L'IA pour la gestion de projet : il est temps de faire équipe avec les robots

Êtes-vous prêt à déléguer une plus grande partie de vos tâches à des robots ? Vous avez tout intérêt à l'être si vous voulez rester en tête de votre marché ! L'un des avantages de l'essor des systèmes d'intelligence artificielle est l'utilisation de l'IA pour la gestion de projets. Sans parler du gain de temps, s'allier à ces assistants virtuels intelligents pour gérer vos projets remanie votre travail et le fait passer à un autre niveau. 

Combien de projets n'atteignent pas l'objectif "100 % achevé" ? Combien d'argent avez-vous déjà dépensé pour ces projets "jamais terminés" ? Grâce aux outils de gestion de projet par l'IA, vos chances de terminer une mission avec succès sont beaucoup plus élevées, 25 % pour être exact ¹ ! Mais cela représente des milliers de milliards de dollars de valeur et de bénéfices pour les entreprises qui intègrent l'IA dans la gestion de projet. 

Le rôle des départements informatiques est crucial dans la transition vers cette nouvelle ère technologique. L'utilisation de l'intelligence artificielle implique de nettoyer les données et de revoir la gestion et la stratégie de cybersécurité, entre autres tâches. Voyons comment aborder et tirer le meilleur parti de ce séisme technologique.

À quoi faut-il faire attention si on est une équipe informatique qui utilise l'IA pour la gestion de projets ? 

Rendre vos données compatibles avec l'apprentissage automatique

Les professionnels de l'informatique ont un rôle essentiel à jouer dans la réussite de cette transition technologique. Tout d'abord, toutes les données brutes et non structurées de l'entreprise doivent être collectées et nettoyées. Les équipes informatiques doivent rendre toutes ces données digestes et lisibles pour les robots. Cette étape est cruciale pour utiliser efficacement les outils de gestion de projets d'IA. 

Mettre en place des outils de gestion de projets d'IA de manière intelligente et sûre

Les chefs de projet et les experts informatiques doivent également mettre en place ces solutions basées sur l'IA. L'installation d'intégrations appropriées sur d'autres outils numériques est fondamentale, par exemple. En outre, ils doivent définir des attentes claires à l'égard de ces technologies et configurer les systèmes en conséquence. Comment le système est-il censé réagir lorsque telle ou telle chose se produit ? À quelle fréquence doit-il analyser et communiquer l'état d'avancement du projet ? Peut-il s'ajuster automatiquement ou doit-il avertir le chef de projet de toute modification nécessaire ? Etc. 

La cybersécurité pour protéger les informations confidentielles et éviter les fuites de données

La protection des données est l'une des principales préoccupations des entreprises lorsqu'elles introduisent l'IA sur le lieu de travail. L'analyse des risques potentiels de fuites de données et de problèmes de cybersécurité est une tâche essentielle à laquelle doivent s'atteler les chefs de projet et les responsables informatiques. L'IA représente une nouvelle menace dans la gestion des cyberrisques. Tout outil numérique présente un risque, mais le risque est bien plus élevé avec l'IA. Par conséquent, il est indispensable de se tenir au courant de ces menaces et d'adapter vos protocoles de sécurité des données en conséquence.

Former les employés à une utilisation correcte

Les responsabilités professionnelles des membres de votre équipe vont changer et vous devez les préparer à cette transition. La bonne chose est que la plupart des Millennials et de la Génération Z demandent à acquérir de nouvelles compétences et à élargir leur éventail de compétences. L'arrivée de l'IA sur le lieu de travail et dans la gestion de projet leur donnera cette opportunité ! Pour les équipes informatiques : c'est le moment de briller en rendant l'environnement de travail adapté à l'IA et en soutenant vos collègues dans ce virage technologique essentiel.

Quels sont les meilleurs outils d'IA pour la gestion de projet sur le marché ?

Notion AI

Notion est l'une des meilleures ressources de gestion de projet. Elle permet aux équipes d'optimiser leur travail tout en augmentant l'efficacité et la productivité. Comme tout leader de l'industrie technologique, Notion a travaillé activement pour faire de l'IA une caractéristique centrale de son produit. 

Ils ont créé Notion AI pour aider les managers et les employés à travailler mieux et plus vite en automatisant les tâches. Il s'agit également d'un système de rédaction performant alimenté par l'IA, idéal pour résumer des notes, rédiger des rapports ou s'occuper des premiers projets.

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Asana Intelligence

Asana est également un outil de gestion de projet bien connu qui a récemment introduit sa propre intelligence alimentée par les données. Cet outil de gestion de projet basé sur l'IA permet aux dirigeants de gérer les ressources en fonction des objectifs, d'obtenir des recommandations automatiques et d'identifier les obstacles (entre autres fonctionnalités). Pour les membres de l'équipe, Asana Intelligence est un soutien essentiel pour optimiser le flux de travail et améliorer la productivité.

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👉 En savoir plus sur Asana Intelligence. 

