12 règles d'étiquette du bureau partagé pour un hot desking réussi

Le partage de bureau est une bonne chose. Mais il peut rapidement devenir un cauchemar s'il n'est pas encadré. C'est à cela que sert l'étiquette du bureau partagé. Qu'il s'agisse de laisser les postes de travail propres, d'annuler les réservations de bureau lorsque les employés tombent malades ou d'utiliser les casiers pour les effets personnels, il existe quelques règles importantes en matière de partage de bureau.

Cet article présente 12 pratiques d'étiquette en matière de hot desking pour vous aider à mettre en place facilement ce modèle et à créer vos propres règles. Bien entendu, il ne s'agit que d'exemples et vous devez élaborer des directives qui correspondent à votre entreprise, à votre personnel et à vos valeurs. Êtes-vous prêt à découvrir comment ce système peut réellement améliorer votre expérience sur place et faire de votre bureau flexible un succès ? 

Définition de l'étiquette du bureau partagé

L'étiquette du bureau partagé explique les choses à faire et à ne pas faire que les équipes hybrides doivent respecter pour avoir une expérience productive et positive lorsqu'elles viennent sur place. Par conséquent, le respect des règles de partage de bureau est une obligation pour tous les membres de l'entreprise. Comme vous allez le voir, ces principes simples reposent non seulement sur la politesse et le bon sens, mais aussi sur les valeurs et la culture de votre entreprise.

Ils aident vos équipes à utiliser l'espace de bureau et le temps d'une nouvelle manière. N'oubliez pas que l'expérience du hot desking peut s'avérer difficile au début si elle n'est pas introduite correctement. Mais si les responsables et les employés respectent cette étiquette, il peut s'agir de l'un des modèles de travail les plus agréables et les plus productifs.

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5 pratiques de partage de bureau à respecter par les employés

1. Demandez aux membres de votre équipe de réserver un bureau à l'avance afin d'éviter les conflits d'horaire.

Tout d'abord, la prévention des conflits d'horaires est primordiale dans un environnement de hot desking. Rien n'est plus irritant et frustrant pour votre personnel que d'arriver au bureau et de découvrir que quelqu'un est déjà assis là où il avait prévu de s'asseoir pour la journée. Cette situation est encore plus gênante dans un modèle hybride, car les employés ne viennent pas sur place tous les jours. 

Il est donc essentiel de prendre le temps d'expliquer à vos équipes l'importance de réserver à l'avance. Cela vous permet d'éviter tout type de tension et de mécontentement parmi vos collègues. Pour simplifier et organiser les choses, nous vous recommandons d'équiper votre personnel de solutions faciles à utiliser telles que la fonction de réservation du bureaudeskbird .

2. Exiger que les téléphones soient en mode vibreur ou silencieux

L'image typique d'un bureau occupé est qu'il est bruyant. Comme dans tout modèle de travail, il est indispensable de demander aux téléphones de rester en mode silencieux dans un espace de travail partagé. Les espaces ouverts entraînent de nombreuses perturbations, souvent causées par les téléphones. La pièce n'a pas besoin d'être totalement silencieuse, mais elle doit maintenir un certain niveau de bruit convenant à tous. 

Par exemple, vous pouvez recommander le port d'écouteurs et les employés peuvent mettre leurs appareils en mode vibreur ou silencieux. Néanmoins, les appels personnels peuvent être pris dans une cabine téléphonique insonorisée ou dans une petite salle de réunion. En offrant une variété de solutions, vous permettez à vos employés de traiter leurs affaires personnelles et professionnelles en toute intimité et sans déranger qui que ce soit.

3. Rappelez à vos collaborateurs d'apporter leurs propres appareils 

À la maison, les employés ont leur environnement de travail défini, comme leurs ordinateurs, leurs appareils et leurs logiciels. Mais lorsqu'ils se rendent sur place, ils peuvent trouver difficile de ne pas travailler avec une configuration familière. Pourquoi ne pas suggérer à votre personnel d'adopter le modèle BYOD (Bring Your Own Device) ? Ils peuvent ainsi utiliser leur propre matériel plutôt que celui fourni par l'entreprise. 

Bien sûr, cela doit respecter la nature du travail de votre entreprise et vous devez mettre en place des solutions de sécurité BYOD. Mais le fait de ne pas avoir d'ordinateurs dédiés sur chaque bureau est non seulement plus facile à gérer, mais vous permet également de réaliser des économies. La clé est de concevoir une politique de BYOD avec des règles claires sur les choses à faire et à ne pas faire. Enfin, le fait que vos collègues utilisent un équipement avec lequel ils sont à l'aise les rend plus productifs lorsqu'ils sont au bureau.

