Déduction fiscale pour le travail à distance : informations clés pour les employés européens et américains
9 mai 2023
16 juin 2023
La saison des impôts a commencé dans la plupart des pays du monde. Étant donné que de nombreux employés ont adopté des politiques de travail flexibles, il se peut qu'ils viennent vous voir en se posant des questions sur les déductions fiscales liées au travail à distance. Peuvent-ils bénéficier d'une réduction d'impôt parce qu'ils travaillent à domicile la moitié du temps ? Peuvent-ils bénéficier d'une déduction fiscale pour leurs factures d' électricité, d'Internet et de chauffage? Cela vaut-il la peine de demander une réduction d'impôt pour le travail à distance ?
Pour la plupart des gens, les impôts sont un casse-tête 🤯. Si nous devons être honnêtes, nous savons que ce n'est pas le sujet le plus attrayant qui soit. Néanmoins, nous avons rassemblé toutes les questions pertinentes que les membres de votre équipe hybride poseront probablement avant de soumettre leurs formulaires de déclaration d'impôts. Toujours dans l'optique de créer un environnement de travail plus centré sur les employés et plus positif, cet article vous aidera à leur donner des réponses claires et faciles.
Il existe cependant des lois et des systèmes fiscaux différents dans chaque pays, chaque État et parfois même chaque ville. Dans nos recherches, nous nous sommes principalement concentrés sur les politiques fiscales des États-Unis et de l'Europe. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations complémentaires, veuillez consulter un spécialiste de la fiscalité dans votre pays.
Comment fonctionne la déduction fiscale pour le travail à distance aux États-Unis ?
La loi sur les réductions d'impôts de 2018 : un coup dur pour les employés W-2
Le système fiscal américain n'est pas vraiment favorable aux employés à distance. Depuis la réforme de la réduction d'impôt en 2018, les employés W-2 ne peuvent plus déduire les frais de bureau à domicile de leur formulaire d'imposition. En d'autres termes, les travailleurs qui ont reçu un chèque de paie ou un W-2 exclusivement de la part d'une entreprise ne peuvent plus prétendre à un allègement fiscal.
Toutefois, si certains de vos collaborateurs sont engagés avec un contrat de free-lance et travaillent parfois à domicile, ils ont droit à une exonération de leur revenu imposable. Dans ce cas, ils ont le choix entre deux systèmes de déduction fiscale : la méthode simplifiée et la méthode normale.
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Les deux options de déduction fiscale pour les autres travailleurs à distance aux États-Unis.
Méthode de déduction fiscale régulière
Les travailleurs indépendants peuvent déduire un pourcentage de leurs frais de bureau à domicile éligibles en fonction de la taille de leur espace de travail. Par exemple, si leur coin bureau représente 10 % de la surface totale de leur appartement ou de leur maison, ils peuvent alors déduire 10 % de leurs coûts éligibles. Il s'agit de la méthode habituelle de déduction fiscale. Elle implique que l'on enregistre toutes les dépenses et que l'on conserve tous les reçus.
Option simplifiée
La méthode précédente peut être plus intéressante que l'option simplifiée. Toutefois, elle exige de la discipline et du temps pour tout calculer et remplir toutes les formalités administratives (sauf si votre personnel freelance engage des fiscalistes pour le faire à sa place). L'option "simple" permet aux free-lances de déduire 5 dollars par mètre carré d'espace de bureau. La limite est de 300 pieds carrés et de 1500 $.
Cas particulier des salariés qui travaillent et vivent dans des États différents
Supposons que certains membres de l'équipe à distance vivent dans l'Oregon, mais que le siège de votre entreprise se trouve en Californie. Quelle loi fiscale s'applique alors ? Comment éviter de payer dans les deux États ? Pour ces employés, il est essentiel de remplir un formulaire d'imposition des non-résidents. Ils peuvent ensuite déduire les impôts payés dans l'État où ils travaillent de l'impôt à payer dans l'État où ils vivent. Cela peut aussi se faire dans l'autre sens, en fonction de l'État où les taux d'imposition sont les plus élevés. Cela vous semble-t-il compliqué ? C'est normal, et votre personnel peut lui aussi se sentir dépassé. C'est pourquoi la meilleure solution consiste souvent à demander conseil à des spécialistes de la fiscalité ou à les laisser s'occuper de tout.
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Les salariés européens travaillant à distance peuvent-ils bénéficier d'une déduction fiscale pour leur bureau à domicile ?
Italie, Espagne, Portugal et Pologne : les gouvernements ont encore beaucoup à faire pour soutenir les travailleurs à distance
Pour les salariés italiens, espagnols, portugais et polonais travaillant à distance, il n'existe (jusqu'à présent) que peu ou pas de possibilité de déduction fiscale pour le travail à distance. Les gouvernements de ces quatre pays européens encouragent les entreprises à rémunérer leur main-d'œuvre, mais ce n'est pas obligatoire. Certains d'entre eux, comme la Pologne, ont récemment travaillé à l'élaboration d'une nouvelle loi permettant aux membres du personnel de déduire une partie de leurs dépenses liées au travail à distance. Depuis avril 2023, les entreprises polonaises sont tenues de verser à leurs employés une indemnité mensuelle. Toutefois, bien que le montant soit déductible de l'impôt, on ne sait toujours pas combien les employeurs doivent verser à leurs employés.
Allemagne, France, Pays-Bas, Autriche, Irlande et Grèce : les bureaux des impôts autorisent les salariés à déduire leurs frais de bureau à domicile.
