Aménagement des espaces de bureaux : 6 facteurs clés à prendre en compte

Comme notre environnement de travail change, nos espaces de travail évoluent également. Les résultats positifs découlant de l'attention portée au bien-être des employés ont récemment joué un rôle dans le remaniement des politiques de travail et de la conception des espaces de travail. Cela peut avoir un impact réel sur la productivité de la main-d'œuvre. L'aménagement de votre espace de travail est-il conçu pour favoriser le travail en équipe? Les gens peuvent-ils avoir leur propre bureau assigné , quand ils en ont le besoin ? Se sentent-ils à l'aise ou anxieux lorsqu'ils arrivent au bureau ? Dans cet article, deskbird vous explique comment créer un aménagement de bureau qui changera l'expérience globale de vos employés au travail. Des idées d'espaces collaboratifs à la création d'un environnement à la fois sûr et sain, nous avons décidé de mettre en avant 6 aspects de l'aménagement de bureauqui font réelement la différence. Étape par étape, nous partageons avec vous les caractéristiques les plus importantes afin de construire un espace de travail correspondant aux besoins de chacun. 

Qu'est-ce que la planification de l'espace de bureau ?

La définition de l'aménagement de l'espace de bureau est assez simple. Il s'agit du processus de conception d'un espace de travail répondant aux besoins de l'entreprise, autant qu'à ceux des employés. Il sert non seulement à maximiser l'efficacité de l'espace, mais aussi à améliorer la créativité et la productivité du personnel. Les travailleurs doivent aimer venir au bureau en sachant qu'ils pourront travailler et collaborer dans les meilleures conditions. Cela implique d'avoir accès aux bons équipements et à la bonne technologie, mais aussi de se sentir motivés et inspirés par leur environnement. 

En effet, la planification de la structure et de l'aménagement du bureau implique également de se concentrer sur l'atmosphère que vous souhaitez créer. Une certaine ambiance au sein de l'espace de travail est créée en fonction du choix du mobilier, de la disposition du plan d'étage lui-même ainsi que de la décoration pour laquelle vous optez. D'une part, l'ajout de plantes et d'espaces de détente permettra, notamment, d'améliorer le bien-être de vos employés. Par conséquent, il en résultera plus de créativité et d'engagement. D'autre part, ne pas prévoir de bureaux individuels et de zones de calme peut créer de l'anxiété. En effet, ce manque d'accès à un endroit pour se concentrer sur des tâches importantes peut être source de frustration et de stress. 

‍

➡️ Lisez notre article pour en savoir plus sur la manière de créer une culture positive sur le lieu de travail.

‍

Comment aménager un espace de bureau en 6 étapes ?

1. Analyser l'utilisation actuelle de l'espace de travail 

Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, et surtout si vous êtes une entreprise hybride, vous devez analyser l'utilisation réelle de vos bureaux. Combien de personnes sont autorisées à venir sur place chaque jour ? Y a-t-il plus ou moins de personnes qui viennent par rapport au nombre autorisé? 

Il est également important d'observer comment les différentes zones sont occupées. Les gens utilisent-ils davantage les salles de collaboration, les bureaux individuels ou les zones de détente ? Par exemple, si les membres de votre équipe travaillent sur leurs ordinateurs assis sur les canapés au lieu de profiter d'une table adéquate, demandez-leur pourquoi ? Il se peut qu'ils se sentent plus productifs dans ce type d'espace plutôt que dans un poste de travail individuel avec un simple bureau et une chaise dure. C'est exactement là que notre nouvelle fonctionnalité de planification hebdomadaire entre en jeu.

2. Faites participer vos employés au processus

La façon dont vous utilisez votre espace de bureau dépend de votre secteur d'activité, mais pas seulement. Elle dépend également du type d'environnement améliorant la productivité de votre équipe. Pour recueillir leur avis, vous pouvez commencer par leur faire part de votre désir de transformer l'espace de travail en un aménagement plus productif et plus agréable. Ensuite, vous pouvez soit leur demander directement ce qu'ils pensent de l'utilisation actuelle de l'espace et ce qui, selon eux, manque. Vous pouvez également leur envoyer des questionnaires en ligne. En procédant ainsi, vous vous assurez de mettre en place un espace de travail qui correspond aux besoins spécifique de vos employés. En outre, vous leur montrez que leur bien-être compte pour vous. 

3. Tenir compte de la culture de votre lieu de travail

L'aménagement de votre immeuble de bureaux doit également refléter votre culture d'entreprise. Imaginez que vous encouragiez le travail d'équipe et que vous demandiez à vos employés de travailler en collaboration, mais qu'ils aient constamment du mal à trouver un espace pour se réunir. Cela aurait-il un sens ? Cela ne ferait que créer de la frustration et de la déception. 

Ils auraient le sentiment que les valeurs d'entreprise que vous essayez de mettre en avant, ne sont pas authentiques. De plus, il serait difficile pour les dirigeants ainsi que pour les employés d'appliquer les valeurs organisationnelles. À long terme, ce n'est pas quelque chose que vous voulez expérimenter, car cela peut avoir de graves répercussions sur votre entreprise. Pour résumer, essayez toujours de construire un espace de travail faisant écho à votre culture d'entreprise.

