Systèmes de travail flexible : le guide complet pour réussir

Les collaborateurs bénéficient-ils des avantages du télétravail quelques jours par semaine ? Travailler de manière flexible est désormais devenu la norme pour beaucoup d'entreprises. Toutefois, la mise en place d'un système de travail flexible ne se limite pas au fait d'opérer depuis chez soi. Les entreprises peuvent choisir parmi un grand nombre de politiques de travail flexible, comme les horaires flexibles, la rotation des équipes ou les modèles de semaine de quatre jours, pour n'en citer que quelques-uns.

Mais pourquoi le travail flexible est-il indispensable pour rester une entreprise attrayante et compétitive? Quels sont les pour et les contre de ces nouveaux modes de travail ? Comment bénéficier pleinement des avantages et réduire les potentiels inconvénients ? 

En tant que leader dans le domaine de la gestion du lieu de travail, nous plaçons la flexibilité au travail au cœur de tout ce que nous entreprenons. Après des années d'analyse des tendances de l'avenir du travail et des différents modèles de travail flexible possibles, nous sommes devenus des experts en la matière. Nous vous proposons de découvrir tout ce qu'il faut savoir sur ce mode de travail moderne et désormais incontournable.  

Qu’est-ce qu’un système de travail flexible ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, définissons rapidement ce qu'est un système de travail flexible. Ce mode de travail moderne implique que les entreprises accordent plus de flexibilité à leurs collaborateurs dans leur vie professionnelle. Cela peut se traduire par plus de souplesse en termes d’horaires, de lieu ou de types de contrat. 

Par exemple, des employés évoluant dans un environnement de travail flexible peuvent se voir offrir la possibilité d'effectuer le nombre d'heures de travail hebdomadaires indiqué dans leur contrat sur quatre ou cinq jours. Tant que le nombre d'heures par semaine est atteint, ils sont libres de choisir de travailler huit ou dix heures par jour.

Les différents systèmes de travail flexibles

En fonction de votre secteur d'activité et de vos effectifs, vous pensez peut-être qu'il est impossible de mettre en place une plus grande flexibilité dans votre environnement de travail. Cela ne fonctionnerait tout simplement pas. Pourtant, la bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreuses variantes de systèmes de travail flexibles. Cela vous permet de vous aligner sur les tendances de l'avenir du monde du travail tout en répondant aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Voici les principaux types de modèles de travail flexible : 

• télétravail à 100 % ;
• travail au bureau à 100 % ;
• modèle de travail hybride ;
• horaires flexibles et horaires décalés ;
• horaires condensés (ex. : semaine à 4 jours) ;
• emplois à temps partiel ;
• congés illimités ;
• heures annuelles ;
• partage de poste ;
• équipes distribuées ;
• échange de postes ;
• départ progressif à la retraite.

👉Découvrez plus en détail 12 exemples de flexibilité au travail.

Les avantages d’un système de travail flexible

Meilleur alignement avec les attentes de vos collaborateurs

La plupart des travailleurs, en particulier les Millennials et la Génération Z, recherchent une certaine flexibilité dans leur vie professionnelle. Une augmentation des pratiques de travail flexibles a marqué ces deux dernières années et des études prouvent que les employés ne sont pas moins productifs ou efficaces avec ces modèles de travail, bien au contraire. Par conséquent, beaucoup d'employés ne comprennent pas pourquoi les entreprises continueraient à appliquer un système de travail strict et fixe et s'attendraient à ce qu'ils adoptent ces nouvelles méthodes de travail.

Baisse des coûts d’entreprise

Un autre avantage important d'un système de travail flexible est l'impact sur les coûts d'entreprise. De nombreuses retombées de ce mode de travail permettent aux entreprises de réduire leurs dépenses. Par exemple, la fréquence d'utilisation de votre bureau change lorsque la moitié de votre équipe travaille à domicile ou ailleurs. Non seulement vous pouvez réduire la taille de votre espace de travail, mais vous constatez également une baisse de vos factures d'énergie.   

