. Événements qui se chevauchent : un employé est sollicité pour deux réunions différentes au même horaire ;
2. Confusion sur le lieu de travail des employés : les employés se voient attribuer une réunion sur place alors qu'ils font du télétravail ;
3. Échanges non officiels de créneaux horaires : échanger des créneaux horaires au bureau ou à distance avec d'autres membres de l'équipe sans communication officielle à ce sujet ;
4. Double inscription : un employé est programmé pour deux tâches différentes exactement dans le même créneau horaire ;
5. Changements de dernière minute : le calendrier de l'équipe doit être remanié en raison d'un événement inattendu (congé de maladie, problème d'embouteillage, etc.).

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Créer des règles d'usage pour le calendrier hybride

Votre personnel doit connaître les règles relatives à son emploi du temps. Combien d'heures par semaine sont-ils censés travailler ? Peuvent-ils choisir de faire du télétravail en permanence ou sont-ils obligés de venir sur place un nombre minimum de jours par semaine ou par mois ? Leur demandez-vous de commencer à travailler à une heure précise ou encouragez-vous l'horaire flexible ? Ce sont toutes des questions qui doivent être discutées avec votre personnel.

En particulier lorsqu'il s'agit de gérer des équipes hybrides, le fait de ne pas disposer de consignes claires sur la manière dont elles peuvent aménager leurs horaires crée un risque élevé de confusion et de conflit éventuel. Ainsi, la frustration qui en résulte peut avoir de graves répercussions sur la culture du lieu de travail et la productivité des employés en général. En termes de réussite de l'entreprise, ce n'est pas une situation idéale. Par conséquent, la adopter une politique claire sur la gestion souhaité du travail hybride devrait vous mettre à l'abri de ces problèmes de conflit d'horaires.

Promouvoir la communication au sein de l'équipe

Si la tension monte, essayez de résoudre le problème en encourageant les membres de votre équipe à en parler de manière constructive. Laissez chacun donner son avis et essayez de trouver une solution équitable qui puisse satisfaire vos employés. Fixez un moment et un lieu de rencontre pour aborder le sujet et trouver ensemble une issue positive.

Cela peut se faire physiquement autour d'une table ou d'un café lorsque vous venez sur place, ou virtuellement lorsque les personnes travaillent à distance. Si vous choisissez de résoudre le problème à distance, vous pouvez en parler via un outil de communication numérique tel que Slack ou Zoom. N'oubliez pas qu'en matière de communication, le ton de la voix et le langage corporel sont très importants. Par conséquent, les appels vidéo sont un meilleur choix pour résoudre un conflit entre deux membres de l'équipe à distance.

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Trouvez une solution de secours

Afin de réduire facilement les conflits de planning sur le lieu de travail, rien de mieux qu'une solution de secours. Voici deux options que vous pouvez mettre en œuvre dans votre processus de gestion d'équipe. 

Créez un système de "backup" hebdomadaire

Une solution équitable et efficace consiste à créer un système de rotation des remplaçants. Avec votre équipe, vous désignez une "personne de secours" pour chaque semaine. Ainsi, en cas de problème avec l'agenda de vos travailleurs, la personne de réserve peut aider à résoudre ce problème. Par exemple, Marc travaille au bureau le mercredi et Hélène travaille à la maison. Pierre fait du télétravail aussi, mais il est désigné comme "personne de secours" cette semaine. Malheureusement, la fille de Marc tombe malade et il doit travailler depuis chez lui. Hélène ne peut pas venir à la place de Marc car elle a un rendez-vous médical ce jour-là. Comme les deux doivent travailler à domicile, demander à Hélène de venir au bureau et, éventuellement, lui faire manquer son rendez-vous, peut créer des tensions et des frustrations. Pour résoudre ce problème, et parce que Pierre est la "personne de secours" cette semaine-là, vous lui demandez de venir au bureau, même si ce n'était pas prévu initialement dans son agenda.

Exigez de vos employés qu'ils aient un plan B

Une autre façon simple et rapide de résoudre un problème d'horaire des employés est de demander aux membres de votre équipe de toujours marquer une alternative qui pourrait fonctionner dans leur agenda. Certaines personnes n'ont peut-être rien de prévu de particulier pendant la semaine et peuvent être disponibles à échanger des jours de travail à domicile et sur site. Tenir ses collègues au courant du fait que cela ne les dérange pas de changer de jour est un bon moyen de créer une atmosphère positive au sein de l'équipe et d'éviter les problèmes d'emploi du temps.

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Adopter un outil de gestion à distance

La meilleure façon de gérer une équipe hybride et son emploi du temps de manière simple, fluide et directe est d'adopter un outil de gestion à distance. Il s'agit d'une nécessité pour toute entreprise moderne ayant un modèle hybride. La nouvelle façon de travailler inclut plus de flexibilité sur le lieu de travail, la gestion des espaces de bureaux et des horaires des employés nécessite des procédures organisationnelles efficaces. Il s'agit d'une tâche facile qui peut être automatisée. L'automatisation aide les entreprises à devenir plus efficaces et productives. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel centralisé de planification des employés tel que deskbird est la solution idéale pour les entreprises afin d'éviter les conflits d'horaires sans y consacrer trop de temps.

Avec une application de planification hebdomadaire, votre personnel peut ainsi facilement avoir un aperçu rapide des plages horaires disponibles ainsi que des options de bureau et de salle de réunion. En seulement quelques clics, ils peuvent organiser leur planning hybride hebdomadaire en mélangeant créneaux à domicile et crénaux au bureau. Ils peuvent également choisir où travailler lorsqu'ils sont au bureau (bureau individuel, salles de réunion, espaces de travail collaboratif, etc.) et pour quelle durée (journée complète, demi-journée, deux heures, etc.). L'application deskbird est tout simplement le meilleur outil pour adopter le travail hybride et améliorer l'expérience des employés !

Vous connaissez maintenant les meilleures pratiques pour minimiser les conflits d'horaires qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre d'un modèle de travail hybride. Quelles que soient les méthodes que vous choisissez d'utiliser, gardez toujours à l'esprit de rester centré sur les personnes, car c'est la clé du succès d'une entreprise ! Nous espérons que cet article vous aidera à mieux gérer les emplois du temps de vos employés et à trouver des solutions qui répondent aux besoins de chacun. N'hésitez pas à vous abonner à notre newsletter pour rester au courant des derniers sujets sur le travail hybride !