7 étapes pour maîtriser l'agencement de l'espace de bureau

La façon dont nous travaillons a radicalement évolué ces dernières années avec l'essor de la flexibilité du travail et de la technologie. L'expérience et la satisfaction des employés doivent être au cœur de votre stratégie lorsque vous remaniez les politiques de travail et  l'agencement de l'espace de travail. L'expérience et la satisfaction des employés doivent être au cœur de votre stratégie lors du remaniement des politiques de travail et de l'aménagement de l'espace de travail. Les membres de votre équipe hybride peuvent-ils disposer de leur propre bureau lorsqu'ils en ont besoin ? L'agencement et la conception favorisent-ils un sentiment de calme et de concentration plutôt que de stress ? Voici sept étapes pour maîtriser l'agencement de l'espace de travail dans le monde du travail d'aujourd'hui. Mais avant de nous lancer dans la création d'un espace de travailagile, prospère et fonctionnel, rappelons rapidement pourquoi il est crucial de bien aménager ses bureaux et quels résultats positifs cela peut apporter à votre entreprise.

Agencer son bureau, en quelques mots

Définition de l'agencement de l'espace de bureau

Agencer un espace de bureau consiste à concevoir un espace de travail qui réponde aux besoins de l'entreprise et des employés. Il devient donc possible de maximiser l'efficacité de l'espace et d'améliorer la créativité et la productivité du personnel. Les membres de l'équipe préfèrent se rendre au bureau, sachant qu'ils peuvent travailler et collaborer dans les meilleures conditions, en particulier, l'accès à l'équipement et à la technologie appropriés, sans oublier un environnement de travail stimulant.

Mais repenser la conception et l'agencement de votre bureau ne consiste pas seulement à disposer d'un espace de travail agréable et des meilleurs sièges. Il s'agit également de l'ambiance que vous souhaitez créer. Le choix du mobilier, des plans de l'immeuble de bureaux et de la décoration génèrent une certaine ambiance et reflètent vos valeurs. D'une part, opter pour un bureau biophilique et intégrer des espaces de détente stimule le bien-être des employés, ce qui favorise la créativité, l'engagement et la productivité. D'autre part, ne pas anticiper le besoin de bureaux individuels et de zones de tranquillité pour les personnes qui ont besoin d'un endroit pour se concentrer sur des tâches spécifiques peut être source de frustration et de stress.

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Les avantages d'un espace de travail bien agencé

Bien agencer l'espace de travail implique de considérer les attentes de l'organisation et des équipes. Si vous avez également mis en place des modalités de travail flexibles au cours des dernières années, vous avez peut-être remarqué que vous pouviez réduire la taille de votre bureau. Tout le monde ne vient pas tous les jours. Les besoins des employés ont donc évolué, ce qui permet de réaliser des économies et d'adopter des pratiques plus durables et plus efficaces sur le plan énergétique. En outre, votre personnel est plus susceptible de se concentrer sur des projets de groupe lorsqu'il vient sur place et sur des tâches individuelles lorsqu'il télétravaille. Le rôle du lieu de travail physique s'en trouve entièrement modifié. Par exemple, vous pourriez ajouter des salles de réunion et d'autres espaces collectifs.

La création d'un espace de travail bien conçu profite à votre entreprise et à ses résultats tout autant qu'elle stimule votre équipe. Parmi les avantages les plus évidents, l'aménagement de l'espace de travail vous aide dans les domaines suivants :

• l'optimisation de l'espace ;
• la réduction des coûts ;
• une meilleure expérience des employés ;
• plus de collaboration et de travail d'équipe ;
• une culture organisationnelle plus forte ;
• une meilleure santé physique et mentale des travailleurs ;
• productivité et performances accrues ;
• attraction et rétention des talents.

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7 étapes pour bien agencer votre espace de travail

1. Analyser les données relatives à l'utilisation actuelle de votre espace de travail

Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, vous devez savoir comment votre espace de bureau est actuellement utilisé. Par exemple, combien de personnes sont autorisées à venir sur place chaque jour ? Quel type d'espace de travail préfèrent-elles ? Peuvent-elles accéder rapidement aux bureaux et aux salles de réunion dont elles ont besoin, ou y a-t-il des conflits d'horaires ? Tout aussi important, analyser l'utilisation de l'espace de travail par votre personnel vous fournira d'autres informations précieuses. Par exemple, si les membres de votre équipe travaillent sur leur ordinateur assis sur les canapés plutôt qu'à une table, demandez-leur pourquoi. Il se peut qu'ils se sentent plus productifs dans cet espace que dans un poste de travail unique doté d'un simple bureau et d'une chaise rigide. Pour comprendre l'utilisation et l'occupation de vos bureaux, nous vous recommandons vivement de vérifier les données analytiques de votre lieu de travail afin de prendre des décisions fondées sur des données et de recueillir les commentaires de vos employés pour créer un environnement de travail centré sur l'employé.

