Un bureau plus productif en 11 étapes

Les pratiques de travail flexibles ont considérablement modifié la taille et le rôle du lieu de travail physique. Comment créer un bureau productif lorsque l'on dispose d'une main-d'œuvre hybride et de moins d'espace ? Quelles améliorations peuvent être apportées pour adapter vos installations aux nouvelles méthodes de travail et en tirer le meilleur parti ? Quel est aujourd'hui l'aménagement de bureau le plus propice à la productivité ?

En tant qu'experts en matière d'expérience sur le lieu de travail et de travail flexible, nous avons rassemblé des informations et des données pour définir les aspects les plus importants de l'adaptation de l'espace de bureau aux équipes et aux pratiques de travail modernes. De l'utilisation d'analyses de données pertinentes à la redéfinition de l'objectif du bureau, en passant par les bons choix pour la configuration de votre espace de travail, nous vous donnons les clés pour améliorer l'efficacité de votre environnement de travail. Voici comment concevoir un espace de bureau qui vous profite autant qu'il permet à vos employés de s'engager, de collaborer, d'innover et de s'épanouir.

Les principaux défis des entreprises d'aujourd'hui en matière d'espace de bureau

S'adapter au nouveau rôle du bureau

Les employés ne se rendent plus au bureau dans le même but qu'avant la crise du COVID-19. Le rôle du bureau a évolué avec l'adoption et le développement de formules de travail flexibles. C'est désormais le lieu où les membres de l'équipe se rencontrent, collaborent et socialisent avec leurs collègues. Bien qu'il y ait encore des moments où votre personnel a besoin de faire un travail de concentration et de disposer d'espaces calmes, la principale motivation pour être sur place est d'interagir en personne. La question est donc de savoir comment remodeler votre espace de bureau pour qu'il remplisse ce nouveau rôle.

Garder les employés connectés et en phase avec leur travail et le lieu de travail

Un autre défi posé par les horaires de travail flexibles est le maintien d'un lien et d'une culture d'entreprise solides. Le travail à distance augmente le risque de déconnexion et d'isolement. Les employés qui ne viennent pas régulièrement sur le site peuvent se sentir moins proches de leurs collègues et moins attachés à leur travail et à l'entreprise. Votre objectif est donc de comprendre ce qui pourrait les inciter à venir plus souvent au bureau et de mettre en œuvre des initiatives qui renforcent votre culture d'entreprise, le sentiment d'appartenance et la cohésion de l'équipe. L'aménagement de vos bureaux joue un rôle clé à cet égard.

Adapter l'espace de bureau aux besoins d'une main-d'œuvre flexible

En fonction de la politique de travail hybride que vous décidez de mettre en œuvre dans votre organisation, votre personnel peut travailler de manière asynchrone. Cela implique que vos installations répondent aux exigences d'une telle configuration de travail. Elles doivent permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble, qu'ils soient tous sur place en même temps ou non. Pour la plupart des entreprises, cette question ne se posait pas auparavant, car tout le monde venait sur place chaque jour à des heures fixes. Il s'agit donc d'un changement majeur et d'un nouveau défi à relever pour répondre aux besoins de votre personnel et maintenir la concentration, la satisfaction et la productivité.

Trouver le bon équilibre entre la réduction de la taille du bureau et la promotion d'une expérience positive sur le lieu de travail

La grande question de cet article est de savoir comment construire un bureau productif avec moins d'espace. De nombreuses entreprises ont compris que payer un loyer pour un espace inutilisé et occupé ne sert à rien. Toutefois, la réduction de la taille du bureau ne doit pas entraîner la frustration des membres de votre équipe. Vous devez trouver un équilibre entre le fait de ne pas gaspiller de l'argent pour des locaux inutilisés et le fait de ne pas trop réduire l'espace au point que votre personnel manque de place pour travailler efficacement. Notre calculateur de bureaux hybrides vous aide à déterminer le ratio idéal espaces de travail/employés en fonction de votre politique de travail flexible.

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Comment créer le meilleur aménagement de bureau pour la productivité ?

1. Redéfinir l'objectif du bureau et le rendre clair

Le fait que les employés ne travaillent pas sur les mêmes tâches au bureau et chez eux est un aspect important dont il faut tenir compte. Comme l'a souligné Rob Sadow, expert en expérience des employés, dans la série de webinaires d'Epoch, rien n'est plus frustrant pour eux que de devoir se rendre sur place pour faire ce qu'ils peuvent faire depuis chez eux. C'est pourquoi il faut redéfinir l'objectif de l'espace de travail physique pour le rendre plus utile et plus pratique. Le télétravail est idéal pour le travail individuel et ciblé, tandis que le bureau est "the place to be" pour le travail collectif et les interactions sociales. Cependant, vos installations peuvent nécessiter quelques ajustements de conception pour remplir ce rôle tout en restant flexibles pour les personnes qui préfèrent travailler sur des tâches de concentration sur place.

