9 actions clés pour un bureau plus productif

Les pratiques de travail flexibles ont considérablement modifié la taille et le rôle du lieu de travail physique. Comment créer un bureau productif lorsque l'on dispose d'une main-d'œuvre hybride et de moins d'espace ? Quelles améliorations peuvent être apportées pour adapter vos installations aux nouvelles méthodes de travail et en tirer le meilleur parti ? Quel est aujourd'hui l'aménagement de bureau le plus propice à la productivité? En tant qu'experts de l'expérience sur le lieu de travail et du travail hybride, nous avons rassemblé des idées et des données pour définir les aspects les plus importants de l'adaptation de l'espace de bureau aux équipes et aux pratiques de travail modernes. De l'utilisation d'analyses de données pertinentes à la redéfinition de l'objectif du bureau, en passant par les bons choix pour la configuration de votre espace de travail, nous vous donnons les clés pour améliorer l'efficacité et la productivité de votre environnement de travail.

Voici un guide pour créer un espace de bureau qui vous soit bénéfique et qui aide vos employés à s'engager, à collaborer, à innover et à s'épanouir.

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Quels sont les principaux défis des entreprises d'aujourd'hui en matière d'espace de bureau ?

S'adapter au nouveau rôle du bureau

Les employés ne se rendent plus au bureau dans le même but qu'avant la crise du COVID-19. Le rôle du bureau a évolué avec l'adoption et le développement de formules de travail flexibles. C'est désormais un lieu où les membres de l'équipe se rencontrent, collaborent et socialisent avec leurs collègues. Bien qu'il y ait encore des moments où votre personnel a besoin d'effectuer un travail de concentration et de disposer d'espaces calmes, la principale motivation pour être sur place est d'interagir en personne. La question est donc de savoir comment réaménager votre espace de travail pour qu'il remplisse ce nouveau rôle. Vous trouverez la réponse dans les lignes qui suivent. 

Maintenir les employés en contact les uns avec les autres, avec leur travail et avec le lieu de travail

Un autre défi posé par les horaires de travail hybrides est le maintien d'un lien et d'une culture d'entreprise solides. Le travail à distance augmente le risque de déconnexion et d'isolement. Les employés qui ne viennent pas régulièrement sur le site peuvent se sentir moins proches de leurs coéquipiers et moins attachés à leur travail et à l'entreprise. Votre objectif est donc de comprendre ce qui pourrait les inciter à venir plus souvent au bureau et de mettre en œuvre des initiatives qui renforcent votre culture d'entreprise, le sentiment d'appartenance et la cohésion de l'équipe. L'aménagement de vos bureaux joue un rôle clé à cet égard.

Adapter les espaces de bureaux aux besoins d'une main-d'œuvre hybride

En fonction de la politique de travail hybride que vous décidez de mettre en œuvre dans votre organisation, votre personnel peut travailler de manière asynchrone. Cela implique que vos installations répondent aux exigences d'une telle configuration de travail. Elles doivent permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble, qu'ils soient tous sur place en même temps ou non. Pour la plupart des entreprises, cette question ne se posait pas auparavant, car tout le monde se rendait au bureau tous les jours à des heures fixes. Il s'agit donc d'un changement majeur et d'un nouveau défi à relever pour répondre aux besoins de votre équipe hybride et maintenir la satisfaction et la productivité.

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Trouver le bon équilibre entre la réduction de la taille du bureau et la promotion d'une expérience positive sur le lieu de travail

La grande question de cet article est de savoir comment créer un bureau productif avec moins d'espace. De nombreuses entreprises ont compris que payer un loyer pour un espace inutilisé et occupé n'a guère de sens. Toutefois, la réduction de la taille du bureau ne doit pas entraîner la frustration des membres de l'équipe. Vous devez trouver un équilibre entre le fait de ne pas gaspiller de l'argent pour des locaux inutilisés et le fait de ne pas trop réduire l'espace au point que votre personnel manque de place pour travailler efficacement. Notre calculateur de bureaux hybrides vous aide à déterminer le meilleur ratio espace de travail/employés en fonction de votre politique de travail flexible.

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Comment créer un aménagement de bureau optimal pour la productivité ?

1. Redéfinir l'objectif du bureau et le rendre clair

Le fait que les gens ne travaillent pas sur les mêmes tâches au bureau et à la maison est un aspect important dont il faut tenir compte. Comme l'a souligné Rob Sadow, un expert de l'expérience des employés, dans la série de webinaires d'Epoch, rien n'est plus frustrant pour eux que d'être obligés de venir sur place pour faire ce qu'ils peuvent faire de chez eux. C'est pourquoi il est essentiel de redéfinir l'objectif du lieu de travail physique pour le rendre plus productif. Le travail à distance est idéal pour le travail individuel et ciblé, tandis que le bureau est "l'endroit où il faut être" pour le travail collectif et les interactions sociales. Cependant, vos installations pourraient nécessiter quelques ajustements de conception pour remplir ce rôle tout en restant flexibles pour les personnes qui préfèrent travailler sur place à des tâches de concentration.

