Bureau à la demande : comment tirer le meilleur parti d'un environnement partagé

Dites adieu au bureau individuel encombré de souvenirs ; il est temps d'adopter un bureau partagé. En tant que CRE ou facility manager, vous avez un rôle à jouer dans la transformation des bureaux en environnements plus dynamiques et plus efficaces. Le hot desking est l'occasion de créer un espace qui non seulement maximise l'efficacité et la flexibilité, mais qui stimule également le moral et la productivité des employés. En utilisant intelligemment l'espace et en tenant compte de l'environnement, vous posez les jalons de la réussite.

Alors que la tendance au travail à distance ne cesse de croître, les bureaux partagés deviennent une option de plus en plus attrayante. Cette solution offre à votre équipe la liberté de choisir son espace de travail en fonction de ses besoins quotidiens. Cette approche favorise un lieu de travail dynamique et connecté, prêt à s'adapter aux défis du travail moderne. Voulez-vous passer à l'action ? Voyons comment vous pouvez rendre votre bureau flexible et innovant grâce au hot desking.

Qu'est-ce qu'un bureau partagé ?

Bureau partagé (hot desk)

Qu'est-ce qu'un bureau partagé ? Pour faire court, les hot desks sont des lieux de travail flexibles où les employés partagent un bureau ou un poste de travail dans un espace commun. C'est le contraire d'un bureau fixe dans un lieu de travail traditionnel. Dans le cas du flex-desking ou du hot seating, les personnes réservent un bureau ou une table commune pour la journée ou même pour quelques heures.

Les "hot desks" remplacent les places assignées par un système "premier arrivé, premier servi" qui vous permet de choisir votre bureau quand vous le souhaitez. Cette approche permet une utilisation efficace de l'espace de travail et s'adapte quotidiennement aux besoins et aux préférences du personnel. Elle rend le bureau du futur plus dynamique et plus adaptable aux besoins changeants de l'équipe.

La différence entre le hot desking et le hotelling

Le hot desking et le hotelling sont tous deux conçus pour maximiser l'efficacité de l'espace de bureau, mais ils répondent à des besoins différents. Le hot desking favorise la spontanéité et le choix au quotidien, car il n'est pas nécessaire de réserver. Tout comme le hot desking, l'hoteling consiste à réserver un bureau pour une période plus longue, par exemple une semaine ou plus. C'est ce que vous pouvez faire grâce à la fonction d'attribution d'espaces du site deskbird.

Vous devez comprendre ces différences pour décider quel modèle convient le mieux à votre organisation. Les deux stratégies peuvent améliorer l'efficacité de l'espace, mais vous devez choisir celle qui correspond au style de travail de votre équipe et aux exigences de votre entreprise.

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Quels sont les avantages de l'aménagement d'un bureau à la demande ?

Avantages du hot desking pour les entreprises

Optimisation de l'espace de travail

Le hot desking résout le problème courant de l'espace de bureau inutilisé. Grâce aux bureaux "premier arrivé, premier servi", votre bureau s'adapte chaque jour aux besoins de votre équipe, ce qui vous permet de tirer le meilleur parti de votre espace. Ainsi, vous utiliserez efficacement chaque mètre carré de vos locaux, les zones mortes se feront plus rares et votre lieu de travail se remplira de vie. Il s'agit de gérer un espace dynamique et efficace qui répond aux différentes tâches et aux différents styles de collaboration sans gaspiller d'espace. Cela peut également contribuer à réduire l'encombrement et à rendre votre lieu de travail plus agréable sur le plan esthétique.

Réduction des dépenses

Le passage à un bureau à distance peut vous faire économiser beaucoup d'argent. Avec une empreinte réduite par employé, vous pouvez soit vous installer dans des locaux plus petits, soit mieux utiliser l'espace existant sans ajouter de surface. Grâce à cette flexibilité, les coûts de location, d'énergie et d'entretien diminuent. 

