Allocation WFH : le coup de pouce financier qui change tout

Qu'est-ce que Google et deskbird ont en commun ? Nous offrons tous les deux une allocation WFH à nos équipes hybrides ! 

Pourquoi faisons-nous cela ? C'est ce dont nous allons parler dans cet article.

Vous savez tous que nos modes de travail ont changé au cours des deux dernières années. Permettre à votre personnel de travailler de n'importe où est devenu fondamental pour répondre à leurs attentes, promouvoir un environnement de travail centré sur les personnes, améliorer la satisfaction des employés et attirer les talents.

Cependant, si les modèles de travail hybrides réduisent les frais de bureau, ils augmentent les dépenses liées au travail à distance, telles que les factures d'électricité et d'Internet, l'équipement du bureau à domicile et les frais de co-working. La prise en charge totale ou partielle de ces dépenses est un autre excellent moyen de soutenir les membres de votre équipe. 

Mais ce n'est pas la seule raison d'offrir une allocation de travail à domicile. Ce coup de pouce financier a un effet domino qui crée également des retombées positives pour votre entreprise.

Souhaitez-vous en savoir plus sur la manière de rémunérer vos collègues dans le cadre d'un travail hybride? Des types d'allocations WFH aux dépenses éligibles, en passant par l'élaboration d'une politique d'allocation WFH, nous avons tout ce qu'il vous faut !

‍

Quel est l'objectif d'une allocation de télétravail ?

Définition de l'allocation de télétravail

‍

Une allocation de travail à domicile est une allocation financière que les entreprises accordent aux membres de leur équipe travaillant à distance. L'objectif est de compenser les coûts supplémentaires liés au travail en dehors du bureau, que ce soit à domicile ou dans un lieu de travail tiers. 

D'une part, l'introduction d'un modèle de travail hybride permet aux entreprises de réduire diverses charges, qu'il s'agisse du loyer des bureaux ou des factures d'électricité, par exemple. Mais d'un autre côté, cela augmente les dépenses des employés. Bien qu'ils puissent économiser sur les trajets domicile-travail, le travail à domicile implique une plus grande consommation d'énergie, une meilleure connexion Internet, un mobilier plus ergonomique, etc. 

Ce sont là des exemples de ce que peut couvrir une allocation de télétravail. Toutefois, l'impact de l'allocation de bureau à domicile va au-delà d'un avantage financier. Avant de parler des avantages, voyons comment cela fonctionne dans la pratique.

Comment offrir une allocation de travail à domicile ?

‍

Les organisations peuvent décider d'offrir cette compensation sous différentes formes. Les moyens les plus courants d'offrir une allocation de télétravail sont les trois suivants :

‍

• une allocation mensuelle ;
• un paiement ponctuel ;
• le remboursement des frais.

‍

La manière dont vous le faites doit correspondre à votre situation et nécessite quelques calculs ainsi qu'une certaine planification. Certaines entreprises différencient également la configuration de l'allocation de bureau à domicile en fonction du type de contrat des membres de leur équipe (temps partiel, temps plein, freelance, etc.) ou du lieu de résidence, ce qui permet de se conformer aux exigences de l'État et du pays.

‍

Il est également important de tenir compte des préférences de vos employés. Remplir et envoyer des formulaires de remboursement de frais tous les mois n'est peut-être pas l'option la plus pratique et la plus efficace. Cependant, si cela fonctionne pour vous et votre personnel, c'est ce qui compte. N'oubliez pas que le cœur d'une mentalité centrée sur les personnes est la mise en œuvre d'approches adaptées à votre personnel, et à personne d'autre. 

‍

La situation fiscale des indemnités pour travail à distance

‍

Selon le pays de résidence de vos employés, l'allocation de télétravail peut être imposable. Cependant, la plupart du temps, les allocations sont des revenus imposables. 

