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Conception de bureaux agiles : adopter le meilleur aménagement de l'espace de travail

Publié :

22 janvier 2024

Mis à jour :

22 janvier 2024

Ces derniers temps, le monde du travail est axé sur la flexibilité, la polyvalence, l'agilité, etc. L'aménagement de l'espace de travail ne fait pas exception à la règle. De nombreuses entreprises modifient la configuration de leurs locaux pour adopter une conception agile des bureaux

Qu'est-ce que cette nouvelle tendance et pourquoi est-elle devenue si populaire ? C'est ce que nous allons explorer avec vous dans cet article. Alors qu'un bureau flexible s'adapte au modèle de travail hybride, l'espace de travail agile s'adapte aux besoins des travailleurs et, plus spécifiquement, à votre personnel.

De l'optimisation de l'espace et de la rentabilité à l'expérience et à la productivité des employés, les résultats valent la peine d'envisager cette nouvelle approche du lieu de travail physique. Êtes-vous prêt à en apprendre davantage et peut-être à prendre les mesures nécessaires pour disposer d'un espace de bureau à l'épreuve du temps? Alors asseyez-vous et profitez de ce guide sur le lieu de travail moderne!

Définition de l'aménagement agile des bureaux

Avec un aménagement de bureau agile, le bureau devient un outil pour améliorer le bien-être des employés et le flux de travail, ce qui stimule l'engagement et la productivité. L'aménagement est conçu de manière précise pour s'adapter aux attentes des travailleurs, non seulement en termes de préférences d'espace de travail, mais aussi en ce qui concerne les ressources dont ils ont besoin. Un lieu de travail agile est donc composé de différents types de postes de travail. Chaque espace répond à un besoin spécifique de votre personnel et favorise l'expérience sur place, la collaboration et la productivité. 

L'accent mis sur la création d'un environnement de travail basé sur les besoins des personnes est au cœur de ce puissant concept d'aménagement. L'espace s'adapte aux besoins de vos employés et non l'inverse. Comme nous allons le voir, configurer votre espace de travail de cette manière présente de nombreux avantages.

Exemples d'espaces de travail agiles

La conception de bureaux agiles combine plusieurs types d'espaces de travail, et leur variété dépend des besoins et des préférences de vos employés. Ne vous inquiétez pas, nous partagerons les meilleures pratiques pour créer un bureau agile réussi à la fin de cet article. Mais pour l'instant, voici quelques exemples d'espaces de travail que vous pouvez vous attendre à voir dans ce type d'environnement de travail : 

  • des espaces de collaboration pour l'échange d'idées et les projets de groupe ;
  • des coins tranquilles pour la mise au point ;
  • des "hot desks" pour les tâches individuelles ;
  • des salles de réunion pour les rencontres officielles ; 
  • des zones de refroidissement pour les interactions sociales ;
  • des espaces de discussion pour des séances de brainstorming.

Le bureau traditionnel est principalement composé de bureaux assignés et de quelques salles de réunion. À l'inverse, l'espace de travail agile est un creuset de différents types d'espaces de travail que chacun peut choisir en fonction de son humeur, de ses besoins et de ses tâches du jour.

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bureau avec 3 ordinateurs
Bureau doté de ressources technologiques

Avantages de la création d'environnements de travail agiles

Optimisation de l'espace de bureau

En plus de répondre aux besoins de vos employés, l'un des principaux objectifs de la création d'un espace de travail agile est d'utiliser au mieux vos installations. Grâce à l'analyse des bureaux, vous pouvez déterminer quelles zones de votre bâtiment sont les plus utilisées et lesquelles sont souvent inoccupées. Adapter votre espace de travail à ces informations clés vous permet non seulement de développer un environnement de travail plus pratique, mais aussi d'optimiser l'espace. 

Pourquoi conserver 50 bureaux individuels si seulement 20 d'entre eux sont utilisés quotidiennement ? Vous pouvez repenser la disposition des sièges et utiliser l'espace supplémentaire pour d'autres activités. L'optimisation de l'espace vous permet de créer un environnement de travail stimulant pour votre équipe et votre entreprise, tout en maximisant les coûts grâce à l'utilisation de tout l'espace dont vous disposez. 

Rentabilité

Un aménagement agile des bureaux est une solution rentable pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur espace de travail. En mettant l'accent sur les zones multifonctionnelles et les ressources partagées, on réduit le besoin de postes de travail personnels fixes, ce qui peut conduire à une réduction potentielle de l'espace de bureau. Les économies peuvent être considérables, compte tenu du coût élevé de l'immobilier commercial. 

