Technologie du lieu de travail hybride : informations et outils clés

Quelle est, selon vous, la technologie la plus importante en matière de lieu de travail hybride ? Bien que cela dépende de votre entreprise et des besoins de vos travailleurs, certains outils sont absolument indispensables pour réaliser un modèle de travail flexible. Avec des personnes travaillant au bureau, d'autres à la maison et d'autres encore dans un autre fuseau horaire, comment savoir qui travaille où et quand ? Vos employés à distance se plaignent-ils souvent de ne pas recevoir les réponses de leurs collègues à temps ou de ne pas pouvoir accéder aux documents dont ils ont besoin ? Eh bien, ce ne sont là que quelques exemples de problèmes qui peuvent survenir en l'absence d'une stratégie de travail hybride. À long terme, ces contretemps peuvent avoir l'effet inverse sur la flexibilité du travail. En d'autres termes, au lieu d'améliorer le bien-être, l'engagement et la satisfaction des employés, vous allez connaître une augmentation du stress, de la frustration et une baisse de la productivité. Une réponse efficace à bon nombre de ces problèmes consiste à disposer d'une boîte à outils pour le travail hybride. Premièrement, nous vous recommandons de compiler les commentaires du personnel, de recueillir des données et d'analyser les domaines qui ont besoin de changements. Ensuite, nous vous suggérons de lire l'article suivant. En tant qu'experts du travail flexible, nous expliquons pourquoi le soutien des technologies modernes est essentiel et quels sont les outils incontournables.

Qu'est-ce qu'un lieu de travail hybride ?

Le planning hybride

De nombreuses entreprises maintiennent une certaine flexibilité malgré le fait que nous pourrions tous retourner au bureau cinq jours par semaine de 9 heures à 18 heures. C'est soit parce que les employés le demandent, comme le montrent les dernières statistiques sur le travail à distance, soit parce qu'ils ont pris conscience des avantages du travail hybride. 

Un planning hybride permet aux membres de votre équipe de travailler de n'importe où. Ils peuvent choisir d'être au bureau, à la maison ou sur un tiers-lieu. Chaque entreprise est différente et a ses propres exigences. Selon votre politique de travail hybride, les personnes peuvent venir sur place quelques jours par semaine ou par mois. Cela dépend des besoins de votre entreprise et de vos employés.

Les heures de travail flexibles

Un autre type d'aménagement flexible du travail est l'horaire flexible. Avec ce modèle, les travailleurs n'ont pas d'horaire fixe et décident quand ils travaillent. Ils doivent simplement accomplir les tâches et le nombre d'heures qui leur sont demandés. Certains d'entre nous sont plus productifs le matin, tandis que d'autres commencent la journée lentement et ont un tas d'idées formidables qui leur passent par la tête plus tard dans la journée. Tenir compte de ces différences est non seulement excellent pour la productivité, mais c'est aussi une excellente approche pour améliorer l' équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Des horaires flexibles permettent d'assister à un cours de boxe qui a lieu tous les lundis matin. Ou alors, cela permet aux parents d'aller chercher leurs enfants à l'école et passer du bon temps avec eux. Et parce que nous sommes tous humains et que nous avons tous des moments où nous nous ne sommes pas au mieux de notre forme, un système d'horaires flexibles donne aux employés la possibilité de se ressourcer et d'être encore plus efficaces par la suite !

‍

👋 Voulez-vous en savoir plus sur deskbird ? Découvrez les avantages d'une application intuitive de réservation de bureaux : cliquez, réservez, travaillez !

Comment la technologie du lieu de travail hybride vous aide-t-elle à profiter de tous les avantages de la flexibilité du travail ?

Résoudre rapidement et facilement les conflits d'horaires 

Le travail hybride nécessite de disposer d'un système de planification bien organisé. Les conflits d'horaires récurrents peuvent être source de stress et de frustration, ce qui va à l'encontre de l'objectif principal de la flexibilité, qui est d'améliorer la satisfaction et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vous et votre équipe devez savoir qui travaille où et quand.