Toutefois, aux États-Unis, les travailleurs qui remplissent un formulaire de remboursement ne sont pas imposés sur ce montant dès lors qu'il fait partie du programme de remboursement et qu'il entre dans la catégorie des dépenses éligibles. En Europe, de nombreux pays ont mis en place, au cours des dernières années, une procédure de déduction fiscale pour les membres des équipes à distance. 

‍

‍

💡 Lisez notre article sur la déduction fiscale du travail à distance pour en savoir plus sur la façon dont les systèmes fiscaux américain et européen s'adaptent à ces nouveaux modes de travail.

‍

‍

Pourquoi devriez-vous accorder une allocation WFH à vos employés hybrides ?

Les indemnités de travail à domicile améliorent la satisfaction des employés

‍

Le travail flexible présente des avantages tant pour les entreprises que pour les employés. Cependant, il a tendance à réduire les frais de bureau (loyer, factures, équipement, etc.) tout en augmentant les dépenses des travailleurs (électricité, Internet, matériel, etc.). Il ne fait aucun doute que votre personnel appréciera un petit coup de pouce financier pour compenser les coûts du travail à distance.

‍

Offrir une indemnité pour travail à domicile montre que les membres de votre équipe comptent pour vous. Vous voulez leur offrir ce qu'il y a de mieux, car vous savez qu'une main-d'œuvre heureuse et satisfaite est la clé du succès. Non seulement le moral des travailleurs s'en trouve renforcé, mais l'engagement et la productivité s'en trouvent également améliorés.

Les allocations de télétravail s'inscrivent dans le cadre d'une culture d'entreprise centrée sur les personnes.

‍

La culture d'entreprise a son rôle à jouer sur le lieu de travail. Elle unit les gens et les incite à se diriger vers des objectifs similaires. Les approches centrées sur l'employé sont bénéfiques pour les entreprises à bien des égards et peuvent prendre de multiples formes. La plus importante est le soutien. 

‍

Aider les membres de votre équipe est essentiel pour leur donner les meilleures chances de s'épanouir. Cela implique d'être à l'écoute de leurs besoins et de répondre à leurs attentes. Cela peut se faire en offrant des possibilités de formation, en les encourageant à innover, en mettant en œuvre des initiatives de bien-être, en promouvant les pratiques d'EDI, etc.

‍

En leur accordant une allocation de télétravail, on les soutient financièrement et on améliore l'équité et l'inclusion sur le lieu de travail. Tous les employés devraient avoir accès à des ressources similaires pour travailler à domicile confortablement et efficacement. 

‍

Les allocations de bureau à domicile contribuent au bien-être et à la productivité des employés

‍

Les indemnités de travail à distance permettent de couvrir les coûts supplémentaires liés au travail à domicile, comme l'augmentation de la consommation d'électricité et la nécessité d'un meilleur abonnement à Internet. 

Cependant, il peut également permettre aux employés de concevoir un espace de travail dédié à la maison qui corresponde à leurs besoins. Par exemple, la promotion de pratiques ergonomiques sur le lieu de travail ne s'arrête pas à la porte de votre bâtiment. Leur environnement de travail à la maison doit être aussi confortable et prospère que celui du bureau.

Qu'il s'agisse d'un bureau réglable en hauteur ou d'une connexion Internet plus rapide, les allocations WFH peuvent avoir un impact significatif sur les performances de votre personnel, car elles peuvent améliorer leur bien-être et leur productivité.

‍

🎬 Souhaitez-vous en savoir plus sur notre mission et sur la manière dont nous pouvons soutenir votre environnement de travail hybride ? Découvrez les fonctionnalités de l'application deskbird dans notre vidéo de moins de 2 minutes !

