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Aménagement de l'espace de bureau : pourquoi et comment changer les choses ?

Publié :

27 avril 2022

Mis à jour :

28 décembre 2023

La façon dont nous travaillons a évolué de façon radicale au cours des dernières années avec l'essor de la flexibilité du travail et de la technologie. Pour intégrer ces changements en douceur et avec succès, l'aménagement de l'espace de bureau est nécessaire pour moderniser le lieu de travail afin qu'il reste agile au fur et à mesure que les besoins des employés évoluent.

L'expérience et la satisfaction des employés doivent être au cœur de votre stratégie lorsque vous remaniez les politiques de travail et l'aménagement de l'espace de travail. Votre bureau est-il conçu pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration? Les membres de votre équipe hybride disposent-ils de leur propre bureau lorsqu'ils en ont besoin ? L'agencement et la conception génèrent-ils une atmosphère de bien-être ou de stress?

Dans cet article, nous partageons les avantages de la création d'un environnement de travail physique qui s'adapte aux nouvelles exigences de la main-d'œuvre moderne. Nous fournissons également une liste de contrôle pour l'aménagement d'un espace de bureau , qui met l'accent sur six aspects essentiels pour faire la différence et créer un espace de travail qui réponde aux besoins de chacun.

Qu'est-ce que l'aménagement de bureau ?

Aménager son bureau, en quelques mots

La définition de l'aménagement d'un espace de bureau est assez simple. Il s'agit du processus de conception d'un espace de travail qui répond aux besoins de l'entreprise et des employés. Il sert non seulement à maximiser l'efficacité de l'espace, mais aussi à améliorer la créativité et la productivité du personnel. Les membres de l'équipe doivent aimer venir au bureau en sachant qu'ils peuvent travailler et collaborer dans les meilleures conditions. Cela implique d'avoir accès à l'équipement et à la technologie appropriés et de se sentir motivé et inspiré par leur environnement.

La planification de la structure et de la conception du bureau ne se limite pas à l'aspect de l'espace de travail. Il s'agit également de l'atmosphère que vous souhaitez créer. Le choix du mobilier, du plan d'aménagement et de la décoration crée une certaine ambiance et reflète vos valeurs. D'une part, opter pour un aménagement de bureau biophilique et intégrer des espaces de détente stimule le bien-être des employés, ce qui favorise la créativité, l'engagement et la productivité. D'autre part, ne pas anticiper le besoin de bureaux individuels et de zones de tranquillité pour les personnes qui ont besoin d'un endroit pour se concentrer sur des tâches spécifiques peut être source de frustration et de stress. 

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Les principaux avantages de l'aménagement de l'espace de bureau

Un aménagement réussi de l'espace de travail tient compte des attentes de l'organisation et des équipes. Si vous avez également mis en place des modalités de travail flexibles au cours des dernières années, vous avez peut-être remarqué que vous pouvez réduire la taille de votre bureau. Les besoins des employés ont donc évolué, ce qui permet de réaliser des économies et d'adopter des pratiques plus durables et plus efficaces sur le plan énergétique. En outre, votre personnel est plus susceptible de se concentrer sur des projets de groupe lorsqu'il vient sur place et sur des tâches individuelles lorsqu'il travaille à domicile. Le rôle du lieu de travail physique s'en trouve entièrement modifié. Par exemple, vous voudrez peut-être ajouter des salles de réunion et d'autres espaces collectifs.

La création d'un espace de travail bien conçu profite à votre entreprise et à ses résultats, tout autant qu'à votre équipe et à sa satisfaction au travail. Parmi les avantages les plus évidents, l'aménagement de l'espace de travail vous aide dans les domaines suivants :

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Comment bien agencer son espace de bureau en 6 étapes ?