Le fait d'avoir moins de mobilier et d'équipement vous permet également de réaliser des économies. Cela signifie que vous pouvez dépenser votre budget de manière plus stratégique, en investissant dans des éléments qui améliorent le bien-être de votre personnel ou qui favorisent la croissance de votre entreprise. Il peut s'agir d'investir dans la technologie ou dans un mobilier plus ergonomique afin de réduire les contraintes physiques de vos employés.

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Créer un aménagement de bureau agile pour stimuler la productivité

Le hot desking favorise un aménagement plus flexible des bureaux, un excellent moyen de stimuler la productivité. Ici, les gens ont la liberté de se déplacer et de travailler ensemble ouvertement, et donc de briser les silos et de favoriser un environnement de travail dynamique.  

En tant que gestionnaire d'un établissement ou d'un CRE, votre tâche consiste à concevoir des espaces de travail qui favorisent à la fois le travail individuel et le travail collaboratif. Les environnements de bureau vous permettent de tirer le meilleur parti de vos employés. De plus, les aménagements agiles s'adaptent rapidement à l'évolution des besoins de l'entreprise, de sorte que votre lieu de travail reste réactif et innovant. 

Avantages d'un bureau partagé pour les employés

Adapter l'espace de travail au type de tâches

Le partage de bureau permet d'associer les espaces de travail aux tâches en fonction de vos besoins. Avec le hot desking, vos employés peuvent choisir l'environnement qui convient à leur travail actuel, qu'il s'agisse de travailler seul, de collaborer avec d'autres ou de réfléchir dans un espace calme. 

Une telle capacité d'adaptation à votre travail peut conduire à de meilleures performances et à un plus grand niveau de satisfaction professionnelle. Votre rôle en tant que directeur d'établissement est de veiller à ce que votre personnel bénéficie d'un environnement propice à la réussite.

Faciliter la collaboration et les interactions lors de l'arrivée sur le site

L'avantage du partage de bureau est qu'il facilite la collaboration et l'interaction entre collègues. En choisissant l'endroit où ils s'assoient, les employés peuvent se positionner à proximité des membres de l'équipe ou des services avec lesquels ils travaillent chaque jour. 

Cette proximité peut conduire à des réunions et à une coopération plus spontanées, brisant les silos et encourageant une dynamique de groupe plus cohésive. Votre bureau devient ainsi un centre d'activité et d'échange, où les idées circulent librement et où le travail collaboratif est encouragé sans effort.

Évoluer dans un environnement de travail agile et centré sur l'employé

L'adoption du hot desking est un pas vers un environnement de travail plus agile et plus centré sur l'employé, où la liberté, la créativité et les idées de votre équipe sont valorisées par-dessus tout. En supprimant la nature statique des places assignées, le hot desking favorise un environnement dynamique. De plus, lorsque les gens se déplacent et travaillent dans des espaces différents, ils sont exposés à des stimuli et des perspectives variés, qui mettent le feu à la créativité ! 

Collaborer spontanément avec divers membres de l'équipe au fil des jours favorise les conversations fraîches et les échanges d'idées qui ne se produiraient pas à un bureau fixe. L'expérience de vos employés s'en trouve améliorée, ce qui a des conséquences directes pour votre entreprise. Tout le monde y gagne !

Comment transformer votre espace de travail traditionnel en bureau partagé ?

Analyser l'utilisation actuelle de l'espace de bureau

Pour analyser l'utilisation de votre espace de travail, commencez par suivre les taux d'occupation des différentes zones à l'aide de capteurs ou d'un logiciel d'enregistrement. Ensuite, tracez le plan de vos espaces de travail pour visualiser les zones très fréquentées par rapport aux zones sous-utilisées. Enfin, mettez en place des outils de retour d'information ou des enquêtes pour recueillir les avis des employés sur leurs préférences et leurs besoins en matière d'espace. Utilisez ces données pour ajuster votre stratégie de hot desking, réaffecter les ressources et réaménager les espaces en fonction des schémas d'utilisation réels. Veillez à encourager les employés à signaler tout problème d'accès ou d'utilisation des bureaux.

