Meilleures pratiques et outils de communication sur le travail à distance

72% des travailleurs se sentent désengagés et 79% ne savent pas s'ils doivent interrompre quelqu'un lors d'une réunion en ligne^.1

Ces statistiques (et bien d'autres) prouvent qu'il est essentiel de connaître les meilleures pratiques en matière de communication sur le travail à distance. Le travail hybride et l'horaire flexible sont deux modèles de travail qui améliorent la satisfaction des employés et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le fait que les membres d'une équipe soient heureux et en bonne santé se traduit souvent par une productivité accrue et des résultats fructueux. Pourtant, une mauvaise stratégie de communication peut complètement anéantir les avantages des formules de travail flexibles. 

Pour vous aider à développer une communication efficace dans le cadre du travail à distance, nous avons étudié et identifié les défis les plus courants en matière de collaboration à partir de différents lieux. Comment maintenir l'engagement des agents à domicile lors de réunions virtuelles? Quels sont les canaux de communication les mieux adaptés à votre personnel ? Comment réduire les risques de malentendus?

Nous avons ensuite dressé une liste de sept recommandations utiles et des meilleurs outils numériques à partager avec les chefs d'équipe. Ensemble, ils vous aideront à améliorer la communication et le travail d'équipe dans votre environnement de travail hybride. 

Les défis les plus courants en matière de communication pour les équipes à distance

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Le risque de cloisonnement naît d'une mauvaise communication dans le travail à distance

L'un des inconvénients du travail à distance est la création possible de silos. Bien que ce phénomène soit plus fréquent dans les entreprises entièrement à distance, il peut également se produire dans les entreprises hybrides dont la stratégie de communication laisse à désirer. Interagir et avoir des conversations avec les membres de son équipe peut s'avérer difficile. Imaginez donc que vous soyez en contact avec des travailleurs d'autres départements : cela devient encore plus difficile.

Trop de communication peut être accablant et contre-productif

Selon une étude d'OwlLabs sur le travail hybride, 38 % des travailleurs à distance déclarent passer trop de temps en réunion. Il ne fait aucun doute que la communication est essentielle pour gérer une équipe avec succès. Toutefois, le fait de ne plus voir vos collaborateurs en personne aussi souvent qu'auparavant ne signifie pas que vous devez programmer des appels et des réunions quotidiens (sauf si c'est à la demande de vos collaborateurs) ! Cela peut conduire au résultat inverse de celui escompté. 

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Les canaux de communication inappropriés ont un impact sur la productivité et l'efficacité

Mettez-vous à la disposition de votre personnel des outils de vidéoconférence ? Des études montrent également que les interactions en face à face manquent aux travailleurs à distance. En outre, 76 % des employés déclarent que le fait de ne pas pouvoir voir le visage de leurs collègues est un problème, car ils manquent de repères ^visuels1. Le fait de travailler avec les mauvaises ressources et de ne pas disposer de règles claires sur la manière de les utiliser a un impact considérable sur la productivité et l'efficacité des équipes à distance. Elles peuvent se demander : "Dois-je partager cette information via Slack ou par courriel ?" En fin de compte, des politiques de communication floues créent également de la frustration et du désengagement.

Les questions liées à la technologie et à l'Internet ont un impact sur la communication des équipes hybrides

Selon le Cisco Broadband Index 2022, 48 % de la main-d'œuvre mondiale utilise l'internet personnel pour le travail. Nombreux sont ceux qui travaillent également sur des appareils privés tels que des ordinateurs, des téléphones, des tablettes, etc. Une mauvaise configuration ou un équipement inapproprié peut également créer des problèmes de communication. Par exemple, la distorsion du son et de l'écho lors des réunions en ligne est un problème courant. 77 % des personnes déclarent que le fait de ne pas pouvoir entendre correctement tout le monde lors des réunions virtuelles est l'une de leurs principales préoccupations concernant la communication dans le cadre du travail à ^distance1.

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Les risques de mauvaise communication augmentent

De nombreux aspects peuvent conduire à une mauvaise communication. Les messages écrits peuvent être interprétés différemment d'une personne à l'autre. Les différences culturelles, comme le fait de ne pas être anglophone, peuvent également entraîner des problèmes de communication. Cela se produit également dans l'espace de travail physique. Cependant, le fait d'être dans des lieux différents, d'avoir des problèmes technologiques potentiels (coupures de son) et de ne pas être un locuteur natif augmente le risque de mauvaise communication et d'incompréhension. 

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Des problèmes de confiance se posent parfois au sein des équipes hybrides

Une mauvaise communication peut avoir un impact sur la confiance qui a été établie avec et au sein de votre équipe. Les cadres se mettent parfois à faire de la microgestion, ce qui peut avoir des effets psychologiques sur les travailleurs. Mais comme les membres de l'équipe ne partagent pas d'informations régulières sur le travail de chacun et peinent à s'engager les uns avec les autres, ils commencent également à perdre confiance en leurs collègues. 

