Des collègues discutent des outils de gestion de bureau
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8 outils et applications de gestion de bureau à avoir sous la main

Publié :

2 juillet 2024

Mis à jour :

4 juillet 2024

Avec les bons outils de gestion de bureau, la supervision d'un lieu de travail hybride devient beaucoup plus facile. Les gestionnaires de bureau sont souvent débordés, avec des responsabilités qui vont de la planification de réunions à l'organisation d'événements tout en respectant le budget. S'ils ne sont pas correctement équipés, ces tâches peuvent s'accumuler et devenir insurmontables. Les bonnes ressources peuvent simplifier les opérations quotidiennes et faire en sorte que tout reste sur la bonne voie.

Ces outils aident à rationaliser les processus afin de profiter au maximum de votre activité. Ces solutions offrent des avantages significatifs tels que la facilité de réservation des bureaux et des salles, l'analyse en temps réel de l'utilisation de l'espace et des intégrations simples pour que tout fonctionne comme sur des roulettes.

Cet article de blog illustre neuf types de logiciels de gestion de l'espace de travail qui s'avèrent indispensables pour vous aider à gérer efficacement votre environnement de travail flexible. Mais pour commencer, voyons les raisons qui rendent ces outils numériques plus importants que jamais.

Pourquoi les outils de gestion de bureau sont-ils plus importants que jamais ?

L'essor de la numérisation dans les entreprises

La numérisation a donné un nouveau souffle aux entreprises. La technologie simplifie les processus et améliore la communication. Le passage au numérique permet de gagner du temps et de réduire la paperasse. Il est facile de partager rapidement des informations, de gérer efficacement des tâches et de rester connecté, même à distance. Les outils de travail modernes répondent aux exigences des bureaux d'aujourd'hui tout en permettant à chacun de rester sur la même longueur d'onde et en assurant le bon déroulement des opérations.

L'objectif depuis toujours : augmenter l'espace et optimiser les coûts

Les outils de gestion de bureau vous permettent également de réduire les coûts et de mieux utiliser votre espace. Ils vous aident à optimiser les aménagements, à coordonner les réservations et à suivre l'utilisation. En identifiant les zones sous-utilisées ou mal utilisées, vous pouvez repenser votre stratégie de planification de l'espace de bureau afin d'améliorer votre espace de travail. Faire en sorte que chaque mètre carré soit bien exploité permet d'économiser de l'argent et de créer un lieu de travail plus productif. L'utilisation judicieuse des ressources vous permet de faire progresser votre entreprise.

La recherche sans fin de plus d'efficacité et d'efficience

Ces outils automatisent les tâches routinières, rationalisent les flux de travail et stimulent la collaboration pour les équipes et les responsables informatiques, mais aussi pour les employés. Ils ont plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. Vous pouvez tout organiser grâce à des fonctionnalités telles que la planification automatisée et le suivi des tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser une plateforme qui combine la planification, la gestion de projet et la communication en un seul endroit. Cette intégration réduit les erreurs et permet à chacun de connaître ses responsabilités. Ainsi, votre personnel travaille efficacement et reste sur la bonne voie.

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Quels sont les outils de gestion de bureau indispensables ?

1. Logiciel de gestion des espaces de bureaux

Pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion des espaces de bureaux est-il utile ? 

La gestion de l'espace de travail peut être un défi, en particulier pour les équipes hybrides. Les logiciels de gestion de l'espace de travail simplifient cette tâche. Ils vous aident à utiliser chaque centimètre de manière efficace, à réduire le gaspillage d'espace tout en économisant de l'argent. Vous disposez également de données en temps réel pour prendre des décisions rapides et intelligentes. Ces types de logiciels s'adaptent rapidement aux changements, ce qui est également un véritable enjeu, compte tenu de la rapidité avec laquelle le monde du travail et les attentes des employés évoluent. Ils assurent le bon déroulement des opérations et optimisent votre espace de travail au profit de votre équipe.

Quel est le meilleur logiciel de gestion des espaces de bureaux ?