2. Faire équipe avec une technologie intelligente

La technologie de bureau intelligente est un pilier essentiel des bureaux productifs. Ces outils, qui vont des solutions basées sur l'IA aux systèmes d'automatisation et aux logiciels workspace booking , jouent un rôle majeur dans la transformation de votre lieu de travail en un centre de productivité. Non seulement la technologie contribue à créer un environnement favorable pour vos équipes, mais elle leur permet également de planifier plus facilement le travail sur place et de tirer le meilleur parti de l'espace de bureau. Par exemple, un système de réservation de salles de réunion tel que deskbird leur permet de sélectionner l'espace dont ils ont besoin en fonction des ressources disponibles dans chaque salle.

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3. Utiliser les données pour mesurer le degré de connexion des employés et apporter les changements nécessaires

Tout comme la technologie, les données sont la pierre angulaire du développement d'un environnement de travail productif. Il est essentiel de recueillir des informations sur l'occupation du lieu de travail, la présence au bureau, l'utilisation des ressources, l'engagement, les performances, les habitudes de travail des employés, etc. Elles vous permettent de mieux comprendre votre personnel et de concevoir un aménagement de bureau qui réponde à ses besoins. Les données vous aident également à déterminer dans quelle mesure vos travailleurs sont connectés et ce qu'il convient d'améliorer pour favoriser ce lien essentiel avec leurs collègues, leur travail et l'entreprise. Plus vous créez de liens, plus votre personnel est impliqué et plus le lieu de travail est productif.

4. Améliorer l'expérience des employés sur place grâce à une approche centrée sur les personnes

L'expérience positive des employés est devenue un sujet à la mode dans le domaine des ressources humaines, et ce pour de bonnes raisons. Cet aspect est crucial pour stimuler la productivité du travail hybride et inciter les gens à venir au bureau. Lorsque vous essayez de favoriser un environnement de travail productif, vous devez vous poser, ainsi qu'à votre personnel, les questions suivantes : 

• Quels sont les besoins et les souhaits des salariés en matière de lieu de travail physique ?
• Qu'est-ce qui les inciterait à venir plus souvent au bureau ?
• Pourquoi préfèrent-ils travailler à domicile plutôt que sur place ?
• Comment l'aménagement du bureau peut-il favoriser l'engagement, la collaboration et la productivité ?
• Etc.

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5. Créer un aménagement de bureau qui réponde aux besoins d'une main-d'œuvre hybride

Collaboration, mentorat et interactions sociales.

Ce sont les trois piliers d'un espace de bureau moderne. Nous ne le répéterons jamais assez. Ils expliquent pourquoi vos équipes hybrides se rendent sur place et pourquoi la productivité est florissante. Vous devez adapter l'agencement de vos bureaux à ces objectifs et fournir à vos employés différents espaces de travail et différentes possibilités de s'asseoir en fonction de leurs tâches. Zones de tranquillité, zones de collaboration, espaces de réunion, salles de rencontre... L'espace de travail moderne est diversifié et polyvalent. Il s'adapte aux besoins des personnes et non l'inverse. N'oubliez pas de vous assurer que chacun peut accéder à l'espace de travail qu'il souhaite en utilisant une solution de réservation de bureau telle que deskbird.

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6. Faites en sorte que votre environnement de travail physique soit également flexible et adaptable

Une solution clé pour rendre votre bureau plus productif tout en disposant de moins d'espace et en étant prêt à répondre aux attentes des employés est d'appliquer la flexibilité à vos espaces de travail. Vous devez créer des espaces fonctionnels en travaillant avec du mobilier modulaire et des éléments mobiles et en investissant dans des équipements ergonomiques. La flexibilité doit s'appliquer à tous les éléments de votre lieu de travail afin que l'aménagement de votre bureau ne limite pas le travail de vos employés, mais leur permette de s'acquitter de leurs tâches dans le meilleur environnement possible.

7. Tenir compte des aspects environnementaux de votre bureau et de leur impact sur la productivité

L'aménagement de votre bureau a un impact considérable sur la productivité. Il ne s'agit pas seulement d'apporter de la lumière et de peindre les murs dans n'importe quelle couleur. Si vous voulez rendre votre bureau plus productif, vous devez prendre en compte les aspects environnementaux de manière plus approfondie. L'aménagement biophilique des bureaux, par exemple, est bien connu pour accroître le bien-être et les capacités cognitives des employés. Cependant, la qualité de l'air, la température et le niveau de bruit de votre espace de travail ont également une grande importance. L'ensemble de ces éléments crée une atmosphère qui favorise la concentration, la créativité, la réduction du stress et l'augmentation de la productivité.

