Aménagement de l'espace de bureau : Pourquoi et comment changer positivement ?

Nos modes de travail ont évolué de manière spectaculaire au cours des dernières années. L'augmentation de la flexibilité du travail et la technologie sont les deux principaux changements. Pour intégrer ces changements en douceur et avec succès, l'aménagement de l' espace de bureau est inévitable, car les espaces de travail ont également besoin d'être modernisés.

L'expérience et la satisfaction des employés doivent être au centre des préoccupations lors du remaniement des politiques de travail et de l'aménagement de l'espace de travail. Votre bureau est-il conçu pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration? Les membres de votre équipe hybride peuvent-ils disposer de leur propre bureau lorsqu'ils en ont besoin ? L'agencement et la conception génèrent-ils une atmosphère propice au bien-être ou au stress?

Dans cet article, nous partageons avec vous les avantages de la création d'un environnement de travail physique qui s'adapte aux nouvelles exigences de la main-d'œuvre moderne. Nous fournissons également une liste de contrôle pour l'aménagement des espaces de bureau , qui met l'accent sur six aspects essentiels pour faire la différence et créer un espace de travail qui réponde aux besoins de chacun.

Qu'est-ce que la planification de l'espace de bureau ?

L'aménagement de l'espace de bureau expliqué

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La définition de l'aménagement d'un espace de bureau est assez simple. Il s'agit du processus de conception d'un espace de travail qui répond aux besoins de l'entreprise et des employés. Il sert non seulement à maximiser l'efficacité de l'espace, mais aussi à améliorer la créativité et la productivité du personnel. Les membres de l'équipe doivent aimer venir au bureau en sachant qu'ils peuvent travailler et collaborer dans les meilleures conditions. Cela implique d'avoir accès à l'équipement et à la technologie appropriés et de se sentir motivé et inspiré par leur environnement.

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La planification de la structure et de la conception du bureau ne se limite pas à l'aspect de l'espace de travail. Cela implique également l'atmosphère que vous souhaitez créer. Le choix du mobilier, l'agencement du plan de travail et la décoration renforcent une certaine ambiance et reflètent vos valeurs. D'une part, opter pour un aménagement de bureau biophilique et intégrer des zones de détente stimule le bien-être des employés, ce qui favorise la créativité, l'engagement et la productivité. D'autre part, ne pas anticiper la nécessité de bureaux individuels et de zones de tranquillité pour les personnes qui ont besoin d'un endroit pour se concentrer sur des tâches spécifiques peut être source de frustration et de stress. 

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Les principaux avantages d'un aménagement bien pensé de l'espace de bureau

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Une planification réussie de l'espace de travail implique de prendre en compte les attentes de l'organisation et des membres de l'équipe. Si vous avez également mis en place des modalités de travail flexibles au cours des dernières années, la réduction de l' espace de bureau est probablement un choix judicieux pour adapter la taille de votre espace de travail à vos nouveaux besoins. En outre, votre personnel est plus susceptible de se concentrer sur des projets de groupe lorsqu'il travaille sur place et sur des tâches individuelles lorsqu'il travaille à domicile. Le rôle du lieu de travail physique s'en trouve entièrement modifié. Par exemple, vous voudrez peut-être ajouter des salles de réunion et d'autres espaces collectifs.

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La création d'un espace de travail bien conçu profite à votre entreprise plus qu'aux membres de votre équipe. Parmi les avantages les plus évidents, l'aménagement de l'espace de travail vous aide dans les domaines suivants :

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• l'optimisation de l'espace ;
• la réduction des coûts ;
• l'expérience des employés ;
• la collaboration et le travail d'équipe ;
• la culture organisationnelle;
• la santé physique et mentale des travailleurs ;
• la productivité et la performance ;
• l'attraction et la rétention des talents.

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Comment aménager un espace de bureau en 6 étapes ?

1. Analyser l'utilisation actuelle de l'espace de travail

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Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, vous devez savoir comment votre espace de bureau est actuellement utilisé. Combien de personnes sont autorisées à venir sur place chaque jour ? Quel type d'espace de travail préfèrent-elles ? Peuvent-elles accéder facilement aux bureaux ou aux salles de réunion dont elles ont besoin, ou cela crée-t-il parfois des conflits d'horaires? 

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Il est également essentiel d'analyser la manière dont votre personnel utilise l'espace de travail. Par exemple, si les membres de votre équipe travaillent sur leur ordinateur assis sur un canapé plutôt que sur une table, demandez-leur pourquoi. Il se peut qu'ils se sentent plus productifs dans ce type d'espace que dans un poste de travail unique avec un simple bureau et une chaise rigide.

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Pour comprendre l'utilisation et l'occupation de vos bureaux, nous vous recommandons vivement de vérifier l'analyse de votre lieu de travail afin de prendre des décisions fondées sur des données et de recueillir les commentaires de vos employés afin de créer un environnement de travail centré sur l'employé.

