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Optimisation de l'espace

Des bureaux plus petits : faire des économies tout en étant des employeurs modernes

Publié :

2 mai 2023

Mis à jour :

16 juin 2023

Pendant longtemps, la réduction de la taille de l'espace de travail des entreprises a été un signe négatif plutôt que positif. Les raisons sous-jacentes étaient soit des questions financières, soit d'autres difficultés. Mais la réduction de l'espace de travail est aujourd'hui une pratique courante qui découle de nos nouvelles méthodes de travail, telles que le travail flexible.

Les organisations peuvent se développer avec succès tout en décidant de recourir à cette technique de réduction des frais. Dans les paragraphes suivants, nous examinerons les raisons pour lesquelles un nombre croissant d'entreprises choisissent de réduire leur surface au sol. Si vous envisagez cette option pour votre entreprise, lisez notre article pour réperer les informations essentielles à prendre en compte. 

Est-ce qu'une réduction de l'espace pour accueillir les employés risque d'avoir un impact sur votre culture d'entreprise ? Y a t-il un risque d'une baisse de cohésion et de lien avec le lieu de travail de la part des membres de votre équipe ? En effet, il y a bien des défis liés à un espace de travail correspondant à un modèle de travail hybride. Pourtant, il existe des solutions pour les surmonter. La réduction de l' espace de travail ne doit pas être considérée comme un nouvel obstacle, mais plutôt comme une opportunité. Souhaitez-vous en savoir plus sur la réduction de l'espace de travail ? Voici des informations et des conseils qui devraient éveiller votre intérêt !

Un espace de bureau réduit peut contribuer à la croissance et à la réussite d'une entreprise

La plupart des entreprises ont adopté le modèle de travail hybride

Proposer des modalités de travail flexibles est devenu la norme pour ces organisations qui ont une approche centrée sur l'employé et souhaitent attirent les talents. Cela leur permet d'embaucher dans le monde entier et de poursuivre leur croissance sans avoir à chercher de nouveaux espaces de bureaux. Elles bénéficient de la constitution d'une main-d'œuvre hautement qualifiée tout en répondant à ce que les travailleurs demandent avec le plus d'insistance, à savoir avoir droit à plus de flexibilité au travail.

Après avoir travaillé dans un bureau traditionnel pendant des décennies, puis avoir fait l'expérience du travail à distance pendant la pandémie, la plupart des gens s'accordent à dire qu'un mélange des deux est la meilleure solution. Un horaire de travail hybride permet aux membres de l'équipe de profiter simultanément des aspects positifs du travail sur site et des avantages du travail à domicile. 

Pour les entreprises, il s'agit également d'une situation gagnant-gagnant. Elles peuvent se développer sans avoir à consacrer un budget plus important à des installations plus grandes. Cerise sur le gâteau, elles répondent à l'une des attentes les plus élevées des employés, améliorent leur expérience et les aident à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

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Les employés passent moins de temps au bureau qu'auparavant

La connexion virtuelle permet à vos employés de collaborer de manière transparente à partir de différents endroits. La technologie du lieu de travail hybride les aide à coordonner leur travail pour rester productifs et efficaces, quel que soit l'endroit où ils décident de travailler.

Mais l'adoption des avantages du travail hybride a un impact direct sur l'utilisation de l'espace de bureau de l'entreprise. Il est évident que votre taux d'occupation diminue lorsqu'une partie de votre personnel travaille à domicile ou ailleurs. 

Il reste néanmoins que les travailleurs souhaitent toujours se rencontrer en personne : le 100% remote n'est donc pas la meilleure idée. Adopter la flexibilité du travail et la réduction de la taille de votre lieu de travail sont des moyens efficaces de surfer les tendances de l'avenir du travail tout en faisant des économies. C'est d'ailleurs la meilleure stratégie pour cesser de gaspiller de l'argent pour des dépenses immobilières.

Réduire les frais de bureau : une priorité absolue

Si vous êtes un gestionnaire immobilier, votre principal objectif est de trouver des moyens d'optimiser les dépenses immobilières. La réduction de la taille des bureaux est l'un de ces moyens. Les entreprises peuvent louer moins cher si elles analysent correctement l'utilisation des bureaux pour réduire la taille des installations en conséquence. Les dépenses liées à l'équipement de bureau, aux factures (électricité, eau, etc.) et aux autres frais liés à l'accueil quotidien de tous les travailleurs sur le site diminuent également.

La solution est donc la location d'un espace de travail plus petit ou alors louer la surface extra à d'autres entreprises. Il s'agit là d'une manière intelligente de gérer l'immobilier d'entreprise et de créer des revenus supplémentaires.

