Le dilemme des logiciels de suivi de la productivité des employés

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Art Malkovich est le PDG et cofondateur d'Onilab, une société de développement de commerce électronique. Il a une dizaine d'années d'expérience dans la gestion d'équipe et le développement web pour le commerce électronique. Il s'attache à suivre les dernières technologies et à développer des projets innovants, tels que les solutions de commerce sans tête et les PWA.

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Est-il éthique de contrôler la productivité de vos employés ? Cette question est d'autant plus pertinente aujourd'hui que de plus en plus d'entreprises mettent en place des logiciels de suivi pour superviser les travailleurs à distance et au bureau. Les employeurs veulent comprendre clairement quelles sont les tâches et les activités de leurs employés et s'assurer qu'ils gèrent leur temps efficacement.

Dans les domaines de la publicité et du marketing, de la finance et de la vente au détail, les logiciels de contrôle de la productivité, également appelés "brassware" ou "tattler", gagnent du terrain. Par exemple, le titan du commerce électronique Amazon utilise l'application pour smartphone Mentor pour évaluer l'efficacité et le comportement de ses chauffeurs-livreurs sur la route. De même, le leader mondial des services financiers, JPMorgan, surveille tout, depuis les appels et les emails Zoom des employés jusqu'à la présence au bureau.  

Lorsque vous utilisez de tels outils de suivi, vous devez trouver le bon équilibre entre le contrôle des performances de votre équipe et le respect de leur vie privée. Dans le cas contraire, vous risquez d'étouffer le moral des employés et de créer un environnement de travail toxique. Dans cet article, nous aborderons les principaux types de logiciels de suivi de la productivité, leurs avantages et leurs inconvénients, ainsi que les meilleures pratiques pour les intégrer dans votre entreprise.

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Aperçu de la surveillance des employés

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La pandémie a déclenché une première vague de surveillance du travail. Au fil du temps, les organisations se sont installées dans des modèles de travail à distance et hybrides, et la surveillance des employés est devenue encore plus courante. En fait, 60 % des entreprises qui emploient du personnel à distance gardent un œil numérique sur leurs employés.   

Les entreprises utilisent divers outils et pratiques pour recueillir des données sur ce que fait leur personnel pendant les heures de travail. Les principales raisons de l'application de ces solutions sont les suivantes :

• Identifier les obstacles et les inefficacités du flux de travail. Avec les données nécessaires à portée de main, les entreprises peuvent analyser la façon dont les employés passent leur temps et repérer les processus lents ou encombrants qui entravent la productivité.

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• Encourager les employés à rester concentrés sur leur travail. Certains outils de surveillance peuvent bloquer l'accès à certains sites web et applications pendant le temps de travail afin que les membres de l'équipe ne soient pas distraits.

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• Prévenir les violations de données et l'utilisation abusive des ressources de l'entreprise. Les systèmes de surveillance offrent un niveau de sécurité supplémentaire, car ils peuvent détecter les comportements douteux en temps réel et alerter le service compétent pour qu'il prenne des mesures immédiates.

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• Déterminer le respect des politiques de l'entreprise. Le suivi de l'utilisation de l'internet et de la communication par email par les employés permet de s'assurer qu'ils respectent les directives établies et qu'ils ne participent pas à des activités susceptibles de compromettre la sécurité ou la réputation de l'entreprise.  

Les fonctions de contrôle de la productivité des employés font déjà partie intégrante de nombreux systèmes modernes de gestion de la relation client. Prenons l'exemple de Salesforce CRM. Cette plateforme robuste permet aux responsables de créer des tableaux de bord et des rapports personnalisés contenant des informations précieuses sur les activités des employés et les progrès de l'équipe. Le plus souvent, les entreprises ont besoin des conseils d'une agence de conseil certifiée Salesforce CRM pour exploiter tout le potentiel de ce puissant outil.

