12 règles de bonne conduite pour que le hot desking soit un succès

Le partage de bureau est une positif, mais il peut rapidement devenir un cauchemar s'il n'est pas encadré. C'est là que des règles de bonne conduite dans un bureau partagé viennent en aide. Qu'il s'agisse de laisser les postes de travail propres, d'annuler les réservations de bureau lorsque les employés tombent malades ou d'utiliser les casiers pour les effets personnels, il existe quelques règles importantes en matière de partage de bureau.

Cet article présente 12 règles de bonne conduite en matière de hot desking pour vous aider à mettre en place facilement ce modèle et à créer vos propres consignes. Bien entendu, il ne s'agit que d'exemples et vous devez élaborer des directives qui correspondent à votre entreprise, à votre personnel et à vos valeurs. Êtes-vous prêt à découvrir comment ce système peut réellement améliorervotre expérience sur place et faire de votre bureau flexible un succès ? 

Définition de bonne conduite dans un bureau partagé

La bonne conduite au bureau partagé indique aux équipes hybrides ce qu'elles doivent doivent respecter pour avoir une expérience productive et positive lorsqu'elles viennent sur place. Par conséquent, le respect des règles de partage de bureau est une obligation pour tous les membres de l'entreprise. Comme vous allez le voir, ces principes simples reposent non seulement sur la politesse et le bon sens, mais aussi sur les valeurs et la culture de votre entreprise.

Ils aident vos équipes à utiliser l'espace de bureau et le temps d'une nouvelle manière. N'oubliez pas que l'expérience du hot desking peut s'avérer difficile au début si elle n'est pas introduite correctement. Mais si les responsables et les employés respectent ces règles de bonne conduite, il peut s'agir de l'un des modèles de travail les plus agréables et les plus productifs.

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5 pratiques de partage de bureau à respecter par les employés

1. Demander aux membres de votre équipe de réserver un bureau à l'avance afin d'éviter les conflits d'horaire.

Tout d'abord, la prévention des conflits d'horaires est primordiale dans un environnement de hot desking. Rien n'est plus embêtant et frustrant pour votre personnel que d'arriver au bureau et de découvrir que quelqu'un est déjà assis là où il avait prévu de s'asseoir pour la journée. Cette situation est encore plus gênante dans un modèle hybride, car les employés ne viennent pas sur place tous les jours. 

Il est donc essentiel de prendre le temps d'expliquer à vos équipes l'importance de réserver à l'avance. Cela vous permet d'éviter des tension et du mécontentement parmi vos collègues. Pour simplifier et organiser les choses, nous vous recommandons d'équiper votre personnel de solutions faciles à utiliser telles que la fonction de réservation du bureau de deskbird.

2. Exiger que les téléphones soient en mode vibreur ou silencieux

On associe souvent un bureau très frequenté au bruit. Comme dans tout modèle de travail, il est indispensable de demander que les téléphones soient en mode silencieux dans un espace de travail partagé. Les open space sont des lieux qui causent beaucoup de distractions, souvent causées par les téléphones. L'espace n'a pas besoin d'être totalement silencieux, mais il faut que le niveau de bruit soit acceptable pour tous. 

Par exemple, vous pouvez recommander l'utilisation d'écouteurs et les employés peuvent mettre leurs appareils en mode vibreur ou silencieux. Néanmoins, les appels personnels peuvent être pris dans une cabine acoustique insonorisée ou dans une petite salle de réunion. En offrant une variété de solutions, vous permettez à vos employés de traiter leurs affaires personnelles et professionnelles en toute intimité et sans déranger qui que ce soit.

3. Rappeler à vos collaborateurs d'apporter leurs propres appareils 

À la maison, les employés ont leur environnement de travail défini, comme leurs ordinateurs, leurs appareils et leurs logiciels. Mais lorsqu'ils se rendent sur place, ils peuvent trouver difficile de ne pas travailler avec une configuration différente. Pourquoi ne pas suggérer à votre personnel d'adopter le modèle BYOD (Bring Your Own Device) ? Ils peuvent ainsi utiliser leur propre matériel plutôt que celui fourni par l'entreprise. 

Bien sûr, cela doit respecter la nature du travail de votre entreprise et vous devez mettre en place des solutions de sécurité BYOD. Mais le fait de ne pas avoir d'ordinateurs dédiés sur chaque bureau est non seulement plus facile à gérer, mais vous permet également de réaliser des économies. La clé est de concevoir une politique de BYOD avec des règles claires sur les choses à faire et à ne pas faire. Enfin, le fait que vos collègues utilisent un équipement avec lequel ils sont à l'aise les rend plus productifs lorsqu'ils sont au bureau.