Voici quelques outils de gestion de l'espace de travail à prendre en considération : 

  • deskbird offre une solution conviviale de réservation de bureau et de planification de la semaine.
  • iOffice permet de rationaliser les opérations de l'établissement et améliorer l'utilisation de l'espace.
  • Espace bureau optimise l'utilisation de l'espace et permet de planifier efficacement l'agencement de votre bureau.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
deskbird
  • réservation de bureau
  • Réservation de salles
  • Réservation à la place de ses invités
  • Planification hebdomadaire
  • analyse du lieu de travail
  • Des intégrations transparentes
  • Attribution d'espaces de travail dédiés
  • plan d'étage interactif
  • et plus
À partir de 1,95 € par utilisateur et par mois avec le plan annuel Oui
iOffice
  • Gestion des installations
  • Opérations rationalisées
Les détails de la tarification ne sont pas clairs Non
Espace bureau
  • gestion de l'espace
  • Gestion des déménagements
  • réservation de bureau
  • Rapports et analyses
  • Gestion des installations
Les détails de la tarification ne sont pas clairs Oui

2. Systèmes de réservation de bureaux et de salles

Pourquoi l'utilisation d'un système workspace booking est-elle indispensable ? 

Un système workspace booking facilite la réservation des bureaux et des salles. Il permet d'éviter les doubles réservations et d'assurer la fluidité de votre planning hybride. En quelques clics, votre équipe sait exactement où elle doit se trouver, ce qui stimule la productivité. Chacun a un endroit où travailler, ce qui réduit le stress et la confusion.

Quels sont les meilleurs logiciels de réservation de bureaux ?

Voici les meilleurs outils de réservation de bureaux qui peuvent rationaliser la gestion de votre bureau :

  • deskbird simplifie la réservation des bureaux et la planification de la semaine 
  • Clearooms permet de réserver facilement des bureaux et des salles de réunion et fournit des rapports d'utilisation.
  • Tactique permet de organiser facilement les bureaux et les salles dans un lieu de travail hybride.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
deskbird
  • Réservation de bureaux
  • Réservation de salles
  • Réservation à la place de son invité
  • Planification hebdomadaire
  • Analyse du lieu de travail
  • Des intégrations transparentes
  • Attribution d'espaces de travail dédiés
  • Plans d'étage interactifs
  • et plus encore.
A partir de 1,95 € par utilisateur et par mois avec le plan annuel. Oui
Clearooms
  • Réservation de bureaux
  • Planification des salles de réunion
  • Rapports d'utilisation.
A partir de 80 € par utilisateur et par mois, en fonction de l'utilisation. Oui
Tactique
  • Réservation de bureaux
  • Plans des bureaux ;
  • Programmation des réunions.
À partir de 2,25 $ par bureau et par mois. Oui

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3. Plateformes de communication en ligne

Pourquoi est-il important d'utiliser une plateforme de communication en ligne ?

Il est essentiel que votre équipe hybride reste connectée, surtout si elle travaille dans des endroits différents et à des heures différentes. Les plateformes de communication en ligne facilitent cette tâche et il est devenu impossible de travailler efficacement sans elles. Elles combinent la messagerie instantanée, les appels vidéo et le partage de fichiers en un seul endroit. Cela permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde, qu'il soit présent au bureau ou qu'il travaille à distance. 

Quels sont les meilleurs outils de communication en ligne ?

Voici les outils de communication les plus connus :

  • Slack : la communication avec votre équipe se fait à travers des messages et de canaux.
  • Microsoft Teams : Intégration à la suite Office pour les appels textuels, vocaux et vidéo.
  • Zoom : des vidéoconférences avec partage d'écran et enregistrement.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
Slack
  • Messagerie
  • Canaux
  • Intégration avec les outils de travail
  • Partage de fichiers.
Plan gratuit - Plans payants à partir de 8,25 €/mois. Oui
Microsoft Teams
  • Texte
  • Voix
  • Appels vidéo
  • Intégration avec la suite Office.
À partir de 4,00 $ par utilisateur et par mois. Oui (pas pour le plan de base).
Zoom
  • Vidéoconférence
  • Enregistrement
  • Partage d'écran.
Plan gratuit - Plans payants à partir de 15,99 $/mois/utilisateur et sont facturés mensuellement. Non (mais un plan gratuit est disponible).