L'engagement des salariés diminue en l'absence de bonnes pratiques de communication sur le travail à distance

Pensez-vous que vos collègues sont aussi impliqués dans les réunions numériques qu'ils le sont au bureau ? Si ce n'est pas le cas, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas le seul. 72 % des employés se sentent désengagés lors des réunions virtuelles et 74 % trouvent qu'il est difficile de contribuer à une conversation en ^ligne1. De nombreux aspects peuvent jouer un rôle dans ce manque d'engagement. Par exemple, le fait de ne pas entendre correctement en raison de problèmes technologiques, de se sentir déconnecté du reste de l'équipe qui se trouve sur place, ou de ne pas savoir quel est le bon moment pour parler sans interrompre quelqu'un d'autre. 

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La transparence et l'utilisation d'instructions claires échouent

Il est plus facile de tenir les employés au courant lorsque vous pouvez simplement passer à leur bureau pour leur communiquer de nouvelles informations que lorsque vous travaillez dans des lieux différents. Après quelques années de travail à distance, l'un des plus grands défis consiste à rester aussi transparent et clair sur les mises à jour de l'entreprise avec les travailleurs à distance que vous l'êtes sur place. Les agents à domicile ont tendance à se sentir exclus et à ne pas recevoir d'instructions claires sur leurs tâches.

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7 bonnes pratiques à adopter en matière de communication sur le travail à distance

1. Déterminer les outils de communication dont votre équipe a besoin

Les outils de communication pour le travail à distance que vous proposez à votre équipe doivent répondre à leurs besoins, correspondre à leurs attentes et s'aligner sur votre culture d'entreprise. Ne proposez pas trop d'options, mais n'en offrez pas non plus qu'une seule. Trouvez le bon équilibre et expliquez clairement l'objectif de chaque ressource. Par exemple, l'e-mail est un moyen de communication important et générique. En revanche, utilisez la messagerie instantanée pour poser une question rapide à l'un de vos collègues. Optez pour une vidéoconférence si vous devez partager une nouvelle mise à jour avec toute l'équipe.

2. Créer un guide des meilleures pratiques en matière de communication sur le travail à distance pour et avec vos employés

La communication est l'élément vital d'une collaboration réussie. Par conséquent, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la communication et l'interaction. Vous devez définir clairement votre stratégie de communication et vos attentes en la matière. Une fois que vous avez déterminé vos besoins et les attentes de vos employés, établissez une ligne directrice claire en matière de communication et partagez-la avec l'ensemble de votre personnel. 

3. Entretenir une culture du retour d'information

Dans les deux sens, le retour d'information est essentiel pour obtenir le meilleur d'une équipe. C'est souvent un aspect qui échappe aux employés lorsqu'ils travaillent à distance. Continuez à fournir un retour d'information et demandez-en un en retour. Cela améliorera votre collaboration, aidera tout le monde à progresser et vous permettra de mettre le doigt sur les problèmes ou les points à améliorer.

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4. Soyez transparent et clair sur vos attentes

Il est essentiel, lorsqu'on travaille à distance, d'être tenu au courant et d'être informé des changements. En tant que chef d'équipe, vous devez être transparent avec vos employés à distance et leur donner des instructions claires sur vos attentes. Pour stimuler la productivité et maintenir une bonne ambiance au sein de votre équipe, vous devez agir de la même manière avec votre personnel sur place et à distance.

5. Utilisez des jeux de renforcement de l'esprit d'équipe lors de vos réunions virtuelles

Les inconvénients du travail à distance incluent le risque de déconnexion, d'isolement et de désengagement de l'équipe. Essayez de stimuler la motivation et de favoriser la cohésion de l'équipe grâce à des activités de groupe en ligne lorsque votre équipe est peu nombreuse. Maintenir des liens solides lorsque tout le monde travaille dans des lieux différents est un défi. Mais il devrait figurer en tête de votre liste de priorités. La communication est beaucoup plus facile lorsqu'il existe un sentiment d'appartenance et de communauté. 

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6. Organiser régulièrement des événements virtuels autour d'une fontaine d'eau

Les événements organisés après le travail et les pauses-café sont toujours des moments privilégiés pour socialiser, briser la glace et en apprendre davantage sur les collègues. Alors, comment maintenir ces interactions sociales informelles avec une main-d'œuvre hybride ? Une solution consiste à organiser des refroidisseurs d'eau numériques. Vous connaissez les membres de votre équipe mieux que nous, alors essayez de trouver ce qui pourrait susciter leur intérêt. Par exemple, pourquoi ne pas créer un canal Slack pour partager des recettes si vous travaillez dans l'industrie alimentaire ?

