Politique de bureau propre : créer un lieu de travail partagé agréable, sain et sûr

Une politique de bureau propre (CDP) comprend des procédures pour sécuriser les documents confidentiels, enlever les miettes de biscuits, jeter les mouchoirs en papier et essuyer la table avant de partir. Partager un bureau, c'est comme partager un appartement. Dès lors que chacun se respecte et suit les règles communes , elle présente de nombreux avantages. 

Faites-vous partie des nombreuses organisations qui ont adopté le partage de bureau et le hot desking au cours des dernières années ? Comment gérez-vous l'hygiène et la propreté lorsque plusieurs employés partagent le même espace de travail ? La mise en œuvre d'une politique de propreté sur le lieu de travail est une priorité absolue pour maintenir un environnement de travail positif, sain et sûr. 

En tant qu'experts de l'expérience du lieu de travail hybride, nous vous proposons les recommandations suivantes pour vous assurer que les règles de propreté du bureau sont respectées dans votre environnement de travail partagé. 

Définition d'une politique de bureau propre

Comme son nom l'indique, l'objectif d'une politique de bureau propre est de veiller à ce que l'environnement de travail reste propre. Elle sert de repère à vos employés en clarifiant les attentes de l'entreprise en matière de propreté et d'ordre. Ces règles claires contribuent à maintenir l'hygiène et l'ordre sur les bureaux des membres de votre équipe et ajoutent une couche de protection supplémentaire pour les données confidentielles.

Alors que les bureaux traditionnels encouragent déjà fortement à garder les bureaux propres, c'est devenu une obligation pour les bureaux à la demande. Laisser un espace de travail en désordre et sale n'est plus une option, car quelqu'un d'autre s'assiéra sur cette chaise dans les heures ou les jours à venir.

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Pourquoi la mise en œuvre de règles de propreté au bureau est cruciale dans un environnement de travail partagé

Approfondissons ce sujet et expliquons pourquoi il est encore plus important d'être clair et strict sur la propreté du bureau dans un lieu de travail partagé que dans un bureau traditionnel.

Le partage des espaces de travail exige le respect et l'attention.

Reprenons l'exemple de la colocation. Si les gens se manquent de respect, laissent la vaisselle sale dans l'évier de la cuisine et les cheveux dans la douche, ce système ne fonctionne pas. Il crée une mauvaise ambiance, les colocataires ne se sentent pas bien chez eux et des conflits surgissent entre eux. Il en va de même lorsque vous mettez en place des modalités de travail flexibles et un modèle de hot desking dans votre bureau. Une politique de bureau propre vous permet de fixer des règles identiques pour tous. Les procédures de non-conformité garantissent l'absence de comportements partiaux. Les employés se respectent mutuellement et sont soucieux de laisser le bureau impeccable pour la personne qui l'utilisera après eux.

Laisser les bureaux propres et bien rangés améliore la productivité et la créativité

Il est prouvé que travailler dans un environnement propre et bien rangé augmente la productivité et la créativité^.1 Mais cela est encore plus important lorsque vous partagez votre bureau avec d'autres personnes. Qui a envie d'arriver au travail et de s'asseoir sur un bureau rempli des affaires de ses collègues ou, pire, de tasses vides et de taches de café ? Ce genre de situation a sans aucun doute un impact sur l'humeur des employés et sur leur capacité à se concentrer efficacement sur leurs tâches. Si le travail à domicile stimule la productivité, l'application de règles telles que le maintien de la propreté et de l'ordre sur le lieu de travail est essentielle pour améliorer la productivité sur place.

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La propreté des espaces de travail permet d'éloigner les microbes et de préserver la santé des personnes.

Le partage des bureaux facilite la propagation des microbes. Mais, bien entendu, vous ne voulez pas que votre personnel se contamine les uns les autres lorsqu'il est malade. Dans l'idéal, les membres de votre équipe devraient prendre des notes de maladie ou travailler à domicile lorsqu'ils ne se sentent pas bien. Cependant, il peut arriver qu'ils quittent leur poste le matin en pleine forme et qu'ils tombent malades tout au long de la journée. C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place des règles d'hygiène pour vos bureaux mobiles afin de maintenir un environnement de travail sain et d'éloigner les virus. Commencez donc à faire du nettoyage de votre bureau une habitude pour tout le monde !

La mise en place de politiques de bureaux clairs/nettoyés garantit des niveaux de cybersécurité plus élevés.