Augmentation de la productivité de vos employés

Comme vous pouvez le lire dans notre article sur le travail hybride, 64,3 % des Millennials et 63,4 % de la génération Z déclarent être plus productifs dans un environnement de travail hybride. Voici quelques-unes des raisons qui expliquent ce constat :

• la possibilité d'adapter ses heures de travail aux périodes de pic de productivité ;
• plus de temps pour l'activité physique (= meilleure concentration) ;
• moins de distractions ;
• moins de stress ;
• un niveau plus élevé de bonheur et de satisfaction au travail.

Bon à savoir : des études montrent que les employés heureux sont 12 % plus productifs que les autres. Une raison supplémentaire de favoriser le bonheur des collaborateurs en mettant en place un système de travail flexible. 

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

La recherche d'un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso est l'une des principales raisons qui poussent les employés à vouloir bénéficier d'une plus grande flexibilité au travail. ls peuvent ajuster leurs horaires pour mieux jongler avec leurs responsabilités professionnelles et personnelles. Enfin, ils peuvent aller courir le matin ou amener les enfants à l'école sans stress, et commencer la journée du bon pied !
L'amélioration de l'équilibre entre vie pro et vie perso n'est pas seulement bénéfique pour votre personnel. Vous profitez aussi de cet avantage, car le travail flexible favorise le bonheur, l'expérience, la satisfaction et la productivité de vos employés.

‍

Augmentation de la rétention du personnel et de l’attraction des talents

Le travail flexible étant l'une des principales attentes des salariés, il joue évidemment un rôle crucial dans la fidélisation de votre personnel et l'attraction des talents.

Supposons que vous recherchiez un nouveau responsable du marketing. Vous offrez une rémunération décente et d'autres avantages, mais la personne doit être sur place tous les jours de 9 heures à 18 heures. Si l'un de vos concurrents propose le même poste avec des avantages similaires, mais autorise le travail flexible, vous risquez de passer à côté d'opportunités de recrutement.

Cet exemple est également valable lorsqu'il s'agit de retenir les talents.  

Réduction de votre impact environnemental

À la maison comme sur le lieu de travail, adopter un comportement plus responsable et minimiser notre impact sur l'environnement est essentiel pour chacun d'entre nous. En favorisant la flexibilité au travail, les entreprises et les employés peuvent réduire leur empreinte carbone. S'ils restent chez eux ou se rendent à pied dans un espace de coworking de leur quartier, vos collaborateurs ont moins besoin d'utiliser leurs voitures ou d'autres moyens de transport polluants. L'introduction d'une politique de travail hybride peut aller de pair avec celle d'une politique BYOD (Bring Our Own Device). Cela permet de diminuer les besoins en équipements et donc de réduire la demande en matières premières nécessaires à la conception de ces derniers

🍃 Découvrez 27 actions RSE pour réduire l’empreinte carbone de votre entreprise.

Les inconvénients des politiques de travail flexible

Un potentiel impact sur la culture d’entreprise

Travailler depuis plusieurs endroits et à des heures différentes rend le développement d'une culture d'entreprise solide plus difficile. C'est l'un des inconvénients auxquels les organisations sont souvent confrontées lorsqu'elles adoptent des politiques de travail plus flexibles. Il est difficile de cultiver un sentiment d'appartenance et un lien lorsque vos employés ne se voient pas tous les jours, voire toutes les semaines. Cependant, comme le travail flexible est là pour durer, trouver de nouvelles méthodes pour booster cet aspect devient crucial. 

Un obstacle supplémentaire pour repérer une personne éprouvant des difficultés

Un sentiment de solitude et d'isolement peut découler de la mise en place d'un système de travail flexible pour votre équipe. Alors que les employés travaillent plus souvent seuls à la maison, ils ont tendance à se sentir déconnectés de leur lieu de travail, de leurs collègues et, en fin de compte, de leur travail. Pour un responsable, il est plus difficile de déceler des symptômes d'un épuisement professionnel ou d'autres problèmes au sein d'une équipe qui travaille de manière hybride que lorsqu'elle se réunit en personne tous les jours.

