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Travail hybride

Application de balisage : avantages et recommandations

Publié :

27 juin 2024

Mis à jour :

4 juillet 2024

Vous est-il déjà arrivé d'être frustré et stressé à l'idée d'être en retard parce que vous ne parveniez pas à localiser la salle de réunion où devait se dérouler votre prochaine réunion d'équipe ? La plupart d'entre nous l'ont fait, et il n'y a rien de plus ennuyeux. C'est à ce moment-là que l'orientation dans les bureaux devient très utile, en particulier pour les entreprises possédant de grandes installations ou des campus qui ont besoin d'un système de planification de bureau sans faille. Les applications d'orientation sont l'une des nombreuses technologies qui contribuent à améliorer l'expérience sur le lieu de travail et à stimuler l'efficacité, la collaboration et la productivité. Les employés peuvent se concentrer sur leur travail et préparer leur prochaine réunion au lieu de perdre du temps à errer dans le bureau à la recherche d'une pièce ou d'une personne spécifique. Découvrons l'objectif des solutions d'orientation numérique, les principales caractéristiques à prendre en compte et la manière dont les solutions d'orientation numérique peuvent vous aider. deskbird peut vous aider.

Qu'entend-on par "orientation des bureaux", "système d'orientation" et "application d'orientation" ?

Définition de l'orientation dans les bureaux

L'orientation dans les bureaux est conçue pour aider les gens à trouver leur chemin dans un lieu de travail. Il est généralement utilisé pour les grands environnements de travail répartis sur plusieurs étages et bâtiments. Au lieu d'errer à la recherche d'une pièce spécifique, il rend la navigation dans des espaces de bureaux vastes ou complexes simple et efficace. Il élimine également le stress et la frustration d'arriver en retard à cause de la recherche du lieu de réunion. Ses indications claires et faciles à suivre améliorent l'expérience globale dans vos locaux, tant pour les membres de votre équipe que pour vos visiteurs.

Un système d'orientation et sa signalisation multiple

Un système d'orientation est basé sur une combinaison d'indices visuels tels que la signalisation directionnelle, la dénomination des pièces, les cartes, les symboles, les codes de couleur, etc. Il inclut aussi parfois des éléments numériques tels que des bornes interactives ou des applications mobiles pour guider les personnes dans les espaces physiques. Elle s'appuie sur une communication claire et un design intuitif stratégiquement placés pour fournir une navigation étape par étape. Les utilisateurs suivent ces indications pour atteindre l'endroit souhaité. Une bonne orientation minimise la confusion et améliore l'accessibilité d'un bâtiment. Le système permet aux employés et aux invités d'arriver à destination sans problème et sans avoir besoin d'indications. 

Objectif d'une application d'orientation

Que fait une application d'orientation ? En utilisant le GPS ou la technologie de positionnement intérieur, elle fournit des indications en temps réel et des cartes interactives qui s'adaptent aux mouvements de l'utilisateur. Elle indique les points de repère, les virages et les zones d'intérêt le long du chemin, directement sur les écrans des téléphones et des tablettes des utilisateurs. Certaines applications proposent également des annuaires consultables, des horaires d'événements et des options d'accessibilité afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs en leur proposant des itinéraires efficaces et personnalisés jusqu'à leur destination. Vos collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher la salle de réunion où se trouvent leurs collègues. Ils peuvent facilement trouver leurs coéquipiers et l'endroit où ils se trouvent en appuyant simplement sur le lieu qu'ils recherchent sur leurs appareils mobiles.

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homme debout dans un bureau
Homme naviguant dans un grand bureau

Pourquoi devriez-vous mettre en place un système d'orientation numérique sur votre lieu de travail ?

Pour une orientation plus facile et plus rapide dans les grands bureaux

Tout d'abord, l'objectif premier d'une application d'orientation est de simplifier la navigation dans de vastes bureaux en transformant les smartphones des employés et des invités en guides numériques perspicaces. Elle utilise des données de localisation en temps réel et des cartes interactives pour fournir des indications personnalisées directement à leur destination. Ils n'ont plus besoin de se promener à la recherche d'une salle de conférence ou du bureau d'un collègue. En quelques clics, l'outil leur indique un chemin rapide et direct, en tenant compte des obstacles tels que les chemins fermés ou les travaux en cours. Son interface intuitive permet même d'enregistrer les endroits fréquemment visités. En fin de compte, l'application réduit le temps passé à errer et augmente l'efficacité pour permettre aux employés de se concentrer sur le travail qui compte.