Par exemple, si un employé sait que son coéquipier prévoit de se rendre sur place mercredi prochain, il peut réserver un espace de travail pour ce jour. Mais que se passe-t-il si cet employé fait un changement de dernière minute et réserve un place pour le vendredi ? Avec une plateforme de gestion des espaces de travail hybrides comme deskbird, vos employés pourront voir les horaires actualisés de leurs collègues et ainsi modifier les leurs en seulement quelques clics !

Éviter la confusion et les erreurs de communication

En tant que dirigeant, comment faites-vous pour savoir qui travaille où et quand ? Afin de favoriser la collaboration et la productivité, vous devez connaître ces informations. L'utilisation d'une technologie de lieu de travail conçue pour les entreprises hybrides est fondamentale pour avoir un aperçu clair de l'emploi du temps de votre équipe. Vous saurez quel jour ils ont réservé un bureau et vous pourrez envoyer une invitation à une réunion en conséquence. 

Vous n'avez pas besoin de vérifier les horaires de chacun de vos collègues pour savoir quand ils travaillent en personne ou en ligne. Avec un logiciel de réservation de bureau comme l'application deskbird, vous pouvez voir toute votre équipe d'un seul coup d'œil. Vous minimisez ainsi tout risque de malentendu, de mauvaise communication ou de confusion.

👋 Suivez deskbird sur YouTube et découvrez comment M. Purple vous aide à résoudre vos problèmes de travail hybride !

Améliorer la collaboration et faciliter le travail en équipe 

Des solutions de communication en ligne aux logiciels d'espaces de travail hybrides en passant par les outils de réalité virtuelle, la technologie joue un rôle énorme pour aider votre personnel à se connecter et à travailler ensemble de manière transparente. Par exemple, les plateformes numériques telles que Slack ou Google Meet sont devenues la norme pour de nombreux travailleurs au cours des deux dernières années. Bientôt, les entreprises seront en mesure d'organiser des réunions avec les employés sur site et à distance dans la même pièce en utilisant la réalité virtuelle. Là encore, les logiciels de réservation de bureaux permettent aux membres de votre équipe de planifier leurs horaires hybrides en fonction de ceux de leurs collègues et de travailler ensemble en personne. La technologie est l'un des meilleurs alliés des lieux de travail modernes. Sans ces outils, la collaboration serait beaucoup plus difficile.

Supprimer le stress et améliorer la productivité 

Un kit d'outils de travail hybride sur mesure est essentiel afin que votre bureau flexible fonctionne. En fournissant à votre personnel les bons systèmes de soutien numérique, vous permettez à vos équipes de profiter des avantages de la flexibilité du travail. Par exemple, la messagerie instantanée leur permet d'interagir efficacement avec leurs collègues. 

De plus, ils n'ont pas à se soucier de ne pas avoir le choix de leur espace de travail en arrivant au bureau, car ils peuvent facilement réserver leur place préférée à l'avance sur leur application de réservation de bureau. Ils peuvent également mieux organiser leur semaine et améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Disponibles de n'importe où, ils peuvent modifier leur emploi du temps lorsqu'un événement inattendu se produit. Les employés vous contactent-ils souvent pour obtenir des informations ou des documents spécifiques ? Grâce aux ressources collaboratives, telles que Notion, ils peuvent trouver tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit, sans avoir à le demander !

‍

Quels sont les éléments indispensables d'une boîte à outils de travail hybride ?

Les logiciel de réservation de bureaux : l'atout de votre espace de travail hybride

Avec un logiciel de réservation de bureaux comme deskbird, gérer un lieu de travail hybride devient un jeu d'enfant. Notre outil facilite la vie de vos travailleurs et aide les entreprises à bénéficier d'un bureau hybride optimisé. Il comprend plusieurs fonctionnalités essentielles pour vous et les membres de votre équipe :

• Le système de réservation de bureaux  permet à votre personnel de s'assurer qu'il dispose de la place nécessaire pour les tâches qu'il doit accomplir pendant ses journées de travail.
• Le plan d'étage interactif leur permet de savoir où se trouvent leurs collègues et de pouvoir réserver un bureau à côté d'eux.
• Le calculateur de bureau hybride vous aide à optimiser votre espace de travail et à réduire les coûts. 
• Les analytics de bureau vous donnent des informations pertinentes sur la façon dont votre bureau est utilisé afin de l'optimiser et de répondre simultanément aux attentes de vos employés.
• La fonction de réservation de places de parking élimine le stress lié à l'impossibilité de trouver une place de stationnement le matin.
• La fonction de planification hybride aide votre personnel à planifier ses journées de travail à distance et au bureau tout en donnant aux managers un aperçu clair de qui travaille quand et où.

