Bureaux dédiés : devriez-vous en avoir dans votre environnement de travail hybride ?

Certains de vos employés viennent-ils vous voir en disant : "C'était mieux avant" après le passage à un espace de travail partagé et flexible ? Il est dur de satisfaire tout le monde. Cependant, l'optimisation et la création d'un espace de bureau plus moderne ne signifient pas que les membres de votre équipe ne peuvent plus disposer d'un bureau attitré.

Dans certains cas, il peut être judicieux de conserver quelques bureaux fixes dans votre environnement de travail. Oui, l'avenir du bureau est flexible et s'adapte aux besoins et aux tâches de vos travailleurs. Les gens peuvent changer de lieu de travail tous les jours ou plusieurs fois par jour s'ils le souhaitent. 

Des bureaux individuels aux espaces collaboratifs et aux salles de réunion, ils peuvent choisir ce qui leur convient le mieux grâce au hot desking et à des logiciels de réservation de salles comme deskbird. Mais pour être 100 % agile et centré sur l'employé, il faut aussi tenir compte du fait que certaines personnes ne veulent pas travailler dans un espace différent à chaque fois qu'elles viennent au bureau.

Examinons les avantages et les inconvénients qui existent lorsqu'on permet à ses collègues de disposer de leur propre bureau et comment en tirer le meilleur parti dans un environnement de travail hybride.

Qu'est-ce qu'un bureau dédié ?

Les bureaux dédiés, également appelés "bureaux assignés" ou "bureaux fixes", sont un type de disposition des sièges que l'on trouve couramment dans les espaces de travail traditionnels et les environnements de bureaux ouverts. Contrairement au modèle de hot desking, dans lequel vos employés réservent tous les bureaux disponibles, les bureaux dédiés sont généralement réservés à l'usage exclusif d'une personne spécifique. 

Ce système offre aux utilisateurs un lieu de travail cohérent où ils peuvent laisser leur matériel et leurs affaires sans avoir à vider l'espace à la fin de chaque journée. Garder des bureaux dédiés dans un environnement de travail hybride peut s'avérer très utile pour trouver un équilibre entre la flexibilité du hot desking et la personnalisation des bureaux traditionnels. Ils offrent un sentiment de permanence et un endroit désigné pour se concentrer au sein d'un bureau partagé et agile.

Quelle est la différence entre un hot desk et un bureau dédié ?

Avantages et inconvénients du hot desking

Les avantages du modèle de hot desking

Au cours des deux dernières années, la stratégie de flexibilité du lieu de travail appelée "hot desking" a gagné en popularité en raison de ses divers avantages, ce qui a conduit de nombreuses organisations à adopter ce modèle. Si vous ne connaissez pas encore ces avantages, voici quelques-uns des principaux avantages que le hot desking offre à la fois aux employés et aux entreprises :

• Espaces et les coûts optimisés : la flexibilité de la disposition des sièges permet de réduire l'espace de bureau et de minimiser les frais généraux.
• Plus de collaboration : le fait de changer de lieu de travail favorise les interactions entre les différentes équipes et les différents services.
• Plus de flexibilité : un aménagement de bureau agile permet aux employés de contrôler l'endroit où ils travaillent un jour donné, en fonction de leurs tâches et de leurs préférences.
• Plus de créativité et de productivité : le hot desking expose les employés à de nouvelles perspectives en changeant de voisins.
• Moins d'encombrement : les bureaux non attribués encouragent une politique de bureau propre, ce qui permet d'avoir un espace de travail plus ordonné.

En outre, la demande croissante de flexibilité du lieu de travail et le désir d'un environnement plus dynamique et collaboratif ont fait du hot desking une option attrayante pour diverses entreprises tournées vers l'avenir. Grâce à cet aménagement de bureau, elles peuvent optimiser leurs ressources et dynamiser leur culture d'entreprise.