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Types d'outils de suivi de la productivité des employés

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Le marché numérique est envahi par divers logiciels destinés à suivre la productivité et à stimuler les performances. Nous allons passer en revue quelques-uns des types les plus populaires :

• Les logiciels de surveillance des ordinateurs permettent de contrôler toutes les activités des employés sur les ordinateurs de l'entreprise. Il permet notamment d'enregistrer les frappes au clavier, d'effectuer des captures d'écran et de suivre l'utilisation de l'internet et des applications.

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• L' outil de suivi du temps enregistre le nombre d'heures que les employés de bureau et les télétravailleurs consacrent à des tâches spécifiques.

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• Les systèmes de surveillance des emails vous permettent de visualiser la correspondance des employés, à savoir les messages entrants, sortants, supprimés et archivés.

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• Les logiciels de GPS et de localisation aident les entreprises à surveiller les déplacements de leurs employés.

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• Les systèmes biométriques scannent les empreintes digitales, la paume de la main, le visage ou l'iris pour suivre la présence des employés ou donner accès à des zones sécurisées.

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• La technologie de la vidéosurveillance permet de filmer les actions des employés et de fournir une preuve visuelle en cas d'infraction.

Le choix du meilleur logiciel de surveillance des employés peut s'avérer assez difficile, compte tenu de la grande diversité des outils. Si chaque option remplit une fonction spécifique, les entreprises peuvent en combiner plusieurs pour répondre à leurs besoins particuliers. Par exemple, une entreprise dont la main-d'œuvre est mobile peut opter pour le suivi par GPS et les systèmes biométriques afin de garantir la sécurité et une présence adéquate. Par ailleurs, une entreprise de bureau peut choisir un logiciel de suivi du temps et de l'activité informatique pour évaluer les performances de ses employés.

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Logiciel de suivi de la productivité des employés : avantages et inconvénients de sa mise en œuvre

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La mise en place d'un processus de suivi de la productivité de l'équipe présente des avantages et des inconvénients. Gitnux, une plateforme indépendante d'études de marché, affirme que les employés deviennent 7 % plus efficaces lorsqu'ils savent qu'ils sont surveillés. Cependant, les outils de suivi présentent bien d'autres avantages pour les entreprises. Examinons-les en détail.

Pour

Amélioration des performances des employés

En s'appuyant sur les systèmes de contrôle de la productivité des employés, les dirigeants peuvent identifier les membres du personnel qui ne parviennent pas à gérer la charge de travail. Ils peuvent ensuite prendre les mesures nécessaires, telles que la répartition des tâches entre les autres membres de l'équipe et l'organisation de séances de formation supplémentaires, afin de réduire les obstacles dans le flux de travail et d'accroître l'efficacité globale.

Des risques d'abus de données minimisés

Grâce à divers outils de surveillance, les employeurs peuvent facilement suivre toutes les interactions avec les données de l'entreprise, y compris les documents consultés, les emails envoyés, les fichiers téléchargés et les sites web visités. Un tel degré de surveillance leur permet de détecter les activités suspectes et de prévenir les cyberattaques et les menaces internes.

Renforcement de l'engagement des employés

Les logiciels de suivi des employés permettent de repérer les membres de l'équipe qui consacrent beaucoup de temps à des tâches non liées à leur travail. Grâce à ces informations, les responsables peuvent intervenir pour déterminer les facteurs de désengagement et trouver les moyens d'y remédier. Après tout, ce sont les travailleurs heureux et engagés qui alimentent la réussite de l'entreprise. Ils ont tendance à être plus créatifs, plus productifs et plus motivés pour en faire plus que nécessaire. 

Contrôle du personnel à distance

Le travail à distance est devenu la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises. La mise en œuvre d'un logiciel de surveillance permet aux entreprises de garder un œil sur les employés qui sont dispersés dans différents endroits, en veillant à ce qu'ils restent productifs et qu'ils respectent des pratiques sûres en matière de traitement des données.

Responsabilisation des employés

Lorsque les équipes au bureau et à distance se rendent compte que leur travail est surveillé, elles sont plus enclines à se concentrer sur les tâches professionnelles et à respecter les délais. L'utilisation du meilleur logiciel de surveillance des employés peut également encourager les membres du personnel à gérer leur temps efficacement.