4. Solutions de gestion financière

Pourquoi l'utilisation d'un outil de gestion financière numérique est-elle si importante ?

Les équipes comptables peuvent également bénéficier d'un peu de soutien grâce aux outils de gestion de bureau. Les solutions numériques de gestion financière leur permettent de contrôler les finances de votre entreprise. Elles automatisent les tâches liées à la facturation, aux dépenses et à la paie, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Tout étant centralisés, ils peuvent facilement suivre les budgets, prévoir les coûts et prendre des décisions avisées.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion financière ?

Voici les meilleurs logiciels de gestion financière :

  • Xero permet de gérer efficacement la facturation, les dépenses et les salaires.
  • Expensify il suffit de scanner les reçu pour que les dépenses soient gérées. Les informations relatives aux cartes de crédit peuvent être importées.
  • Wave: un logiciel gratuit pour gérer les facturations, les paiements et les paies.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
Xero
  • Facturation
  • Gestion des stocks
  • Rapprochement bancaire.
À partir de 29 $ par mois. Oui
Expensify
  • Déclarations de dépenses
  • Suivi de la réception
  • Gestion des remboursements.
À partir de 5 $ par utilisateur/mois pour un abonnement annuel. Oui
Vague
  • Facturation
  • Paiements
  • Paie.
Plan gratuit et plan Pro à 16 $/mois avec facturation mensuelle. Non (mais un plan gratuit est disponible).

5. Outils de gestion des ressources humaines

Pourquoi est-il utile d'utiliser des outils de gestion des ressources humaines ?

Les outils de gestion des ressources humaines simplifient le travail de vos collaborateurs en automatisant des tâches telles que le suivi des dossiers du personnel et des salaires. Ils leur fournissent des données en temps réel, ce qui les aide à prendre de meilleures décisions concernant le personnel. Ces solutions renforcent également l'engagement des employés en leur donnant un accès simple aux services RH, ce qui accroît leur satisfaction. 

Cela signifie que vous consacrez moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à l'amélioration de votre environnement de travail. Ils rendent la gestion des ressources humaines simple et efficace.

Quelles sont les meilleures solutions de gestion des ressources humaines ?

Vous pouvez essayer ces solutions de gestion des ressources humaines :

  • Gusto pour simplifier la gestion des salaires, des avantages sociaux et du personnel.
  • BambooHR : une plateforme facile à utiliser pour tout ce qui concerne les RH.
  • ADP Workforce Now : pour gérer la paie, les employés et la gestion des talents en un seul endroit.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
Gusto
  • Paie
  • Avantages
  • Gestion des ressources humaines.
À partir de 40 $ par mois. Non
BambooHR
  • Base de données des employés et établissement de rapports ;
  • Paie, temps de travail et avantages sociaux
  • Embauche et intégration.
Les détails de la tarification ne sont pas transparents. Non
ADP Workforce Now
  • Paie
  • Gestion des ressources humaines ;
  • Gestion des talents
  • Administration des prestations.
Les détails de la tarification ne sont pas transparents. Non

6. Outils de gestion de projet

Pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est-elle indispensable ?

Les logiciels de gestion de projet ont redonné de l'élan aux chefs d'équipe dans un environnement de travail hybride. Ils vous aident à planifier et à organiser les activités, en veillant à ce que tout se passe bien. Grâce à ces outils, vous pouvez assigner des tâches, fixer des délais et suivre les progrès réalisés, le tout en un seul endroit. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d'onde et la productivité s'en trouve stimulée. 

Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ?

Voici les logiciels de gestion de projet les plus utilisés :

  • Asana : pour suivre les tâches et les projets grâce à des vues flexibles.
  • Trello : pour gérer visuellement vos tâches à l'aide de tableaux, de listes et de cartes.
  • ClickUp  pour organiser vos tâches à l'aide de listes de tâches, de rappels et de suivi des objectifs.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
Asana
  • Gestion des tâches
  • Suivi des projets
  • Vues flexibles.
Plan gratuit - Plans payants à partir de 13,49 €/mois. Non (mais un plan gratuit est disponible).
Trello
  • Gestion visuelle des tâches
  • Tableaux Kanban
  • listes ;
  • Automatisation
  • Modèles
  • Cartes.
Plan gratuit - Plans payants à partir de 5 $ par utilisateur/mois s'ils sont facturés annuellement. Oui, pour le plan Premium.
ClickUp
  • Listes de choses à faire
  • Rappels
  • Suivi des objectifs et du temps.
Plan gratuit - Plans payants à partir de 7 $ par utilisateur/mois s'ils sont facturés annuellement. Non (mais un plan gratuit est disponible).