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Les inconvénients des hot desks

Cependant, comme tout modèle et malgré la popularité du hot desking, il y a aussi des inconvénients. Par exemple : 

• Perte d'accès à l'espace personnel : les employés peuvent regretter de ne pas avoir un "chez-soi" au travail pour y laisser leurs affaires et les personnaliser.
• Cela peut créer des conflits d'horaires: trouver un bureau libre aux heures de pointe ou un espace de travail qui permette à votre personnel de travailler dans des conditions optimales peut s'avérer difficile.
• Des problèmes d'hygiène : les bureaux partagés peuvent poser des problèmes d'hygiène s'ils ne sont pas bien gérés.

La bonne nouvelle, c'est que l'application deskbird offre une solution à ces inconvénients du hot desking. Elle permet aux membres de l'équipe de réserver leur espace de travail à l'avance, ce qui réduit les conflits d'horaires et permet à chacun de planifier sa journée avec certitude. Ses fonctionnalités répondent également aux préoccupations relatives à l'espace personnel et à la routine en permettant aux travailleurs de choisir leurs bureaux préférés, ce qui favorise un sentiment de contrôle et d'autonomisation dans le cadre de l'expérience du hot desking.

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Avantages et inconvénients d'un bureau dédié

Les avantages d'un bureau dédié

Dans l'environnement de travail flexible d'aujourd'hui, disposer d'un espace à soi peut s'avérer inestimable. C'est là que le concept de bureau dédié entre en jeu. Un bureau fixe offre également certains avantages, notamment

• Personnalisation possible : avec un bureau dédié, les employés ont le confort de s'approprier leur espace de travail. Il peut y installer des photos, des plantes ou même des équipements ergonomiques, ce qui le rend plus propice à la productivité et au plaisir.
• Plus de cohérence : le fait de revenir dans le même espace à chaque fois qu'ils se rendent sur le site offre un environnement de travail stable, ce qui favorise la routine quotidienne et la productivité.
• Une meilleure gestion des cyberrisques: les employés n'ont pas à s'inquiéter de laisser leurs effets personnels lorsque le bureau leur appartient en exclusivité.
• Il réduit le temps d'installation : votre personnel appréciera le fait de savoir qu'un espace aménagé lui est mis à disposition, avec tout le matériel à portée de main, pour un flux de travail mieux rationnalisé et donc une journée de travail plus efficace.

En fin de compte, l'intégration d'espaces assignés dans un plan de travail flexible combine structure et liberté, ce qui améliore la satisfaction et la productivité des employés. Cela peut être particulièrement bénéfique pour ceux qui privilégient la cohérence ou qui traitent des informations sensibles. Enfin, cela vous place dans une position qui met en valeur votre capacité à vous adapter à diverses préférences de travail.

Les inconvénients d'un bureau fixe

Si les bureaux dédiés ont leurs avantages, certains inconvénients peuvent vous empêcher d'adopter exclusivement ce modèle : 

• Des coûts de bureau plus élevés : les bureaux dédiés nécessitent plus d'espace de bureau que les hot desks, ce qui entraîne une augmentation des dépenses immobilières.
• Manque de flexibilité : les bureaux fixes limitent la capacité à s'adapter aux fluctuations des effectifs et aux préférences en matière de travail à distance.
• Baisse de l'interaction : vos employés se connectent moins lorsqu'ils travaillent à partir d'un seul espace de travail, ce qui peut avoir un impact négatif sur la collaboration et les possibilités de mise en réseau.
• Espace gaspillé : le fait de n'avoir que des bureaux dédiés dans votre bureau peut entraîner un gaspillage d'espace lorsque les employés sont absents ou travaillent à distance.

Ces inconvénients expliquent pourquoi un bureau exclusivement dédié n'est peut-être pas la décision la plus judicieuse si vous recherchez la rentabilité, la productivité et l'agilité. Un lieu de travail optimal intègre un mélange d'options de sièges pour maximiser les possibilités d'interaction et l'utilisation de l'espace.

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Comment déterminer le nombre de bureaux dédiés dont votre espace de travail a besoin ?

1. Analyser combien d'espace de travail vous pouvez consacrer à des bureaux fixes

Pour savoir combien de bureaux dédiés doivent être disponibles dans votre bureau, vous devez, en tant que gestionnaire de locaux et d'immobilier d'entreprise, évaluer méticuleusement la capacité de l'espace. Cette analyse comprend l'évaluation de l'agencement actuel des bureaux, la prise en compte de la superficie totale et des espaces essentiels tels que les salles de réunion, les espaces communs et les voies d'accès nécessaires. 