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8. Créez des occasions pour les membres de votre équipe de se ressourcer

Prendre l'air ou faire une pause-café est toujours une bonne idée lorsque notre cerveau est sur le point d'exploser. Votre bureau doit offrir à vos employés des moyens de refaire le plein d'énergie lorsque c'est nécessaire. Il peut s'agir d'un coin fitness, d'un espace extérieur en pleine nature ou d'une salle de jeux. Les pauses sont un élément clé d'un environnement de travail productif. Elles sont essentielles pour permettre au cerveau de faire une pause et de se réinitialiser afin d'accomplir les tâches suivantes de manière efficace.

9. Évaluer si les objectifs de l'entreprise sont régulièrement atteints

Enfin, vous devez vérifier l'impact des changements mis en œuvre sur les performances de vos employés. Régulièrement, vous devez évaluer si les objectifs de l'entreprise sont atteints et comparer les résultats avec ceux de la période précédente. Les objectifs sont-ils atteints en moins de temps depuis que vous avez aménagé des salles de réunion où les membres de l'équipe peuvent se rencontrer rapidement et s'informer mutuellement en cas de besoin ? Ce type de questions est essentiel pour déterminer si vous avez réussi à créer un bureau plus productif ou non. Là encore, les données sont votre meilleur allié. 

Comment deskbird vous aide-t-il à créer un bureau plus productif ?

deskbird permet à vos employés d'utiliser le bureau de manière productive

Il est formidable d'avoir un aménagement de bureau centré sur les personnes, prêt à accueillir votre personnel et à l'aider à s'épanouir. Toutefois, ces efforts peuvent être réduits à néant si vos employés ne disposent pas des outils nécessaires pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail exceptionnel. Ils n'ont plus à être stressés et frustrés de ne pas avoir l'espace de travail dont ils ont besoin lorsqu'ils viennent au bureau. L'application deskbird leur permet de réserver les espaces de travail qu'ils souhaitent. En fonction des ressources dont ils ont besoin, ils peuvent sélectionner et réserver le bureau idéal, une salle de réunion ou un espace de rencontre pour aborder leur journée dans les meilleures conditions !

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deskbird vous permet de collecter des données pour rendre votre bureau plus productif

Nous avons souligné l'importance de travailler avec des données lorsque vous transformez votre bureau pour le rendre plus productif. En utilisant l'application deskbird , vous obtenez des rapports analytiques détaillés sur l'occupation et l'utilisation de votre bureau. Ces informations sont essentielles pour comprendre ce qui se passe sur votre lieu de travail et procéder à des ajustements basés sur des données afin d'améliorer l'expérience des employés, leur engagement et leur productivité.

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deskbird vous aide à améliorer votre expérience sur le lieu de travail

L'amélioration du lieu de travail et de l'expérience des employés est un aspect fondamental de l'application deskbird . Nous créons des fonctionnalités conviviales et centrées sur les personnes pour soutenir votre main-d'œuvre hybride et l'aider à optimiser le bureau. Qu'il s'agisse d'un plan d'étage interactif pour aider votre équipe à trouver facilement ses collègues, d'une politique hybride pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde ou d'un outil de planification de la semaine qui facilite la collaboration au sein de l'équipe, toutes nos fonctionnalités sont conçues pour faire décoller l'expérience de votre lieu de travail.

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deskbird s'intègre à tous vos outils pour plus d'efficacité et de productivité

Il est évident que les intégrations contribuent massivement à rendre votre environnement de travail plus productif. Vous assurez une efficacité maximale en intégrant deskbird dans votre infrastructure numérique comme HRIS, Slack, ou vos calendriers d'équipe et en faisant plus avec moins. C'est l'objet de cet article, n'est-ce pas ? C'est aussi un moyen d'atteindre cet objectif. deskbird s'intègre à tous vos systèmes, de sorte que votre personnel n'a qu'à ouvrir un seul outil pour obtenir toutes les ressources et informations dont il a besoin sur l'espace de bureau pour travailler de manière productive avec son équipe lorsqu'il se rend sur place.

Nous espérons que ces idées et conseils vous aideront à mieux comprendre comment créer un bureau plus productif dans le monde du travail moderne. N'oubliez pas que la conception d'un aménagement de bureau optimal pour la productivité peut varier considérablement d'une organisation à l'autre. L'implication de votre personnel dans le processus joue un rôle important dans la création d'un environnement de travail où les employés s'épanouissent et donnent le meilleur d'eux-mêmes. La technologie joue également un rôle important dans ce processus.

Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir plus en détail comment notre outil peut favoriser un environnement de travail plus productif pour votre équipe hybride, même dans un bureau plus petit !

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Sources :

• L'espace compte : Concevoir des lieux de travail qui stimulent l'engagement des employés et le retour sur investissementL'époque
• 16 conseils pour un environnement de bureau heureux et productifLe collectif Bond.
• 10 façons d'augmenter la productivité grâce à l'aménagement de votre bureauLe bureau d'un député européen, Coel.

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