Politique de travail hybride : comment la mettre en place avec succès ?
25 juillet 2024
15 novembre 2024
L'amélioration de la flexibilité sur le lieu de travail est essentielle pour attirer les talents et satisfaire les employés. Cependant, il faut le faire de manière efficace. Les politiques de travail hybrides constituent l'ossature d'un environnement de travail prospère et flexible. Du point de vue de l'employeur comme du personnel, elles éliminent la confusion, préviennent les erreurs d'interprétation et évitent les comportements partiaux. Chacun sait exactement ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière d'horaires et de lieu de travail, et sait où trouver des réponses pertinentes en cas de doute.
Certaines règles s'appliquent à la mise en place d'une politique efficace. L'éligibilité, la sécurité, la technologie, les attentes, les avantages du travail à domicile, etc. sont autant d'aspects fondamentaux qui doivent être discutés et définis. Dans cet article, nous allons les analyser pour vous fournir un modèle que vous pouvez utiliser comme point de départ. Le plus important est de se rappeler que l'élaboration de procédures est une tâche collective. Les RH, les finances, l'informatique, le CRE, les chefs d'équipe et les employés doivent collaborer pour définir des orientations satisfaisantes pour tout le monde.
La mise en œuvre du travail hybride peut prendre des formes différentes. Nous allons illustrer comment mettre en place une politique d'horaires de travail flexibles pour adopter ce mode de travail moderne tout en douceur et avec succès.
Pourquoi faut-il se doter absolument d'une politique de travail hybride ?
La différence entre une politique de travail hybride et une ligne directrice
Avant d'aborder ce sujet, il semble indispensable de rappeler la différence entre une politique et une ligne directrice, car ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Une ligne directrice est un ensemble de recommandations, tandis qu'une politique est un ensemble de règles que les employés doivent suivre.
Par exemple, une ligne directrice pourrait être : "Idéalement, si vous pouviez venir sur place une fois par semaine, ce serait bien." Une politique dit : "Les membres de l'équipe hybride doivent être présents au bureau au moins deux jours par semaine." Voyez-vous la différence ?
Les politiques de travail hybrides : moins de stress et de confusion pour tout le monde
Il existe différents types de modèles de travail hybrides (remote-first, office-first, at-will, etc.) et de multiples façons de les mettre en œuvre en fonction des besoins de l'entreprise.
La politique, y compris les jours fixes à distance et sur site, peut être universelle dans l'ensemble de l'organisation. Elle peut varier pour permettre la prise de décision et répondre aux besoins de chaque employé. Enfin, elle peut également être flexible d'une équipe à l'autre, ce qui signifie que les règles sont déterminées individuellement entre le manager et les collègues. Tout cela peut être source de confusion, et les gens peuvent ne pas savoir ce qu'ils ont le droit de faire.
L'un des problèmes mejeurs dans un environnement de travail hybride est le manque de clarté. La mise en place d'une politique claire en matière de travail hybride peut contribuer à résoudre ce problème.
Les politiques de travail hybrides officialisent les règles et unifient les pratiques
Tout le monde n'a pas la même notion de bon sens que vous, et cela se traduit avec des actions différentes des vôtres. Nous avons tous des points de vues et des expériences différents. Parfois un sujet nous paraît "évident" mais ce n'est pas le cas pour votre coéquipier. S'entourer de collègues aux points de vues variés est un véritable atout, aussi bien pour les individus que pour les entreprises. Toute nouvelle perspective est un défi qui nous offre la possibilité de grandir plus vite.
Cependant, lorsqu'il s'agit de méthodes de travail, cela peut entraîner des comportements biaisés et des conflits. Pour éviter cela, des règles s'imposent. Ainsi, les travailleurs savent ce à quoi ils ont droit, et les dirigeants aussi.
Pour les managers comme pour les employés, une politique de travail hybride trace une ligne entre ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas. Par exemple, vous pouvez décider que vos collaborateurs peuvent se rendre au bureau quand ils le souhaitent. Toutefois, ils doivent venir au moins deux jours complets par semaine. La compréhension des choses à faire et à ne pas faire apporte plus de clarté, mais elle permet également d'éviter les pratiques injustes et inégales.
