Bureau sans papier : pourquoi et comment passer à l'action ?

Nous pouvons nous inscrire auprès d'une nouvelle banque en seulement quelques clics, mais nous recevons toujours nos bulletins de salaire au format papier. Pourquoi ? À une époque où la durabilité et la numérisation jouent un rôle majeur, l'objectif de devenir un bureau sans papier est la prochaine étape qui s'impose. Un bureau "sans papier" est un lieu de travail où l'utilisation du papier est réduite au minimum. Idéalement, le but est d'atteindre l'objectif du bureau sans papier comme Dubaï, qui est devenu le premier gouvernement sans papier au monde en 2021. Mais pourquoi est-il si important de minimiser la consommation de papier au travail ? Bien que la diminution des déchets de papier pour être plus respectueux de l'environnement puisse être la principale raison qui vient à l'esprit, il existe de nombreux autres avantages à numériser tous les documents et fichiers. Cet article va vous donner un meilleur aperçu de ces autres avantages. Pour vous aider à passer à un bureau sans papier, nous vous ferons part des meilleures pratiques et des technologies modernes disponibles pour vous lancer dans cette aventure numérique. 

La dématérialisation : une réponse durable pour les personnes, la planète et les profits

Un bureau plus vert

Comme nous l'avons souligné dans notre article sur l'importance de la durabilité dans les affaires, rendre le bureau plus écologique est crucial pour les organisations qui souhaitent réussir. La réduction de la consommation de papier est une mesure écologique fondamentale pour votre lieu de travail. Sachant que l'industrie de la pâte et du papier représente le quatrième plus grand émetteur de gaz à effet de serre, se passer de papier peut certainement aider à lutter contre le réchauffement climatique. De plus, 50 % des déchets de bureau qui finissent dans les décharges sont des papiers*. 

Une réponse aux attentes d'une main-d'œuvre moderne

Qu'il s'agisse d'organiser leur prochain voyage, de commander des repas ou de s'abonner à des solutions bancaires numériques durables, les Millennials et la Gen-Z sont habitués à tout faire en ligne. Le maintien de processus papier sur le lieu de travail est un véritable point sensible pour les entreprises employant ces générations. Les Millennials et les Gen-Z représentant 40 % de la main-d'œuvre, il est plus important que jamais de répondre à leurs attentes. Pour eux, le fait de ramasser une version papier de leur fiche de paie ou d'apporter des piles de documents à la maison est le signe d'une culture d'entreprise dépourvue de pratiques progressistes et modernes.  

Une solution économique

Un travailleur américain utilise 10 000 feuilles de papier par an*. Si vous multipliez ce chiffre par le nombre d'employés de votre organisation, le résultat peut être effrayant. Mais il faut aussi penser aux dépenses liées aux équipements d'impression et à leur maintenance, en plus des frais d'élimination des déchets que vous payez pour les déchets de papier. Le prix moyen d'une feuille de papier est d'environ 1 ct. Cela signifie qu'elle vous coûte 10 000 dollars par an si vous employez 100 personnes. En numérisant autant que possible vos processus, vous pouvez réduire vos frais de bureau et gagner des tonnes d'espace !

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Une meilleure organisation et plus d'efficacité

Il n'y a rien de pire que de perdre du temps à chercher un document. Dans un bureau sans papier, tous vos fichiers sont centralisés et organisés dans un logiciel de gestion de documents. Vos employés peuvent trouver rapidement le document qu'ils recherchent et poursuivre leur travail. S'ils ne connaissent pas l'emplacement d'un document spécifique, ils peuvent utiliser la barre de recherche, taper un mot clé lié au sujet et le trouver en quelques secondes. Les travailleurs peuvent arrêter de perdre du temps à chercher des fichiers et d'être frustrés lorsqu'ils luttent pour trouver des documents. Comme le mentionnent les données Elastic dans leur rapport à propos de Recherche unifiée pour trouver du contenu sur le lieu de travail, 54 % des employés américains perdent du temps à chercher des documents clés. Avec un système numérisé bien organisé, ils sont plus efficaces et se concentrent sur des tâches plus significatives. 

Une sécurité des données renforcée

Bien que des cyberattaques puissent se produire, la dématérialisation est beaucoup plus sûre que de conserver tous vos documents importants sur papier. Avec les systèmes de sécurité solides qui existent aujourd'hui, les risques de se faire voler des documents sont plus faibles. Cela réduit également le risque de perdre des données en raison d'une erreur humaine, d'un incendie ou d'une catastrophe naturelle.

La collaboration entre les équipes est simplifiée

Un bureau sans papier aide vos collègues à travailler ensemble plus efficacement. Premièrement, ils peuvent trouver plus rapidement le dossier dont ils ont besoin. Deuxièmement, ils peuvent l'envoyer rapidement à leurs coéquipiers au lieu d'interrompre leur travail et de se rendre au bureau de leur collègue pour le déposer. Troisièmement, s'il s'agit d'un fichier accessible à tous les membres de l'équipe, ils peuvent le rechercher sur le logiciel de gestion de documents sans déranger personne ! Enfin, le fait de disposer de tous vos fichiers au format électronique est indispensable pour adopter le travail hybride et permettre aux équipes de travailler ensemble depuis différents endroits.  

