Maîtriser la gestion des données des employés : stratégies pour stimuler la productivité et la conformité dans le travail hybride

Bien que le travail hybride ait existé avant la pandémie de COVID-19, il s'est certainement développé de manière exponentielle ces dernières années. De nombreux employeurs reconnaissent que le travail hybride fonctionne - les employés ont un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et sont généralement plus productifs... 

Cela dit, il y a des défis à relever, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer efficacement les données des employés. Dans cet article, nous explorons les stratégies permettant d'améliorer la productivité et la conformité dans les environnements hybrides, afin que le mode de travail hybride continue de fonctionner pour tout le monde, y compris les entreprises.

Les défis de la gestion des données des employés dans le cadre du travail hybride

Le travail hybride a engendré de nombreux défis pour les entreprises, notamment en termes de gestion des données. Voici quelques-uns des principaux défis qui se posent :

Fragmentation des données

Lorsque l'on combine des équipes à distance et des équipes au bureau, on peut s'inquiéter du fait que les données soient stockées dans plusieurs endroits, par exemple dans le nuage ou sur place. Chacun d'entre eux pose ses propres problèmes de sécurité. Il peut également y avoir des problèmes de synchronisation des données entre les plateformes à distance et au bureau, ou des incohérences dans la saisie ou la mise à jour des données entre les deux systèmes. En fin de compte, le risque de redondance des données et de perte potentielle d'informations essentielles est plus élevé. 

Risques de sécurité et problèmes de conformité

Avec une configuration hybride, il y a une vulnérabilité accrue aux cyberattaques de données à distance comme le phishing ou l'accès non autorisé. En fonction de la distance qui sépare les équipes distantes, il existe également des problèmes potentiels liés aux réglementations sur la protection des données dans différentes régions, comme le GDPR dans l'UE et le CCPA en Californie. 

L'accès à distance signifie également qu'il est de plus en plus difficile de maintenir des connexions sécurisées. Les entreprises doivent veiller à ce qu'il y ait des contrôles d'accès stricts et un cryptage pour protéger les informations sensibles. Les pistes d'audit sont également plus complexes.

Stratégies clés pour une gestion efficace des données relatives aux salariés

Les stratégies suivantes peuvent aider les organisations à gérer les données plus efficacement tout en garantissant la productivité, la sécurité des données et la conformité :

Disposer de systèmes de données centralisés

Lorsque les données sont consolidées sur une plateforme unique, tous les membres de l'équipe, qu'ils soient à distance ou au bureau, peuvent accéder à l'information. La centralisation de toutes les informations en un seul endroit permet de réduire la fragmentation des données et de minimiser les incohérences. 

Avec un logiciel basé sur le cloud, les données peuvent être consultées depuis n'importe quel endroit. Elles sont également mises à jour automatiquement et synchronisées en temps réel, ce qui réduit l'impact des informations dupliquées ou obsolètes. 

Utiliser des systèmes automatisés de collecte de données et d'établissement de rapports

Les tâches de routine telles que la saisie de données, le suivi et l'établissement de rapports peuvent être automatisées. Cela permet de libérer les ressources administratives et les ressources humaines. L'automatisation améliore également la précision en réduisant les erreurs humaines. 

Parmi les outils utiles aux équipes RH à distance, on peut citer les logiciels de gestion des performances , les applications de suivi du temps de travail et les plateformes de gestion des salaires. Quels que soient les outils utilisés, le plus important est de créer des pipelines de données efficaces qui rationalisent le flux d'informations provenant de différentes sources. 

Mettre en œuvre la gestion de la sécurité des données et de la protection de la vie privée

De nos jours, les entreprises doivent veiller à la sécurité de leurs données. L'existence d'un environnement hybride entraîne des complications, mais celles-ci peuvent être facilement gérées grâce à des contrôles et des politiques appropriés. Voici quelques moyens de garantir la sécurité et la confidentialité des données :

1. Mettre en place des contrôles d'accès stricts et crypter les données. 

L'accès aux données doit être limité en fonction du rôle des employés, de sorte que seules les personnes autorisées puissent consulter les informations sensibles. Le cryptage doit être utilisé pour protéger les données en transit et au repos afin de minimiser les risques. 