Discutez avec vos employés de leurs attentes concernant le lieu de travail physique

Vos employés sont ceux qui utilisent l'espace tous les jours, leur avis est donc précieux. Organisez des discussions ou des enquêtes pour recueillir leurs attentes, leurs préférences et leurs éventuelles inquiétudes quant à l'adoption d'un système de partage de bureaux. Ce retour d'information est essentiel pour créer un espace de travail qui non seulement répond aux objectifs de votre entreprise, mais qui soutient et améliore également l'expérience de travail de votre équipe. Le fait d'impliquer votre personnel dès le départ favorise un sentiment d'appropriation et d'enthousiasme à l'égard de la nouvelle conception des bureaux.

Repenser l'agencement de votre bureau pour qu'il corresponde aux principes du hot desking

Sur la base des résultats de l'analyse de l'espace et des commentaires des employés, il est temps de revoir l'agencement de vos bureaux. Ce réaménagement doit privilégier la flexibilité, la collaboration et l'efficacité, en prévoyant plusieurs zones dédiées à différents styles de travail et à différentes tâches. Intégrez des solutions technologiques qui facilitent le "hot desking", comme des systèmes de réservation de postes de travail et de salles de réunion. Un aménagement bien pensé qui respecte les principes du hot desking peut transformer votre lieu de travail en un environnement plus dynamique et plus adaptable.

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Gardez un œil sur l'analyse de votre lieu de travail afin d'y déceler des possibilités d'amélioration

Une fois que votre bureau partagé est opérationnel, surveillez en permanence ses performances grâce à l'analyse du lieu de travail. Des outils tels que l'application deskbird peuvent fournir des données précieuses sur l'utilisation de l'espace, les heures de pointe et les préférences des employés. Utilisez ces informations pour procéder à des ajustements judicieux de votre aménagement, de vos politiques ou des ressources disponibles. L'examen régulier des données permet de s'assurer que votre espace de travail reste aligné sur les besoins et les attentes de votre équipe, ce qui favorise l'amélioration continue et la satisfaction dans votre environnement de hot desking.

Comment maintenir un flux et un niveau élevé d'efficacité dans un environnement de "hot desk" ?

Analyser les inconvénients potentiels à venir

Avant de commencer le hot desking, identifiez les problèmes éventuels liés à l'agencement de votre bureau. En tant que gestionnaire des locaux, il faut veiller aux problèmes potentiels, tels que les conflits d'horaires. La surpopulation dans les endroits populaires ou les zones désertes affecte le flux de travail et l'atmosphère générale. Vous pouvez vous préparer à ces défis en évaluant de manière proactive l'utilisation et la répartition de l'espace. Veillez à ce qu'il corresponde aux préférences de votre équipe, avec un mélange d'espaces de collaboration et d'espaces individuels. Vous pouvez affiner la disposition au fil du temps en évaluant régulièrement la façon dont les bureaux, les salles de réunion et les ressources sont utilisés. 

S'assurer que tout le monde a accès à l'équipement et aux ressources de base

S'assurer que tout le monde a accès aux éléments de base, comme des prises éléctriques, est une condition sine qua non dans une configuration de bureau à distance. Imaginez que vous arriviez avec votre café, prêt à affronter la journée, et que vous découvriez qu'il n'y a nulle part où brancher votre ordinateur portable. Frustrant, n'est-ce pas ? Il est de votre responsabilité de veiller à ce que les éléments soient à la portée de tous. Cela signifie qu'il faut disposer d'un nombre suffisant de prises de courant, de chargeurs et d'une connexion Wi-Fi qui ne tombe pas en panne lorsque vous changez de bureau. 

Cet aspect va au-delà de la simple commodité. Il s'agit de fournir à votre équipe ce dont elle a besoin pour travailler et être efficace chaque jour. Personne ne doit perdre de temps à chercher un endroit où se brancher au lieu de s'atteler à une tâche.