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2. Impliquer les employés dans la prise de décisions

L'agencement de vos bureaux doit correspondre aux besoins de votre entreprise. Cependant, il doit aussi favoriser des environnements qui améliorent la productivité et le bien-être des membres de votre équipe. N'oubliez jamais que les employés sont un pilier pour votre entreprise. Ils peuvent la faire croître ou s'effondrer. N'hésitez pas à essayer de comprendre leurs préférences et leurs besoins pour les satisfaire et stimuler leurs performances. 

Un bon point de départ consiste à discuter avec votre équipe et à créer un environnement propice à une communication ouverte et honnête. La meilleure planification de l'espace de bureau reflète les besoins de vos employés. Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est la clé d'une prise de décision plus intelligente. Vous pouvez leur demander en personne ce qu'ils pensent de l'utilisation actuelle de l'espace et ce qui manque selon eux. 

Les questionnaires de satisfaction des employés sont également une solution facile pour obtenir un retour d'information honnête et constructif. De cette manière, votre équipe a le temps de réfléchir à ses réponses et de noter les aspects les plus importants qu'elle s'attend à trouver en arrivant sur le site.

3. Tenir compte de la culture et des valeurs de votre lieu de travail

L'agencement de votre immeuble de bureaux doit également refléter votre culture d'entreprise et vos valeurs.

Par exemple, votre culture est-elle centrée sur l'employé ? Dans ce cas, vos bureaux devraient privilégier le bien-être des employés grâce à des espaces de repos et à une conception biophilique des bureaux. Ou encore, si vous souhaitez favoriser le travail en équipe, différents types d'espaces collectifs devraient être inclus dans la planification de vos bureaux. Avoir un impact positif sur notre planète est l'un de vos principaux objectifs ? C'est bien ! Dans ce cas, vous devez faire un véritable effort pour prendre en compte les pratiques de durabilité lorsque vous recréez l'agencement de votre bureau. 

La construction d'un espace de bureau qui reflète votre culture d'entreprise est fondamentale car elle favorise la loyauté et le sentiment d'appartenance. Cela est d'autant plus important dans les environnements hybrides, où l'on passe moins de temps au bureau à interagir avec les autres en personne.

4. Privilégier un agencement qui offre des espaces variés et de la flexibilité

Tout le monde parle de flexibilité, mais cela va au-delà des modalités de travail flexibles. Pour répondre aux exigences et aux besoins de vos employés, vous devez créer un espace de travail agile, dynamique et fonctionnel. 

Par exemple, les bureaux individuels ne sont plus des aménagements utiles de l'espace de travail, car les employés se rendent au bureau pour communiquer avec leurs collègues. Toutefois, un espace de bureau composé uniquement d'espaces de travail collaboratifs ne répond pas aux besoins des emplois spécifiques qui nécessitent également des postes de travail calmes pour un travail concentré. 

Vous ne pouvez pas avoir le nombre parfait de bureaux, de salles de réunion, etc., car les besoins de votre personnel peuvent changer d'un jour à l'autre en fonction des tâches qu'il doit accomplir. Cependant, proposer différents aménagements de bureaux et des sièges flexibles est ce qui se rapproche le plus de la création d'un espace de travail prospère et centré sur les personnes.

C'est à ce moment-là que les résultats de l'analyse de votre lieu de travail et le retour d'information de vos employés deviennent très utiles. Vous devez également prendre en compte d'autres facteurs, tels que la question de savoir si votre structure de plan d'étage sera construite sur une configuration de travail basée sur l'activité ou non.‍

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5. Concevoir un environnement de travail sûr et sain

La création d'un environnement de travail sûr et sain passe par le respect des lignes directrices en matière de santé et de sécurité au travail et par l'amélioration de la santé physique et mentale.

L'agencement et la conception de votre bureau ont un rôle à jouer à cet égard. Ils peuvent déclencher du stress et de l'anxiété comme ils peuvent favoriser le bien-être et la créativité. Par exemple, la lumière artificielle a un impact psychologique différent de la lumière naturelle. Il en va de même pour les employés exposés à un environnement biophilique par rapport à ceux qui évoluent dans un espace de travail minimaliste. 

Par conséquent, en fonction de votre budget et de ce qui compte le plus pour vous, vous pourriez souhaiter :

• mettre en œuvre des pratiques ergonomiques au bureau ;
• dédier une pièce aux activités sportives ;
• vous concentrer sur la qualité de l'air de votre bureau ;
• planifier un aménagement du lieu de travail qui favorise la santé mentale ;
• créer davantage d'espaces pour promouvoir les interactions sociales et les sentiments communautaires.

6. Anticiper vos besoins futurs dans votre stratégie d'agencement de bureau

Comme toute entreprise, vous souhaitez probablement développer et étendre vos activités. S'ils sont correctement organisés, l'agencement de vos bureaux et les étapes que nous venons de décrire peuvent contribuer à créer un environnement propice à la croissance de l'entreprise. N'oubliez pas que l'une des raisons pour lesquelles il est essentiel de se concentrer sur l'aménagement des bureaux est qu'il joue un rôle clé dans l'amélioration de la satisfaction et de la productivité des employés. Si les membres de l'équipe sont plus heureux et plus engagés, les chances qu'ils prospèrent et développent votre entreprise augmentent.