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2. Respecter les réglementations en vigueur en matière de protection des données

En fonction de leur emplacement et de leur portée, les entreprises doivent revoir régulièrement leurs politiques en matière de données pour s'assurer qu'elles respectent toutes les réglementations applicables en matière de protection des données, telles que le GDPR, la CCPA et l'HIPAA. Il s'agit notamment de s'assurer que les personnes connaissent leurs différents rôles et fonctions de bureau conformément à la politique de l'entreprise. La conformité signifie protéger les données et la vie privée et éviter les sanctions juridiques et financières.

3. Avoir une politique claire en matière de travail hybride

Le travail hybride est un concept relativement nouveau. Cela signifie que des politiques peuvent faire défaut dans certains domaines. Une politique claire en matière de travail hybride peut aider à définir des lignes directrices sur ce qui est attendu en termes de sécurité des données et de protocoles d'accès. Cela permettra d'assurer la conformité à la fois à distance et dans les bureaux.

Assurer une saisie standardisée et cohérente des données

Les entreprises doivent veiller à ce que les formats de saisie des données soient normalisés entre les différentes équipes. La cohérence entre les départements et les plateformes facilite la gestion des données. Pour s'assurer que les procédures sont respectées, il est important de procéder à des audits réguliers. Cela permet d'identifier et de corriger toute anomalie dans les données. Cela signifie que les chefs d'équipe s'efforcent d'améliorer les problèmes rencontrés par les membres de leur équipe, le cas échéant.  

Utiliser des portails en libre-service pour les employés

La confiance des employés est très importante. En donnant aux employés l'accès à leurs propres données, vous pouvez les responsabiliser. Le fait de mettre à jour leurs informations personnelles et d'accéder aux données RH sans résistance administrative peut contribuer à créer une volonté de protéger les données et de mieux se conformer à la politique. Cela signifie également que les données seront probablement plus exactes, car les employés reconnaîtront facilement les incohérences dans leurs informations. 

Accroître la productivité grâce à une gestion efficace des données

Une gestion efficace des données contribue également à améliorer la productivité des bureaux. Un accès simplifié et clair à l'information réduit les tâches administratives inutiles. Lorsque les données sont gérées efficacement, la saisie, la validation et la correction manuelles prennent moins de temps. Cela signifie que les équipes de gestion et les RH peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Le besoin de stocker et de saisir des données en double est également réduit, ce qui diminue les erreurs potentielles et le gaspillage des ressources. 

L'accès en temps réel aux informations les plus récentes permet aux gestionnaires de prendre rapidement des décisions éclairées. Il est également plus facile d'identifier les tendances et les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent, afin de pouvoir intervenir et procéder à des ajustements. Les responsables disposent également d'une visibilité immédiate sur les indicateurs de performance de l'équipe, ce qui facilite la définition des objectifs et leur révision.

La centralisation des données améliore la collaboration

Les plateformes et les informations étant centralisées, il n'existe qu'une seule source de vérité, ce qui réduit les erreurs de communication et la confusion entre les équipes distantes et les équipes internes. Avec moins de frictions autour des données, les membres de l'équipe sont mieux à même de collaborer, quel que soit leur lieu de travail. Il est également moins nécessaire d'effectuer des allers-retours pour confirmer ou clarifier des informations. 

Utiliser les techniques d'activation des données pour obtenir des informations

Les techniques d'activation des données peuvent transformer les données brutes des employés en informations exploitables. Cela signifie que les entreprises peuvent être proactives et prendre des décisions qui stimulent la productivité. L'activation des données permet aux employeurs d'identifier des modèles, de repérer des domaines de croissance et de prendre des mesures pour résoudre les problèmes avant que les performances ne diminuent. Au lieu d'être simplement stockées, les données des employés peuvent être utilisées comme un atout pour stimuler la productivité. 

