Politique de travail hybride : comment la mettre en place avec succès ?

L'amélioration de la flexibilité sur le lieu de travail est essentielle pour attirer les talents et satisfaire les employés. Cependant, il faut le faire de manière efficace. Les politiques de travail hybrides constituent l'ossature d'un environnement de travail flexible réussi. Du point de vue de l'employeur comme de celui du personnel, elles permettent de dissiper la confusion, d'éviter les interprétations erronées et les comportements partiaux.

Tout le monde sait exactement ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière d'horaires et de lieu de travail, et sait où trouver des réponses pertinentes en cas de doute.

Pour mettre en place une politique efficace, certaines règles s'appliquent. Des aspects cruciaux doivent être discutés et définis : l'éligibilité, la sécurité, la technologie, les attentes, les avantages du travail à domicile, etc. Dans cet article, nous allons les passer en revue afin de détailler un modèle que vous pouvez utiliser comme point de départ. Le plus important est de se rappeler que l'élaboration de ces procédures est une tâche collective. Les RH, les équipes Finance, IT et créa, les chefs des équipes et les employés doivent travailler ensemble pour définir un cahier des charges qui met tout le monde d'accord. 

La mise en œuvre du travail hybride peut prendre des formes différentes. Nous allons illustrer comment mettre en place une politique d'horaires de travail flexibles pour adopter ce mode de travail moderne tout en douceur et avec succès. 

Pourquoi faut-il se doter absolument d'une politique de travail hybride ?

La différence entre une politique de travail hybride et une ligne directrice

Avant d'entrer dans le vif du sujet, nous allons différencier "politique" de "ligne directrice", car ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Une ligne directrice est un ensemble de recommandations, tandis qu'une politique est un ensemble de règles que les employés doivent suivre. Par exemple, une ligne directrice rassemble à ça : "Idéalement, si vous pouviez venir sur le site une fois par semaine, ce serait bien". Au contraire, une politique sera formulée ainsi : "Les membres de l'équipe hybride doivent être présents au bureau au moins deux jours par semaine." Voyez-vous la différence ?

Les politiques de travail hybrides : moins de stress et de confusion pour tout le monde

Il existe différents types de modèles de travail hybrides (plus de télétravail, plus de journées au bureau ou alors des modèles hyper flexibles) et de multiples façons de les mettre en œuvre en fonction des besoins de l'entreprise. La politique peut s'appliquer à l'ensemble de l'organisation, y compris pour établir des jours fixes à distance et au bureau. Elle peut varier pour permettre la prise de décision et pour répondre aux besoins de chaque employé. Enfin, elle peut également être flexible au sein des équipes, ce qui signifie que les règles sont définies entre le responsable et les collègues. Tout cela peut être source de confusion, et les gens peuvent ne pas savoir ce qu'ils ont le droit de faire.

Le manque de clarté est l'un des principaux problèmes dans un environnement de travail hybride. La mise en place d'une politique claire en matière de travail hybride vous aide à résoudre ce problème.

Les politiques de travail hybrides officialisent les règles et unifient les pratiques

Tout le monde n'a pas la même notion de bon sens que vous, et cela se traduit avec des actions différentes des vôtres. Nous avons tous des points de vues et des expériences différents. Parfois un sujet nous paraît "évident" mais ce n'est pas le cas pour votre coéquipier. S'entourer de collègues aux points de vues variés est un véritable atout, aussi bien pour les individus que pour les entreprises. Toute nouvelle perspective est un défi qui nous offre la possibilité de grandir plus vite. 

Cependant, l'application des modes de travail peut entraîner des comportements biaisés et des conflits. Pour éviter cela, il est fondamental d'établir des règles. Ainsi, les travailleurs sauront ce à quoi ils ont droit, et les dirigeants aussi.