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2. Faites participer vos employés au processus

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L'aménagement de votre espace de travail doit répondre aux besoins de votre entreprise, mais il doit également tenir compte du type d'environnement qui favorise la productivité et le bien-être de votre équipe. Ils sont l'épine dorsale de votre entreprise, et leur offrir un lieu de travail dans les meilleures conditions pour qu'ils s'épanouissent est aussi crucial pour vous que pour eux. La meilleure façon de planifier votre espace de travail en fonction de leurs besoins est de les inclure dans le processus. 

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Vous pouvez leur demander en personne ce qu'ils pensent de leur utilisation actuelle et ce qui, selon eux, manque pour qu'ils aient envie de venir au bureau et de travailler aussi efficacement qu'à la maison ou sur un troisième lieu de travail. Les questionnaires de satisfaction des employés sont également une solution facile pour obtenir un retour d'information honnête et constructif. Les membres de l'équipe ont ainsi le temps de réfléchir et de noter les aspects les plus importants qu'ils s'attendent à trouver en venant sur place. Cela vous permet d'aménager un espace de bureau correspondant aux besoins de votre personnel.

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3. Tenir compte de la culture et des valeurs de votre lieu de travail

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L'aménagement de votre immeuble de bureaux doit également refléter votre culture d'entreprise et vos valeurs. Imaginez que vous encouragez le travail d'équipe et que vous demandez à vos employés de collaborer autant que possible. Pourtant, ils ont régulièrement du mal à trouver un espace pour se réunir. Cela créerait de la frustration et de la déception.

Votre personnel aura l'impression que les valeurs d'entreprise que vous essayez d'encourager ne sont que des mots. En outre, il serait difficile pour les dirigeants et les membres de l'équipe de faire leur travail conformément aux valeurs que vous promouvez. Cela peut avoir une influence sur le développement de votre entreprise à long terme. Elle peut avoir un effet négatif sur la satisfaction au travail et, par conséquent, sur la rotation du personnel. Ce n'est pas quelque chose que vous souhaitez vivre. C'est pourquoi il est essentiel de construire un espace de bureau qui reflète votre culture d'entreprise.

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Par exemple, s'il est important pour vous d'avoir un impact positif sur notre planète, vous devez faire de réels efforts et inclure des idées de développement durable pour les entreprises dans la planification de votre espace de bureau.

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4. Donner la priorité à la configuration d'un plan d'occupation des sols en fonction de la variété et de la flexibilité de l'espace

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Un aménagement de bureau idéal doit être équilibré pour fonctionner. Une structure composée uniquement de bureaux individuels n'est plus synonyme d'aménagement réussi de l'espace de travail. Mais un espace de bureau composé uniquement d'espaces de travail collaboratifs ne convient pas non plus à tout le monde et à tous les postes de travail. 

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Vous ne pouvez pas avoir le nombre parfait de bureaux, de salles de réunion, etc., car les besoins de votre personnel peuvent changer d'un jour à l'autre en fonction des tâches qu'il doit accomplir. Cependant, offrir différents espaces de bureau en fonction de leurs besoins est ce qui se rapproche le plus d'un environnement de travail centré sur l'humain et prospère.

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C'est à ce moment-là que les résultats de l'analyse de votre lieu de travail et les commentaires de vos employés deviennent très utiles. Ils vous permettent de déterminer la bonne combinaison entre les postes de travail assignés, les salles de réunion, les espaces de conférence individuelle, les zones de rassemblement, etc. Vous devez également prendre en compte d'autres facteurs, tels que le fait de savoir si votre structure de plan d'étage sera construite sur une configuration de travail basée sur l'activité ou non, par exemple.

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5. Concevoir un environnement de travail sûr et sain

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Plus que jamais, il est essentiel de créer un environnement de travail sûr et sain. Il ne s'agit pas seulement de respecter les lignes directrices communes en matière de santé et de sécurité au travail, mais aussi de créer un lieu qui améliore la santé physique et mentale. L'aménagement de votre lieu de travail joue un rôle essentiel. Il peut déclencher du stress et de l'anxiété tout comme il peut favoriser le bien-être et la créativité. L'impact psychologique de la lumière artificielle est différent de celui de la lumière naturelle. Il en va de même pour les employés exposés à un environnement biophilique par rapport à ceux qui évoluent dans un espace de travail allégé. 

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Par conséquent, en fonction de votre budget et de ce qui compte le plus pour vous, vous pourriez vouloir.. :

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• investir dans du mobilier et des technologies ergonomiques ;
• dédier une pièce aux activités sportives ;
• se concentrer sur la qualité de l'air de votre bureau ;
• revoir l'aménagement de votre lieu de travail et en créer un qui favorise la santé mentale ;
• mettre en place davantage d'espaces pour favoriser les interactions sociales et le sentiment d'appartenance à la communauté.

