19 astuces pour améliorer vos réunions virtuelles

L'hybride étant devenu le modèle de travail privilégié par de nombreuses entreprises, les réunions en ligne sont un élément clé de la réussite. Elles permettent non seulement aux professionnels de communiquer de manière synchrone, mais aussi de se connecter les uns aux autres où qu'ils se trouvent, même si les équipes sont réparties dans différents pays. En suivant les conseils sur les réunions virtuelles, nous pourrons bientôt garantir que les employés peuvent se réunir numériquement lorsqu'ils travaillent à domicile et conserver la même dynamique qu'en personne. 

Les outils de vidéoconférence sont indispensables pour permettre aux équipes de collaborer à distance et sont le moteur du télétravail. Si cette technologie est pratique, elle présente également des défis uniques. Qu'il s'agisse de s'assurer que tous les travailleurs sont concentrés ou de planifier ces événements de manière à ce qu'ils soient efficaces, il est essentiel d'organiser des réunions à distance efficaces.

Dans cet article, nous allons explorer 19 meilleures pratiques essentielles pour les réunions à distance, qui couvrent tous les aspects, des préparatifs de la réunion à l'optimisation de la présence en ligne. Que vous soyez animateur ou participant, ces astuces vous aideront à tirer le meilleur parti de vos rencontres numériques tout en favorisant une collaboration à distance transparente et productive.

7 meilleures pratiques pour les animateurs de réunions à distance

1. Choisir le bon outil de réunion

Il existe de nombreuses solutions de vidéoconférence sur le marché, qui présentent toutes des avantages et des inconvénients. Le choix de la bonne solution dépend de la taille de votre entreprise, du type de réunions que vous organisez et des autres plateformes que vous utilisez. Pour les organisations qui utilisent déjà les suites Google ou Microsoft, il est facile d'opter pour leurs outils de réunion, car ils seront entièrement intégrés au système existant. Les réunions s'afficheront automatiquement sur le calendrier de chaque personne, par exemple. 

2. Établir à l'avance l'ordre du jour de la réunion et le communiquer aux participants

Avant le début de la réunion, déterminez les sujets que vous souhaitez aborder. La réunion est ainsi mieux structurée, ce qui augmente les chances que tout le monde reste sur la bonne voie et qu'il n'y ait pas de perte de temps. L'existence d'un ordre du jour garantit également que tout ce qui doit être abordé est discuté et que rien d'important n'est oublié. Vous pouvez également communiquer l'ordre du jour aux participants à l'avance afin qu'ils sachent à quoi s'attendre. De plus, ceux qui prennent la parole savent ce qu'ils doivent préparer pour que la discussion soit pertinente et fructueuse. 

3. Envoyer des invitations et des rappels

Veillez à envoyer des invitations pour la réunion, ce qui est souvent fait automatiquement si vous utilisez certaines plateformes, comme Google, Microsoft ou Zoom. Il est essentiel que chaque participant soit prévenu afin qu'il puisse planifier son emploi du temps en conséquence. Pour les réunions importantes, un rappel supplémentaire pour préparer les points de discussion peut également être utile.

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4. Créer un environnement positif et sûr

Les réunions virtuelles peuvent parfois sembler très artificielles puisqu'elles se déroulent en ligne. Elles manquent de liens personnels et d'un sentiment de camaraderie. Il est donc essentiel de créer une culture positive pour que les gens se sentent les bienvenus et fassent partie de l'équipe, même s'ils travaillent à distance. Par exemple, brisez la glace en organisant des activités visant à souder l'équipe, en leur demandant par exemple de raconter un fait amusant ou un moment fort de leur semaine. 

5. Encourager l'activation de la caméra et l'interaction dans la messagerie instantanée

Pour créer une culture de travail d'équipe, encouragez votre personnel à allumer leur appareil photo. Même s'il est important de reconnaître que tout le monde n'est pas à l'aise avec cette pratique, la participation de la plupart des membres de l'équipe permet d'imiter le sentiment d'interaction en personne qui manque à beaucoup d'entre nous avec le télétravail. De plus, cela permet de s'assurer que tout le monde est attentif à ce qui se dit, car vous pouvez voir qui écoute activement et qui ne le fait pas. Cela permet également aux animateurs d'avoir la perception de s'adresser à un public réel plutôt qu'à des écrans noirs. 