Envisager la mise en œuvre d'une politique BYOD

Envisagez-vous de mettre en place une politique "Bring Your Own Device" (BYOD) ? C'est un choix judicieux pour le hot desking. Permettre à votre équipe d'utiliser ses appareils personnels peut améliorer le confort et l'efficacité. Mais n'oubliez pas que tout n'est pas rose. Vous devez penser à la sécurité et vous assurer que votre installation informatique est à la hauteur. L'objectif ? Assurer la sécurité de votre réseau tout en facilitant la vie de chacun. En trouvant le bon équilibre, votre bureau reste flexible et votre personnel reste heureux et productif, sans perdre une miette de son travail.

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Gardez à l'esprit que le partage des bureaux ne convient pas à tous les employés

Le hot desking n'est pas forcément adapté au style de travail de tous les membres de votre équipe. Certains ont besoin d'un espace à eux où ils peuvent accrocher des photos de leur chien ou mettre la plante porte-bonheur. Il ne s'agit pas d'adopter une solution unique, mais de proposer des options. Vous pouvez également prévoir quelques bureaux dédiés pour ceux qui ont besoin d'une certaine uniformité. De cette façon, vous vous assurez que les préférences de chacun en matière de travail sont prises en compte, ce qui maintient le moral et la productivité de vos employés à un niveau élevé. Ce mélange judicieux de bureaux fixes et flexibles crée un environnement inclusif et rend votre espace de travail universellement accueillant et efficace.

Créer une politique de hot desk avec des règles et des bonnes pratiques à suivre

Mettre en place une politique de hot desk, c'est comme établir les règles de base d'un sport collectif. Tout le monde doit savoir comment jouer franc-jeu. Vous devez couvrir les bases : comment ranger derrière soi, partager l'espace avec les autres, etc. Il est essentiel de mettre l'accent sur l'étiquette du bureau partagé. Il est essentiel de mettre l'accent sur l'étiquette du bureau partagé. C'est la règle du jeu qui permet d'éviter les problèmes. Si tous les membres de votre équipe respectent les choses à faire et à ne pas faire, votre système de bureaux partagés peut prospérer, améliorant ainsi l'ambiance et les résultats de votre espace de travail. Cette approche permet d'éviter les conflits potentiels et de promouvoir un sens de la communauté et de la responsabilité collective. Elle fait de votre bureau un modèle de productivité et de positivité.

Utiliser une application de hot desking comme deskbird

Vous vous lancez dans le hot desking ? C'est un jeu d'enfant avec deskbird, votre application de référence pour la gestion de ces espaces de travail flexibles. Nous rendons l'ensemble du processus transparent, et pas seulement la recherche d'un espace. Grâce à ses intégrations, deskbird se synchronise avec vos systèmes existants, tels que MS Teams, Slack, et vos applications de calendrier, pour que tout se passe bien. Avec des mises à jour en temps réel sur les personnes présentes et sur ce qui se passe, il devient facile de planifier votre semaine ou de réserver le bureau idéal. Laissez deskbird s'occuper de la logistique pour que vous puissiez vous concentrer sur le travail qui compte.

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Avec un bureau partagé, votre entreprise devient un centre d'efficacité et de collaboration, reflétant la nature évolutive du lieu de travail moderne. L'aménagement minutieux de votre espace, l'élaboration de directives claires et l'utilisation d'outils intelligents tels que deskbird favorisent la productivité et soutiennent des styles de travail différents. Faites preuve de souplesse, communiquez régulièrement et efforcez-vous d'apporter des améliorations continues au fur et à mesure que vous évoluez vers un bureau partagé. Soyez ouvert au changement, écoutez votre équipe et affinez votre approche pour favoriser un environnement où chacun s'épanouit. Faisons de votre entreprise un lieu qui répond aux défis d'aujourd'hui et prépare l'avenir. Pour comprendre comment notre logiciel peut aider votre entreprise et vos employés à s'épanouir, demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird et découvrez nos fonctionnalités étonnantes pour les équipes modernes !