1. Analyser l'utilisation actuelle de l'espace de travail

Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, vous devez savoir comment votre espace de bureau est actuellement utilisé. Par exemple, combien de personnes sont autorisées à venir sur place chaque jour ? Quel type d'espace de travail préfèrent-elles ? Peuvent-elles accéder facilement aux bureaux et aux salles de réunion dont elles ont besoin, ou y a-t-il des conflits d'horaires

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Il est également essentiel d'analyser la manière dont votre personnel utilise l'espace de travail. Par exemple, si les membres de votre équipe travaillent sur leur ordinateur en s'asseyant sur les canapés plutôt qu'à une table, demandez-leur pourquoi. Il se peut qu'ils se sentent plus productifs dans ce type d'espace que dans un poste de travail unique avec un simple bureau et une chaise rigide.

Pour comprendre l'utilisation et l'occupation de vos bureaux, nous vous recommandons vivement de vérifier l'analyse de votre lieu de travail afin de prendre des décisions fondées sur des données et de recueillir les commentaires de vos employés afin de créer un environnement de travail centré sur l'employé .

2. Impliquer les employés dans la prise de décisions

L'aménagement de votre espace de travail doit correspondre aux besoins de votre entreprise, mais il doit aussi inclure les environnements qui favorisent la productivité et le bien-être de votre équipe. Les employés sont l'épine dorsale de votre entreprise, et leur offrir un lieu de travail dans les meilleures conditions est crucial non seulement pour eux, mais aussi pour les performances globales de l'organisation. Un bon point de départ consiste à parler à votre équipe et à créer un environnement propice à une communication ouverte et honnête. La meilleure façon d'aménager votre espace de travail en fonction des besoins de vos employés est de les inclure dans le processus.

Vous pouvez leur demander en personne ce qu'ils pensent de l'utilisation actuelle de l'espace et ce qu'ils considèrent comme manquant. Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas permettra de prendre de meilleures décisions et d'influencer positivement leur volonté de venir travailler au bureau ou de continuer à travailler à la maison ou sur un troisième lieu de travail. Les questionnaires de satisfaction des employés sont également une solution facile pour obtenir un retour d'information honnête et constructif. De cette manière, votre équipe a le temps de réfléchir à ses réponses et de noter les aspects les plus importants qu'elle s'attend à trouver en venant sur place. Cela vous permet d'aménager un espace de bureau qui correspond aux besoins de votre personnel et vous donne l'occasion d'améliorer ce qui ne fonctionne pas.

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3. Tenir compte de la culture et des valeurs de votre lieu de travail

L'aménagement de votre immeuble de bureaux doit également refléter votre culture d'entreprise et vos valeurs. Par exemple, votre culture est-elle centrée sur l'employé ? Dans ce cas, vos bureaux devraient privilégier le bien-être des employés en leur offrant des espaces de repos et un design biophilique. Ou encore, si vous souhaitez favoriser le travail d'équipe en demandant à votre personnel de collaborer davantage. Pourtant, ils peinent régulièrement à trouver un espace pour se réunir, ce qui entraîne frustration et déception et les déconnecte des valeurs de l'entreprise. En outre, il serait difficile pour les individus d'incarner ces valeurs dans leur travail s'ils ne peuvent pas les voir en pratique. Cela peut avoir une influence sur le développement de votre entreprise à long terme, comme un effet négatif sur la satisfaction au travail et, par conséquent, sur la rotation du personnel. Il est donc essentiel de construire un espace de bureau qui reflète votre culture d'entreprise, car cela favorise la loyauté et le sentiment d'appartenance. Dans les environnements hybrides, cela est d'autant plus important que l'on passe moins de temps au bureau et que l'on interagit moins avec les autres membres de l'entreprise.

Par exemple, s'il est important pour vous d'avoir un impact positif sur notre planète, vous devez faire un véritable effort pour inclure des pratiques de développement durable dans la planification de votre espace de bureau.