4. Privilégiez la variété dans la structure de votre plan d'étage

L'aménagement idéal d'un bureau doit être équilibré afin qu'il fonctionne. Une structure ne comportant que des bureaux individuels, n'est plus appropriée de nos jours. De même qu'un espace de bureau basé uniquement sur des espaces de travail collaboratifs ne convient pas non plus à tout le monde ainsi qu'à tous les postes de travail.

En fonction des résultats de votre analyse et des commentaires de vos employés, il est important que vous essayiez de trouver un mélange équitable entre les postes de travail assignés, les salles de réunion, les espaces de conférence individuelle, les espaces de caucus, etc. Vous devez également tenir compte du concept sous-jacent. Votre espace de bureau sera-t-il conçu comme un espace ouvert, un système de "hot-desking", un concept de travail basé sur les activités ou autre chose ?

5. Maintenir les aspects liés à la santé et à la sécurité de la zone de bureau.

Il est plus que jamais crucial de créer un lieu de travail à la fois sûr et sain. Il ne s'agit pas seulement de respecter les directives courantes en matière de santé et de sécurité au travail, mais également de créer un lieu où la distanciation sociale est possible en cas de besoin. Dans une structure de bureau traditionnelle, vous pouvez soit retirer les bureaux ainsi que les chaises, soit interdire certains postes de travail pour pouvoir maintenir une distance correcte entre les travailleurs. 

Cependant, pour une entreprise hybride, une attention supplémentaire est requise. Les travailleurs doivent pouvoir savoir avant de venir au bureau, s'il y a encore suffisamment de bureaux libres pour respecter ces règles de sécurité. Pour résoudre ce problème potentiel, l'application deskbird propose un plan des bureaux. Les membres de l'équipe peuvent ainsi voir les places disponibles et réserver à l'avance. Un plan interactif leur permet également de savoir en temps réel s'il reste un bureau libre.

6. Pensez à la croissance de votre entreprise et à ses besoins futurs

Comme toute entreprise, vous avez probablement la volonté de vous développer et d'étendre votre activité. S'ils sont mis en place correctement, l'aménagement de votre bureau et les 6 étapes que nous venons de partager avec vous, pourront créer un environnement propice à la croissance de votre entreprise. C'est pourquoi il s'agit d'un élément que vous devez prendre en compte lorsque vous vous concentrez sur l'aménagement de votre lieu de travail. Se retrouver dans quelques mois avec des bureaux obsolètes, ne répondant pas à vos besoins de capacité et aux exigences de vos employés est la dernière chose que vous souhaitez. Vous devez garder à l'esprit vos objectifs et ainsi adapter la configuration de votre lieu de travail à cet aspect.

‍

➡️ Demandez une démo gratuite pour découvrir l'application deskbird et toutes ses fonctionnalités !

‍

Pourquoi le logiciel de "hot-desking" deskbird vous aide-t-il à aménager vos bureaux ?

Deskbird soutient toutes les entreprises basées sur un aménagement de bureau hybride. Notre objectif est de vous fournir un système de réservation de bureaux partagés pour pouvoir vous permettre de gérer votre espace de bureau et répondre ainsi aux besoins de vos employés. Cependant, grâce à notre technologie, vous pouvez également vous concentrer sur plusieurs questions relatives à l'aménagement de l'espace de bureau qui pourraient nécessiter votre attention.

Par exemple, notre logiciel de "hot-desking" vous permet d'analyser l'utilisation de votre bureau par vos employés et de mettre en évidence leurs besoins. Vous pouvez voir le nombre de personnes présentes dans le bureau chaque jour, les zones les plus occupées et pour quelle durée. À partir de vos observations et de votre analyse, vous pouvez ensuite aménager votre espace de bureau en conséquence. Cependant, gardez à l'esprit que même si cet outil vous donne une idée claire de vos besoins, le feedback de vos employés est tout aussi important. 

De plus, nos fonctionnalités centrées sur les personnes ont été créées pour faciliter la vie de chacun. L'application deskbird vous aide notamment à maintenir un espace de travail sûr, grâce à une fonction de santé intégrée appelée outil de dépistage du Covid-19. En outre, notre fonctionnalité de plan d'étage interactif permet aux employés de maintenir une distance sociale lorsque cela est nécessaire. Néanmoins, il s'agit également d'un excellent outil permettant aux utilisateurs de l'espace de trouver les membres de leur équipe et de travailler ensemble lorsque cela est possible.

Enfin et surtout, comme nous l'avons mentionné plus haut, notre force réside dans notre approche centrée sur les personnes. Nous pensons que les personnes sont au cœur de la réussite d'une entreprise. C'est pourquoi nous sommes à l'écoute de vos besoins et vous aidons à découvrir les exigences de vos collaborateurs.

L'aménagement de l'espace de bureau est un sujet important à considérer lorsqu'il s'agit de créer une atmosphère positive sur le lieu de travail. De plus, son optimisation peut réellement améliorer le bien-être et la productivité de vos employés. Cependant, vous savez désormais que c'est aussi un aspect nécessitant un travail en amont. En suivant ces 6 conseils, vous êtes sur la bonne voie pour faire de l'aménagement de vos bureaux un lieu où s'épanouissent l'efficacité et la créativité. Une fois que vous êtes prêt, n'hésitez pas à contacter l'équipe deskbirdet découvrez notre logiciel de gestion d'espace intuitif!