7. Plateformes de partage et de gestion de documents

Pourquoi l'utilisation d'une solution de partage et de gestion de documents est-elle inévitable ?

Les solutions de partage et de gestion de documents permettent d'organiser vos fichiers et d'y accéder facilement. Elles vous permettent de stocker, de partager et de collaborer sur des documents en toute sécurité. Ces logiciels facilitent la recherche et l'extraction de documents clés, ce qui vous fait gagner du temps, à vous et à vos collègues. Il garantit également que tout le monde dispose de la dernière version des documents. Par conséquent, en rationalisant la gestion des documents, vous augmentez l'efficacité et réduisez les erreurs. 

Quels sont les meilleurs outils de partage et de gestion des documents ?

Parmi les principaux outils de partage et de gestion de documents, on peut citer

  • Espace de travail Google  pour sauvegarder et partager des documents et collaborer en temps réel.
  • Dropbox pour partager facilement des fichiers grâce à de nombreuses intégrations.
  • Box  pour gérer vos documents et collaborer en toute transparence.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
Espace de travail Google
  • Stockage dans le nuage
  • Outils de productivité
  • Contrôle administratif.
À partir de 6 USD par utilisateur/mois, avec un engagement d'un an. Oui
Dropbox
  • Partage de fichiers
  • Synchronisation
  • Des intégrations étendues.
A partir de 10 € par utilisateur/mois. Oui
Box
  • Gestion des fichiers
  • Fonctions de recherche
  • Collaboration sans faille.
A partir de 18 € par utilisateur/mois, pour un minimum de 3 utilisateurs. Non

8. Systèmes de planification des employés

Pourquoi l'utilisation d'un système de planification des employés est-elle utile ?

Si vous faites partie de la majorité des organisations qui ont adopté un modèle de travail flexible au cours des deux dernières années, l'utilisation d'un système de planification des employés est nécessaire. Il simplifie la planification hybride tout en stimulant la collaboration et la productivité. Vous rationalisez les opérations grâce à des calendriers automatisés, ce qui facilite le travail des équipes et les demandes de congés. Les membres de l'équipe bénéficient d'horaires clairs et cohérents, ce qui accroît leur satisfaction et leur fidélisation. Cet outil garantit le respect de la législation du travail et permet à votre personnel de concilier vie professionnelle et vie privée.

Quelles sont les meilleures applications de planification des employés ?

Parmi les meilleurs outils de planification des employés, on peut citer

  • deskbird : une solution de réservation de bureaux et de planification hebdomadaire
  • Sling : pour gérer son temps, planifier ses horaires et communiquer efficacement.
  • When I work : pour enregistrer vos heures d'arrivée et de départ, demander des congés et gérer vos horaires sur mobile.

Tableau de comparaison
Outil Caractéristiques principales Prix Essai gratuit
deskbird
  • Réservation de bureaux
  • Réservation de salles
  • Réservation à la place de son invité
  • Planification hebdomadaire
  • Analyse du lieu de travail
  • Des intégrations transparentes
  • Attribution d'espaces de travail dédiés
  • Plans d'étage interactifs
  • et plus encore.
A partir de 1,95 € par utilisateur et par mois avec le plan annuel. Oui
Sling
  • Gestion du temps
  • Planification
  • Communication.
Plan gratuit - Plan payant à partir de 2,00 $ par utilisateur/mois. Oui
Quand je travaille
  • Horaires de début et de fin
  • Demandes de congés
  • Application mobile.
À partir de 2,50 $ par utilisateur et par mois Oui

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Pourquoi deskbird est-il un logiciel de gestion de l'espace de travail essentiel à inclure dans votre boîte à outils ?