‍

Une amplification des pratiques de micromanagement

Dans le cas où les managers auraient déjà du mal à faire confiance aux membres de leur équipe, le travail flexible peut favoriser un style de leadership axé sur le micromanagement. Les effets psychologiques de la microgestion ont des conséquences négatives qui vont à l'encontre de ce que vous souhaitez lorsque vous êtes plus flexible avec votre personnel. Il crée un environnement de travail toxique dans lequel les employés se sentent dévalorisés, malheureux et insatisfaits de leur travail. Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous invitons à consulter notre checklist des environnements de travail toxiques et à vous assurer que vous favorisez une atmosphère positive et propice à la réussite !

Augmentation des risques de cybersécurité

Permettre à votre personnel de travailler à partir de plusieurs endroits et de divers appareils augmente votre exposition à la cybercriminalité. Par exemple, le fait de travailler sur un tiers lieu de travail équipé d'un wifi public compromet la protection des données et les protocoles de sécurité. 

Vous devez prendre en compte cette réalité et fournir à vos équipes informatiques les ressources dont elles ont besoin pour renforcer les mesures de cybersécurité.

Adopter un système de travail flexible implique donc la redéfinition d’une stratégie de gestion et de réduction des cyber-risques. Cette mesure est indispensable pour s'aligner sur cette nouvelle façon de travailler sans mettre en péril les données importantes et confidentielles. 

Une accessibilité inégale selon les postes de travail

Certains postes nécessitent d'utiliser des équipements spécifiques ou de collaborer en personne. Il est donc plus difficile de mettre en place des politiques de travail flexible pour ces rôles. Toutefois, nous avons commencé cet article en énumérant les principaux modèles de travail flexible. Nous avons également souligné que vous pouvez établir vos propres règles en fonction de vos effectifs et de votre secteur d'activité. Il se peut que vous ne puissiez pas autoriser le travail à distance pour tous vos employés, mais il est essentiel de trouver une alternative pour ceux dont la présence sur place est requise tous les jours.

‍

📆 Essayez gratuitement l'application deskbird et découvrez comment améliorer l’expérience collaborateur de votre équipe hybride !

‍

Nos conseils pour profiter pleinement des avantages tout en réduisant les inconvénients d’un système de travail flexible

Consultez régulièrement vos employés

L'objectif principal d'un système de travail flexible est d'améliorer l'expérience et la satisfaction des collaborateurs. Ils ne seront plus productifs et votre activité ne se développera pas si vos coéquipiers sont malheureux et insatisfaits vis-à-vis de leur vie professionnelle. Évitez de mettre en place un modèle de travail flexible parce que vous « pensez » que c'est ce dont ils ont besoin. Demandez plutôt à votre équipe de vous faire part de leurs opinions. En procédant ainsi, vous allez :

• renforcer la responsabilisation des employés ;
• favoriser une approche plus centrée sur l'employé ;
• comprendre les besoins de vos collaborateurs ;
• détecter les zones d'amélioration ;
• booster l'expérience et la satisfaction des employés.

Créez une politique de travail flexible

Vos employés veulent et ont besoin de lignes directrices claires pour s'épanouir et réussir dans leur vie professionnelle, en particulier avec des conditions de travail flexible. La création d'une politique de travail flexible, déterminant ce que vos collaborateurs peuvent et ne peuvent pas faire, est donc des étapes essentielles. Avoir des règles claires et précises aide notamment les responsables à :

• faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde ;
• éviter le favoritisme et les pratiques abusives ;
• favoriser un environnement de travail juste et équitable pour tous.

Développez une culture d'entreprise à la fois forte et positive

Construire une culture d'entreprise forte est déjà une démarche fondamentale dans le cadre d'un modèle de travail traditionnel. Mais comment surmonter l'impact d'un système de travail flexible sur la culture organisationnelle ? Redoubler d'efforts et se concentrer sur cet aspect est encore plus important lorsque vos employés travaillent en décalé et dans des lieux différents. Vous pouvez notamment :

• demander à vos collaborateurs de venir au bureau certains jours ;
• organiser des événements d'entreprise ;
• mettre en place des jeux de cohésion d'équipe (en ligne et en personne) ;
• renforcer le lien avec l’environnement professionnel.

