Les 14 meilleures pratiques pour diriger avec succès des équipes à distance

Comment vous adaptez-vous au travail virtuel ? Adoptez-vous le travail hybride et en tirez-vous le meilleur parti ? Le travail à distance présente des avantages pour les entreprises en termes de fidélisation des employés et d'attraction des talents. Comme la plupart d'entre nous l'ont expérimenté à un moment ou à un autre, travailler à domicile n'est pas toujours facile et nécessite souvent quelques ajustements. Si le fait de travailler de n'importe où favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il peut aussi entraîner une surcharge de travail. Le bureau à domicile crée-t-il des problèmes au sein de votre équipe ? Comment maintenir une culture d'entreprise positive sur le plan virtuel ? Comment maintenir l'engagement et la productivité de la main-d'œuvre ? Ce sont toutes des questions normales auxquelles les dirigeants d'employés à distance peuvent être confrontés. Certains employés travaillaient déjà à distance avant la pandémie. Néanmoins, la plupart d'entre eux ont dû apprendre une toute nouvelle façon de travailler et doivent encore s'adapter à ce concept moderne. Pour vous aider à comprendre les défis du travail virtuel et à adopter une approche réussie de la gestion du travail hybride, voici 14 bonnes pratiques pour les équipes à distance. 

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L'essor des modèles de travail à distance et hybrides

Si la gestion des équipes à distance est devenue soudainement obligatoire pendant la crise du Covid-19, c'est aujourd'hui un choix intelligent pour de nombreuses entreprises dans le monde de maintenir cette flexibilité de travail. Ce qui est apparu comme une solution pour lutter contre une crise sanitaire est désormais une solution pour améliorer l'expérience des employés, attirer de nouveaux talents et réduire les frais de location. Lorsque les demandeurs d'emploi examinent une offre d'emploi, l'un des aspects les plus importants qu'ils recherchent en premier est la possibilité de travailler à distance. 

Un modèle de travail hybride répond aux besoins d'un bon nombre de travailleurs. Pour les nomades numériques, c'est la possibilité de voyager à travers le monde tout en travaillant en même temps. Pour les parents, c'est la possibilité de se concentrer sur la création d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour d'autres, le travail à distance leur donne l'opportunité de simplement apprécier de travailler de l'endroit où ils le souhaitent (domicile, espaces de coworking, cafés, etc.) et d'éviter la léthargie de la routine. Avec un horaire hybride, les employés peuvent venir au bureau uniquement quand ils en ont besoin ou envie, un concept qui est là pour rester.

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14 étapes pour réussir sa gestion hybride du travail

1. Définir des consignes claires pour le travail à distance

Commençons par une recommandation de base, trop souvent négligée : le partage de consignes claires sur le travail à distance. Combien d'heures les personnes à domicile doivent-elles travailler ? Ont-elles un horaire fixe ou bénéficient-elles d'un horaire flexible ? Doivent-elles rester connectées en permanence sur votre outil de communication ou peuvent-elles répondre ponctuellement tout au long de la journée ? Soyez clair sur la façon dont votre équipe est censée travailler à distance en donnant toutes les indications nécessaires à un modèle de travail à distance efficace et sans heurts. 

2. Fournir toute la technologie de travail hybride nécessaire

Si votre entreprise choisit d'adopter un modèle de travail hybride, veillez à ce que votre personnel soit équipé de la technologie nécessaire pour fournir un travail efficace. Il est évident que l'accès à un ordinateur portable et à internet est indispensable, mais les écouteurs sont également souvent nécessaires. En outre, il est essentiel de disposer d'un logiciel de travail à distance répondant à vos besoins en tant qu'équipe hybride. Les logiciels de travail à distance comprennent des outils de communication numérique tels que Slack, des outils de gestion de projet tels que Trello, des logiciels de réservation de bureau comme deskbirdet ainsi de suite.

3. Encourager la communication

La communication est toujours un aspect très important de la réussite d'une équipe et elle est encore plus cruciale lorsque les membres de l'équipe travaillent dans des endroits différents. En tant que manager, vous avez la responsabilité d'encourager la communication autant que possible et fournir aux membres de votre équipe les bons outils pour le faire. Qu'il s'agisse de partager de nouveautés, de fournir un retour d'information, d'assurer le suivi d'un projet ou de régler des conflits de calendrier, la communication est un pilier essentiel des meilleures pratiques pour les équipes à distance. Il existe de nombreuses façons de favoriser cette pratique. Par exemple, vous pouvez prévoir une réunion hebdomadaire d'une heure ou une réunion quotidienne facultative de 30 minutes pour discuter de tout ce qui s'est passé dans la journée.

