Système de réservation de bureaux partagés : la solution idéale pour votre entreprise

Letravail hybride entraîne un changement dans la conception et l'organisation du lieu de travail. Il exige une toute nouvelle façon de travailler, mais nécessite également de dire adieu à l'aménagement traditionnel des bureaux. L'utilisation des nouvelles technologies peut ainsi vous aider à adopter ces changements et à améliorer par la même occasion, la gestion de l'espace de travail. Alors, comment fonctionne un logiciel de desking? Quels sont les avantages et les inconvénients d'un système de réservation de bureaux partagés? Cet article explique tout ce que vous devez savoir sur le "hot-desking" mais aussi comment le faire fonctionner grâce à un outil de réservation de bureau personnalisé et bien conçu. 

Qu'est-ce que le "hot desking" ?

Le "hot desking" est un modèle d'organisation du bureau basé sur le partage du même poste de travail avec d'autres membres de l'équipe à différents moments de la journée ou de la semaine. Par exemple, Mark s'assiéra à un bureau spécifique le lundi matin, puis Sofia utilisera le même poste de travail l'après-midi. Le lendemain, différents employés auront réservé ce siège, ou peut-être pas. Ce concept est l'exemple parfait d'un concept de travail flexible.

Le nombre croissant d'entreprises qui ont opté pour un espace de travail hybride au cours des dernières années a favorisé le développement du hot-desking. Cette évolution a stimulé l'introduction du travail flexible et la reconnaissance de ses avantages. Les anciens modèles d'organisation disparaissent peu à peu pour laisser place à une nouvelle façon de travailler.

Cependant, ce système peut créer un problème. En effet, comment s'assurer que chaque employé trouve un espace de travail lorsqu'il retourne au bureau ? Cela peut en effet poser problème. Par conséquent, et même si les modèles de hot desk ne proposent généralement pas d'option de réservation, il est possible de réserver un espace de travail. Or, cela permet aux employeurs de collecter des données sur l'utilisation du bureau, et aux employés, de s'assurer de disposer d'un espace dédié - une situation gagnant-gagnant. Cela nécessite de créer une toute nouvelle façon de gérer l'espace et les équipes. Pour vous aider dans cette gestion flexible des bureaux, les logiciels de hot desking, comme l'application deskbird , peuvent être d'un grand secours.

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➡️ La différence entre "hot desking" et hoteling est souvent peu claire. Pour cette raison, nous avons rédigé un article sur Medium afin de définir ces deux modèles de travail. 

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Comment fonctionne le logiciel de "hot desking" ?

Les lieux de travail s'adaptent actuellement à ce nouveau modèle de travail et, des habitudes de travail à la capacité de l'espace, chaque entreprise a ses propres exigences. Pour adopter une structure de travail hybride et assurer son succès, il est important d'examiner votre entreprise ainsi que les besoins de vos employés. Une fois cette analyse effectuée, un outil de réservation de bureaux partagés peut être votre meilleur soutien pour adopter un modèle de travail flexible. Comment cela fonctionne-t-il ?

Le logicieldeskbirdde "hot desking" est configuré en fonction de vos choix. Par exemple, sur deskbird , nous le configurons en fonction de la capacité de votre bureau, de votre système de gestion des réservations, de vos exigences sanitaires, de la disponibilité de votre parking, etc. Vous pouvez également décider d'ouvrir les créneaux de réservation pour une semaine, un mois, six mois... Tout dépend de vous, c'est facile et rapide à mettre en place. 

Vos employés ont leur profil chargé dans le système, ils peuvent ensuite accéder à la plateforme à tout moment et de n'importe où. Les personnes qui aiment que tout soit planifié à l'avance peuvent programmer leur temps au bureau et choisir leur poste de travail pour les deux prochains mois (si vous décidez d'ouvrir les créneaux horaires jusque-là). Ceux qui font tout à la dernière minute peuvent jeter un coup d'œil rapide le dimanche soir. Ils verront quels jours il reste des places disponibles et où elles sont situées dans le bâtiment. 

Notre outil en ligne est directement intégré à d'autres systèmes ou logiciels automatisés. Il peut s'agir de vos données d'annuaire actif, de vos plateformes de communication (Slack, MS Teams, etc.), ou de votre calendrier et de votre système RH. Tout ce qui vous convient le mieux, à vous et aux membres de votre équipe !

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➡️ Apprenez en plus à travers notre ebookgratuit sur le travail hybridecomment mettre en place votre bureau hybride en utilisant le BIRD-Framework.

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Quels sont les avantages d'un système de réservation de bureau partagé ?

Un système de réservation partagé est sans aucun doute le moyen le plus simple et le plus moderne de gérer vos installations. Un autre point important est que tout le monde dans l'entreprise peut bénéficier des aspects positifs de son utilisation. Voici les principaux avantages qu'un logiciel de "hot desking" peut offrir.