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4. Privilégier un agencement qui offre des espaces variés et de la flexibilité

L'aménagement idéal d'un bureau doit être équilibré pour qu'il fonctionne. Par exemple, les bureaux individuels ne constituent plus un aménagement utile de l'espace de travail, car les gens viennent au bureau dans le but premier d'entrer en contact avec leurs collègues. Mais un espace de bureau composé uniquement d'espaces de travail collaboratifs ne convient pas à certaines professions qui ont également besoin d'un espace calme pour travailler de manière concentrée. 

Vous ne pouvez pas avoir le nombre parfait de bureaux, de salles de réunion, etc., car les besoins de votre personnel peuvent changer d'un jour à l'autre en fonction des tâches qu'il doit accomplir. Cependant, offrir différents espaces en fonction de leurs besoins est ce qui se rapproche le plus de la création d'un environnement de travail qui permettra au plus grand nombre d'employés de s'épanouir.

C'est à ce moment-là que les résultats de l'analyse de votre lieu de travail et les commentaires de vos employés deviennent très utiles. Ils vous permettent de déterminer la bonne combinaison entre les postes de travail assignés, les salles de réunion, les espaces de conférence individuelle, les zones de rassemblement, etc. Vous devez également prendre en compte d'autres facteurs, tels que le fait de savoir si votre structure de plan d'étage sera construite sur une configuration de travail basée sur l'activité ou non, par exemple.

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5. Concevoir un environnement de travail sûr et sain

Plus que jamais, il est essentiel de créer un environnement de travail sûr et sain. Il s'agit non seulement de respecter les lignes directrices communes en matière de santé et de sécurité au travail, mais aussi de créer un lieu qui améliore la santé physique et mentale. L'aménagement de votre lieu de travail joue un rôle essentiel. Il peut déclencher du stress et de l'anxiété tout comme il peut favoriser le bien-être et la créativité. L'impact psychologique de la lumière artificielle n'est pas le même que celui de la lumière naturelle, par exemple. Il en va de même pour les employés exposés à un environnement biophilique par rapport à ceux qui évoluent dans un espace de travail allégé. 

Par conséquent, en fonction de votre budget et de ce qui compte le plus pour vous, vous pourriez souhaiter :

  • investir dans du mobilier et des technologies ergonomiques ;
  • dédier une pièce aux activités sportives ;
  • vous concentrer sur la qualité de l'air de votre bureau ;
  • revoir l'aménagement de votre lieu de travail et en créer un qui favorise la santé mentale ;
  • mettre en place davantage d'espaces pour favoriser les interactions sociales et le sentiment d'appartenance à la communauté.

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6. Anticiper vos besoins futurs dans votre stratégie d'aménagement de bureau

Comme toute entreprise, vous souhaitez probablement vous développer et vous étendre. S'ils sont correctement mis en place, l'agencement de votre bureau et les étapes que nous vous avons présentées peuvent contribuer à créer un environnement propice à la croissance de votre entreprise. 

N'oubliez pas que l'une des raisons pour lesquelles il est essentiel de se concentrer sur l'aménagement de l'espace de bureau est qu'il joue un rôle clé dans l'amélioration de la satisfaction et de la productivité des employés. Avec des membres de l'équipe plus heureux et plus engagés, les chances qu'ils prospèrent et développent votre entreprise augmentent.

Se projeter dans l'avenir et être prêt à s'adapter aux méthodes de travail, aux technologies utilisées et aux tendances qui se dessinent dans la gestion du lieu de travail doit être au cœur de la planification de votre bureau physique. Cela implique également de suivre de près les données d'utilisation et leur évolution dans le temps au sein de votre propre organisation. Vous ne voulez pas vous retrouver, dans quelques mois ou quelques années, avec des bureaux obsolètes qui ne répondent pas à vos besoins en termes de capacité et aux exigences de vos employés. Vous devez donc vous souvenir de vos objectifs et adapter votre stratégie de planification des espaces de bureaux en conséquence.