La propreté des bureaux partagés ne se limite pas à l'hygiène. Il s'agit également de débarrasser les espaces de travail partagés de toutes les ressources et de tous les documents afin d'éviter d'exposer des informations confidentielles. C'est pourquoi on parle aussi de "politique du bureau propre". Les employés qui partagent des bureaux différents doivent redoubler d'efforts pour laisser leur poste de travail impeccable. Du point de vue de la sécurité, cela implique de ne pas jeter les papiers contenant des informations sensibles dans les poubelles et de se déconnecter de la session de travail avant de partir. En d'autres termes, votre politique de bureau propre doit s'appliquer autant à l'environnement physique qu'à l'environnement numérique.

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Éléments clés à inclure dans votre politique de bureau propre

Le champ d'application et l'objectif d'un CDP

Avant d'introduire de nouvelles règles et lignes directrices, vous devez expliquer pourquoi vous les avez mises en place, leur portée et leur objectif. La compréhension des enjeux actuels et des avantages que vos employés tireront de l'application de ces mesures joue un rôle important dans la réussite de la mise en œuvre de votre PDC.  

Rappelez-leur que ces procédures s'appliquent également lorsqu'ils travaillent en dehors du bureau. Bien entendu, les employés à distance n'ont pas besoin de laisser leur bureau propre et bien rangé pour leurs collègues lorsqu'ils travaillent à domicile. Cependant, la confidentialité doit rester leur priorité absolue, et il est donc primordial de maintenir leur espace de travail propre et clair d'un point de vue numérique.

Les choses à faire et à ne pas faire en ce qui concerne la propreté du bureau

Il s'agit de l'élément central de votre politique de bureau propre. Le fait de passer d'un bureau privé à un espace de travail partagé et différent chaque jour est un changement auquel les membres de votre équipe doivent s'adapter. Les choses à faire et à ne pas faire doivent répondre à toutes les questions de votre personnel à ce sujet et offrir un résumé transparent de vos attentes en matière de propreté des bureaux.

Essayez de penser à toutes les interrogations que votre personnel pourrait avoir pour fournir une ressource qui mette tout le monde sur la même longueur d'onde et élimine tous les doutes et toutes les incertitudes. Le meilleur moyen d'y parvenir est de recueillir des informations sur les problèmes rencontrés en matière de propreté des bureaux partagés.

Liste de contrôle de la politique du bureau propre

Une liste de contrôle est une ressource rapide et facile à consulter en cas de doute. Elle résume ce que votre personnel doit faire pour maintenir un environnement de travail propre et ordonné dans lequel tout le monde se sent à l'aise.

Faites en sorte que cette liste de contrôle soit téléchargeable pour que les employés puissent l'avoir sur leur bureau ou leur téléphone. Avant de rentrer chez eux, il leur suffira de la parcourir pour s'assurer qu'ils laissent à leurs collègues un bureau impeccable et prêt à l'emploi.

Vous pouvez également créer plusieurs listes de contrôle, une pour chaque type d'espace de travail (bureaux individuels, salles de réunion, salles de rencontre, etc.)

Procédures en cas de non-conformité

Voici la partie non drôle mais inévitable. Que se passe-t-il si vos employés continuent à avoir des bureaux chauds avec des restes de biscuits et des documents confidentiels de la personne qui les a utilisés avant eux ?

Votre politique de propreté doit énoncer des protocoles de non-conformité, même si nous espérons que vous n'aurez pas à les appliquer. Comme nous l'avons expliqué, la garantie d'un environnement de bureau clair et propre va au-delà de l'hygiène. C'est aussi une question de sécurité et de respect de la vie privée. Cette partie de la politique doit donc indiquer explicitement les mesures applicables en cas de non-respect des règles de propreté du bureau.

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Meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie de la politique du bureau propre

Analyser les problèmes actuels de propreté des bureaux partagés

La première étape consiste à analyser la situation actuelle sur ce sujet. De quoi vos employés se plaignent-ils le plus en ce qui concerne la propreté dans un environnement de hot desk ? Vous avez peut-être vous-même remarqué certains problèmes en entrant dans votre bureau.

La meilleure approche est de s'attaquer à ce problème collectivement. Impliquez les membres de votre équipe en leur demandant leur avis. Quels sont, selon eux, les principaux problèmes et comment pensent-ils qu'ils pourraient être résolus ?