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Des conseils pour définir une politique claire et efficace en matière d'horaires de travail flexibles
Discutez avec les employés et les autres dirigeants avant de créer votre nouvelle politique de travail hybride
L'objectif n'est pas de revoir votre politique de travail hybride chaque semaine parce que vous vous rendez compte qu'un certain point ne répond pas aux besoins de l'entreprise ou de la main-d'œuvre. Vous devez donc tenir compte des attentes de chacun et prendre le temps nécessaire pour établir des règles et des protocoles pertinents. De cette manière, vous n'aurez pas à refaire le travail aussi souvent, et votre personnel ne sera pas dépassé et ennuyé par les mises à jour.
Bien évidemment, cela ne veut pas dire que la même politique doit rester inchangée pendant les cinq années suivantes. Les attentes des travailleurs et le lieu de travail évoluent, de sorte que la mise à jour de ce document est essentielle. Mais, pour vous, comme pour vos collègues, cela ne doit pas se faire tous les mois.
Soyez aussi précis que possible
L'une des principales raisons de créer une politique de travail hybride est d'éviter la confusion au sein de votre personnel. Par conséquent, il ne suffit pas de rédiger quelques points. Vous devez être précis, couvrir de nombreux aspects et répondre à autant de questions que possible. Bien entendu, il faudra peut-être répondre à d'autres questions au fil du temps. Mais essayez d'être aussi simple et exhaustif que possible. Un bon point de départ consiste à consulter les modèles de politique de travail hybride et à discuter avec votre personnel des sujets qui ne sont pas clairs.
Créez votre modèle
Il n'existe pas de modèle de travail hybride unique. L'essence de ce mode de travail est la capacité à s'adapter aux besoins de l'organisation et des employés. Chaque secteur, chaque entreprise et chaque main-d'œuvre sont différents. C'est pourquoi vous devriez profiter de la flexibilité qu'offre ce modèle de travail pour créer une politique de travail hybride sur mesure.
Restez ouvert au retour d'information
Malgré tous vos efforts, il peut arriver que votre politique de travail hybride ne convienne pas à votre personnel. Il est essentiel de recueillir régulièrement leur avis, de rester disponible et d'être ouvert à la discussion à tout moment. Cela vous permet de détecter les inconvénients et de les améliorer le plus rapidement possible. En outre, cela permet d'éviter que des sentiments de stress et de frustration n'apparaissent au sein de votre personnel. Ce dernier point est fondamental, car il peut entraîner une augmentation de la rotation du personnel et de l'épuisement professionnel.
Partagez votre politique de travail hybride avec l'ensemble de votre entreprise
Une fois que vous avez mis en place votre politique de travail hybride, celle-ci devra être partagée et rendue accessible à tous vos employés. En cas de doute, ils doivent pouvoir la consulter quel que soit leur lieu de travail, à tout moment. Voici comment y arriver :
- Envoyez-en une copie par e-mail à tout le monde ;
- Parlez-en lors des réunions d'équipe ;
- Partagez votre politique de travail hybride sur votre canal de communication interne ;
- Téléchargez-la sur vos outils de collaboration (Notion, Asana ou autre) ;
- Accrochez une version imprimée des points les plus saillants sur les murs des zones communes (couloirs, espaces ouverts, zones de restauration et de réfrigération, ascenseurs, etc.)
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Votre politique de travail hybride doit répondre à ces 5 questions fondamentales
Pourquoi
Expliquez pourquoi vous appliquez une politique de travail hybride au sein de vos équipes. Les raisons principales ont été détaillées dans la première partie de cet article, mais certaines motivations n'appartiennent qu'à votre entreprise. Soyez transparent avec vos employés sur les raisons de ces politiques pour qu'ils comprennent toute la logique sous-jacente.
Qui
Qui peut bénéficier d'un régime de travail flexible et dans quelle mesure ? Certains postes sont moins adaptés à bénéficier des avantages du travail hybride. Indiquez donc très explicitement dans votre politique en matière d'horaires de travail hybrides qui a droit à appliquer ces règles et qui ne peut pas le faire. Ainsi, les employés savent dès le départ ce qu'ils sont autorisés à faire en fonction de leur statut ou poste. Pour créer un environnement de travail équitable et inclusif, vous devez trouver des moyens d'offrir une plus grande flexibilité à chacun.