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Pourquoi l'application deskbird est-elle essentielle pour améliorer l'agencement de votre bureau ?

deskbird soutient toutes les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride. Notre application de réservation de bureau vous aide à gérer votre espace de travail et à répondre aux besoins de vos employés. Notre technologie permet d'éviter les problèmes de planification de l'espace de travail qui peuvent survenir dans une configuration hybride.

L'analyse des bureaux vous aide à comprendre l'utilisation et l'occupation des bureaux

Par exemple, notre logiciel de réservation de bureaux et de salles vous aide à comprendre comment votre personnel utilise le bureau et à identifier ses besoins. Vous pouvez voir le nombre de personnes présentes dans le bureau chaque jour, les zones les plus réservées et la durée de la réservation. À partir de vos observations et de votre analyse, vous pouvez aménager votre espace de travail en conséquence. Toutefois, n'oubliez pas que même si notre outil vous donne une idée claire des points à améliorer, le retour d'information de vos employés est tout aussi important.

Les fonctionnalités centrées sur les personnes augmentent la satisfaction et l'expérience des employés

De plus, nos fonctionnalités centrées sur les personnes ont été créées pour faciliter la vie de chacun. Par exemple, nous avons compris que même si le travail de demain est axé sur la flexibilité, cela ne signifie pas que tous les employés apprécient de changer de poste à chaque fois qu'ils viennent au siège. C'est pourquoi nous avons récemment lancé la fonction d'espaces assignés, qui permet aux responsables d'attribuer des espaces de travail spécifiques pour une certaine durée aux membres de l'équipe qui en font la demande.

Améliore la collaboration pour répondre aux besoins de vos équipes hybrides

De diverses manières, l'application deskbird permet à votre personnel hybride de mieux collaborer. La fonction de planification hebdomadaire permet aux managers et aux membres de l'équipe de voir les emplois du temps des uns et des autres. Ils peuvent ainsi planifier leurs journées de travail en fonction des heures auxquelles leurs collègues indiquent qu'ils seront sur place. S'ils doivent travailler sur un projet collectif, ils peuvent facilement utiliser l'option de réservation de salle pour s'assurer qu'ils disposent de l'espace de réunion dont ils ont besoin. La fonction de plan interactif est très utile lorsque des personnes décident de travailler au bureau à la dernière minute et n'ont pas encore réservé d'espace de travail. En quelques secondes, ils peuvent voir où se trouvent les places disponibles et leurs coéquipiers dans le bureau. 

Alors que certaines entreprises tentent de ramener leurs employés au bureau, l'aménagement des espaces de bureaux est devenu un sujet crucial pour toutes les organisations. Vos locaux doivent répondre aux besoins de votre personnel et s'adapter aux tendances de l'avenir du travail

Un aménagement de l'espace de travail bien pensé améliore la satisfaction, la productivité et le bien-être des travailleurs, ce qui se traduit directement par des résultats positifs et la croissance de l'entreprise. Toutefois, cela nécessite un travail en amont basé sur l'analyse des données et des commentaires du personnel. Les six étapes présentées dans cet article devraient vous aider à créer un environnement de travail épanouissant. Enfin, n'oubliez pas de tenir compte de la façon dont les membres de votre équipe se sentent dans leur environnement de travail. Puisque la technologie de gestion des espaces de travail hybrides est indispensable pour répondre aux besoins des travailleurs d'aujourd'hui et pour rester compétitif, l'utilisation d'une plateforme de gestion des espaces de travail hybrides telle que deskbird est essentielle.

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Aménagement de l'espace de bureau : pourquoi et comment changer les choses ?

Paulyne Sombret

Paulyne est une experte très respectée du travail hybride. Elle est connue pour ses écrits sur la durabilité dans le bureau hybride, les modèles de travail flexibles et l’expérience des employés. Forte d’une solide expérience en contenu et en référencement, son travail explore les tendances passionnantes et les dernières nouvelles du monde du travail.

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