7. Être aussi disponible virtuellement qu'au bureau

Enfin, tout comme vous êtes aussi transparent et clair lorsque vous travaillez à distance que lorsque vous travaillez sur place, votre équipe doit également se sentir autorisée à venir vous voir en cas de besoin. Soyez clair à ce sujet et rappelez-leur qu'ils peuvent vous contacter à tout moment (pendant vos heures de travail). Si les employés ont l'impression de ne pas pouvoir communiquer avec vous comme ils le feraient sur le lieu de travail physique, ils risquent de se désengager et de se déconnecter.

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6 outils fondamentaux pour une communication efficace dans le travail à distance

1. Ressources de vidéoconférence en ligne

L'investissement dans des outils vidéo en ligne tels que Zoom ou Google Meet est nécessaire pour répondre au besoin des équipes distantes d'avoir des interactions en face à face. Rappelez-leur qu'il n'est pas obligatoire d'allumer leur caméra. Cependant, il est beaucoup plus agréable et interactif de voir ses collègues. Ils peuvent toujours flouter ou ajouter un arrière-plan s'ils ne veulent pas que leurs collègues voient à quoi ressemble leur maison. 

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2. Outils de communication asynchrones

Lorsque Stephany travaille à New York, Mary à Berlin et Jon à partir de 11 heures du matin, votre personnel communique de manière asynchrone. Ce type de communication nécessite une technologie appropriée pour continuer à partager des informations et à interagir efficacement. Les outils de communication asynchrones tels que Trello ou Notion permettent aux membres de votre équipe de laisser des messages non urgents à leurs collègues à tout moment. 

3. Plateformes de messagerie instantanée

Rares sont les entreprises qui n'utilisent pas la messagerie instantanée aujourd'hui. De WhatsApp à Slack, ces plateformes sont parfaites lorsque les membres d'une équipe à distance ont besoin d'une réponse rapide ou veulent partager une mise à jour rapide. Les employés doivent-ils se parler de manière formelle ou peuvent-ils utiliser un ton de voix amical et des émojis ? C'est à vous de choisir, en fonction de votre culture d'entreprise et de ce que vous pensez être le mieux pour votre personnel.

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4. Technologie Web 3

La technologie joue un rôle clé dans l'évolution du lieu de travail. En matière de communication, le développement de la technologie hybride sur le lieu de travail semble inéluctable. La technologie Web 3, telle que les outils de réalité virtuelle (VR) et le métavers, ne doit pas être négligée. En fait, 39 % des employés de bureau pensent que le métavers pourrait améliorer le travail flexible et hybride à l'^avenir1.

5. Logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est une ressource essentielle pour stimuler l'interaction et la communication. Il fournit une plateforme centralisée pour la collaboration, la gestion des tâches et les mises à jour en temps réel. Les outils de gestion de projet assurent une coordination efficace, améliorent la transparence et la communication entre les membres d'une équipe éloignée.

6. Logiciel de gestion des espaces de bureaux

‍Leslogiciels de gestion des espaces de bureau ont également un rôle à jouer dans l'amélioration de la collaboration et de la communication. Les plateformes de planification hebdomadaire et de réservation de bureaux telles que deskbird peuvent être intégrées à vos outils de communication. En connaissant les lieux de travail de vos collaborateurs, vous pouvez organiser des réunions en conséquence. Par exemple, si la moitié de l'équipe travaille sur place le lundi suivant et l'autre moitié à distance, envisagez d'utiliser une salle équipée de la technologie VR pour cette réunion.

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‍Unecommunication efficacedans le cadre du travail à distance est essentielle pour maintenir une collaboration harmonieuse et favoriser la productivité. Les silos, la communication excessive, les canaux inappropriés, les problèmes technologiques, les risques de mauvaise communication et les problèmes de confiance sont des obstacles courants qui entravent souvent les équipes à distance. La mise en œuvre des meilleures pratiques de communication en matière de travail à distance permet de minimiser ces problèmes. Il est essentiel de déterminer les canaux de communication appropriés, de créer des lignes directrices, d'entretenir une culture du retour d'information, d'être transparent et de favoriser la connexion. Il est également essentiel de fournir à vos employés les bons outils.

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¹ État du travail hybride 2022 : EuropeOwlLabs. 

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Sources :

• L'état du travail hybride en 2022 : EuropeOwlLabs ;
• 9 Défis de la communication dans un lieu de travail éloignéLe président du conseil d'administration, M. Kosy,
• Comment surmonter les obstacles à la communication pour les employés à distanceLe cercle d'influence ;
• 11 méthodes pour une communication efficace au sein d'une équipe à distanceEn effet.

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