Quand
Quand est-ce que vos employés hybrides peuvent travailler chez eux et quand est-ce ils doivent se rendre au bureau ? N'oubliez pas d'indiquer à quelle fréquence ils doivent travailler depuis le siège. Par exemple, certaines entreprises autorisent leurs employés à se rendre au bureau quand ils le souhaitent, à l'exception d'une semaine par mois où tout le monde doit être sur place.
Quoi
Cette partie de votre politique de travail hybride doit être très détaillée. Elle doit inclure les attentes de votre entreprise et tout ce à quoi votre personnel a droit. Par exemple, vous devez mentionner la technologie que vous fournissez, les mesures de sécurité en place, la stratégie de communication, etc. Couvrez-vous le service internet, un pourcentage des factures d'électricité, le mobilier et les fournitures de bureau, etc. Le passage au travail hybride peut entraîner une augmentation des dépenses de votre personnel. Par conséquent, si vous envisagez de le faire et que vos employés peuvent bénéficier d'une allocation de travail à domicile, il convient de l'indiquer clairement.
Où
Cette section rassemble toutes les questions "où" telles que :
- Les employés peuvent-ils travailler à partir d'un troisième lieu de travail ou uniquement chez eux ?
- Peuvent-ils travailler depuis l'étranger ?
- Où ont-ils le droit à un régime de travail flexible (si cela s'applique) ?
- Où est-ce que l'équipe peut trouver plus d'informations sur la politique de travail hybride ?
- Où peuvent-ils obtenir de l'aide s'ils ont un problème informatique en travaillant à distance ?
Comment deskbird peut vous aidéer à gérer vos politiques de travail hybride ?
La nouvelle fonctionnalité de deskbird sur les politiques de travail hybrides permet aux employés de choisir facilement leurs jours de présence au bureau dans le cadre de politiques définies, ce qui favorise un modèle plus transparent et plus flexible ainsi qu'un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Grâce à la nouvelle fonctionnalité de deskbird, vous pouvez
Définir de politiques de présence : d'un simple clic, vous pouvez définir votre politique et fixer le nombre minimum/maximum de jours de présence au bureau ou à distance.
Différencier l'attribution des politiques : vous pouvez créer des politiques personnalisées au niveau individuel (au cas où l'un de vos employés aurait des besoins spécifiques), au niveau de l'entreprise (s'appliquant à tous les employés) ou au niveau de l'équipe (s'appliquant à un département particulier ou à une équipe – bientôt !).
Personnalisation des paramètres de statut : Vous pouvez décider de ce qui constitue un statut sur site ou à distance. Par exemple, un "déplacement", une "conférence" ou une "réunion avec un client" peuvent tous être considérés comme des jours au bureau et pris en compte dans la politique de bureau d'un employé. Pour personnaliser davantage vos statuts, contactez support@deskbird.com.
Avec nos politiques de travail hybrides, les employés peuvent également vérifier rapidement leur statut de conformité directement sur leur flux deskbird via le web, iOS et les applications Android. Il est pratique de voir les jours nécessaires pour respecter la politique.
Avantages pour les administrateurs
- Contrôle automatisé des présences : Finis les calculs manuels, réduction des erreurs et gain de temps.
- Gestion simplifiée des règles : Définissez et assignez facilement des politiques de présence, tant au niveau individuel qu'au niveau de l'entreprise.
Avantages pour les salariés
- Planification autonome : Les employés peuvent planifier leur semaine tout en respectant les exigences de la politique affichées dans leur flux.
- Amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Flexibilité dans le choix des jours de présence au bureau dans le cadre de paramètres définis.
Et c'est pas fini !
Restez à l'affût des nouvelles fonctionnalités (y compris l'analyse des politiques de travail hybrides, des politiques mensuelles ou annuelles, des politiques de jours fixes..., etc.) qui amélioreront votre expérience avec nos politiques de travail hybride!
Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre pourquoi vous devriez mettre en place une politique de travail hybride et comment le faire. N'oubliez pas d'inclure vos employés dans le processus afin de vous assurer que vous tenez également compte de leurs besoins et que vous créez une politique efficace en matière d'horaires de travail flexibles.
Si vous avez besoin d'aide pour gérer votre espace de travail hybride et vos équipes, essayez gratuitement l'application deskbird !
Sources :