Les principaux avantages pour les employés

Pour les employés, avoir accès à un outil d'organisation facile pour planifier leur temps de travail est le premier avantage du logiciel de hot desking. Ils peuvent rapidement avoir un aperçu de la disponibilité du lieu de travail et décider quand ils viendront et où ils s'assiéront. Quelques clics plus tard, leur planification est terminée. Si nécessaire, des modifications ou des annulations peuvent ensuite être effectuées en quelques secondes. 

L'entreprise hybride peut parfois être confrontée à un problème de gestion de l'espace. Certains employés font la navette entre leur domicile et leur lieu de travail et ne parviennent pas à trouver un espace libre ou un bureau correspondant à leurs besoins. Cela peut ainsi créer de la frustration parmi vos employés et des conflits. Ainsi, le deuxième avantage de cette nouvelle technologie est la possibilité de réserver un bureau spécifique et de s'assurer que les membres de l'équipe en disposent lorsqu'ils viennent au bureau. 

La collaboration en équipe est très importante dans une entreprise afin que les employés comprennent ce sur quoi les autres membres de l'équipe travaillent et comment ils peuvent s'entraider. Cependant, des silos peuvent parfois apparaître et avoir un impact sur le partage des informations. Pour éviter cela, il est évidemment crucial de travailler ensemble, mais cela peut devenir plus difficile avec l'introduction du travail à distance. Par conséquent, la possibilité de réserver une salle de réunion pour améliorer la collaboration interfonctionnelle est un avantage considérable pour les employés. 

Les points de valeur pour un employeur

Comme indiqué précédemment, l'aménagement des bureaux évolue. Cela implique souvent de repenser l'ensemble de l'espace, et parfois de le réduire car un tel espace n'est plus nécessaire. Un système de réservation en "hot desking" est assurément un excellent support pour vous aider dans la gestion de la capacité de votre espace. Vous pouvez l'adapter en fonction des besoins et peut-être réduire vos coûts immobiliers.

Au cours des dernières années, la distanciation sociale a, sans aucun doute, changé nos façons de travailler. De nouvelles recommandations en matière de SST sont apparues et doivent être ainsi suivies. Parmi elles, l'attention portée à la santé de vos employés est de plus en plus importante. Pour vous aider à respecter ces nouvelles règles et réglementations, le système de réservation de bureaux partagés deskbird, propose un outil de dépistage du Covid-19. Il est facile à utiliser et vous aide à maintenir un environnement sûr et sain tout en vous conformant aux directives de l'OHS concernant le coronavirus.

Plus qu'un logiciel de hot-desking, cette technologie est aussi une ressource pour mieux connaître votre personnel et se concentrer sur ses besoins. En analysant les données relatives à l'occupation de l'espace et en proposant des enquêtes, vous pouvez améliorer les installations de bureau en fonction de vos observations et des commentaires reçus.

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➡️ Pour en savoir plus sur nos fonctionnalités de santé, voici un article détaillé sur l'outil de dépistage Covid-19 disponible sur notre appli. 

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Quels problèmes pouvez-vous rencontrer et comment les éviter ?

L'un des principaux problèmes qui peuvent résulter de l'utilisation d'un outil de réservation en hot desk est principalement lié à l'organisation même de l'espace de bureau. C'est pourquoi nous insistons sur l'analyse de vos besoins propre avant de mettre en place ce type de système. Imaginez qu'un client important décide soudainement d'organiser une réunion et que toutes vos salles de réunion soient réservées. Que faites-vous ? Demandez-vous à l'une de vos équipes, de reprogrammer sa réunion ? Cela peut créer un certain stress ainsi que des conflits. Deux situations que vous souhaitez absolument éviter en tant qu'entreprise. Le meilleur moyen est de savoir ce dont vos employés ont besoin et d'anticiper tout événement imprévu en gardant toujours un peu de place.

Un autre point très important est d'établir des lignes directrices et d'aider vos employés à passer à un modèle de travail flexible. Certains d'entre eux ont peut-être déjà travaillé dans une structure similaire, mais c'est peut-être la première fois pour d'autres. La plupart du temps, les humains sont réticents aux changements. Une nouvelle organisation du lieu de travail est évidemment un grand changement et peut certainement être stressante. 

Alors qu'un outil de gestion de bureau est conçu pour faciliter la vie de tout le monde, quelques employés peuvent avoir besoin d'un certain temps pour pouvoir s'adapter à l'ensemble du concept de travail à distance ainsi qu'à l'utilisation de cette nouvelle technologie. Il est donc très important de partager avec eux les avantages d'un système de réservation de bureau partagé ainsi que façon d'en tirer le meilleur parti.

Le travail hybride est l'avenir du travail et les concepts de bureau partagé sont utilisés par un nombre croissant d'entreprises dans le monde. S'il est bien conçu, le soutien d'un logiciel de hot-desking présente de nombreux avantages, tant pour vous que pour vos employés. De plus en plus d'entreprises utilisent cette nouvelle technologie, mais qu'en est-il pour vous ?

Comment vous adapter aux nouvelles tendances du lieu de travail ainsi qu'aux besoins de vos collaborateurs ? Contactez-nous et les équipes de deskbird se feront un plaisir de vous présenter unedémonstration personnalisée de notre système de réservation de bureaux partagés.