2. Faire équipe avec des technologies innovantes

La technologie de bureau intelligente est un pilier essentiel des bureaux productifs. Ces outils, qui vont des solutions basées sur l'IA aux systèmes d'automatisation et aux logiciels workspace booking , jouent un rôle majeur dans la transformation de votre lieu de travail en un centre de productivité. Non seulement la technologie contribue à créer un environnement favorable pour vos équipes, mais elle leur permet également de planifier plus facilement le travail sur place et de tirer le meilleur parti de l'espace de bureau. Par exemple, un système de réservation de salles de réunion tel que deskbird leur permet de sélectionner l'espace dont ils ont besoin en fonction des ressources disponibles dans chaque salle.

3. Utiliser les données pour mesurer le degré de connexion des employés et apporter les changements nécessaires

Tout comme la technologie, les données sont la pierre angulaire du développement d'un environnement de travail efficace. Il est essentiel de recueillir des informations sur l'occupation des bureaux, la présence des employés, l'utilisation des ressources, l'engagement, les performances, les habitudes de travail des employés, etc. Cela vous permet de mieux comprendre votre personnel et de concevoir un aménagement qui réponde à ses besoins. Les données vous aident également à déterminer dans quelle mesure vos travailleurs sont connectés et ce qu'il convient d'améliorer pour favoriser cette connexion avec leurs collègues, leur travail et l'entreprise. Plus vous créez de liens, plus votre personnel est impliqué et plus l'espace de travail est productif.

4. Améliorer l'expérience des employés sur place grâce à une approche centrée sur les personnes

L'expérience positive des employés est devenue un sujet à la mode dans le domaine des ressources humaines, et ce pour de bonnes raisons. C'est en effet, un aspect très important pour stimuler la productivité et inciter les travailleurs à venir au bureau. Lorsque vous essayez de favoriser un environnement de travail productif, vous devez vous poser, ainsi qu'à votre personnel, les questions suivantes : 

• Quels sont les besoins et les souhaits des travailleurs en matière de lieu de travail physique ?
• Qu'est-ce qui les inciterait à venir plus souvent au bureau ?
• Pourquoi préfèrent-ils travailler chez eux ?
• Comment l'aménagement du bureau peut-il favoriser l'engagement, la collaboration et la productivité ?
• Etc.

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5. Créer un aménagement de bureau qui réponde aux besoins de votre équipe

Collaboration, mentorat et interactions sociales.

Ce sont les trois piliers de l'espace de bureau moderne. Nous ne le répéterons jamais assez. C'est grâce à eux que vos équipes hybrides se rendent sur place et que la productivité se développe. Vous devez réajuster l'agencement de vos bureaux en fonction de ces objectifs et offrir à vos employés différents espaces de travail et différentes possibilités de s'asseoir en fonction de leurs tâches. Zones de détente, zones de collaboration, espaces de réunion, huddle rooms... L'espace de travail moderne est diversifié et polyvalent. Il s'adapte aux besoins des personnes et non l'inverse. N'oubliez pas de vous assurer que chacun peut accéder à l'espace de travail qu'il souhaite en utilisant une solution de réservation de bureau telle que deskbird.

6. Rendre l'environnement physique de travail flexible et modulable

La flexibilité à vos espaces de travail est une solution possible pour rendre votre bureau plus productif tout en disposant de moins d'espace et en étant prêt à répondre aux attentes des employés. Vous devez créer des espaces fonctionnels en travaillant avec du mobilier modulaire et des éléments mobiles et en investissant dans des équipements ergonomiques. La flexibilité doit s'appliquer à tous les éléments de votre lieu de travail afin que l'aménagement de votre bureau ne limite pas le travail de vos collaborateurs, mais leur permette d'accomplir leurs tâches dans un cadre idéal.

7. Investir dans du mobilier et des équipements ergonomiques

Rester assis sur une chaise inconfortable toute la journée peut nuire à la concentration et à la productivité des employés. Tenez compte de l'ergonomie de votre espace de travail pour créer une meilleure configuration de travail pour votre personnel. Hauteur des écrans, bureaux et chaises réglables, souris ergonomiques... Tous ces éléments peuvent prévenir les troubles musculo-squelettiques (TMS) et aider les membres de votre équipe à rester concentrés et efficaces. Consultez notre article sur les pratiques ergonomiques pour en savoir plus !

8. Valoriser des choix durables pour votre bureau et apprécier leur impact sur la productivité

L'aménagement de votre bureau a un impact considérable sur la productivité. Il ne s'agit pas seulement de fournir un éclairage adéquat et de peindre les murs dans n'importe quelle couleur. Si vous voulez rendre votre bureau plus productif, vous devez prendre en compte les aspects environnementaux de manière plus approfondie. L'aménagement biophilique des bureaux, par exemple, est bien connu pour augmenter le bien-être et les capacités cognitives des employés grâce à l'introduction de plantes, de lumière et de couleurs naturelles, de matières premières, etc. Par ailleurs, la qualité de l'air, la température et le niveau de bruit de votre espace de travail ont également une importance considérable. Ensemble, tous ces éléments créent une atmosphère qui favorise la concentration, la créativité, la réduction du stress et l'augmentation de la productivité.

🌿Lisez notre article sur l'impact de l'aménagement des bureaux sur la productivité !