👋Souhaitez-vous favoriser le bien-être de vos employés ? Consultez notre article sur les initiatives les plus inspirantes en matière de bien-être au travail !

Des plates-formes de communication pour coordonner travailleurs à distance et sur place

La communication est un enjeu majeur dans tout type de modèle de travail, mais elle est encore plus importante dans un environnement de travail hybride. La possibilité de travailler depuis n'importe où ne doit pas nuire à la productivité. Les collègues doivent pouvoir interagir de manière transparente, même s'ils ne se trouvent pas au même endroit. 

De plus, une mauvaise stratégie de communication peut rapidement entraîner des frustrations, augmenter le stress et, en fin de compte, nuire à la satisfaction des employés. La clé est de discuter et de définir les canaux de communication qui sont les meilleurs pour vous et vos collègues. 

Par exemple, une main-d'œuvre multigénérationnelle est un atout considérable, mais cela signifie que tous vos employés ne sont peut-être pas habitués aux mêmes moyens de communication. Il est donc fondamental de connaître et de prendre en compte les besoins de vos travailleurs.

Des solutions de cybersécurité pour garantir la sécurité de toutes les données de votre entreprise

Laisser les membres de votre équipe travailler de manière hybride peut augmenter les risques de cyberattaques et de fuites de données. Toutefois, ce n'est pas ce problème de sécurité qui va arrêter le changement qui s'opère actuellement dans le monde du travail. Proposer des modalités de travail flexibles ne semble plus être une option si vous voulez avoir une main-d'œuvre engagée, heureuse et productive, ce qui est important pour la réussite.

Avec le travail à distance, les employés se connectent de n'importe où, même à des réseaux autres que ceux de votre entreprise. Si vous vous demandez combien de cyberattaques se produisent chaque jour, Microsoft nous donne une réponse sans détour : "Les pirates attaquent en moyenne 579 fois par seconde." Nous vous laissons faire le calcul. Il est donc vital de former votre personnel à ces risques et à la manière de les minimiser, mais surtout, il est indispensable de s'équiper de la meilleure technologie de sécurité.

👋 Travaillez-vous avec de jeunes générations de travailleurs ? Découvrez les principales caractéristiques de la génération Z !

‍

Les outils de gestion de projet pour centraliser l'accès à toutes les informations

Les logiciels de gestion de projet sont très utiles pour tout type de modèle de travail, mais encore plus lorsque vous favorisez la flexibilité du travail. Ces outils collaboratifs sont l'exemple parfait de la façon dont la technologie peut aider les humains à être plus performants et plus efficaces. Parmi leurs avantages, ils sont particulièrement utiles pour :

• améliorer la productivité ;
• définir des objectifs clairs ;
• améliorer l'organisation et la hiérarchisation des priorités ;
• minimiser les risques ;
• fournir l'état du projet en temps réel ;
• faciliter le travail en équipe ;
• rassembler toutes les données, documents et autres contenus en un seul endroit ;
• faciliter la collaboration entre les travailleurs sur place et à distance. 
  

💡L'astuce deskbird : veillez à choisir des outils de travail hybrides avec des options d'intégration. Ainsi, vous n'aurez pas à passer d'un outil à l'autre, et vous pourrez être plus efficace. 

‍

‍

La technologie est à la base du déploiement réussi d'un modèle de travail flexible et de nouvelles méthodes de travail. Toutefois, il faut l'utiliser avec précaution, dans le cadre d'une stratégie où les besoins de vos travailleurs sont au centre des préoccupations. Votre boîte à outils pour le travail hybride doit refléter la centricité des employés, être conçue sur mesure et correspondre aux tendances de l'avenir du travail, comme le fait le logiciel deskbird. Ne connaissez-vous pas encore l'application deskbird ?

Demandez une démo gratuite et découvrez un incontournable des technologies de travail hybride !

‍