6. Stimuler la conversation et le retour d'information

Les bonnes réunions sont celles où les participants interagissent et ont une conversation animée. Chaque personne doit être encouragée à faire part de ses réflexions et de ses commentaires. Il faut éviter que l'animateur s'engage dans un monologue et que les participants écoutent sans être invités à donner leur avis ou à intervenir. Au lieu de cela, les dirigeants doivent rendre l'exercice divertissant et montrer qu'ils sont ouverts aux commentaires et qu'ils souhaitent engager le dialogue. Certains employés étant plus timides que d'autres, il vaut mieux donner la parole à ceux qui risquent de ne pas s'exprimer, tout en ayant la sensibilité de ne pas les pousser, au risque de les mettre mal à l'aise. 

7. Utiliser les fonctions interactives intégrées aux outils de vidéoconférence

De nombreuses plateformes de vidéoconférence disposent d'excellentes intégrations qui faciliteront le déroulement de vos réunions et aideront à orienter la conversation. Certaines proposent des tableaux blancs où vous pouvez organiser une séance de brainstorming avec votre équipe. Ou, si vous participez à une grande réunion, vous pouvez créer des salles de réunion où des groupes plus restreints peuvent discuter du même sujet afin que chacun puisse faire entendre sa voix et son opinion. 

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6 conseils pour les participants aux réunions virtuelles

8. Préparer et vérifier à l'avance l'odg de la réunion 

Avant de participer à une réunion virtuelle, les participants doivent connaître les sujets abordés afin de pouvoir préparer leur intervention. Si tous les participants se joignent à la réunion sans aucune préparation, celle-ci sera non seulement inefficace, mais les objectifs fixés risquent de ne pas être atteints du tout. Au contraire, le fait de savoir quels sont les sujets de discussion permet à chacun d'organiser les données, de clarifier son point de vue et de lancer de nouvelles idées au préalable.  

9. Ne pas être en retard

Tout comme pour une réunion en personne, soyez à l'heure pour les réunions en ligne. Si votre équipe doit attendre que vous joignez la visio, vous ne retardez pas seulement les progrès, mais vous ne respectez pas non plus son temps. Souvent, les réunions suivent un ordre du jour précis et le fait d'être en retard peut le repousser et en perturber le déroulement, ce qui ne fait que prolonger la durée initialement prévue. Par conséquent, d'autres sujets et tâches importants sont reportés. 

10. Éviter le multitâche

Nous comprenons qu'il est tentant de faire plusieurs choses à la fois pendant une réunion virtuelle. Il est facile d'ouvrir une autre fenêtre pour effectuer d'autres tâches, faire des recherches sur le web ou lire des courriels, mais cela vous empêche d'écouter le sujet en question. Si vous n'êtes pas pleinement engagé dans la conversation, vous ne pouvez pas apporter une contribution significative. Vous ne savez jamais si un autre membre de l'équipe est en train de dire quelque chose qui pourrait vous être utile ou pertinent.

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11. Mettre son micro en sourdine

Pour éviter les perturbations et le bruit, mettez votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Même si vous ne prenez pas la parole, les bruits de fond peuvent être source de distraction. Une voiture bruyante qui passe ou les voix de fond dans le café où vous travaillez peuvent distraire vos collègues qui essaient d'écouter la personne qui parle. Il vous suffit donc de vous mettre en sourdine si vous n'intervenez pas. N'oubliez pas de rallumer le micro quand c'est votre tour !

12. Prendre des notes

Pour tirer le meilleur parti de la réunion, veillez à prendre des notes. Même si tout ce qui est dit ne vous concerne pas, prenez note de certains éléments mentionnés par vos collègues. Il peut s'agir, par exemple, d'améliorations à apporter ou de tâches. Bien que beaucoup d'entre nous utilisent des logiciels de gestion de projet pour gérer les tâches, il arrive que les coéquipiers pensent à une solution rapide ou à une tâche au cours d'une réunion. Notez ces cas afin de pouvoir y revenir au lieu de les laisser de côté. 

13. Prévenir les autres en cas de départ anticipé

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Dans le cas des réunions virtuelles en particulier, elles peuvent se chevaucher. Supposons que quelqu'un réserve une réunion avec vous sans vérifier votre emploi du temps. Dans ce cas, si vous devez quitter une réunion plus tôt que prévu pour passer un autre appel ou vous rendre à une autre mission, prévenez les membres de votre équipe au lieu de partir sans prévenir. Il se peut qu'ils aient un rappel à vous faire ou qu'ils ne sachent tout simplement pas où vous êtes allé. Inutile d'interrompre la conversation. De nombreuses plateformes disposent d'une fonction de messagerie instantanée qui vous permet d'écrire un message pour signaler que vous partez plus tôt que prévu.