Pour une vue en temps réel du plan du bureau et de son utilisation

Disposer d'une vue en temps réel du plan des bureaux est inestimable pour les gestionnaires de locaux et de bureaux, car elle révèle les aspects essentiels de l'utilisation du lieu de travail. Cette visualisation dynamique leur permet de surveiller le flux des employés, de suivre l'occupation des différents espaces et d'identifier les schémas d'utilisation, le tout en temps réel. Ces informations sont essentielles pour optimiser l'affectation des espaces, garantir une utilisation efficace des biens immobiliers et favoriser des environnements de travail souples. En fin de compte, cela permet de prendre des décisions éclairées sur les ajustements ou les améliorations nécessaires et d'améliorer la planification efficace de la maintenance au jour le jour. Enfin, il encourage le développement d'un environnement de travail flexible et productif.

Pour une plus grande efficacité et une meilleure gestion du temps

Les employés ont bien mieux à faire que de perdre du temps à chercher cette nouvelle salle de réunion dont ils n'ont jamais entendu parler. Grâce à des indications claires et précises sur les salles de conférence, les bureaux ou les équipements disponibles, les membres du personnel passent moins de temps à naviguer dans le labyrinthe des espaces de travail et se consacrent davantage à leurs tâches principales. L'application d'orientation élimine les devinettes et réduit les arrivées tardives aux réunions, ce qui favorise la ponctualité et la fluidité du calendrier. En outre, la capacité de l'outil à localiser rapidement les collègues ou les zones de travail cruciales réduit les perturbations. Il favorise donc un environnement plus concentré et plus productif qui optimise chaque minute de la journée de travail.

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collègues traversant le bureau
Des collègues se frayant un chemin dans le bureau

Pour une meilleure expérience du bureau pour les visiteurs

Cette technologie améliore aussi considérablement l'expérience des visiteurs dans un bureau en leur fournissant un guide interactif clair dans des environnements peu familiers, à l'instar d'un GPS personnel. Par exemple, lorsque des clients ou des partenaires potentiels viennent pour une réunion, ils peuvent ouvrir l'application au lieu de s'arrêter pour demander leur chemin ou d'étudier les panneaux statiques. L'application peut les conduire de la réception à la salle de réunion par l'itinéraire le plus rapide, en leur offrant même une vue virtuelle de leur parcours. Cela simplifie leur voyage, élimine l'angoisse de se perdre et leur permet d'arriver à l'heure et en toute décontraction. De plus, cela laisse à vos invités une impression positive durable d'un lieu de travail géré efficacement et doté d'une technologie de pointe.

Pour renforcer la collaboration et les liens entre les membres de l'équipe

Une application d'orientation peut également jouer un rôle clé dans la stimulation de la collaboration et de la cohésion d'équipe en reliant sans effort les collègues de travail dans les grands bureaux. Prenons l'exemple d'un employé qui doit rapidement réunir ses collègues de différents services pour une séance de brainstorming impromptue. Plutôt que de perdre de précieuses minutes à naviguer dans les couloirs ou à envoyer une flopée de messages pour demander leur chemin, ils peuvent utiliser l'outil pour se localiser les uns les autres et trouver l'espace de réunion disponible le plus proche. Cette efficacité permet non seulement d'aplanir les obstacles logistiques du travail d'équipe, mais aussi de multiplier les occasions d'interactions spontanées en face-à-face. Elle favorise une culture de bureau plus cohésive et plus collaborative.

Pour un environnement de travail plus sûr

Enfin, l'utilisation de ce type de technologie contribue à la sûreté et à la sécurité sur le lieu de travail en offrant des chemins clairs et bien orientés vers les sorties de secours et les zones de sécurité, ce qui est particulièrement crucial en cas d'incident inattendu. En cas d'urgence, par exemple, l'application d'orientation peut diriger les employés et les visiteurs vers l'itinéraire le plus sûr pour sortir du bâtiment, s'éloigner des dangers et se diriger vers les points de rassemblement désignés. En outre, en suivant le flux de personnes dans l'ensemble de l'établissement, cette solution numérique permet de s'assurer que tout le monde est présent une fois la sécurité établie. Grâce à ces conseils ciblés, vous minimisez le chaos et la confusion tout en aidant à maintenir l'ordre et à protéger les personnes lorsque cela est le plus important.

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Quelles sont les principales caractéristiques à rechercher dans une application d'orientation pour les bureaux ?

Lorsque vous recherchez de nouvelles technologies pour vous aider à optimiser votre lieu de travail, il existe une règle essentielle : analysez d'abord vos besoins. Un outil qui fonctionne parfaitement chez votre concurrent ne conviendra peut-être pas à votre entreprise. Votre espace de travail est différent, votre effectif peut être plus ou moins important, et les profils et attentes de vos employés sont probablement distincts. Néanmoins, il existe toujours des caractéristiques clés à prendre en compte lorsque vous étudiez le marché des applications de wayfinding. Voici les principales caractéristiques qu'elle doit présenter :

  • Convivialité ;
  • les intégrations ;
  • les options d'accessibilité ;
  • l'évolutivité ;
  • des mises à jour et des notifications ;
  • l'analyse des données ;
  • les normes de sécurité.