4. Participer aux conversations en ligne

Encourager les interactions entre les membres de votre équipe est une excellente chose, mais vous devez également être présent chaque fois que possible. Si vous vous présentez à la réunion hebdomadaire virtuelle sans avoir donné des nouvelles de vous pendant toute la semaine, cela ne va pas bien se passer. Au bureau, la communication est plus facile. Lorsqu'une question, un problème ou une confusion surviennent, les employés peuvent simplement vous le demander et obtenir une réponse rapide. Avec le travail à distance, c'est différent. Par conséquent, vous devez également prendre part à leurs conversations. Cela peut être par e-mail, par des réunions zoom ou par Slack. Peu importe, du moment que vous êtes présent et disponible. Premièrement, cela renforce votre relation avec votre équipe en montrant votre engagement envers elle. Ensuite, cela vous donne la possibilité de repérer tout problème et de le résoudre le plus rapidement possible.

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5. Définir des attentes claires

Tout comme vous indiquer clairement quelles sont vos attentes à votre équipe lorsque vous travaillez au bureau, vous devez le faire aussi lorsque vous travaillez à distance, si ce n'est davantage. Nous ne parlons pas ici d'un guide du travail à distance comme nous l'avons fait précédemment, mais d'une structure organisationnelle. Il est essentiel que l'équipe comprenne clairement les objectifs et ce que vous attendez d'elle. Vous pouvez également ne communiquer que sur les résultats attendus afin de renforcer l'engagement et la créativité. Il s'agit d'une excellente technique pour minimiser la microgestion et montrer à votre équipe que vous avez pleinement confiance en elle et en ses compétences.

6. Faire confiance et valoriser son équipe à distance

En ce qui concerne la confiance, le travail à distance peut déclencher des problèmes de confiance entre les managers et les employés. Les dirigeants peuvent commencer à montrer des schémas de microgestion s'ils ne voient pas leur équipe au bureau. Comment pouvez-vous être sûr que les membres de votre équipe travaillent réellement s'ils se connectent depuis leur domicile ? Sont-ils derrière leur écran ou sont-ils simplement en ligne mais ne travaillent pas pour autant ? Des études montrent que les employés qui travaillent à distance sont jusqu'à 40 % plus productifs qu'au bureau. Nous vous recommandons donc vivement de leur faire confiance. N'oubliez pas non plus de les féliciter car c'est aussi un problème courant dans la gestion du travail hybride. Si on ne se rencontre pas, on a tendance à moins communiquer sur les points positifs ou à prendre le temps de récompenser le bon travail. À long terme, cela peut avoir un impact critique sur l'engagement de vos employés.

7. Permettre une certaine flexibilité dans le temps

Premièrement, les meilleurs managers à distance ne font pas de microgestion de leur équipe. Ensuite, ils accordent plus de flexibilité à leurs employés parce qu'ils connaissent les effets positifs de l'horaire flexible. Si un horaire flexible n'affecte pas les tâches des autres membres de l'équipe, pourquoi ne pas laisser vos employés à distance travailler au moment où ils sont le plus productifs ? Il s'agit d'une solution gagnant-gagnant. De votre point de vue, vous vous assurez qu'ils travaillent au moment où ils savent qu'ils sont les plus productifs. Par exemple, supposons que l'un de vos collaborateurs soit confronté à un problème personnel qui doit être résolu rapidement. En le laissant s'en occuper en premier, il aura l'esprit libre et pourra se concentrer et être productif par la suite. De son point de vue, il peut atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui le rend plus engagé dans ses tâches. 

8. Eviter la surcharge de travail

La perte de la notion du temps et le surmenage sont l'un des inconvénients du bureau à domicile. Évidemment, vous devez vous assurer que votre équipe travaille suffisamment pour correspondre au nombre d'heures de leur contrat. Cependant, les empêcher de travailler trop longtemps est tout aussi important avec le travail hybride. Lorsque tous les employés sont sur place, il est assez facile pour les managers de remarquer les heures supplémentaires. Par exemple, vous avez pu observer s'ils ont sauté leur pause déjeuner pour terminer une tâche ou s'ils sont restés plus longtemps alors que tout le monde partait. Avec le travail à distance, cela devient un peu plus compliqué à détecter. Il est essentiel que vous prêtiez attention à cet aspect afin de prévenir la fatigue ou l'épuisement desemployés.

9. Partager des informations à distance comme en présence

Lorsque vous voyez les membres de votre équipe au bureau, il est rapide et facile de parler de toute information qui pourrait avoir un impact sur leur travail. Cela peut se faire officiellement lors d'une réunion ou de manière informelle lors du partage d'une pause déjeuner, par exemple. Comment cela se produit-il lorsque vous ne travaillez pas dans le même espace de travail ? Le partage d'informations peut alors parfois faire défaut, ce qui peut facilement entraîner non seulement une baisse de la productivité, mais aussi un sentiment d'exclusion. La manière dont vous le faites n'a pas d'importance. Cela peut se faire par le biais d'une réunion en ligne efficace, par e-mail ou par chat. Peut-être il vaut mieux organiser une séance vidéo en équipe si tout le monde est concerné ou alors une simple conversation en tête-à-tête suffit. Vous devez vous adapter à la situation mais, surtout, continuer à partager l'information comme si vous étiez sur place.