Votre objectif est de trouver un équilibre entre les contraintes spatiales et la nécessité de disposer de postes de travail dédiés. Vous optimisez ainsi l'utilisation de l'espace sans surcharge ni sous-utilisation. Cette planification stratégique permet de créer un environnement efficace et productif qui corresponde aux exigences opérationnelles de l'entreprise et aux attentes des employés.

2. Étudier la façon dont vos employés utilisent l'espace de travail grâce à l'analyse du lieu de travail.

Pour déterminer le nombre optimal de bureaux dédiés pour un bureau, vous devez également étudier l'utilisation actuelle du bureau. Cela signifie que vous devez examiner en profondeur les données analytiques relatives au lieu de travail afin de découvrir les schémas d'utilisation, par exemple si certains employés réservent habituellement le même espace de travail. L'identification de ces tendances peut servir de premier indicateur de la demande potentielle de bureaux fixes. 

De plus, le suivi de la fréquence et de la régularité de la réservation des espaces par les individus fournit des informations exploitables. Il vous permet d'estimer le nombre de bureaux dédiés nécessaires pour soutenir efficacement vos équipes. 

Cette approche éclairée garantit que l'attribution des bureaux correspond aux préférences et aux habitudes de travail des employés. Ce faisant, vous concevez également un aménagement de bureau adapté et efficace qui rend votre personnel heureux, satisfait et productif.

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3. Vérifier avec votre équipe que cette analyse reflète leurs besoins réels.

Déterminer le nombre adéquat de bureaux dédiés dans un bureau n'est pas seulement une question de chiffres. En tant que gestionnaire de locaux et de CRE, vous devez également engager un dialogue constructif avec les employés. Certes, les données analytiques sur le lieu de travail donnent une première idée de l'utilisation des bureaux et des besoins et habitudes des membres de votre équipe. Cependant, il faut valider ces résultats par rapport aux besoins et aux préférences réels de votre personnel. 

En discutant avec vos collègues, vous vous assurez que les conclusions tirées des modèles d'utilisation du lieu de travail correspondent réellement à leurs routines de travail et à leurs besoins de confort. Cette approche collaborative renforce l'adéquation entre les décisions managériales et les besoins de la main-d'œuvre, favorisant ainsi un environnement de bureau à la fois éclairé par les données et centré sur l'humain. L'intégration des commentaires des employés comble le fossé entre les analyses et la satisfaction réelle, ce qui permet d'élaborer une stratégie d'attribution des bureaux adaptée et efficace.

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Comment gérer ces espaces de travail dans une configuration hybride ?

Utiliser un logiciel de gestion de l'espace tel que deskbird 

Pour que votre environnement de travail agile fonctionne sans heurts et maîtriser la combinaison de hot desks, de bureaux dédiés, d'espaces de travail collaboratifs, de salles de réunion, etc., la mise en œuvre d'un logiciel de gestion d'espace convivial tel que deskbird est indispensable. Notre outil est plus qu'un logiciel de réservation debureaux et de salles. Il s'agit d'une ressource essentielle pour les gestionnaires et les travailleurs.

Son rôle est essentiel, non seulement pour gérer ces différentes dispositions de sièges, mais aussi pour maintenir une expérience positive pour les employés et collecter des données clés afin d'améliorer continuellement votre lieu de travail physique. Par amélioration, nous entendons tirer le meilleur parti de votre espace, veiller à ce qu'il réponde aux besoins des membres de votre équipe et trouver des possibilités de réduction des coûts. 

Concentrez-vous sur l'optimisation et utilisez votre espace de manière intelligente

Vous pouvez attribuer des bureaux dédiés à vos employés à temps plein. Cependant, si votre personnel travaille dans le cadre d'un modèle de travail hybride, chaque personne disposant de son propre bureau ne l'utilisera peut-être pas quotidiennement de 9 à 5. Pourquoi devriez-vous alors laisser cet espace vide lorsqu'ils ne l'utilisent pas ? La fonction "bureau assigné" de deskbird permet à l'administrateur de bloquer un bureau pour un membre de l'équipe à des heures précises.