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4. Demander à vos employés de rester chez eux s'ils sont malades

L'utilisation d'un système de réservation de bureau signifie que votre entreprise dispose déjà d'un modèle de travail hybride et que vos équipes ont l'habitude de travailler à domicile deux jours par semaine. Ces dernières années, les virus et les maladies nous ont appris qu'il est préférable d'éviter de se rencontrer en personne et de transmettre le virus aux membres du personnel. 

Dans un environnement de partage de bureau, c'est primordial. La règle est simple : si vous êtes malade, restez chez vous ! Il n'est pas nécessaire d'exposer ses collègues lorsque l'on peut travailler à distance, d'autant plus que plusieurs employés utilisent le même bureau, ce qui augmente le risque de contamination. 

N'oubliez pas de rappeler aux membres de votre équipe d'annuler leurs réservations de bureau et de prévenir votre personnel d'une éventuelle maladie qui court dans le bureau afin d'éviter un pic de congés de maladie, en particulier pendant la saison de la grippe.

5. Insister sur l'importance de laisser l'espace de travail tel qu'il était

Un bureau est un environnement très personnel, parfois même personnalisé avec des photos ou des décorations. Mais dans le cas d'un partage de bureau, cette option n'est pas envisageable. Vous devez laisser l'endroit dans l'état où vous l'avez trouvé, propre et bien rangé. Il est interdit de laisser des effets personnels sur le bureau. Tout doit être rangé après chaque rotation, et seule la papeterie de base peut être fournie par l'entreprise.

Comme nous venons de le souligner, l'hygiène est également très importante. Prévoyez toujours des gels hydro-alcooliques et des lingettes pour que les gens puissent ranger leur lieu de travail dès qu'ils ont terminé leur session. Soyez particulièrement vigilant à tout problème de propreté et veillez à l'adresser aussitôt afin qu'il ne se reproduise pas.

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7 règles de partage de bureau pour les employeurs

1. Investir dans un IWMS et un logiciel de réservation de bureau

Si vous envisagez de mettre en place le hot desking dans votre entreprise, vous vous demandez peut-être comment vous allez organiser les choses. Nous vous recommandons d'envisager l'installation d'un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS). Ce système peut vous fournir des analyses sur l'espace, en particulier quand et comment il est utilisé. Vous pouvez alors optimiser votre aménagement pour le rendre encore plus efficace. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur les différentes options que vous pourriez proposer à vos collègues.

En outre, vous pouvez mettre en place un logiciel de réservation de bureau tel que deskbird pour aider les employés à trouver une place disponible et à quel moment. Ce logiciel facilite également la création de liens, car il permet à votre personnel de choisir la personne avec laquelle travailler. Sans compter que c'est une façon de développer la culture d'entreprise et renforcer la cohésion de votre équipe.

2. Mettre en place une politique de partage de bureau

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés partagent l'espace de bureau sans problème si vous ne mettez pas vos directives noir sur blanc. L'élaboration d'une politique de partage des bureaux fournit à votre équipe des instructions et des attentes claires. 

Par exemple, votre politique de hot desking peut inclure une liste de contrôle facile à suivre pour la réinitialisation du bureau complet :

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• toujours ranger ses effets personnels ;

• utiliser un désinfectant avant de toucher toute surface ;

• passer une lingette sur l'ensemble de l'espace de travail, y compris le bureau lui-même, avant de partir ;

• se déconnecter de tous les outils et ressources (si vous n'appliquez pas une politique BYOD) ;

• repositionner le bureau et la chaise comme vous aimeriez les trouver à votre arrivée ;

• vider la corbeille à papier, si possible.

Toutes ces actions, si elles sont effectuées par tout le monde, garantiront un environnement propre et accueillant.

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3. Former votre personnel aux risques de cybersécurité dans un espace de travail partagé

Le partage d'un espace de travail implique que différentes personnes utilisent les mêmes ressources. Que se passe-t-il si quelqu'un oublie de se déconnecter et que la personne suivante finit par avoir accès à des données confidentielles ? C'est pourquoi la cybersécurité est encore plus importante dans un environnement de travail flexible et partagé.

La mise en place d'une bonne stratégie de gestion des cyberrisques est certes importante, mais la formation des membres de votre équipe à ce sujet est tout aussi indispensable. En outre, vos serveurs doivent être à l'abri des virus et vos données doivent être protégées contre les infections extérieures et intérieures. Assurez-vous régulièrement que votre personnel connaît les règles de cybersécurité qui s'appliquent à votre environnement de travail hybride.