9. Mettre en œuvre une politique de bureau propre

Désencombrer et nettoyer les postes de travail après leur utilisation permet de maintenir l'hygiène et le respect entre les employés. Cependant, travailler dans un espace propre et bien rangé est aussi une question de productivité. Si vous avez mis en place un système de partage de bureau dans votre entreprise, il est nécessaire de créer une politique de bureau propre pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et pour préserver un espace de travail productif.

10. Donner la possibilité aux membres de votre équipe de se ressourcer

Prendre l'air ou faire une pause-café est toujours une bonne idée lorsque notre cerveau est sur le point d'exploser. Votre bureau doit offrir à vos employés des moyens de se ressourcer en cas de besoin. Parmi les idées, citons la création d'un coin fitness, d'un espace vert extérieur ou d'une salle de jeux. Les pauses font le bonheur d'un environnement de travail efficace. Elles sont essentielles pour permettre au cerveau de faire une pause et retrouver l'élan afin de se concentrer à nouveau et d'accomplir les tâches suivantes de manière efficace.

11. Évaluer si les objectifs de l'entreprise sont régulièrement atteints

Enfin, vous devez vérifier l'impact des changements mis en œuvre sur les performances de vos employés. Régulièrement, vous devez évaluer si les objectifs de l'entreprise sont atteints et comparer les résultats avec ceux de la période précédente. Les objectifs sont-ils atteints en moins de temps depuis que vous avez aménagé des salles de réunion où les membres de l'équipe peuvent se rencontrer rapidement et s'informer mutuellement en cas de besoin ? Ce type de questions est essentiel pour déterminer si vous avez réussi à créer un espace de travail plus productif ou non. Là encore, les données sont votre meilleur allié

Comment deskbird contribue à la création d'un bureau plus productif

deskbird permet à vos employés d'utiliser le bureau de manière productive

Il est formidable d'avoir un aménagement de bureau centré sur les personnes, prêt à accueillir votre personnel et à l'aider à s'épanouir. Toutefois, ces efforts peuvent être réduits à néant si vos collaborateurs ne disposent pas des outils nécessaires pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail exceptionnel. Ils n'ont plus à être stressés et frustrés de ne pas obtenir l'espace de travail dont ils ont besoin en arrivant au bureau ou de perdre du temps à chercher leur prochaine salle de réunion. L'application deskbird leur permet de réserver les espaces de travail qu'ils souhaitent. En fonction des ressources dont ils ont besoin, ils peuvent sélectionner et réserver le bureau idéal, une salle de réunion ou un espace de rencontre pour aborder leur journée dans les meilleures conditions !

deskbird vous permet de collecter des données pour rendre votre bureau plus productif

Nous avons souligné l'importance de travailler avec des données lorsque vous transformez votre bureau pour le rendre plus productif. En utilisant l'application deskbird, vous obtenez des rapports analytiques détaillés sur l'occupation et l'utilisation de votre bureau. Ces informations vous aident à comprendre ce qui se passe sur votre lieu de travail et procéder à des ajustements basés sur des données afin d'améliorer l'expérience des employés, leur engagement et leur productivité.

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deskbird vous aide à améliorer votre expérience sur le lieu de travail

L'amélioration du lieu de travail et de l'expérience des employés est au cœur de l'application deskbird. Pour y parvenir, nous développons des fonctionnalités conviviales et centrées sur les personnes qui soutiennent votre main-d'œuvre hybride et lui permettent de tirer le meilleur parti du bureau. Qu'il s'agisse d'un plan d'étage interactif permettant de trouver facilement ses collègues, d'une politique hybride pour que chacun de rester aligné ou d'un outil de planification hebdomadaire qui simplifie la collaboration au sein de l'équipe, toutes nos fonctionnalités sont conçues pour faire décoller l'expérience de votre lieu de travail.

deskbird s'intègre à tous vos outils pour plus d'efficacité et de productivité

Les intégrations contribuent largement à rendre votre espace de travail plus productif. Vous assurez une efficacité maximale en intégrant deskbird dans votre infrastructure numérique comme les outils SIRH, Slack, ou les calendriers de votre équipe et en faisant plus avec moins. C'est l'objet de cet article, n'est-ce pas ? C'est aussi une façon d'atteindre cet objectif. deskbird s'intègre dans tous vos systèmes. Votre personnel n'a qu'à ouvrir un seul outil pour obtenir toutes les ressources et informations dont il a besoin sur l'espace de bureau pour travailler de manière productive avec son équipe lorsqu'il se rend sur place.

Nous espérons que les idées et les conseils de cet article vous aideront à mieux comprendre comment créer un bureau plus productif dans le monde du travail moderne. N'oubliez pas que la conception d'un aménagement de bureau optimal pour la productivité peut varier considérablement d'une organisation à l'autre. L'intégration de votre personnel dans le processus joue un rôle important dans la création d'un environnement de travail où les employés s'épanouissent et donnent le meilleur d'eux-mêmes. La technologie joue également un rôle important dans ce processus et influence considérablement l'aspect du bureau de demain.

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