Des processus d'automatisation améliorés

L'automatisation et l'IA (intelligence artificielle) permettent aux employés de se concentrer sur des tâches plus utiles en laissant la technologie se charger des tâches répétitives et sans intérêt. Pour permettre ce processus, passer au zéro papier et numériser tous vos fichiers et documents facilitera le passage à l'automatisation. Par conséquent, l'adoption d'un bureau sans papier améliore également l'expérience et les performances des employés.

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Nos 5 meilleures pratiques pour passer à un bureau sans papier 

1. Numériser tous les documents et fichiers papier

Numériser et sauvegarder tous vos documents existants est la première étape et on ne va pas se mentir, c'est celle qui prend le plus de temps. Cependant, c'est une nécessité. C'est pour cette raison que de nombreuses entreprises proposent des services de numérisation de documents afin de transformer les fichiers papier en fichiers numériques. Cela permet de gagner beaucoup de temps et de garantir que toutes vos données sont numérisées en toute sécurité. 

2. Communiquer avec ses équipe sur la stratégie de bureau sans papier

Bien que les raisons de devenir un bureau sans papier puissent être évidentes pour la plupart de vos employés, il est crucial de communiquer avec eux sur ce sujet. Vous pouvez ainsi partager vos chiffres actuels en termes d'utilisation et de gaspillage de papier, vos objectifs et stratégie pour les atteindre. Leur participation à ce processus est essentielle à la réussite. Ils doivent savoir ce qu'ils peuvent faire à leur niveau pour contribuer à la réduction des déchets du bureau. En outre, il est essentiel qu'ils comprennent pourquoi le fait de disposer de tous les documents sous forme électronique les aidera dans leurs tâches quotidiennes.

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3. Appliquer la règle des 3 R

L'une des idées de durabilité sur le lieu de travail que nous avons partagées est la promotion des 3 R, signifiant "Réduire Réutiliser et Recycler". Cette méthode est également efficace pour réduire votre consommation de papier. Si vous ne passez pas complètement à un environnement sans papier (le faire progressivement est toujours le meilleur moyen de réussir), il est important d'encourager vos employés à repenser leur utilisation de papier. Au lieu de jeter un vieux document, gardez-le pour l'utiliser comme brouillon ou comme feuille de notes, notamment.

4. Utiliser des alternatives au papier

Pour certaines personnes, il est indispensable d'avoir un petit bloc de Post-it sur leur bureau. La prise de notes numérique ne convient pas à tout le monde, et ce n'est pas grave. De nos jours, il existe des alternatives écologiques au papier, comme le papier à base de pierre, notamment. Vous pouvez équiper chacun des membres de votre équipe d'un carnet réutilisable (c'est bientôt Noël !) pour qu'ils puissent continuer à prendre des notes pendant les réunions avec un stylo et du "papier". Ils peuvent les effacer une fois qu'ils n'en ont plus besoin ou les scanner s'ils savent qu'ils y jetteront un œil plus tard. 

5. Choisir les bons outils numériques

Enfin, vous devez connaître les technologies disponibles pour pouvoir vous aider à passer au numérique. Si vous avez l'habitude de faire les plannings de vos employés manuellement, vous pourriez par exemple vous intéresser à l'outil de planification hebdomadaire deskbird. Comme nous l'avons mentionné précédemment, tout comme la protection de vos documents papier, vous devez également penser à un système de sécurité solide lorsque vous passez au numérique. Ne vous inquiétez pas, la prochaine partie de cet article sera consacrée à ces outils numériques dont on ne peut plus se passer.

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Solutions numériques pour réduire l'utilisation du papier sur le lieu de travail : de quels outils avez-vous besoin ?

Un logiciel de gestion de documents

Commençons par un outil dont nous parlons souvent : un système de gestion de documents. Un SGD vous permet de stocker, de gérer et de suivre tous vos fichiers sans papier en un seul endroit. Cet outil est une ressource fondamentale pour les employés qui peuvent y trouver toutes les données dont ils ont besoin pour effectuer leur travail de manière efficace et collaborative. Les SGD les plus courants offrent les fonctionnalités suivantes :

• un lieu de stockage ;
• le contrôle des versions ;
• la sécurité et la supervision des accès ;
• des pistes d'audit ;
• le check-in, le check-out et le verrouillage des documents.

Exemples de SGD : DocuWare, PaperSave, ClickUp.