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4. Fournir différents types d'espaces de travail pour répondre aux besoins de vos employés

Avec le hot desking, repenser l'agencement des bureaux est souvent une bonne idée pour rendre l'espace de travail plus agile et plus productif. Le système du bureau partagé est la preuve que le rôle du bureau évolue et doit être repensé afin de répondre aux besoins et aux attentes des employés. 

Parce que les employés viennent au bureau pour travailler sur différents types de tâches, ils doivent disposer de l'espace de travail dont ils ont besoin pour accomplir leur travail dans des conditions optimales. Voici quelques exemples d'espaces que vous pouvez créer :

• des postes de travail pour les personnes qui font du travail individuel ;
• des salles de réunion pour des rencontres en présence ;
• des cabines acoustiques pour les appels téléphoniques et les vidéoconférences avec des clients ou d'autres personnes ;
• des salles comfortables pour que les équipes puissent se poser et réfléchir à des idées ;
• des espaces au calme pour le travail individuel ;
• un espace convivial où se réunir pour le déjeuner ou les pauses.

En offrant de tels espaces, vous pouvez couvrir tous les besoins de vos équipes.

5. Rendre votre espace de travail ergonomique

Le bien-être des employés est une préoccupation majeure de nos jours, et vous devez en tenir compte lors de l'élaboration de vos consignes de bonne conduite pour le bureau partagé. En tant qu'organisation, il est de votre responsabilité de fournir à votre équipe les outils et équipements adéquats pour lui permettre de travailler dans les meilleures conditions. Le lieu de travail doit être adaptable. Par exemple, proposez du mobilier ergonomique tel que :

• bureaux assis-debout ;
• différents types de chaises et de fauteuils ;
• des lampes de bureau ou de la lumière naturelle suffisante ;
• des écrans de différentes tailles.

Toutes ces caractéristiques améliorent la santé de vos employés avec un effet en cascade sur leur expérience sur place et leur productivité.

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6. Permettre de mettre sous clé les effets personnels

Un environnement de travail flexible signifie également que votre personnel ne sera pas dans les locaux tous les jours. Dans une configuration traditionnelle, ils disposent généralement d'espaces pour mettre leurs biens en sécurité. Mais dans un modèle de bureau partagé, ils risquent de laisser leurs sacs ou leurs vélos n'importe où et créer un environnement mal rangé et peu sûr.

La solution est d'aménager des espaces où ils peuvent ranger leurs affaires pendant qu'ils travaillent et même les laisser sur place si nécessaire. Cela garantit une plus grande sécurité et une plus grande propreté. Veillez à informer votre personnel de l'existence de ces équipements et à rendre leur utilisation obligatoire dans vos règles de partage de bureau.

7. Mettre en place un système de retour d'information pour les employés

Lorsque vous proposez une nouvelle méthode de travail, soyez attentif aux sentiments de votre équipe et soyez ouvert aux suggestions. Si le modèle de hot desking est nouveau dans votre entreprise, pourquoi ne pas envisager de recueillir les premières impressions de vos employés ? Vous auriez ainsi le temps de procéder à des ajustements et à des améliorations avant que les choses ne tournent au vinaigre.

Une fois le processus lancé, créez une enquête de satisfaction des employés afin d'anticiper toute fausse note et continuez à améliorer l'aménagement et la gestion de vos bureaux. Fournissez à vos équipes des outils et des plateformes pour communiquer leurs besoins et soumettre des demandes d'assistance (qui peuvent être anonymes). Il est très important de savoir si un problème survient le plus rapidement possible, car l'objectif est de créer un environnement positif et dynamique pour que tout le monde soit heureux et productif.  

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Le bureau partagé est en passe de devenir l'un des modèles de travail les plus populaires grâce à la mise en œuvre du modèle hybride. Cependant, la bonne conduite dans un bureau partagé est fondamentale pour que cette pratique soit efficace et que votre personnel s'épanouisse. Il faut mettre en place des règles de partage de bureau afin que chacun sache ce qu'il doit faire et ce à quoi il doit s'attendre.

L'utilisation d'un système de gestion de l'espace de travail est fortement recommandée pour gérer votre bureau partagé en douceur et avec succès. Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir toutes nos fonctionnalités conviviales, de la réservation de bureaux à l'analyse de l'espace de travail et à la planification de la semaine !