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Contre

Si la surveillance des employés peut être un outil précieux, son utilisation abusive peut avoir des conséquences négatives. Examinons les risques et les défis possibles liés à l'intégration de ce logiciel dans le flux de travail d'une entreprise.

Le moral des employés au plus bas

Au lieu de stimuler la productivité des travailleurs, une surveillance trop intrusive peut se retourner contre eux et diminuer leur satisfaction au travail. L'idée d'être constamment surveillé crée un sentiment d'anxiété et de malaise parmi le personnel, qui peut entraîner un taux de rotation élevé. En fait, une enquête d'ExpressVPN a révélé que 59 % des employés se sentent stressés par la surveillance de leur lieu de travail, tandis que 43 % pensent qu'il s'agit d'une violation de la confiance. 

Problèmes juridiques et de protection de la vie privée

Les questions de confidentialité et de légalité ne manqueront pas d'être soulevées lors de l'examen des différents types d'outils de contrôle de la productivité. Les employés doivent savoir quelles données sont collectées, comment elles sont utilisées et qui peut y accéder. En privilégiant la communication ouverte et la transparence, les entreprises peuvent apaiser les inquiétudes des membres de leur équipe et favoriser la confiance sur le lieu de travail.

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Approche éthique du contrôle de la productivité des employés

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Selon Gartner, 60 % des grandes entreprises utilisent des systèmes de suivi de la productivité depuis la pandémie, et ce chiffre devrait atteindre 70 % d'ici à 2025. Malgré la popularité croissante de ces logiciels de suivi, il est essentiel que les entreprises les mettent en œuvre en tenant compte des implications éthiques et du bien-être des employés. Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour y parvenir :

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• Respecter la loi. Les entreprises doivent se renseigner sur les lois de leur État en matière de protection de la vie privée et de surveillance, ou consulter un avocat d'affaires si nécessaire. Dans le cas contraire, elles risquent d'être confrontées à des conséquences juridiques.

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• Élaborer des politiques de surveillance bien définies. Indiquez clairement quels appareils et quelles zones seront surveillés.

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• Rédigez des contrats précis. Faites signer aux membres de votre personnel un accord qui certifie qu'ils comprennent ces politiques.

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• Minimisez la collecte de données. Suivez et collectez les données qui sont pertinentes pour les activités et les objectifs de votre entreprise. Évitez la surveillance intrusive des activités personnelles.

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• Mettre l'accent sur la sécurité des données. Mettez en œuvre des mesures solides pour protéger les informations sensibles et la vie privée des employés.

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• Concentrez-vous sur les résultats et non sur la microgestion. Utilisez les données pour évaluer les performances globales de l'équipe et mettre le doigt sur les points à améliorer. Concentrez-vous sur les résultats obtenus plutôt que de scruter chaque minute de la journée de travail d'un employé.

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• Promouvoir une politique de la porte ouverte. Créez un environnement de travail où les employés peuvent librement faire part à leurs supérieurs de leurs préoccupations ou de leurs idées en matière de suivi de la productivité.

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Trouver un équilibre entre surveillance et confiance

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Le suivi de la productivité des employés englobe un large éventail de méthodes et d'outils destinés à aider les responsables à déterminer le temps que les membres du personnel consacrent aux différentes tâches, ce qui les détourne du travail pendant les heures de travail et qui contribue le plus au succès de l'équipe.

Cependant, l'intégration de ces programmes dans les processus d'entreprise nécessite un examen minutieux de tous les avantages et inconvénients. Les entreprises doivent suivre des lignes directrices éthiques et discuter ouvertement avec leurs employés de l'objectif et des avantages de l'utilisation de ces outils. La limite entre le contrôle nécessaire et la surveillance invasive est subtile, la transparence est donc indispensable pour créer un environnement de travail sain et qui favorise la confiance mutuelle entre la direction et le personnel.