Se projeter dans l'avenir et s'adapter à la façon dont les gens travaillent, à la technologie qu'ils utilisent et aux nouvelles tendances en matière de gestion de l'espace de travail devrait constituer une étape importante dans la planification de votre espace de bureau. Cette démarche repose également sur le suivi des données d'utilisation et de leur évolution dans le temps au sein de votre organisation. Vous ne voulez pas vous retrouver, dans quelques mois ou quelques années, avec une disposition des sièges obsolète qui ne répondrait pas à vos besoins en termes de capacité et aux exigences de vos employés. Vous devez donc vous souvenir de vos objectifs et adapter votre stratégie de planification de l'espace de bureau en conséquence.

7. Utiliser un planificateur d'espace de bureau pour tester différentes options

À un moment donné, vous devrez mettre toutes vos idées "sur papier" pour voir si elles fonctionnent. C'est à ce moment-là que des outils de planification d'espace de bureau tels que SmartDraw entrent en jeu. Il s'agit d'une excellente solution pour concevoir numériquement chaque espace de travail et tester plusieurs options d'aménagement. Vous pouvez réorganiser les espaces et le mobilier en fonction de vos objectifs d'agencement de l'espace de travail et des besoins de vos employés.

Ses fonctions de partage et de collaboration vous permettent de réfléchir et de planifier la transformation de votre espace de travail avec vos collègues. Il est pratique pour les équipes flexibles qui travaillent à partir de différents endroits et parfois à des heures différentes. 

De la fonctionnalité à l'accessibilité et à l'inclusivité, cet outil en ligne vous permet d'assembler le meilleur aménagement de bureau avant de dépenser de l'argent et de l'essayer dans la réalité.‍‍

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deskbird: la meilleure application de gestion de l'espace de travail pour gérer et planifier les espaces de bureau

deskbird soutient toutes les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride. Notre application de gestion du lieu de travail vous aide à gérer avec succès votre espace de travail, à répondre aux besoins de vos employés et à éviter les problèmes de planification de l'espace de bureau qui peuvent survenir dans une configuration hybride.

L'analyse des bureaux : comprendre l'utilisation et l'occupation de vos bureaux

Par exemple, notre fonction d'analyse du bureau vous aide à comprendre comment votre personnel utilise le bureau et à identifier ses besoins. Vous pouvez voir le nombre de personnes présentes dans le bureau chaque jour, les zones les plus occupées et la durée de l'occupation. Sur la base de vos observations et de votre analyse, vous pouvez aménager votre espace de bureau. Toutefois, n'oubliez pas que même si notre outil vous donne une idée claire des points à améliorer, le retour d'information de vos employés est tout aussi important.

Des fonctionnalités centrées sur les personnes pour améliorer la satisfaction et l'expérience des employés

En outre, l'application deskbird a été créée pour faciliter la vie de chacun et améliorer l'expérience des employés. Par exemple, nous avons réalisé que même si l'avenir du travail est axé sur la flexibilité, cela ne signifie pas que tout le monde apprécie de travailler à partir d'un bureau différent à chaque fois qu'il se rend sur le site. C'est pourquoi nous avons conçu la fonction d'espaces assignés, qui permet aux administrateurs d'allouer des espaces de travail spécifiques pour une certaine durée à la demande des employés.

Fonctionnalités de collaboration et de cohésion d'équipe pour répondre aux besoins des équipes hybrides

L'application deskbird vous aide à renforcer la collaboration au sein de votre équipe hybride de différentes manières. La fonction de planification hebdomadaire permet aux managers et aux collègues de voir les emplois du temps des uns et des autres. Ainsi, vous pouvez programmer vos journées de travail en fonction de l'heure à laquelle vos collègues indiquent qu'ils seront sur place. Notre fonctionnalité de réservation de salles vous permet de disposer de l'espace de réunion dont vous avez besoin lorsque vous travaillez sur un projet collectif. Le plan d'étage interactif est très utile lorsque des personnes décident de travailler au bureau à la dernière minute et n'ont pas encore réservé d'espace de travail. En quelques secondes, ils peuvent voir où se trouvent les places disponibles et leurs coéquipiers dans le bureau. À mesure que nos méthodes de travail évoluent et deviennent plus flexibles, l'aménagement des espaces de bureau est devenu un sujet crucial pour toutes les organisations. Les installations d'aujourd'hui doivent s'adapter aux nouveaux besoins de la main-d'œuvre et accueillir les tendances du bureau du futur.

Les avantages d'un agencement bien pensé de l'espace de travail vont au-delà du design et de l'esthétique du mobilier. Il favorise la satisfaction, la productivité et le bien-être des travailleurs, ce qui se traduit par une augmentation des performances et de la croissance de l'entreprise. Les données sur les bureaux, les commentaires des employés et l'analyse des tendances sont d'excellents points de départ pour mieux comprendre comment créer un espace de travaildynamique et fonctionnel. Enfin, souvenez-vous de l'impact de l'agencement des bureaux sur le ressenti de votre équipe et du rôle clé de la technologie sur le lieu de travail dans l'amélioration des avantages de votre tout nouvel agencement !

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