Une nouvelle opportunité de réinvestir votre budget ailleurs

Grâce au travail hybride, les économies sur les coûts immobiliers prennent un nouveau tournant. C'est une occasion unique pour les entreprises d'investir cet argent dans la création d'une main-d'œuvre et d'une entreprise plus fortes.

Par exemple, si la réduction de l'espace de travail peut affaiblir la culture d'entreprise, la cohésion d'équipe et les liens sur le lieu de travail d'un côté, elle peut augmenter votre budget de l'autre côté. Un budget que vous pouvez réinvestir dans desactivités de team building ou des initiatives de bien-être sur le lieu de travail

Le développement des compétences et la formation sont des aspects essentiels pour les entreprises et les employés également. Les milléniaux et la génération Z sont particulièrement réceptifs aux organisations qui leur permettent d'améliorer leurs compétences. 

Pour les entreprises, l'argent qu'elles économisent avec des bureaux plus petits peut être réinjecté dans toutes ces activités qui contribuent à renforcer les équipes.

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grand espace de bureau avec de grandes fenêtres
Grand espace de bureau

Informations à retenir avant d'appliquer cette technique de réduction des dépenses

Les statistiques sur le télétravail ont tranché : pas de retour au travail d'avant possible

Certaines entreprises doutent encore de l'avenir du travail hybride. Elles pensent que cette tendance va ralentir et devenir un mode de travail qui ne concerne qu'une minorité d'entreprises. Les statistiques sur le travail à distance disent le contraire. Dans une main-d'œuvre multigénérationnelle, près de 3 employés sur 10 sont prêts à rejeter une offre de travail si celle-ci implique un retour à un modèle de travail en présentielle uniquement. 

Pour les jeunes générations de travailleurs, la possibilité de bénéficier de conditions de travail flexibles n'est pas une option "agréable à avoir". C'est ce que ces travailleurs recherchent dans une offre d'emploi. Pour les Millennials et la Génération Z, le fait de ne pas être libre de travailler de n'importe où les conduit généralement à deux choix : quitter l'entreprise ou faire le stricte minimum.

Le fait d'avoir un bureau plus petit ne doit pas nuire à la collaboration et à la cohésion de l'équipe

Lorsque vous envisagez de réduire le nombre de mètres carrés, n'oubliez pas de repenser la manière de promouvoir la collaboration et les liens entre les membres de l'équipe. La plupart des employés ont besoin de se rencontrer en personne pour maintenir un sentiment d'appartenance et se sentir liés à l'entreprise. 

Avec l'essor du travail hybride, la finalité du lieu de travail a changé. Les travailleurs ne se rendent pas au bureau juste pour travailler. Ils se rendent sur place pour socialiser et partager des moments avec leurs collègues également. Ils peuvent discuter d'un projet commun en réunion ou aborder des sujets plus personnels pendant leur pause.

L'agencement de votre bureau prend donc toute son importance lorsqu'il s'agit de créer un espace de travail plus petit qui favorise néanmoins les interactions humaines, les relations authentiques et une culture d'entreprise positive.

Certains employés ont besoin de plus de temps pour s'adapter au changement

Si le travail hybride est le meilleur modèle et le plus demandé par les employés, certaines personnes ont besoin de plus de temps que d'autres pour s'adapter à de nouvelles méthodes de travail. La réduction de l'espace de bureau est une autre étape et peut être perçue comme un signe négatif pour certains travailleurs. 

Vous devez rester à l'écoute et à la disposition des membres de l'équipe qui sont confrontés à ce changement. Écoutez-les, discutez de leurs craintes ou de leurs problèmes et essayez de trouver des solutions pour que la transition se fasse en douceur et avec succès pour tout le monde.

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Groupe de salariés cautionnant
Les équipes doivent garder le lien même en cas de travail hybride

Comment réduire efficacement la taille de votre espace de travail

Analyser l'utilisation actuelle de votre espace de travail physique

La première étape de la réduction de la taille de vos installations consiste à analyser leur utilisation actuelle. L'analyse du lieu de travail peut donner un aperçu de cet aspect et des habitudes de travail de votre personnel. Par exemple, lesanalyses de deskbird vous indiquent qui travaille d'où et quelles parties de votre espace de travail sont les plus utilisées. 

Cela vous permet de définir les besoins de votre entreprise et de vos employés. Les milléniaux ont tendance à privilégier les espaces collaboratifs tels que les espaces de coworking et les salles de réunion. Les travailleurs de la génération Z sont plus demandeurs d'interactions en personne mais préfèrent travailler individuellement et réserver un seul poste. Ces spécificités doivent être prises en compte avant de changer quoi que ce soit sur votre lieu de travail.