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Trello Strategy-AI Power-Up

La plupart des chefs de projet connaissent Trello, l'une des premières solutions de gestion de projet et l'un des principaux acteurs du secteur. Trello a introduit le Strategy-AI Power-Up. Ce système est une expérience totalement intégrée et immersive. Les professionnels peuvent visualiser la priorisation basée sur des facteurs stratégiques à côté de leurs listes et tableaux, tout en anticipant dynamiquement l'impact des changements de priorités tactiques.

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👉 Plus de détails sur le Trello Strategy-AI Power-Up.

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Wrike

Wrike est un autre leader du marché des outils de gestion de projet et a récemment mis à jour ses offres avec de multiples fonctionnalités de gestion des tâches assistées par l'IA. Il aide les utilisateurs en améliorant la collaboration, en rationalisant la planification du travail, en simplifiant l'allocation des ressources et en fournissant une visualisation des données. 

Son principal atout est sa flexibilité, qui en fait une solution conviviale pour les start-ups comme pour les grandes entreprises.

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👉 En savoir plus sur les fonctionnalités de Wrike AI.

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ClickUp AI

ClickUp AI est un assistant alimenté par l'IA qui aide les gestionnaires à prédire les données d'un projet, à prendre des décisions, à estimer les coûts d'un projet, à gérer les risques et les équipes en temps réel, etc. Cet outil de gestion de projet à base d'IA a été désigné comme le premier produit de gestion de projet et le premier produit de collaboration et de productivité par la plus grande place de marché de logiciels G2.

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HiveMind

Hive a ajouté une fonction d'IA à sa plateforme de gestion de projets basée sur le cloud afin d'automatiser les tâches et de rationaliser les flux de travail. Entre autres avantages, HiveMind aide les chefs de projet à allouer des ressources, à planifier, à établir des priorités et à identifier les risques. Cerise sur le gâteau, HiveMind offre de multiples intégrations avec des outils tels que Slack ou Google Drive.

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👉 Mieux comprendre HiveMind.

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Comment l'intelligence artificielle peut-elle aider (et non remplacer) les chefs de projet ?

Prise de décision et établissement de priorités

Les outils de gestion de projet basés sur l'intelligence artificielle et l'automatisation fournissent aux gestionnaires des informations essentielles sur tous les aspects d'un projet. L'une des parties les plus cruciales, mais aussi les plus difficiles, d'un projet est la prédiction. 

Ces outils numériques analysent les données et les informations en temps réel, ce qui leur permet d'identifier les projets les plus importants qui doivent être classés par ordre de priorité.

L'utilisation de l'IA pour la gestion de projet joue un rôle important dans la prédiction, car elle permet aux dirigeants de prendre des décisions et d'établir des priorités.

Atténuation des risques

Les plateformes de gestion de projet par l'IA donnent également un aperçu clair des risques et des obstacles potentiels d'un projet. Faire équipe avec des robots élimine les préjugés humains et permet aux responsables d'anticiper tout obstacle susceptible de compromettre le projet. Dès qu'un risque est détecté, les responsables reçoivent une notification. Avec leur équipe, ils peuvent réagir rapidement, adapter leur stratégie d'atténuation des risques et éviter que la situation ne s'aggrave. 

Suivi des progrès

Le plus beau avec les robots, c'est qu'ils ne dorment pas et qu'ils peuvent faire plusieurs choses simultanément 🤖. Nous, les humains, pouvons effectuer plusieurs tâches en même temps, mais il est prouvé que nous sommes moins efficaces et que cela augmente les erreurs humaines. Mais ces membres de l'équipe toujours en éveil peuvent réussir à garder un œil sur l'avancement de vos projets pendant vos jours de congé ou lorsque vous êtes occupé à d'autres tâches importantes. C'est là toute la beauté de l'automatisation ! Et si quelque chose ne va pas ou nécessite votre attention ? Votre assistant virtuel vous envoie une notification claire sur le problème et sur la manière de le résoudre potentiellement.

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Accélérer les rapports

Grâce à la capacité de l'IA et de l'automatisation à vous soutenir dans la gestion de projet, l'analyse des données et le reporting ne se font plus manuellement. Les solutions automatisées traitent une quantité massive de données dans un registre et en temps réel. C'est la clé pour avoir une idée régulière et pertinente d'une situation afin de discuter des prochaines étapes en conséquence. 

Tests de projets

Les tests sont une étape fondamentale de la gestion de projet et doivent être effectués fréquemment. Grâce aux outils de gestion de projet basés sur l'IA, certains systèmes de test avancés qui n'étaient auparavant disponibles que pour les grands projets sont sur le point d'être accessibles à un plus grand nombre. Grâce à des tests plus fréquents, ces outils détectent les défauts et les bogues à un stade précoce, ce qui permet aux équipes de résoudre le problème avant qu'il n'ait des répercussions sur d'autres aspects. Cette nouvelle capacité donne aux responsables la possibilité de fournir des résultats plus fiables et plus sûrs.