Outils technologiques pour optimiser la gestion des données des employés

L'utilisation de la technologie la plus appropriée à votre entreprise est cruciale pour optimiser la gestion des données relatives aux salariés. Les systèmes de gestion des données des ressources humaines (SGRH) et autres solutions logicielles spécialisées aident les entreprises à rationaliser les processus de gestion des données, à améliorer l'efficacité et à garantir la conformité. La transformation commerciale d'Ardoq est un exemple de la façon dont les organisations peuvent utiliser de manière holistique des logiciels spécialisés pour aborder les données sur les employés. 

Principales caractéristiques à rechercher

Lorsque l'on recherche des outils pour faciliter la gestion des données, voici quelques points importants à prendre en compte :

• Automatisation : Les outils d'automatisation prennent en charge les tâches répétitives telles que la saisie des données des employés, l'adhésion aux avantages sociaux et le traitement des salaires, afin de réduire les frais administratifs et les erreurs humaines.
• Rapports : Grâce à des rapports détaillés sur les performances, l'engagement, l'assiduité, etc., il est facile pour l'organisation de prendre des décisions. 
• La sécurité : Ce point est crucial. Tous les outils utilisés doivent être dotés d'un contrôle d'accès basé sur les rôles, d'un cryptage des données et de mises à jour de sécurité régulières. 
• Intégrations : L'intégration de votre SGRH avec d'autres systèmes est essentielle. Recherchez un logiciel qui s'intègre aux outils de paie existants, à votre système de gestion de la relation client (CRM) et à tout système utilisé pour la gestion de projet.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la gestion des données des employés dans le cadre du travail hybride

Une gestion réussie des données des employés dans un environnement de travail hybride exige plus qu'une technologie appropriée. Il faut un cadre solide de meilleures pratiques pour soutenir l'exactitude, la sécurité et l'accessibilité des données. 

Formation

Les équipes RH et les employés ont besoin d'une formation adéquate sur les protocoles de gestion des données. Cette formation doit porter sur des sujets tels que la confidentialité des données, les pratiques de sécurité et la manière d'utiliser les outils de gestion des données. Lorsque les employés disposent des connaissances adéquates en matière de protection des données, ils contribuent à réduire les risques et s'impliquent davantage dans les systèmes de gestion des données.

Examens et mises à jour

Les politiques en matière de données et de gestion doivent être révisées et mises à jour régulièrement. Le degré de régularité dépend de l'organisation, mais des délais clairs doivent être mis en place afin que cette tâche ne soit pas reléguée au bas d'une liste de choses à faire lorsque des tâches plus urgentes se présentent.

Les audits doivent être programmés régulièrement.

Politiques de gouvernance des données à l'échelle de l'entreprise

Une politique claire définira les règles, les responsabilités et les procédures de gestion des données des employés dans l'ensemble de l'organisation. Elle doit préciser qui peut accéder aux données, les modifier, les partager et les supprimer. Lorsque tout le monde suit les mêmes directives, l'environnement de données est plus sûr et plus sécurisé, quel que soit le lieu où se trouve l'employé. La transformation des processus d'entreprise est essentielle pour les organisations qui souhaitent normaliser et optimiser leurs pratiques de gestion des données au sein des équipes distantes et internes.

Transparence et communication claire

La transparence des pratiques de gestion des données favorise la confiance des employés. Le fait d'indiquer ouvertement quelles données sont collectées, comment elles sont utilisées et qui y a accès peut aider les employés à comprendre ce que l'on attend d'eux. 

Une gestion efficace des données des employés aide les organisations à naviguer dans les complexités d'un environnement de travail hybride. Avec la bonne technologie et les bonnes pratiques, les entreprises peuvent maximiser les avantages de leur main-d'œuvre hybride tout en gérant les défis. En fin de compte, les entreprises peuvent optimiser leurs effectifs pour assurer leur succès à long terme dans un environnement hybride.