Pour les managers comme pour les employés, une politique de travail hybride trace une ligne entre ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas. Par exemple, vous pouvez décider que vos collaborateurs peuvent se rendre au bureau quand ils le souhaitent. Toutefois, ils doivent venir au moins deux jours complets par semaine. La compréhension des choses à faire et à ne pas faire apporte plus de clarté, mais elle permet également d'éviter les pratiques injustes et inégales.

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Quelques conseils pour établir une politique claire et efficace en matière d'horaires de travail flexibles

Parlez avec les employés et les autres dirigeants avant de créer votre nouvelle politique de travail hybride.

Le but n'est pas de revoir votre politique de travail hybride toutes les semaines parce qu'elle ne répond pas aux besoins de l'entreprise ou de la main-d'œuvre. Il faut tenir compte des attentes de chacun et prendre le temps nécessaire pour établir des règles et des protocoles pertinents. De cette manière, vous n'aurez pas à refaire les choses aussi souvent et votre personnel ne sera pas submergé et ennuyé par les nouvelles mises à jour des règles. Par contre, cela ne veut pas dire ne faire ce travail qu'une fois et puis le figer à jamais. Les attentes des employés et le lieu de travail évoluent, et il est donc essentiel de mettre à jour ce document. Mais pour vous, comme pour vos collègues, cela ne doit pas se faire tous les mois...

Soyez aussi précis que possible

La création d'une politique de travail hybride se fait principalement pour éviter la confusion au sein de votre personnel. Par conséquent, il ne suffit pas de rédiger quelques points. Vous devez être précis, couvrir de nombreux aspects et répondre à autant de questions que possible. Bien entendu, il faudra peut-être répondre à d'autres questions au fil du temps. Mais essayez d'être aussi simple et exhaustif que possible. Un bon point de départ consiste à consulter les modèles de politique de travail hybride et de parler avec votre personnel des sujets qui ne sont pas clairs.

Créez votre modèle

Il n'existe pas un seul et unique modèle de travail hybride. La capacité à s'adapter aux besoins de l'organisation et des employés est l'essence même de ce mode de travail. Chaque secteur, chaque entreprise et chaque main-d'œuvre est unique. Vous devriez donc profiter de la flexibilité que ce mode de travail offre pour créer une politique de travail hybride sur mesure.

Restez ouvert au retour d'information

Malgré tous vos efforts, il peut arriver que votre politique de travail hybride ne convienne pas à votre personnel. Il est essentiel de recueillir régulièrement leur avis, de rester disponible et d'être ouvert à la discussion à tout moment. Cela vous permet de détecter les inconvénients et de les améliorer le plus rapidement possible. En outre, cela permet d'éviter que des sentiments de stress et de frustration n'apparaissent au sein de votre personnel. Ce dernier point est fondamental, car il peut entraîner une augmentation de la rotation du personnel et de l'épuisement professionnel.

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Partagez votre politique de travail hybride sans condition 

Une fois que vous avez mis en place votre politique de travail hybride, il est essentiel de la partager et de la rendre accessible à tous vos employés. En cas de doute, ils doivent pouvoir la consulter quelle que soit leur lieu de travail, à tout moment. Voici quelques moyens d'y parvenir : 

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• Envoyez-en une copie par e-mail à tout le monde ;
• Parlez-en lors des réunions d'équipe ;
• Partagez votre politique de travail hybride sur votre canal de communication instantanée ;
• Téléchargez-la sur vos outils de collaboration (Notion, Asana ou autre) ;
• Accrochez une version imprimée des points les plus saillants sur les murs des zones communes (couloirs, espaces ouverts, zones de restauration et de réfrigération, ascenseurs, etc.)

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Votre politique de travail hybride doit répondre à ces 5 questions fondamentales

Pourquoi 

Expliquez pourquoi vous appliquez une politique de travail hybride au sein de vos équipes. Les raisons principales ont été détaillées dans la première partie de cet article, mais certaines motivations n'appartiennent qu'à votre entreprise. Soyez transparent avec vos employés sur les raisons de ces politiques pour qu'ils comprennent toute la logique sous-jacente.  