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4. Demandez à vos employés de rester chez eux s'ils sont malades

L'utilisation d'un système de réservation de bureau signifie que votre entreprise dispose déjà d'un modèle de travail hybride et que vos équipes ont l'habitude de travailler à domicile deux jours par semaine. Ces dernières années, les virus et les maladies nous ont appris qu'il est préférable d'éviter de se rencontrer en personne et de transmettre le virus aux membres du personnel. 

Dans un environnement de partage de bureau, c'est primordial. La règle est simple : si vous êtes malade, restez chez vous ! Il n'est pas nécessaire d'exposer ses collègues lorsque l'on peut travailler à distance, d'autant plus que plusieurs employés utilisent le même bureau, ce qui augmente le risque de contamination. 

N'oubliez pas de rappeler aux membres de votre équipe d'annuler leurs réservations de bureau et de prévenir votre personnel d'une éventuelle maladie se propageant dans le bureau afin d'éviter un pic de congés de maladie, en particulier pendant la saison de la grippe.

5. Insister sur l'importance de laisser l'espace de travail dans l'état où ils l'ont trouvé

Un bureau est un environnement très personnel, parfois même personnalisé avec des photos ou des décorations. Mais dans le cas d'un partage de bureau, cette option n'est pas possible. Vous devez laisser l'endroit dans l'état où vous l'avez trouvé, propre et bien rangé. Il est interdit de laisser des effets personnels sur le bureau. Tout doit aller sur chaque rotation, et seule la papeterie de base peut être fournie par l'entreprise.

Comme nous venons de le souligner, l'hygiène est également très importante. Prévoyez toujours des désinfectants et des mouchoirs en papier pour que les gens puissent ranger leur lieu de travail dès qu'ils ont terminé leur session. Soyez particulièrement attentif à tout problème de propreté et veillez à le régler avec respect afin qu'il ne se reproduise pas.

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7 règles de partage de bureau à prendre en compte par les employeurs

1. Investir dans un IWMS et un logiciel de réservation de bureau

Si vous envisagez de mettre en place le hot desking dans votre entreprise, vous vous demandez peut-être comment vous allez organiser les choses. Nous vous recommandons d'envisager l'installation d'un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS). Ce système peut vous fournir des analyses sur la façon dont l'espace est utilisé et sur le moment où il l'est. Vous pouvez alors optimiser votre aménagement pour le rendre encore plus efficace. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur les différentes options que vous pourriez proposer à vos collègues.

En outre, vous pouvez mettre en place un logiciel de réservation de bureau tel que deskbird pour aider les employés à trouver une place disponible et à quel moment. Ce logiciel facilite également la création de liens, car il permet à votre personnel de choisir la personne avec laquelle il travaille. En outre, il développe la culture d'entreprise et renforce la cohésion de votre équipe.

2. Mettre en place une politique de partage de bureau

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés partagent l'espace de bureau sans problème si vous ne donnez pas de directives explicites sur ce qu'il faut faire et ne pas faire. L'élaboration d'une politique de partage des bureaux est essentielle pour fournir à votre équipe des instructions et des attentes claires. 

Par exemple, votre politique de hot desking peut inclure une liste de contrôle facile à suivre pour la réinitialisation du bureau complet :

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• toujours emballer ses effets personnels ;

• utiliser un désinfectant avant de toucher toute surface ;

• essuyer l'espace de travail, y compris le bureau lui-même, avant de partir ;

• se déconnecter de tous les outils et ressources (si vous n'appliquez pas une politique BYOD) ;

• repositionner le bureau et la chaise comme vous aimeriez les trouver à votre arrivée ;

• vider la corbeille à papier, si possible.

Toutes ces actions, si elles sont effectuées par tout le monde, garantiront un environnement propre et accueillant.

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3. Former votre personnel aux risques de cybersécurité dans un espace de travail partagé

Le partage d'un espace de travail implique que différentes personnes utilisent les mêmes ressources. Que se passe-t-il si quelqu'un oublie de se déconnecter et que la personne suivante finit par avoir accès à des données confidentielles ? C'est pourquoi la cybersécurité est encore plus importante dans un environnement de travail flexible et partagé.

La mise en place d'une bonne stratégie de gestion des cyberrisques est essentielle, mais la formation des membres de votre équipe à ce sujet est tout aussi cruciale. En outre, vos serveurs doivent être à l'abri des virus et vos données doivent être protégées contre les infections extérieures et intérieures. Assurez-vous régulièrement que votre personnel connaît les règles de cybersécurité qui s'appliquent à votre environnement de travail hybride.