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6. Évaluez vos besoins futurs dans le cadre de votre stratégie de planification de l'espace de bureau.

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Comme toute entreprise, vous souhaitez probablement développer et étendre votre activité. S'il est correctement mis en place, l'agencement de votre bureau et les cinq étapes que nous avons partagées avec vous peuvent créer un environnement propice à la croissance de votre entreprise. 

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N'oubliez pas que l'une des raisons pour lesquelles il est essentiel de se concentrer sur l'aménagement des espaces de bureau est qu'il joue un rôle clé dans l'amélioration de la satisfaction et de la productivité des employés. Avec des membres de l'équipe plus heureux et plus engagés, les chances qu'ils s'épanouissent et que votre entreprise se développe augmentent.

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C'est un fait dont vous devez tenir compte lorsque vous travaillez à l'aménagement de votre lieu de travail. Vous ne voulez pas vous retrouver dans quelques mois avec des bureaux obsolètes qui ne répondent pas à vos besoins en termes de capacité et aux exigences de vos employés. Vous devez donc vous souvenir de vos objectifs et adapter votre stratégie d'aménagement de l'espace de travail en conséquence.

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Pourquoi l'application deskbird est-elle essentielle pour améliorer l'agencement de votre immeuble de bureaux ?

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deskbird soutient toutes les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride. Notre application de réservation de bureaux vous aide à gérer votre espace de travail et à répondre aux besoins de vos employés. Grâce à notre technologie, vous évitez les problèmes de planification de l'espace de bureau qui surviennent généralement dans une configuration hybride.

Analyse des bureaux pour comprendre l'utilisation et l'occupation de vos bureaux

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Par exemple, notre logiciel de réservation de bureaux et de salles vous aide à comprendre comment votre personnel utilise le bureau et à identifier ses besoins. Vous pouvez voir le nombre de personnes présentes dans le bureau chaque jour, les zones les plus réservées et la durée de la réservation. À partir de vos observations et de votre analyse, vous pouvez aménager votre espace de travail en conséquence. Toutefois, n'oubliez pas que même si cet outil vous donne une idée claire des points à améliorer, le retour d'information de vos employés est tout aussi important.

Des fonctionnalités centrées sur les personnes pour améliorer la satisfaction et l'expérience des employés

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De plus, nos fonctionnalités centrées sur les personnes ont été créées pour faciliter la vie de chacun. Par exemple, nous avons réalisé que même si l'avenir du travail est axé sur la flexibilité, cela ne signifie pas que tous les employés apprécient de travailler à partir d'un bureau différent à chaque fois qu'ils viennent sur le site. C'est pourquoi nous avons récemment lancé la fonction d'espaces assignés, qui permet aux responsables d'attribuer des espaces de travail spécifiques pour une certaine durée aux membres de l'équipe qui en font la demande.

La collaboration au centre de la scène pour répondre aux besoins des équipes hybrides

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De diverses manières, l'application deskbird permet à votre personnel hybride de mieux collaborer. La fonction de planification hebdomadaire permet aux managers et aux membres de l'équipe de voir l'emploi du temps de chacun. Ils peuvent ainsi tenir compte de la date à laquelle leurs collègues indiquent qu'ils seront sur place et planifier leurs journées de travail en conséquence. S'ils doivent travailler sur un projet collectif, ils peuvent facilement utiliser l'option de réservation de salle pour s'assurer qu'ils disposent de l'espace de réunion dont ils ont besoin. La fonction de plan interactif est très utile lorsque des personnes décident de travailler dans les locaux de l'entreprise à la dernière minute et n'ont pas encore réservé d'espace de travail. En quelques secondes, ils peuvent voir où se trouvent les places disponibles et leurs coéquipiers dans le bureau. 

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Alors que certaines entreprises tentent de ramener leurs employés au bureau, l'aménagement des espaces de bureaux est devenu un sujet crucial pour toutes les organisations. Vos locaux doivent répondre aux besoins de votre personnel et s'adapter aux tendances de l'avenir du travail. 

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Un aménagement de l'espace de travail bien pensé améliore la satisfaction, la productivité et le bien-être des travailleurs, ce qui se traduit directement par des résultats positifs et la croissance de l'entreprise. Toutefois, cela nécessite un travail en amont basé sur l'analyse des données et des commentaires du personnel. Les six étapes présentées dans cet article devraient vous aider à créer un environnement de travail épanouissant. Enfin, n'oubliez pas de tenir compte de la façon dont les membres de votre équipe se sentent dans l'aménagement de leur bureau. Parce que la technologie des espaces de travail hybrid es est indispensable pour répondre aux besoins des travailleurs d'aujourd'hui et rester compétitif, l'utilisation d'une plateforme de gestion des espaces de travail hybrides telle que deskbird est essentielle.

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