En outre, la nature flexible d'un environnement agile permet aux entreprises de répondre aux changements de personnel sans encourir les coûts associés à la réorganisation des bureaux traditionnels. L'élimination des bureaux et des espaces sous-utilisés se traduit également par une réduction des frais généraux en termes de consommation d'énergie et de fournitures de bureau. 

En outre, l'atmosphère de collaboration d'un bureau agile peut stimuler la satisfaction et la productivité des employés, ce qui entraîne des réductions de coûts indirectes liées à l'amélioration des taux de rétention et à la diminution de l'absentéisme. Dans l'ensemble, l'aménagement d'un bureau agile permet de minimiser les dépenses tout en maintenant un environnement de travail propice.

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L'expérience des employés sur place

Le rôle du bureau a changé au cours des deux dernières années et avec l'essor des formules de travail flexibles. Les gens ne viennent plus sur place uniquement pour faire leur travail, comme c'était le cas auparavant. Ils ont tendance à travailler à domicile pour des tâches individuelles et à garder des jours de bureau pour se concentrer sur des projets collaboratifs et prendre leurs doses sociales. 

De plus, certains employés aimeraient se rendre plus souvent sur place. Pourtant, l'espace de bureau ne correspond pas à leurs besoins. Ils ne peuvent donc pas être aussi productifs qu'à la maison. De nombreuses entreprises souhaitent également voir leur équipe sur place plus souvent, mais elles ont du mal à rendre le WFO (travail au bureau) plus attrayant que le WFH (travail à domicile). 

Avec un environnement de travail centré sur l'employé, comme un espace de bureau agile, les gens ont envie de venir plus souvent sur leur lieu de travail. Ils sont plus susceptibles de vivre une meilleure expérience sur leur lieu de travail, car l'aménagement des bureaux est adapté à leurs besoins et imaginé pour qu'ils s'épanouissent. 

Collaboration

Dans un environnement de travail flexible, la collaboration est l'essence même du WFO. Comme nous venons de le dire, le rôle du bureau a évolué et les gens viennent désormais sur place pour rencontrer leurs collègues et travailler en équipe. L'espace de travail doit donc s'adapter à cette évolution. Un aménagement de bureau agile bien pensé facilite le flux de travail, la collaboration et les interactions. 

Avec l'aide de technologies telles que deskbird, vous pouvez renforcer cet aspect de votre lieu de travail. Notre plan d'étage interactif, par exemple, permet à vos employés de trouver facilement leurs collègues en un clin d'œil. Dans le même ordre d'idées, notre logiciel de réservation de bureaux et de salles permet aux membres de l'équipe d'aligner leurs horaires afin de pouvoir collaborer en personne quand ils en ont besoin ou envie.

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personnes dans une salle de conférence
Les employés travaillent en collaboration

La productivité

Nous vous recommandons de lire notre article sur l'impact de l'aménagement des bureaux sur la productivité. Il est impressionnant de constater à quel point notre environnement de travail influence notre capacité à être performant. Un espace de travail agile déclenche de nombreux aspects clés qui stimulent la productivité des employés. La création d'un aménagement axé sur les préférences et les besoins de votre personnel joue un rôle important dans la manière dont il se sent sur place. Non seulement il influe sur leur humeur et leur bien-être, mais il facilite également leur travail en répondant à leurs besoins.

En supprimant les contraintes d'un bureau fixe, les travailleurs peuvent trouver l'environnement le plus productif pour chaque activité spécifique. Il peut s'agir d'un brainstorming dans un salon confortable ou d'une analyse de données dans une salle de discussion. En outre, les espaces collaboratifs encouragent le partage des connaissances et la collaboration spontanée, ce qui peut conduire à l'innovation et à une résolution plus rapide des problèmes. Par conséquent, un aménagement agile est essentiel pour créer un lieu de travail réactif et efficace qui peut considérablement stimuler la productivité globale.

Les inconvénients d'un espace de travail agile

Vos employés peuvent avoir besoin d'un peu de temps pour s'adapter et adopter le nouvel agencement du bureau. Mais avec votre soutien et les bons outils, ils adopteront rapidement cette nouvelle configuration et en verront les avantages. 

Un autre inconvénient possible est que votre bureau risque d'être inutilisé pendant quelques jours ou quelques semaines pour construire ce nouvel aménagement et installer tout ce dont votre personnel a besoin. Cela signifie que vous devez planifier à l'avance et vous organiser pendant cette période, surtout si les membres de votre équipe ne peuvent pas travailler à domicile. Mais il s'agit d'une situation temporaire.