‍

Les indemnités de travail à distance renforcent votre réputation et attirent les talents

‍

Les organisations qui se concentrent sur l'amélioration de la satisfaction des employés, la promotion d'une culture centrée sur les personnes et l'amélioration du bien-être au travail ont généralement une meilleure réputation que celles qui ne le font pas. L'introduction d'indemnités pour le travail à domicile montre également à quel point votre état d'esprit est moderne et à quel point vous êtes prêt à vous adapter aux tendances de l'avenir du travail. 

Simultanément, il renforce l'image de votre entreprise et réduit le taux de rotation. 

La situation du marché de l'emploi est tendue. Les possibilités de travail flexible sont désormais l'une des principales priorités des professionnels. En plus d'être une raison supplémentaire de rester à vos côtés, cette approche axée sur les personnes peut également vous aider à attirer des talents. Mais offrir une allocation de travail à domicile vous donne un avantage encore plus puissant par rapport à vos concurrents.

Quelles sont les dépenses couvertes par une allocation de télétravail ?

Factures de services publics et dépenses courantes

‍

Comme ils sont plus souvent à la maison et moins souvent sur place, vos employés à distance voient leurs factures personnelles augmenter. Vous économisez généralement de l'argent sur le loyer et les autres frais de bureau, et ils doivent dépenser davantage. Ce n'est pas vraiment juste, n'est-ce pas ? Une indemnité de télétravail les aide financièrement à compenser ces coûts supplémentaires. Elle peut couvrir des dépenses telles que

• l'électricité et les services publics ;
• Internet à haut débit ;
• les forfaits mobile ;
• l'indemnité de déjeuner ;
• etc.

Matériel de bureau à domicile

‍

Lorsque vous proposez des formules de travail flexibles, vous souhaitez que les membres de votre équipe évoluent dans des environnements de travail aussi optimaux que lorsqu'ils viennent au bureau. Or, tout le monde n'a pas les moyens d'acheter ou de remplacer de nouveaux meubles et équipements. Grâce à une allocation WFH, ils peuvent créer l'espace de travail dont ils ont besoin pour s'épanouir. Cela signifie qu'ils ont accès au matériel dont ils ont besoin pour maintenir un niveau élevé de productivité. Une allocation pour le télétravail permet de financer des ressources telles que 

‍

• mobilier ergonomique ;
• l'éclairage ;
• ordinateur portable, tablette, téléphone portable ;
• casque anti-bruit ;
• les accessoires informatiques (clavier, souris, etc.).

‍

🧑💻 Envisagez-vous de mettre en place une politique de Bring Your Own Device ? Découvrez d'abord les avantages et les inconvénients du BYOD !

‍

Abonnement à un espace de travail

‍

Il est également fréquent que les organisations qui accordent une compensation pour le télétravail paient les frais d'une place dans un espace de co-working. Pour plusieurs raisons, tout le monde ne peut pas travailler à domicile. Permettre à vos employés hybrides de travailler dans le meilleur environnement possible en les soutenant financièrement vous permet de garder un niveau élevé de performance et de satisfaction. 

‍

En fonction de votre politique d'allocation WFH et de votre budget, vous pouvez choisir l'une ou l'autre des options suivantes : 

• Collaborez avec les espaces de travail autour des domiciles de vos employés pour obtenir de bonnes affaires.
• Payer l'intégralité des droits d'inscription.
• Ne couvrir qu'un certain pourcentage. 

Comment mettre en place une allocation de télétravail ?

Discuter avec d'autres responsables et employés

‍

La première étape consiste à discuter des conditions de votre allocation de télétravail avec d'autres cadres et travailleurs. Quelles dépenses liées au travail à distance doivent être couvertes ? Quel serait un montant équitable ? Quelle forme doit-elle prendre (remboursement, allocation mensuelle, allocation ponctuelle) ? Des personnes issues de départements, de postes et de situations personnelles différents peuvent apporter des réponses différentes à ces questions.

‍

Pour créer un système de soutien financier juste et équilibré pour les employés hybrides, il est essentiel de recueillir leurs commentaires afin de comprendre leurs besoins et leurs attentes. En particulier si vous ne disposez pas d'un budget important pour compenser les coûts du travail à distance, il faut savoir ce qui serait le plus utile à votre personnel afin d'établir des priorités. 