10. Limiter à max tout type de réunion

Comme nous l'avons mentionné, la communication est encore plus importante dans un environnement de travail à distance que dans une structure de travail traditionnelle. Si les réunions font partie de votre stratégie de communication, cela ne doit pas changer parce que vous travaillez virtuellement. En d'autres termes, si les réunions d'entreprise, d'équipe et individuelles sont habituellement planifiées sur une base régulière et sont nécessaires, alors elles doivent rester les mêmes. Cependant, gardez à l'esprit que trop de réunions peuvent réellement avoir un impact sur la productivité des employés. Selon la MIT Sloan Management Review, interdire les réunions pendant une seule journée augmente la productivité de 35 %. Un autre problème lié à un nombre élevé de sessions en ligne est l'épuisement virtuel, également appelé fatigue de Zoom. Par conséquent, le fait de maintenir tous les types de réunions comme elles étaient organisées en présentiel est une bonne chose, mais assurez-vous de ne pas en faire trop.

11. Proposer plusieurs options de réunion

Nous sommes tous différents et ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour une autre. C'est pourquoi il est important de proposer plusieurs options de réunion si possible. Dans un environnement de travail hybride, cela ne devrait pas être un problème. Faites savoir à votre équipe distante que vous pouvez la rencontrer soit numériquement, soit sur place lorsqu'elle vient au bureau. Une application de gestion des espaces hybrides comme deskbird vous permet de fixer des dates et des heures de réunion et de réserver le bureau ou la salle de réunion de votre choix. Cette combinaison d'options vous permet de répondre facilement aux besoins de chacun et de préserver un mode de travail positif et fluide.

12. Organiser les activités des équipes à distance

La culture du lieu de travail peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit d'attirer des talents et d'offrir une expérience aux employés. Cependant, c'est aussi quelque chose qui peut facilement disparaître lorsqu'on travaille à distance. Organiser des activités pour les équipes à distance est un excellent moyen de conserver l'esprit culturel de l'entreprise, surtout pour les équipes qui ne se voient pas souvent en présence. Il peut s'agir d'un simple café virtuel pour échanger des idées sur tout autre sujet que le travail, ou d'une soirée de jeu virtuelle avec votre équipe pour apporter un peu de plaisir et d'esprit d'équipe ! Vous pouvez imaginer n'importe quelle activité, du moment qu'elle crée un grand moment d'équipe.

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13. Se concentrer sur la création d'un modèle sain de travail à distance

Offrir de bonnes conditions de santé est, nous l'espérons, une valeur fondamentale pour chaque entreprise. Le travail à distance peut déclencher de nouveaux types de problèmes de santé dont il faut tenir compte. Par exemple :

• Exclusion ;
• La fatigue lié à zoom ;
• Temps de surmenage ;
• Burnout ;
• Etc.

La mise en place de règles pour aider votre équipe à distance à rester en bonne santé physique et mentale peut faire partie des lignes directrices sur le travail à distance mentionnées ci-dessus. Encore une fois, la communication est essentielle et comme vous n'êtes pas avec eux, vous pouvez tarder à reconnaître les signes de fatigue, d'épuisement, d'exclusion, etc. La confiance joue également un grand rôle ici. Non seulement vous devez leur faire confiance, mais ils doivent également sentir qu'ils peuvent compter sur vous pour vous faire part de tout problème de santé auquel ils pourraient être confrontés. 

14. La meilleure pratique pour les équipes à distance

Pour que votre équipe réussisse et grandisse ensemble, le retour d'information est un élément clé des meilleures pratiques des équipes à distance. Le partage du feedback est non seulement essentiel pour l'amélioration personnelle, mais aussi pour voir si votre méthode de travail porte ses fruits. Il doit s'agir d'un processus vertical où chacun a le droit de partager ses sentiments, ses opinions et ses idées. Il permet de repérer tout point de blocage, de comprendre quelles approches fonctionnent et où des améliorations sont nécessaires. Et n'oubliez pas que le rapport idéal de feedback est de 5:1, ce qui signifie qu'il faut cinq points de retour positif pour contrebalancer un point négatif ! 

Résumé des meilleures pratiques des équipes à distance

Cet article touche à sa fin et nous devons admettre qu'il était assez long ! Cependant, le travail hybride devenant la nouvelle normalité, il est important pour nous de vous donner un aperçu complet de la manière de gérer avec succès des équipes virtuelles. Voici donc les principales idées à retenir si vous êtes prêt à appliquer les meilleures pratiques des équipes à distance :

• Fournir la meilleure technologie hybride pour le lieu de travail ;
• Favoriser la communication autant que possible ;
• Maintenir une culture d'entreprise positive ;
• Se concentrer sur l'inclusivité ;
• Être conscient des éventuels inconvénients du travail à distance ;
• Rester centré sur l'employé.

La distance physique doit vous motiver davantage a vous centrer sur les employés. Les membres de votre équipe ont besoin de voir qu'ils peuvent compter sur vous et que vous êtes là pour eux. C'est pourquoi la gestion du travail hybride doit être basée sur la confiance, la reconnaissance et la communication. Si la collaboration à distance peut parfois s'avérer délicate, ces 14 meilleures pratiques pour les équipes à distance vous aideront à profiter de tous les avantages du travail hybride.