En conclusion, la création d'un espace de bureau agile peut poser de petits défis, mais c'est tout. Une fois qu'il a été mis en place et que vous avez expliqué à votre personnel comment en tirer le meilleur parti et que vous l'avez équipé des bons outils, il n'y a pas beaucoup d'inconvénients.

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mise en place de la salle de conférence
Mise en place de la salle de conférence

Meilleures pratiques pour adopter avec succès un aménagement de bureau agile

N'oubliez pas qu'un espace de travail agile est unique

L'un des conseils les plus utiles à retenir est qu'il ne faut pas essayer de mettre en place le même aménagement de bureau que d'autres organisations. Le principe d'un espace de travail agile est qu'il s'adapte aux personnes. Il est donc unique et doit être adapté à vos employés. Ce qui peut fonctionner pour une entreprise que vous admirez peut ne pas fonctionner pour vous. Non seulement chaque poste a des besoins spécifiques, mais chaque membre de l'équipe a également ses propres exigences. C'est pourquoi il est essentiel de discuter avec votre personnel et d'étudier les données analytiques de votre bureau avant de procéder à un quelconque changement, afin de créer un aménagement agile qui fonctionne.

Vérifiez vos analyses pour créer la meilleure configuration d'espace de travail

Vous devez savoir quand et comment les membres de votre équipe utilisent actuellement l'espace pour pouvoir l'optimiser. À quelle fréquence viennent-ils habituellement au bureau ? Réserve-t-il plus de bureaux individuels que de salles de réunion ? Quels sont leurs commentaires sur vos installations et vos ressources sur place ? Autant de questions qui appellent des réponses fiables et transparentes. C'est ainsi que vous pourrez personnaliser votre aménagement agile en fonction de vos employés et les aider à s'épanouir.

L'analyse du lieu de travail vous donne des informations claires sur les taux d'occupation et l'utilisation des bureaux. Il est essentiel d'examiner ces chiffres régulièrement pour maintenir une configuration qui permette à votre personnel de faire son travail dans les meilleures conditions et d'obtenir des résultats positifs pour votre entreprise. Ils vous aident à identifier les problèmes et à vous adapter en conséquence pour continuer à fournir à vos équipes le meilleur environnement de travail et améliorer leur expérience sur site.

Faire équipe avec la bonne technologie et les bonnes ressources

La transformation numérique nous permet d'améliorer nos méthodes de travail et d'apprendre à utiliser les nouvelles technologies comme des alliées. Elles sont également très utiles pour la gestion des espaces de bureau. Les outils flexibles de gestion de l'espace de travail vous aident à gérer et à améliorer vos installations tout en permettant aux employés de tirer le meilleur parti de l'espace de bureau lorsqu'ils viennent sur place. 

Par exemple, 15 membres de votre équipe décident de se rendre au bureau le mardi pour effectuer une journée complète de travail de concentration, mais vous ne disposez que de 12 postes de travail dans votre zone de calme. Trois d'entre eux seront frustrés et s'installeront pour la journée dans un endroit où ils ne pourront peut-être pas se concentrer aussi bien. C'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de gestion des espaces de bureau tel que deskbird. 

Pour offrir la meilleure expérience possible sur le site, les technologies indispensables sur le lieu de travail sont les suivantes : 

  • une application de réservation de bureau ;
  • un logiciel de réservation de chambres ;
  • une solution d'analyse de bureau ;
  • un système de retour d'information ;
  • les outils de cybersécurité.

Êtes-vous prêt à profiter des avantages d'un bureau agile? Nous espérons que cet article vous aidera à mieux comprendre l'objectif d'un espace de travail agile et ses avantages pour vos employés et votre entreprise. Ce type d'aménagement professionnel fait partie des pratiques modernes que les entreprises adoptent pour s'adapter aux tendances de l'avenir du travail et offrir les conditions de travail les plus efficaces à leurs équipes. Vous voulez tenter l'expérience ? Nous pouvons vous aider en vous fournissant l'un des meilleurs logiciels de réservation de bureau. Demandez une démonstration gratuite de l'applicationdeskbird et découvrez toutes ses fonctionnalités conviviales, notamment l'analyse des bureaux, la réservation de bureaux, la réservation de salles et la planification hebdomadaire!

Conception de bureaux agiles : adopter le meilleur aménagement de l'espace de travail

Paulyne Sombret

Paulyne est une experte très respectée du travail hybride. Elle est connue pour ses écrits sur la durabilité dans le bureau hybride, les modèles de travail flexibles et l’expérience des employés. Forte d’une solide expérience en contenu et en référencement, son travail explore les tendances passionnantes et les dernières nouvelles du monde du travail.

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