Qui 

Qui peut bénéficier d'un régime de travail flexible et dans quelle mesure ? Certains postes rendent plus difficile l'adoption d'un mode de travail hybride. Indiquez clairement les catégories qui peuvent s'organiser de manière flexible et celles qui ne le peuvent pas. Ainsi, tout le monde saura immédiatement ce qui leur est autorisé en fonction de leur poste. Il va de soi que votre objectif sera de trouver des moyens d'offrir une plus grande flexibilité à chacun pour créer un environnement de travail équitable et inclusif.

Quand 

Quand est-ce que vos employés hybrides peuvent travailler chez eux et quand est-ce ils doivent se rendre au bureau ? N'oubliez pas d'indiquer à quelle fréquence ils doivent travailler depuis le siège. Par exemple, certaines entreprises autorisent leurs employés à se rendre au bureau quand ils le souhaitent, à l'exception d'une semaine par mois où tout le monde doit être sur place.

Ce qu'il faut faire

Cette partie de votre politique de travail hybride doit être très détaillée. Elle doit inclure les attentes de votre entreprise et tout ce à quoi votre personnel a droit. Par exemple, vous devez mentionner la technologie que vous fournissez, les mesures de sécurité en place, la stratégie de communication, etc. Couvrez-vous le service internet, un pourcentage des factures d'électricité, le mobilier et les fournitures de bureau, etc. Le passage au travail hybride peut augmenter les dépenses de certains membres de votre personnel. Par conséquent, si vous envisagez de le faire et que vos employés peuvent bénéficier d'une allocation de travail à domicile, il convient de l'indiquer clairement.

Où 

Cette section rassemble toutes les questions "où" telles que :

• Les employés peuvent-ils travailler à partir d'un troisième lieu de travail ou uniquement chez eux ?
• Peuvent-ils travailler depuis l'étranger ?
• Où ont-ils le droit à un régime de travail flexible (si cela s'applique) ?
• Où est-ce que l'équipe peut trouver plus d'informations sur la politique de travail hybride ?
• Où peuvent-ils obtenir de l'aide s'ils ont un problème informatique en travaillant à distance ?

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Modèle de politique en matière d'horaires de travail hybrides avec PDF téléchargeable

Aperçu de la politique en matière de travail hybride

[Nom de l'entreprise] souhaite offrir à ses employés une plus grande flexibilité dans leur emploi du temps, en termes d'horaires et de lieu de travail. La politique suivante en matière de travail hybride vise à fournir à l'ensemble des équipes hybrides des orientations claires afin de garantir la satisfaction des employés, la collaboration, la productivité et les performances. Par conséquent, ce document décrit les règles concernant : 

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• l'éligibilité ;
• les attentes en matière de conformité ;
• l'équipement et la technologie ;
• les pratiques de communication et de collaboration ;
• la cybersécurité ;
• les dépenses et la rémunération liées au travail à distance.

Éligibilité

Cette politique de travail hybride s'applique à tous les employés de [nom de l'entreprise] dès que leurs fonctions le permettent. En cas de demande spécifique (temporaire ou permanente), l'approbation de la direction est requise. Les membres de l'équipe peuvent remplir les formulaires d'aménagement du temps de travail fournis par l'entreprise.

Attentes en matière d'horaires de travail flexibles

Les employés sont censés se rendre sur place chaque première semaine du mois, tous les jours. Le reste du mois, ils peuvent organiser leur semaine en fonction des heures et des lieux de travail qui leur conviennent le mieux. Par conséquent, [nom de l'entreprise] autorise la flexibilité des lieux et des horaires (horaire flexible) dès lors que chaque membre de l'équipe travaille le nombre d'heures mentionné dans son contrat et reste disponible pendant les heures de base (de 10 heures à 15 heures).  

Le travail à l'étranger est autorisé jusqu'à trois mois par an et l'entreprise doit en être informée.