La technologie de signature électronique

Après le passage à un bureau sans papier, comment signer numériquement des documents ? Les signatures électroniques existent depuis longtemps. Certains d'entre vous ont peut-être déjà utilisé cette technologie pour signer des documents privés tels que des contrats, notamment. Grâce aux signatures en ligne, les organisations n'ont plus besoin d'imprimer, de signer et de stocker des documents. Elle permet de valider efficacement les documents juridiques tout en réduisant la consommation de papier.

Exemples de technologies de signature électronique : DocuSign, HelloSign, PandaDoc.  

Le logiciel de gestion du temps et des présences

Les membres de l'équipe ont-ils l'habitude de signer manuellement leurs entrées et sorties de travail ? Stockez-vous ensuite ces documents quelque part ou les transférez-vous au format électronique avant de les jeter à la poubelle ? Économisez du temps, de l'argent et du papier en passant d'une feuille de temps et de présence à une version numérique. Les logiciels de gestion du temps et des présences vous permettent de suivre le temps de travail de vos employés. C'est la solution idéale pour les équipes qui adoptent l'horaire flexible et le travail hybride.

Exemples de logiciels de gestion du temps et des présences : Clockify, BambooHR, Time Doctor. 

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Des applications de numérisation

Une application de numérisation vous aidera ainsi à scanner vos anciens dossiers et documents papier pouvant être nécessaires de temps en temps. Cet outil est ultra-efficace et très pratique lorsque vous devez rapidement numériser et stocker un document dans votre SGD. Les équipements de numérisation traditionnels ne sont plus nécessaires lorsque votre consommation de papier diminue, car seul un petit contenu doit être numérisé. Les employés peuvent avoir l'application sur leur téléphone portable et scanner une page en quelques secondes.

Exemples d'applications de numérisation : CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens. 

Des gestionnaires de mots de passe sécurisés

Contrôler l'accès aux informations confidentielles et garantir la sécurité de vos fichiers sont deux aspects cruciaux d'un bureau sans papier. La technologie peut vous aider à créer une sécurité élevée pour vos dossiers d'entreprise. Un gestionnaire de mots de passe est un logiciel qui stocke et gère les informations d'identification pour les services en ligne dans un endroit sûr. Vous pouvez également utiliser l'authentification multifactorielle pour un accès encore plus sécurisé.

Exemples de gestionnaires de mots de passe : 1Password, Bitwarden, Dashlane.  

Un logiciel de stockage en cloud

Maintenant que vous gagnez beaucoup de place dans votre bureau en numérisant vos dossiers papier, vous devez trouver une solution d'espace numérique pour stocker vos documents en ligne. Les outils basés sur le Cloud remplacent les ressources de stockage sur disque dur. Non seulement le cloud vous permet de conserver toutes vos informations en un seul endroit, mais il vous permet également d'y accéder facilement, de créer de nouvelles données et de collaborer avec vos collègues sur des documents partagés.

Exemples de logiciels de stockage en cloud : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive.  

Une plateforme de planification hebdomadaire en ligne

Les plateformes de planification hebdomadaire vous permettent de gérer les horaires de votre personnel flexible en un clin d'œil tout en réduisant l'utilisation de papier. Il n'est plus nécessaire d'imprimer les horaires (qui finissent souvent à la poubelle une fois la semaine terminée) et les changements de dernière minute sont beaucoup plus faciles à effectuer. Vous pouvez également suivre le temps de travail et les présences de votre personnel. Pour favoriser une approche centrée sur l'employé, vous pouvez laisser les membres de votre équipe gérer leurs propres horaires. En ayant accès aux calendriers de leurs collègues, ils peuvent choisir quand ils viendront au bureau pour le travail collaboratif et quand ils feront du travail à distance.

Exemples de plates-formes de planification de la semaine : deskbird.

Des outils de finance numérique

Combien d'entre nous reçoivent encore des relevés bancaires sur papier ? Pas tant que ça. Dans notre vie privée, recevoir des documents de facturation par voie électronique est la nouvelle normalité. Alors pourquoi ne pas appliquer cette méthode sans papier au bureau ? Vous pouvez également gérer vos finances en ligne et abandonner le format papier. Lorsqu'il s'agit de facturer, de suivre et d'analyser, les outils financiers numériques soutiennent les entreprises.

Exemples d'outils de finance numérique : Bill.com, Oracle Netsuite, Xero. 

Pour pouvoir adopter les tendances de l'avenir du travail en numérisant vos fichiers, vos données et votre environnement de travail global, le passage au zéro papier est une étape nécessaire pour atteindre ces objectifs. Entre autres avantages, un bureau sans papier vous permet de vous moderniser en répondant aux attentes des employés, en facilitant le travail flexible et en permettant l'automatisation. Êtes-vous à la recherche d'une solution numérique pour gérer votre lieu de travail hybride et votre système de planification ? Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir un outil adapté aux besoins de votre entreprise et de vos employés !

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* Toutes les statistiques de cet article proviennent du rapport Faits sur les déchets de papier : Statistiques sur les déchets de papier que vous devez connaître publié par Eco-friendly Habits.