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4. Fournir différents types d'espaces de travail pour répondre aux besoins de vos employés

Avec le hot desking, repenser l'agencement des bureaux est souvent une bonne idée pour rendre l'espace de travail plus agile et plus productif. Le système du bureau partagé est la preuve que le rôle du bureau évolue et doit être revu afin de répondre aux besoins et aux attentes des employés. 

Parce que les employés viennent au bureau pour travailler sur différents types de tâches, il est essentiel de leur fournir l'espace de travail dont ils ont besoin pour accomplir leur travail dans des conditions optimales. Voici quelques exemples d'espaces de travail que vous pouvez créer :

• des postes de travail pour les personnes travaillant seules ;
• des salles de réunion pour les interactions en face à face ;
• des cabines insonorisées pour les appels téléphoniques et les vidéoconférences avec des clients ou d'autres personnes ;
• des salles de comfy pour que les équipes puissent s'asseoir et réfléchir à des idées ;
• des espaces calmes pour le travail individuel ;
• un espace collectif où se réunir pour le déjeuner ou les pauses.

En offrant de tels espaces, vous pouvez couvrir tous les besoins de vos équipes.

5. Rendre votre espace de travail ergonomique

Le bien-être des employés est une préoccupation majeure de nos jours, et vous devez en tenir compte lors de l'élaboration de votre étiquette de bureau partagé. En tant qu'organisation, il est de votre responsabilité de fournir à votre équipe les outils et équipements adéquats pour lui permettre de travailler dans les meilleures conditions. Le lieu de travail doit être adaptable. Par exemple, proposez du mobilier ergonomique tel que :

• bureaux à hauteur réglable ;
• différents types de chaises et de sièges ;
• lampes de bureau ou lumière naturelle suffisante ;
• des moniteurs de différentes tailles.

Toutes ces caractéristiques améliorent la santé de vos employés tout en ayant des effets positifs sur leur expérience sur place et leur productivité.

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6. Prévoir un système de fermeture pour les effets personnels

Un environnement de travail flexible signifie également que votre personnel ne sera pas présent tous les jours. Dans une configuration traditionnelle, ils disposent généralement d'espaces pour mettre leurs biens en sécurité. Mais dans un modèle de bureau partagé, ils risquent de laisser leurs sacs ou leurs vélos n'importe où. Cela risque de créer un environnement désordonné et peu sûr.

La solution est d'aménager des espaces où ils peuvent ranger leurs affaires pendant qu'ils travaillent et même les laisser sur place si nécessaire. Cela garantit une plus grande sécurité et une plus grande propreté. Veillez à informer votre personnel de l'existence de ces équipements et à rendre leur utilisation obligatoire dans vos règles de partage de bureau.

7. Mettre en place un système de retour d'information pour les employés

Lorsque vous proposez une nouvelle méthode de travail, soyez attentif aux sentiments de votre équipe et soyez ouvert aux suggestions. Si le modèle de hot desking est nouveau dans votre entreprise, pourquoi ne pas envisager de recueillir les premières impressions de vos employés ? Vous auriez ainsi le temps de procéder à des ajustements et à des améliorations avant que les choses ne tournent au vinaigre.

Une fois le processus lancé, créez un questionnaire de satisfaction des employés afin de prévenir tout problème et continuez à améliorer l'aménagement et la gestion de vos bureaux. Fournissez à vos équipes des outils et des plateformes pour communiquer leurs besoins et soumettre des demandes d'assistance (qui peuvent être anonymes). Il est essentiel de savoir si un problème survient le plus rapidement possible, car l'objectif est de créer un environnement positif et dynamique pour que tout le monde soit heureux et productif.  

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Le bureau partagé est en passe de devenir l'un des modèles de travail les plus populaires grâce à la mise en œuvre du modèle hybride. Cependant, l'étiquette du bureau partagé est fondamentale pour qu'il soit efficace et que votre personnel s'épanouisse. L'essentiel est de mettre en place des règles de partage de bureau afin que chacun sache ce qu'il doit faire et ce à quoi il doit s'attendre.

L'utilisation d'un système de gestion de l'espace de travail est fortement recommandée pour gérer votre bureau partagé en douceur et avec succès. Demandez une démonstration gratuite de l'applicationdeskbird pour découvrir toutes nos fonctionnalités conviviales, de la réservation de bureaux à l'analyse de l'espace de travail et à la planification de la semaine !