Un logiciel convivial de réservation de salles et de bureaux

deskbird est le logiciel de réservation de bureaux qui facilite la gestion des espaces de travail. En quelques clics, vous pouvez réserver un bureau, une salle ou tout autre espace de travail dont vous avez besoin (et même un parking ! 🚗). Notre système convivial réduit les tracas liés à la gestion des espaces et garantit que tout le monde dispose d'une place en cas de besoin. Fini la confusion et le chaos des réservations manuelles. Notre outil simplifie le processus pour vous et votre équipe, rendant les opérations quotidiennes plus fluides et plus efficaces.

Plan d'étage interactif moderne

Grâce au plan d'étage interactif de deskbird, vous pouvez voir exactement où se trouve chaque personne à tout moment. Cette fonction facilite les contacts et la collaboration. Au lieu d'errer à la recherche de vos collègues, il vous suffit de trouver rapidement leur emplacement et de vous organiser en conséquence. La représentation visuelle de votre espace de travail permet d'optimiser l'utilisation de l'espace, d'améliorer l'agencement des bureaux et de stimuler le flux de travail global.

Analyse en temps réel du lieu de travail

Notre logiciel fournit également des analyses en temps réel du lieu de travail qui vous montrent comment votre espace est utilisé. Combien de personnes viennent sur le site par jour ? Quelles sont les salles de réunion les plus utilisées ? Quels sont les bureaux les plus réservés dans votre entreprise ? Ces données vous aident à prendre des décisions éclairées sur l'allocation et l'utilisation de l'espace, en optimisant l'agencement pour une satisfaction et une efficacité maximales des employés. En outre, la compréhension des tendances d'occupation et d'utilisation vous permet de réduire les coûts en optimisant et en utilisant votre espace de manière plus efficace.

Intégrations transparentes

Les intégrations sont indispensables lorsque vous recherchez les meilleures technologies dans lesquelles investir pour votre espace de travail. deskbird s'intègre de manière transparente à des plateformes telles que MS Teams et Slack pour s'intégrer en douceur à votre flux de travail existant. Ces intégrations permettent une communication et une coordination accessibles au sein de votre équipe. Qu'il s'agisse de planifier des réunions ou des événements, deskbird fonctionne harmonieusement avec vos applications préférées, ce qui en fait un ajout polyvalent à votre boîte à outils de gestion de l'espace de travail.

Nouvelles fonctionnalités modernes et actualisées

Nous mettons continuellement à jour nos fonctionnalités et en développons de nouvelles pour suivre les dernières tendances de l'avenir du travail et répondre à vos attentes. Nous sommes à l'écoute des commentaires de nos utilisateurs pour leur offrir la meilleure expérience possible. Cela signifie que vous avez toujours accès au logiciel le plus innovant pour gérer l'espace de travail de votre entreprise et fournir un environnement de travail positif et prospère à votre personnel.

La gestion d'un lieu de travail hybride peut s'avérer difficile, mais les bons outils de gestion de bureau font toute la différence. Nous avons parlé de neuf types de ressources numériques qui vous apportent, à vous et à vos employés, un soutien essentiel, comme les systèmes de réservation de bureau, les plateformes de communication et les logiciels de planification. Grâce à ces différents ensembles de technologies, vous devriez être en mesure de rationaliser vos opérations, d'optimiser votre espace de travail et d'accroître votre efficacité. Chacune de ces solutions joue un rôle de taille en vous aidant à gérer votre espace de travail avec succès.

Ceci dit, vous préférerez peut-être investir dans des solutions qui peuvent remplir plusieurs fonctions et éviter de multiplier les outils. 

Par ailleurs vous pouvez demander une démonstration gratuite de l' application deskbird pour découvrir les fonctionnalités de notre outil, telles que la réservation de bureaux, l'analyse des bureaux, la planification des employés, etc.

Sources :

8 outils et applications de gestion de bureau à avoir sous la main

Paulyne Sombret

Paulyne est une experte très respectée du travail hybride. Elle est connue pour ses écrits sur la durabilité dans le bureau hybride, les modèles de travail flexibles et l’expérience des employés. Forte d’une solide expérience en contenu et en référencement, son travail explore les tendances passionnantes et les dernières nouvelles du monde du travail.

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