Par exemple, Aurore pourrait vous demander de lui attribuer un bureau près de la fenêtre et de la cafétéria. Mais elle ne vient que les mardis, jeudis et vendredis matin. Le reste de la semaine, cet espace de travail est libre. Vous pouvez le rendre disponible sur votre application de réservation de bureau deskbird pour que d'autres collègues puissent l'utiliser. Ils peuvent même en faire leur bureau dédié sur les créneaux disponibles. Grâce à cette solution, Julie peut disposer de cet espace agréable tous les lundis.

Veillez à ce que tout le monde connaisse l'étiquette des bureaux partagés

Si vous utilisez la méthode mentionnée ci-dessus, vos employés ne disposeront pas d'un bureau dédié qui leur appartiendra à 100 %. Ils ne pourront donc pas y laisser leurs affaires et leur matériel. Les règles d'étiquette du bureau deviennent alors essentielles pour que ce système fonctionne et soit agréable pour tout le monde. Elles assurent une transition en douceur et maintiennent un espace de travail respectueux et organisé.

Par exemple, si Julie occupe le bureau numéro 4 le lundi et Aurore le mardi, toutes deux doivent respecter les pratiques qui consistent à ranger le bureau après utilisation. Cela implique de ranger en toute sécurité les objets personnels et les documents sensibles et de remettre en position standard tout élément réglable (comme les supports d'écran ou les chaises). S'assurer que tout le monde connaît ces protocoles permet de prévenir les conflits, de promouvoir le respect mutuel et de maintenir un environnement professionnel. N'oubliez pas qu'une communication efficace de ces normes influence la réussite des aménagements de bureaux flexibles, qui peuvent favoriser un sentiment de responsabilité collective et d'attention aux ressources partagées.

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Réanalyser régulièrement l'utilisation de vos bureaux dédiés

Réévaluer régulièrement l'utilisation des bureaux dédiés est une pratique utile pour s'assurer qu'un modèle d'espace de bureau reste en phase avec les objectifs de l'entreprise et l'évolution des besoins des employés. La structure des équipes, les exigences des projets et la dynamique de la main-d'œuvre évoluent au fil du temps : la stratégie d'affectation des bureaux qui vous paraîssait optimale un jour, pourrait s'avérer obsolète. 

Une analyse régulière permet de mettre en évidence les schémas d'utilisation, les zones sous-utilisées ou sur-utilisées et d'identifier les nouvelles préférences ou exigences du personnel. Cette approche proactive permet aux entreprises de réajuster l'agencement de leurs bureaux en fonction de l'évolution de la situation. Elles peuvent ainsi maintenir un environnement favorable et productif qui reflète les styles de travail actuels et améliore la satisfaction générale des employés. Une gestion adaptable de l'espace est donc fonctionnelle pour maintenir l'efficacité et favoriser une culture de bureau réactive.

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L'aménagement de votre espace de travail physique doit suivre l'évolution de la dynamique de votre entreprise. N'oubliez pas que les besoins des employés et les objectifs de l'entreprise peuvent changer au fil du temps. Il est donc fortement recommandé de revoir régulièrement votre stratégie en matière de bureaux dédiés. Ainsi, vous vous assurez non seulement d'un environnement de travail centré sur les personnes, qui s'adapte aux demandes changeantes de votre équipe, mais aussi d'un aménagement adéquat pour stimuler la productivité et optimiser vos coûts de bureau. 

Adoptez la flexibilité et restez proactif. C'est la clé d'un lieu de travail prospère qui exploite pleinement les avantages de tous les types d'espaces de travail, qu'il s'agisse de bureaux fixes ou de salles de réunion. Cela vous semble-t-il trop difficile à mettre en œuvre et à coordonner ? Essayez gratuitement l'application deskbird pour découvrir comment notre logiciel de réservation de bureaux vous aide à gérer un environnement de travail moderne et agile en toute transparence !