Une gestion efficace en termes de temps et de coûts

Les raisons pour lesquelles l'utilisation de l'IA pour la gestion de projet est efficace en termes de temps et de coûts sont innombrables. Tous les avantages mentionnés ci-dessus vous en donnent déjà une idée claire. Ces machines analysent des données complexes et vous fournissent des solutions en un rien de temps. La détection précoce des problèmes permet aux équipes d'agir avant qu'ils ne deviennent incontrôlables et ne coûtent de l'argent et du temps. Le fait de se concentrer sur les tâches exécutives plutôt que sur les responsabilités opérationnelles rend les dirigeants et les employés plus productifs et plus efficaces. Et la liste est encore longue.

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Les raisons pour lesquelles les outils de gestion de projet par l'IA ne remplacent pas (encore) les chefs de projet humains

Les robots s'occupent principalement des tâches administratives et manuelles

Les chefs de projet peuvent désormais déléguer des tâches à des robots au lieu de demander à des personnes de s'occuper d'opérations répétitives et chronophages. Ces machines alimentées par le Big Data, le Machine Learning (ML) et le traitement du langage naturel sont précisément faites pour cela. Rédiger des rapports, envoyer des courriels, analyser des données, allouer des ressources... Ce sont toutes des tâches basées sur des compétences difficiles qui, souvent, ne permettent pas aux gens de s'épanouir. Avec l'IA, les managers et les membres de l'équipe se concentrent davantage sur la partie " soft skills" de leur poste et sur les aspects qui leur permettent de s'épanouir au travail.

Les chefs de projet jouent le rôle d'intermédiaire entre les machines et les personnes.

Même si l'utilisation d'assistants virtuels permet de gagner du temps et de l'efficacité, la fonction centrale d'un chef de projet reste irremplaçable. Il joue le rôle d'intermédiaire entre les robots et les personnes. Être responsable d'un projet signifie soutenir l'équipe, échanger avec les parties prenantes, stimuler la motivation, ajuster ses demandes en fonction des outils pilotés par l'IA, etc. Autant de responsabilités basées sur des compétences non techniques que les machines ne peuvent pas encore faire, ou pas aussi bien qu'une personne.

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Les robots ne sont qu'une solution pour élargir et renforcer votre équipe

Si vous avez essayé ChatGPT, vous savez qu'il est important de rédiger un bon message. Il en va de même pour tout type d'outil de gestion de projet d'IA : ils ne font que ce que vous leur demandez. Vous devez être précis dans vos attentes, comme vous devez le faire avec vos collègues. En fin de compte, votre rôle en tant que manager est "identique mais différent". Oui, vous devez apprendre à travailler avec ces nouvelles technologies pour en tirer le meilleur parti. Cependant, les membres de votre équipe, tout comme eux, ont besoin de lignes directrices claires pour réussir. Lorsque vous savez ce dont les solutions basées sur l'IA ont besoin pour fonctionner de manière efficace et efficiente, vous avez toutes les cartes en main pour les faire prospérer. Il est tout aussi important de comprendre les attentes de vos employés.

Les outils d'IA ne sont efficaces que s'ils ont un bon gestionnaire

Bien que les robots vous aident à réduire considérablement les erreurs et les risques résultant souvent de la partialité humaine, ils n'ont pas toujours raison non plus. Voici quelques aspects clés qui expliquent pourquoi. Tout d'abord, cette technologie évolue rapidement mais n'a pas encore atteint 100 % de ses capacités. Deuxièmement, la manière dont vous la mettez en place influence ses capacités. Troisièmement, des événements externes et internes peuvent survenir, obligeant les dirigeants à mettre à jour les instructions données à leurs assistants virtuels. Enfin, il apprend avec le temps (toujours plus rapidement que les personnes) à fournir les meilleurs résultats pour votre entreprise.

Par conséquent, l'intervention du cerveau humain est essentielle. La technologie de l'IA est un soutien important sur lequel les entreprises peuvent s'appuyer. Cependant, elle ne peut remplacer que partiellement le rôle d'un chef de projet. N'oubliez pas que nous ne sommes qu'au début de cette nouvelle ère technologique. Le développement des solutions d'IA évolue très rapidement. La première version de ChatGPT n'a que quelques mois et n'a déjà plus rien à voir avec la dernière version. 

‍Les équipes informatiques doivent se tenir au courant de ce qui se passe dans ce domaine pour tirer le meilleur parti de l'IA, car il n'y a pas de retour en arrière possible. Pourtant, d'autres professionnels sont également concernés par cette transformation de nos modes de travail, car elle peut bénéficier à tous les aspects de votre organisation. Apprendre à utiliser ces assistants virtuels et à collaborer avec eux est essentiel pour les dirigeants et leurs équipes lorsqu'ils utilisent l'IA pour la gestion de projets. 

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Comment le site deskbird réagit-il à cette évolution rapide du monde du travail ? 

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¹ How AI Will Transform Project Management, HBR.

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Sources : 

‍How AI Will Transform Project Management, HBR;

12 meilleurs outils logiciels de gestion de projet AI pour 2023, ayanza ;

Révolutionner la gestion de projet : Le pouvoir perturbateur de l'IA et de l'automatisation Projectmanagement.com.