Vérifiez les données liées à l’utilisation de vos espaces de travail et adaptez-les en conséquence

Avec le développement des pratiques de travail flexibles, les employés utilisent le bureau différemment. Tout d'abord, ce dernier devient un lieu où les travailleurs se retrouvent, où les interactions sociales se produisent et où les liens entre les membres de l'équipe se renforcent. Cette évolution modifie toute la dynamique du lieu de travail. Cela a également un impact sur la manière dont les employés opèrent lorsqu'ils travaillent en présentiel. Au lieu de se consacrer à des tâches individuelles, ils ont tendance à se focaliser davantage sur des projets de groupe, car ils savent qu'ils peuvent travailler avec leurs collègues en personne. Grâce aux données analytiques sur le lieu de travail, vous pouvez mieux comprendre ces paramètres et réaménager l'espace de travail en conséquence. Il peut s'agir, par exemple, de :

• repenser les types d'espaces de travail disponibles (plus collaboratifs) ;
• optimiser l’agencement des espaces de travail ;
• réduire la taille de l'espace de bureau.

👉 Consultez les données analytiques de votre lieu de travailet utilisez notre calculateur de bureau hybride pour tirer le meilleur parti de vos locaux !

Investissez dans les outils technologiques adéquats

Le travail flexible ne doit pas affecter la collaboration et la communication entre vos collaborateurs. Cependant, vous ne pouvez pas espérer conserver le même niveau de fluidité sans revoir vos méthodes de communication. Pour communiquer de manière virtuelle, il est indispensable d'investir dans les technologies adéquates afin de permettre à vos employés de s'épanouir, peu importe l'endroit et le moment où ils travaillent. N'oubliez pas que nous travaillons tous différemment. Alors que certaines personnes sont à l'aise avec Slack, d'autres préfèrent envoyer des messages WhatsApp à leurs collègues. Mais les outils de communication ne sont pas les seules technologies dont vous avez besoin. Entre autres, vous devez également :

• mettre à niveau votre infrastructure de cybersécurité pour protéger et sécuriser vos données ;
• mettre en place des systèmes de partage de fichiers et des services basés sur le cloud ;
• investir dans le système de gestion de projet le plus approprié pour votre équipe ;
• équipez votre lieu de travail de smart technologies.

Améliorez la gestion de vos locaux grâce à notre logiciel de réservation d’espaces de travail

Pour les responsables et les collaborateurs, il est essentiel de savoir qui travaille quand et où. Un modèle de travail flexible exige une organisation sans faille. Même si vous n'avez plus besoin d'autant d'espace de bureau, votre personnel doit toujours avoir accès à l'espace de travail dont il a besoin quand il vient travailler sur site. La collecte de données analytiques sur le lieu de travail est essentielle pour optimiser l'expérience de vos employés et améliorer votre environnement de travail flexible. Investir dans un logiciel de réservation de bureaux comme deskbird vous permet de couvrir tous ces aspects. Notre outil vous permet :

• de savoir qui travaille quand et où ;
• d'améliorer la collaboration et l'efficacité entre vos collaborateurs ;
• de permettre à vos employés de gérer leurs emplois du temps de manière autonome, en quelques clics seulement ;
• d'obtenir des informations pertinentes sur l'utilisation de vos bureaux pour améliorer votre environnement de travail ;
• d'éviter les conflits logistiques liés au travail flexible.

Vous connaissez maintenant les principaux éléments à prendre en compte en ce qui concerne les systèmes de travail flexibles ! Que vous ayez déjà adopté un mode de travail hybride ou mis en œuvre d'autres types de politiques de travail flexible, il ne fait aucun doute que l'avenir du travail est… flexible !

Cette évolution a secoué le monde du travail et poussé les entreprises à s'adapter pour rester attractives et compétitives. Travailler de manière flexible est sans aucun doute un avantage auquel les employés ne sont pas prêts à renoncer, en particulier les Millennials et la Génération Z.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour profiter des avantages du travail flexible ! Mais souvenez-vous que cela implique quelques changements et efforts. Il s'agit d'une approche moderne du travail et nécessite des outils et des technologies adaptés pour en assurer le bon fonctionnement. Demandez une démo gratuite pour découvrir toutes les fonctionnalités de l’appli deskbird !