Le montant que les employés à distance peuvent déduire de leurs impôts varie d'un gouvernement européen à l'autre. Mais contrairement aux pays mentionnés ci-dessus, beaucoup d'autres ont adapté leur législation du travail à l'adoption d'un travail plus flexible. L'Allemagne, la France, les Pays-Bas, l'Autriche, l'Irlande et la Grèce proposent généralement une rémunération journalière ou annuelle. Voici un tableau qui permet de mieux comprendre les avantages fiscaux liés au travail à distance dans chaque pays.
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Belgique : le pays le plus avantageux d'Europe pour la déduction fiscale des travailleurs à distance
Le système belge de déduction fiscale pour le travail à domicile est à ce jour le meilleur de tous les pays européens mentionnés dans cet article. Les employés à distance ont droit à un montant hebdomadaire de 142,95 euros dès lors qu'ils effectuent un minimum d'un jour de travail à domicile et que leur organisation leur accorde des avantages. Au total, ce sont 1715,40 euros supplémentaires que les membres de l'équipe peuvent recevoir sans être imposés. Autre avantage : cette journée de travail à distance peut être fractionnée et programmée en fonction des besoins des travailleurs. Par exemple, ils peuvent travailler deux demi-journées par semaine à domicile ou prendre tous les jours de télétravail qui leur sont alloués la même semaine.
Comment les entreprises peuvent-elles aider leurs travailleurs à distance à payer leurs frais de bureau à domicile ?
Créer une base de données avec toutes les questions les plus fréquemment posées (FAQ)
Lorsque vous souhaitez soutenir et aider vos employés en matière d'impôts, la première étape consiste à créer une base de données qui répond aux questions les plus courantes. Certaines réponses restent valables d'une année à l'autre. D'autres deviennent obsolètes. Il est essentiel que votre système de FAQ soit mis à jour et exact. Quelques semaines avant le début de la saison des impôts, demandez à votre personnel de vous faire part de toutes les questions qui leur viennent à l'esprit sur ce sujet. Vous pouvez également inclure des questions supplémentaires qui n'ont pas été mises en évidence. L'avantage est que vous connaissez mieux leur profil et que vous pouvez adapter la FAQ en conséquence. Vous disposez alors d'un peu de temps pour rassembler les réponses et les meilleures pratiques à adopter en matière d'impôts.
Fournir l'assistance gratuite d'un spécialiste en fiscalité lorsque la saison des impôts arrive.
Sauf si certains membres de votre équipe ont une passion cachée pour les chiffres, remplir des formulaires fiscaux n'est généralement pas perçu comme un moment agréable. Vous pouvez soutenir vos employés de multiples façons pour faciliter cette tâche impérative. Par exemple, il existe des logiciels de préparation des déclarations de revenus. Faites-les connaître à votre personnel et recommandez-leur une liste des logiciels les plus fiables. Mais si vous voulez aller plus loin pour votre équipe, conseillez-lui de se faire aider par un expert fiscal et proposez-lui de prendre en charge une partie des frais de consultation. Vos employés apprécieront ce geste à coup sûr !
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Soyez juste et prenez en charge une partie des dépenses de vos employés à distance
Les modalités de travail flexibles sont avantageuses pour les employeurs et les travailleurs. Pour les organisations, économiser de l'argent sur l'immobilier, les factures et d'autres dépenses est une grande opportunité. Pour les membres de l'équipe, cela leur permet de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cependant, cela peut aussi augmenter certains de leurs frais de subsistance, tels que les factures d'électricité. Les entreprises peuvent adopter une approche centrée sur l'employé dans les pays où la déduction fiscale pour le travail à distance n'est pas applicable. Elles peuvent rémunérer leur personnel à distance et l'intégrer aux avantages sociaux de l'entreprise. Cela permet de favoriser une culture d'entreprise positive, d'améliorer l'expérience des employés et d'accroître la satisfaction générale.
La déduction fiscale pour le travail à distance reste un sujet d'actualité pour les gouvernements ; il est évident qu'il y aura toujours une marge d'amélioration. La réforme des réductions d'impôts de 2018 aux États-Unis est valable jusqu'en 2025. Il faut espérer qu'un système plus avantageux sera mis en place par la suite. En Europe, l'Espagne, l'Italie et le Portugal sont en retard en ce qui concerne les politiques d'amortissement fiscal des bureaux à domicile. Mais ces pays sont les plus susceptibles de s'adapter sur ce sujet également. L'Allemagne, la France, les Pays-Bas, l'Autriche, l'Irlande, la Grèce et la Belgique se sont adaptés aux nouvelles méthodes de travail. nouvelles méthodes de travail et ont mis en place des avantages fiscaux pour les employés à distance. Quel que soit le lieu où se trouve le siège de votre entreprise, soutenir votre personnel au début de la saison des impôts fait partie de l'approche centrée sur l'employé. Vous pouvez non seulement rester disponible pour répondre à leurs questions, mais aussi créer une base de données FAQ ou engager un expert fiscal. Enfin, vous pouvez leur offrir une compensation pour le travail à distance si aucune déduction fiscale n'est possible.
Avant de quitter cette page, nous avons une dernière question à vous poser : êtes-vous satisfait de votre système hybride de gestion du lieu de travail? Les membres de votre équipe en sont-ils également satisfaits ?
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Sources :
- Vous travaillez à distance ? Voici 4 choses auxquelles il faut prêter attention pendant la saison des impôtsCNBC ;
- Conseils fiscaux pour les employés qui travaillent à domicileIntuit Turbotax ;
- Allégement fiscal - comment les différents pays européens taxent le travail à domicile, N26.