Déterminer l'aspect de l'espace de travail pour pouvoir répondre aux besoins de l'entreprise et des employés.

Les données du bureau sont essentielles, mais ce n'est pas le seul aspect à prendre en compte. Il faut inclure vos collègues dans ce processus pour que la transition vers un bureau plus petit se fasse en douceur et avec succès. Menez des enquêtes, discutez en personne et analysez leurs besoins et leurs idées.

Avez-vous besoin de bureaux attribués à des personnes en particulier ? Est-ce vos équipes travaillent volontiers dans les espaces de coworking ? Quels équipements ou éléments du bureau favorisent leur productivité et doivent être conservés ? La collecte de toutes ces informations vous aidera à mieux comprendre vos besoins et à faire des choix judicieux en matière d'aménagement des bureaux.

Calculer vos besoins réels en espace de bureau

Vous pouvez calculer les dépenses réels liées à votre espace de bureau en fonction de toutes ces informations, de votre entreprise, de votre personnel et de votre politique en matière de travail hybride. Pour vous aider, nous avons créé un calculateur de bureaux hybrides. Il n'y a rien de plus facile à utiliser. Il vous suffit d'entrer vos paramètres et le système vous restitue une analyse détaillée de la manière dont vous pouvez économiser de l'argent dans votre environnement de travail hybride.

Réaménager et réduire la taille de votre bureau de manière intelligente

L'objectif de la réduction de la taille de votre bureau est de créer un espace de travail mieux adapté aux besoins de votre entreprise et de votre personnel. Elle ne doit donc pas accroître le stress et la frustration. Pour éviter cela, nous vous recommandons de repenser l'aménagement de votre bureau lorsque vous réduisez la taille de votre espace de travail.

Maintenant que vous savez quels types d'espaces de travail sont les plus utilisés et demandés par les membres de votre équipe, vous pouvez créer un environnement de travail qui stimule le bonheur et la productivité des employés. Profitez de l'occasion pour leur fournir toutes les salles de réunion dont ils ont besoin, ainsi que les bureaux individuels et les espaces de coworking. Il est peut-être temps de revoir également l'ambiance sur place. 

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Homme travaillant sur un ordinateur portable
Équiper les employés de la bonne technologie

Prendre soin des anciens équipements et des documents

Moins d'espace de bureau signifie moins de place pour le mobilier, l'équipement, la paperasse et les autres biens de l'entreprise. Vos documents physiques peuvent être dematérialisés. Cela vous permet non seulement de gagner de l'espace, mais aussi de réduire les déchets électroniques. En ce qui concerne le mobilier et l'équipement technique, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez :

  • proposer à votre personnel de l'acheter à un prix réduit ;
  • le vendre à une entreprise qui restaure les appareils d'occasion ;
  • faire un don à une ONG ou une association locale ;
  • louer un espace de stockage pour le conserver au cas où vous en auriez besoin un jour.

Équiper votre équipe de la bonne technologie de travail hybride

Enfin, le passage à un espace de travail plus petit exige une organisation parfaite. Cela ne doit pas avoir d'incidence sur le travail de vos employés ni rendre leur tâche plus difficile. Lorsque les postes de travail sont limités, des conflits d'horaires peuvent survenir. L'utilisation d'une technologie de travail hybride est donc devenue indispensable. Des solutions telles qu'un logiciel de réservation de bureau ou un système de planification hebdomadaire aident les dirigeants et les employés à gérer leur temps sur place et à domicile sans problème.

Vous travaillez dans une entreprise hybride ? Avez-vous réalisé que l'utilisation des bureaux a changé et que la taille de l'espace de travail doit être revue ? C'est une excellente occasion pour réduire la taille des bureaux, pour réaliser des économies et pour investir dans d'autres aspects de votre entreprise qui la feront rayonner. Prenez le temps d'analyser  l'utilisation réelle de vos locaux, discutez de cette technique de réduction des dépenses avec vos employés et déterminez comment améliorer votre environnement de travail. N'hésitez pas à utiliser deskbird comme outil de soutien pour gérer et optimiser votre espace de travail hybride

Alors, êtes-vous encore partant pour adopter un modèle de travail hybride coordonné ? Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir comment elle fonctionne et comment elle peut vous aider à tirer le meilleur parti du travail hybride !

Paulyne

Paulyne est une spécialiste du travail hybride. Elle s'occupe de développement durable, des modèles de travail flexibles et de l'expérience des employés.

Des bureaux plus petits : faire des économies tout en étant des employeurs modernes