Le présenter verbalement, communiquer virtuellement à son sujet et le partager physiquement

Une fois que vous avez identifié tous les problèmes et trouvé des solutions, il est temps de faire connaître votre politique de propreté. Toutefois, envoyer un courriel du type "Voici notre nouvelle politique de propreté sur le lieu de travail, veuillez l'appliquer dès à présent" ne suffira pas. Veuillez l'appliquer à partir de maintenant" ne suffira pas. Voici comment vous devriez procéder.

Communiquez-la correctement pour vous assurer que tous vos employés la lisent et la mettent en pratique. Cela signifie qu'il faut la présenter oralement (en personne ou numériquement), la rendre accessible virtuellement (courrier électronique, plateforme de ressources, etc.) et la rendre visible physiquement - placez des panneaux de rappel à certains endroits critiques de votre bureau. Par exemple, vous pouvez coller une affiche ou une liste de contrôle sur chaque bureau afin que les membres de votre équipe ne puissent pas l'oublier.

Faites-y référence dans d'autres documents officiels

Si vous avez adopté une approche de hot desking pour votre espace de travail, vous avez probablement une politique de travail hybride (si ce n'est pas le cas, vous devriez le faire). C'est ici que votre politique de bureau propre doit être mentionnée.

Qu'en est-il de l'étiquette du partage de bureau ? Avez-vous établi une ligne de conduite officielle à ce sujet ? L'une des règles d'étiquette les plus importantes en matière de partage de bureau est de laisser les bureaux propres et bien rangés, de sorte que votre PDC devrait également y figurer.

En d'autres termes, cette politique devrait être mentionnée dans tous les documents relatifs à la gestion du travail hybride et à l'expérience des employés.

Faire de l'impression la dernière option

"Est-il nécessaire de l'imprimer ou sera-t-il jeté à la poubelle peu de temps après ?

Avant de commencer une impression, cette question devrait toujours venir à l'esprit de chacun. Essayer de devenir un bureau sans papier autant que possible n'est pas seulement une mesure facile à prendre pour promouvoir la durabilité sur le lieu de travail. Cela permet également de réduire les risques de papiers qui traînent et les problèmes de confidentialité. Moins il y a de documents imprimés, moins il y a de risques d'encombrement et d'informations confidentielles.

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Fournir les ressources nécessaires pour assurer l'ordre et la propreté au bureau

La théorie est la partie la plus facile de la mise en place d'une nouvelle politique. La pratique est souvent une autre histoire. Votre tâche ne s'achève pas une fois que vous avez communiqué votre toute nouvelle politique de bureau propre à votre personnel. Vous devez également vous assurer qu'ils disposent des ressources nécessaires pour appliquer ces règles.

L'objectif est que le bureau reste bien rangé. Mais votre personnel dispose-t-il de casiers individuels pour ranger ses affaires lorsqu'il ne les utilise pas ou qu'il travaille à domicile ?

La priorité est d'éviter que l'accès aux informations et documents confidentiels ne soit interdit. Cependant, votre personnel a-t-il été formé à la sécurité des données et à la protection de la vie privée ? 

L'objectif est que chaque bureau soit nettoyé avant l'arrivée du membre suivant de l'équipe. Mais avez-vous placé un chiffon et un spray de nettoyage à chaque poste de travail pour que les personnes puissent essuyer la zone avant de partir ? 

🌿 PS : Nous vous recommandons d'éviter les lingettes nettoyantes jetables si vous souhaitez être un lieu de travail durable.

Appliquer votre politique de bureau propre à tous les membres de l'entreprise

Comme on dit, "Donnez l'exemple".

Une politique de bureau propre profite à tous en créant un environnement de travail plus agréable, en stimulant la créativité et la productivité et en prévenant les microbes et les virus. Il n'y a aucune raison d'appliquer ces règles à quelques personnes seulement.

En plus d'être injuste et inégalitaire, elle nuit à son efficacité. Ainsi, des membres de la C-Suite aux stagiaires en passant par les équipes de gestion, assurez-vous que tout le monde connaît et applique les nouvelles règles avec rigueur.

Les politiques agissent comme des balises pour tout le monde sur le lieu de travail et maintiennent votre environnement de travail positif, organisé et efficace. Une politique de propreté du bureau est l'un des documents clés que vous devez mettre en place lorsque vous travaillez de manière hybride et que vous transformez votre bureau en un lieu de travail partagé. La propreté et l'ordre sont essentiels pour éviter les conflits et faire en sorte que vos employés apprécient de venir au bureau et en tirent le meilleur parti.

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Sources :

¹ L'intérêt de nettoyer enfin son bureauHarvard Business Review.