Calculez votre allocation WFH

‍

La deuxième étape consiste à déterminer si vous êtes financièrement en mesure de le faire et, dans l'affirmative, quel montant vous pouvez couvrir. Nous vous recommandons de ne pas considérer les indemnités de travail à domicile comme un coût, mais plutôt comme un investissement à long terme. N'oubliez pas qu'il accroît la satisfaction des employés, favorise une culture axée sur les personnes, encourage le bien-être, stimule la productivité, améliore votre réputation et attire les talents. Tous ces aspects en valent indéniablement la peine. Ils sont essentiels pour ajouter de la valeur et développer votre entreprise à long terme.

‍

Avez-vous déjà mesuré les économies que vous pourriez réaliser en laissant votre personnel travailler à domicile quelques jours par semaine ou par mois ? Si ce n'est pas le cas, utilisez notre calculateur de bureau hybride pour découvrir où réduire vos coûts et combien vous pouvez économiser. Vous pourrez alors peut-être réorienter ce montant pour créer des allocations de télétravail !

‍

📆 Essayez gratuitement l’application deskbird et découvrez comment donner plus de flexibilité à vos employés tout en réalisant des économies !

‍

Créer une politique d'allocation pour le télétravail

‍

La troisième étape consiste à s'assurer que tout le monde adhère à ce nouveau concept et en comprend le fonctionnement. Pour ce faire, il est indispensable de concevoir une politique d'allocation de travail à distance. Elle doit contenir toutes les réponses aux questions que se posent les travailleurs, telles que :

‍

• Indiquez le type de dépenses couvertes.
• Indiquer le montant maximal couvert et la période (mensuelle ou annuelle).
• Expliquez la procédure de remboursement si vous décidez de soutenir les membres de votre équipe en leur permettant d'obtenir un remboursement des frais liés au travail à distance.
• Décrivez en détail tous les cas spécifiques où votre système d'allocations pour les bureaux à domicile est basé sur différents critères (poste, pays de résidence, type de contrat, etc.).

‍

Enfin, veillez à ce que votre politique d'allocation WFH reste flexible. Les besoins de vos travailleurs peuvent évoluer, tout comme votre situation. 

‍

En offrant des indemnités pour le travail à domicile, vous prenez position en faveur de l'intérêt des employés et de votre volonté d'offrir les meilleures conditions de travail à votre personnel. En plus d'adopter des méthodes de travail modernes et de mettre en place des modalités de travail flexibles, vous soutenez financièrement les membres de votre équipe. Les indemnités de télétravail ne compensent pas seulement les coûts supplémentaires liés au travail à distance, mais permettent également à votre personnel de créer un environnement de travail optimal à la maison. 

‍

Bien que l'objectif soit d'aider vos collègues, cette approche est également bénéfique pour votre entreprise. Les employés sont plus satisfaits de leur employeur et peuvent travailler dans de meilleures conditions, ce qui contribue à renforcer l'engagement, la productivité, la rétention et l'attraction.

‍

Avant de conclure cet article, nous avons une dernière question à vous poser : votre configuration hybride est-elle 100% fluide et optimisée?

Si ce n'est pas le cas, demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir comment nous vous accompagnons dans votre parcours hybride, comment nous vous aidons à réduire vos coûts et comment nous améliorons l'expérience de vos employés !

‍

‍

Sources :

‍

• Guide rapide des indemnités, allocations et allégements fiscaux pour le travail à distance, Horizons ;
• Tout ce que vous devez savoir sur les allocations de travail à distance, Compt ;
• Qu'est-ce qu'une allocation de travail à domicile ?, deel ;
• Qu'est-ce qu'une allocation de travail à distance ?, PeopleKeep.

‍