Comment deskbird aide-t-il vos employés à trouver leur chemin ?

deskbird est d'abord une solution de réservation de bureaux et de salles. Cependant, en fonction de vos besoins et de la taille de votre lieu de travail, de nombreuses fonctionnalités peuvent être utilisées pour l'orientation des bureaux.

Plan d'étage interactif pour localiser les collègues et les espaces de travail accessibles

Notre plan d'étage interactif permet aux employés de voir où se trouvent leurs collègues dans le bureau et quels espaces de travail (bureaux, salles de réunion, salles de réunion, etc.) sont encore disponibles. Ils ne doivent plus errer à la recherche de leurs collègues ou d'un bureau où s'installer pour la journée. En un clin d'œil, ils peuvent consulter le plan du bureau et trouver l'espace dont ils ont besoin. Par exemple, votre nouveau coéquipier, Mark, peut découvrir le bureau qui lui est réservé, réserver des espaces de collaboration ou identifier l'imprimante la plus proche en consultant le plan interactif sur son appareil. Cela permet de gagner du temps, de réduire le stress et de stimuler la productivité. Les mises à jour en temps réel du système et l'interface intuitive aident le personnel à naviguer facilement dans l'agencement des bureaux.

Système de réservation de bureaux et de salles pour trouver et obtenir l'espace de travail idéal

Où se trouve la salle de réunion la plus proche équipée d'une technologie de vidéoconférence ? Où se trouve le bureau le plus proche avec vue sur la fenêtre ? Trouver l'espace de travail idéal peut s'avérer difficile. Mais grâce à notre système de réservation, à notre plan d'étage interactif et à nos filtres de bureaux, vous vous assurez que votre personnel dispose de l'environnement de travail dont il a besoin pour s'épanouir. Vous évitez à votre équipe hybride la frustration d'arriver au bureau et d'être déçue et ennuyée parce que son espace de travail préféré est déjà pris.

Réservation de places de parking pour se garer intelligemment

Certaines solutions d'orientation peuvent aider votre personnel à trouver le parking le plus proche avant d'arriver sur place. L'application deskbird comprend un système de réservation de parking. Avant de se rendre au travail, vos employés peuvent choisir le parking qui correspond le mieux à leurs besoins et le réserver pour être sûrs que cette place les attendra lorsqu'ils se rendront au bureau. Par exemple, si vos installations sont divisées en plusieurs bâtiments, ils peuvent garer leur voiture à proximité de l'endroit où ils doivent passer la journée. C'est un gain de temps et cela évite le stress de la recherche d'un parking.

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Grand espace de bureau
Grand espace de bureau

L'analyse des bureaux pour améliorer constamment votre lieu de travail

Enfin, les données sont essentielles pour comprendre comment les membres de votre équipe utilisent l'espace de travail. Combien de personnes viennent sur place chaque jour ? Quelles sont les zones de votre lieu de travail les plus utilisées ? Avez-vous des espaces inutilisés à réinventer pour améliorer votre espace de travail et l'expérience de vos employés ? Vous pouvez obtenir des réponses à toutes ces questions en utilisant l'application deskbird et sa fonction d'analyse des bureaux. La collecte et l'analyse de ces données peuvent transformer vos locaux en environnements de travail qui répondent aux besoins de vos employés et leur permettent de s'épanouir.

Selon la taille et la complexité de votre bureau, l'utilisation d'une application d'orientation peut changer la donne pour les membres de votre équipe et les visiteurs. Il ne s'agit pas seulement d'aider les gens à trouver leur chemin sur le lieu de travail. Elle améliore également leur expérience dans vos locaux tout en éliminant les frustrations et en réduisant les pertes de temps inutiles liées à la recherche d'un espace spécifique. Nous avons mentionné quelques caractéristiques du sitedeskbird qui peuvent également jouer un rôle. Cependant, il existe de nombreuses autres fonctionnalités que vous aimeriez utiliser et qui pourraient améliorer votre espace de travail

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Application de balisage : avantages et recommandations

Paulyne Sombret

Paulyne est une experte très respectée du travail hybride. Elle est connue pour ses écrits sur la durabilité dans le bureau hybride, les modèles de travail flexibles et l’expérience des employés. Forte d’une solide expérience en contenu et en référencement, son travail explore les tendances passionnantes et les dernières nouvelles du monde du travail.

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