Équipements et technologies

L'entreprise fournit à tous les membres de l'équipe hybride des équipements de bureau à domicile, notamment

• un ordinateur portable ;
• un écran ;
• un clavier ;
• une souris ;
• un bureau et une chaise ergonomiques (sur approbation).

Les employés ont également droit aux ressources numériques suivantes :

• la technologie de la cybersécurité (voir ci-dessous) ;
• un logiciel de réservation de bureau ;
• des plateformes de collaboration ;
• des outils de communication ;
• l'assistance informatique à distance.

Des équipements supplémentaires (matériels et logiciels) peuvent être fournis en fonction du rôle et des responsabilités de chaque employé. Les employés sont responsables de la prévention de toute utilisation abusive ainsi que de la sécurité de tous les équipements qui démeurent propriété de l'entreprise. Informations importantes: [nom de l'entreprise] a le droit de disposer de toutes les données collectées et enregistrées sur tout appareil appartenant à l'entreprise ou mis à disposition par la même.  

Communication et collaboration

Les employés disposent d'outils de collaboration et de communication modernes, tant à distance que sur place. L'entreprise [nom de l'entreprise] attend des membres de l'équipe qu'ils utilisent ces ressources si nécessaire afin de maintenir la collaboration et d'éviter la création de situations d'isolement. Les employés doivent participer à toutes les réunions et les conférences obligatoires auxquelles ils sont conviés sur leur lieu de travail. Les employés doivent rester disponibles sur [le canal de communication instantanée de l'entreprise] pendant les heures de travail. Les courriers électroniques doivent recevoir une réponse dans les 24 heures. 

Les employés doivent également réserver leur espace de travail préféré via le système de réservation de bureau fourni dès que possible et tenir à jour leur planning hebdomadaire hybride, en mentionnant les jours de travail au bureau et chez eux.

Cybersécurité

Le travail à distance augmente les risques de cyberattaques et de violations de données. C'est pourquoi tous les employés sont tenus de suivre une formation à la cybersécurité afin d'apprendre les applications des meilleures pratiques en matière de sécurité des travailleurs hybrides.

Les employés bénéficient également de 

• l'authentification à facteurs multiples ;
• un antivirus ;
• les firewalls ;
• le phishing.
• un système VPN.

Les employés ne doivent pas laisser les équipements et les informations de l'entreprise sans surveillance. L'accès au réseau WIFI public ne doit se faire qu'avec un VPN, et le téléchargement de logiciels non autorisés est interdit. Tous les employés doivent signer l'accord de confidentialité et adhérer à toutes les normes de cryptage des données.

Frais et indemnités liés au travail à distance

Pour aider les employés à faire face aux dépenses liées au travail à distance, l'entreprise offre une allocation de 600 dollars (par an) visant à couvrir les frais liés au travail à domicile :

• les factures d'électricité ;
• les frais des services Internet ;
• l'équipement de bureau à domicile ;
• l'abonnement à un espace de coworking ;
• toute autre charge liée au travail à distance.

Voulez-vous utiliser cet exemple de politique de travail flexible comme point de départ pour élaborer votre propre politique ?

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Vous pouvez ensuite le remplir et ajouter des sections spécifiques en fonction des besoins de votre entreprise et de vos équipes. Nous espérons que cet article et ce modèle vous aideront à mieux comprendre pourquoi vous devriez mettre en place une politique de travail hybride et comment le faire. N'oubliez pas d'inclure vos employés dans le processus afin de vous assurer que vous tenez compte des besoins de chacun et que vous créez une politique efficace en matière d'horaires de travail flexibles.

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Sources : 

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• Politique et lignes directrices en matière de travail hybride : un guide pour les mettre en place Envoyé ;
• Modèle de politique de travail hybride AktivTrak ;
• Qu'est-ce qu'une politique de travail hybride et pourquoi chaque entreprise en a-t-elle besoin ? Le lieu de travail Open Source ;‍
• Politique de travail hybride : Comment la créer (modèle et exemples) Zavvy.