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14. Préparer la réunion

Préparez votre réunion en préparant votre espace. Comme nous l'expliquerons bientôt, un bon éclairage et un espace de travail calme et sans distraction font toute la différence. En plus d'organiser votre espace de travail et de vous familiariser avec le sujet, prévoyez une activité brise-glace pour créer un sentiment de communauté et donner à chacun un moment pour se mettre à l'aise. Le début de la réunion est également un bon moment pour faire le point sur la situation, alors listez les informations importantes pour votre personnel. Quant aux employés, ils peuvent noter à l'avance les questions qu'ils se posent sur le sujet ou tout commentaire ou préoccupation qu'ils pourraient avoir. 

15. Choisir un environnement sans interruptions ni distractions

Lorsque vous assistez à une réunion, installez votre espace de travail dans un endroit où il y a peu de distractions. Il est important de noter que ce luxe n'est pas à la portée de tout le monde. Les parents qui travaillent doivent surveiller leurs enfants et ceux qui vivent avec des colocataires n'ont peut-être pas d'espace de travail séparé. Mais si vous disposez d'un endroit calme où vous pouvez prendre vos appels, cela vous aidera certainement à vous concentrer. En outre, utilisez un casque anti-bruit si vous en avez un, afin que le bruit du monde extérieur n'interfère pas avec votre réunion. 

16. Choisir le bon éclairage

L'éclairage est essentiel pour donner une impression de professionnalisme lors des réunions virtuelles. L'éclairage naturel est le meilleur. Cependant, tôt le matin ou pendant les mois d'hiver, le temps n'est pas toujours de notre côté. Ne vous installez surtout pas dans une pièce sombre où personne ne peut vous voir, mais évitez également les éclairages de couleurs différentes qui pourraient déformer votre apparence. Une simple lampe ou même une lampe annulaire, si vous voulez aller plus loin, éclairera votre visage. 

17. Vérifier le fonctionnement de votre équipement

Avant la réunion, faites un essai pour vous assurer que tout fonctionne. Comme beaucoup d'entre nous en ont fait l'expérience, la technologie est parfois capricieuse et il n'y a rien de plus frustrant que de perdre une connexion internet ou de ne pas pouvoir entendre ses coéquipiers. Vérifiez donc que la caméra et le microphone fonctionnent, que l'outil de vidéoconférence est à jour et testez la connexion internet.

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18. Attendre son tour de parole

Pendant la discussion, attendez votre tour de parole. Dans les environnements virtuels en particulier, il peut être accablant de voir plusieurs personnes parler en même temps, car le son provient de la même source. Les personnes qui écoutent peuvent être désorientées et incapables de suivre la conversation. Aussi, par respect pour les autres, n'interrompez pas. Soyez patient et attendez votre tour ou utilisez la fonction "lever la main" de votre plate-forme de réunion pour signaler à votre interlocuteur que vous avez quelque chose à dire. 

19. Allumer l'appareil photo si possible

Beaucoup d'entre nous ressentent un manque de connexion lorsqu'ils travaillent à domicile parce qu'ils n'ont pas le temps d'interagir personnellement avec leurs collègues. De nombreuses conversations se font à l'écrit, ce qui est peut-être efficace mais extrêmement impersonnel. Par conséquent, lorsque des réunions sont prévues, assurez-vous d'allumer votre appareil photo afin d'imiter autant que possible les interactions en personne. Cela montre également que vous êtes concentré et que vous respectez ceux qui parlent plutôt que de travailler à d'autres tâches. Le fait d'être filmé vous oblige à être attentif et présent. 

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Les réunions à distance ont transformé notre façon de travailler, permettant aux équipes de collaborer de manière transparente depuis n'importe quel endroit et même au-delà des fuseaux horaires. Toutefois, pour en tirer le meilleur parti, il convient de respecter certaines bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles, telles qu'une planification minutieuse, une participation active et un environnement numérique adéquat. En choisissant le bon outil de réunion, en établissant un ordre du jour clair et en encourageant l'engagement, les animateurs peuvent permettre une discussion ciblée et productive. Les participants peuvent améliorer leur expérience et celle de leurs coéquipiers en se préparant à l'avance et en évitant les distractions, comme le fait de travailler dans un endroit bruyant ou d'essayer de faire plusieurs choses à la fois. L' activation de la caméra ou de la sourdine si nécessaire permettent de faire preuve de professionalisme et de créer des liens entre les collègues à distance et de responsabiliser chacun pour qu'il participe activement. Ainsi, la prochaine fois que vous vous connecterez à un événement en ligne, n'oubliez pas ces conseils rendre votre réunion virtuelle plus efficace et plus réussie.

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