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19 conseils de bonne conduite en salle de réunion

Publié :

9 juillet 2024

Mis à jour :

9 juillet 2024

Les salles de réunion sont indispensables dans tous les bureaux, en particulier dans un environnement de travail hybride où la collaboration est primordiale. C'est là que se déroulent les séances de brainstorming, les prises de décision et les réunions d'équipe en personne. Cependant, il est essentiel de respecter certaines règles de base pour que ces espaces restent efficaces et agréables pour tout le monde. Il faut notamment tenir compte de l'emploi du temps des autres, ranger l'espace et utiliser correctement le matériel.

Imaginez de mettre les pieds dans une salle mal rangée juste avant un rendez-vous important avec un client - ce n'est clairement pas professionnel ! L'adoption des règles de bonne conduite permet à chacun d'utiliser l'espace de manière efficace et respectueuse. Dans cet article de blog, nous allons illustrer 19 règles clés pour les salles de conférence qui favorisent un lieu de travail productif et courtois. Que vous soyez gestionnaire d'un établissement, chef d'équipe ou employé, ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de vos espaces de réunion.

Qu'est-ce que la bonne conduite en salle de réunion ?

La bonne conduite en salle de réunion fait référence à la manière dont vous et votre équipe utilisez et respectez les espaces de réunion partagés dans votre bureau. Il s'agit des choses à faire et à ne pas faire : réserver correctement les salles, être à l'heure et laisser l'espace propre et prêt pour la personne suivante. Un comportement adéquat garantit que les réunions sont productives et que tout le monde utilise la salle de manière efficace. Pour ce faire, il faut avoir du respect et l'envie de créer un environnement fluide, positif et collaboratif.

collègues se serrant la main dans une salle de conférence

Pourquoi rédiger un règlement pour les salles de conférence

S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde

Des règles claires pour les salles de réunion permettent aux personnes présentes dans votre bureau de savoir plus facilement ce que vous attendez d'elles. Elles garantissent une utilisation raisonnable et efficace de l'espace, pour éviter les conflits et la confusion. Lorsque votre équipe suit les mêmes consignes, la programmation et l'organisation des réunions deviennent plus faciles. Pour vous, cela signifie moins de difficultés à gérer les conflits ou les changements de dernière minute et plus de temps à consacrer à la productivité de l'espace de travail. Des règles simples créent un environnement de travail plus organisé et plus harmonieux.

Maintenir un espace de travail agréable pour tous

L'établissement et le respect des règles de la salle de conférence garantissent que l'espace reste agréable et fonctionnel pour tous. Lorsque tout le monde connaît et respecte les règles de la salle de réunion, l'espace reste propre, organisé et prêt pour la prochaine réunion. Cela crée un environnement positif dans lequel votre équipe peut se concentrer sur ses discussions sans avoir à gérer le désordre ou les dérangements causés par les collègues précédents. Un espace de réunion bien rangé et ordonné rend le travail de chacun plus accessible et plus productif.

Éviter les mécontentements et les conflits

La mise en œuvre de politiques claires en matière de salles de réunion permet également d'éviter les malentendus et les disputes. Les conflits au sujet des heures de réservation ou l'utilisation des salles sont moins probables lorsque tout le monde connaît les attentes. Cette clarté permet à vos employés de travailler ensemble en douceur, sans se heurter à des problèmes ou à des perturbations. La définition de ces normes crée un environnement plus positif et coopératif dans lequel votre équipe peut se concentrer sur ses tâches au lieu de gérer des désaccords évitables.

Améliorer la gestion des salles de réunion

L'élaboration de consignes bien définies vous permet de gérer plus facilement les salles de réunion et d'éviter les chevauchements ou les absences. L'utilisation efficace des installations est plus simple lorsque tout le monde respecte la même conduite en matière de réservation de salles de réunion. De plus, le maintien d'une approche structurée vous aide à contrôler l'utilisation des salles. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la gestion du bureau, puisque les conversations commencent et se terminent à l'heure prévue.

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19 règles de bonne conduite pour les salles de réunion, tant pour les employés que pour les entreprises

7 règles de bonne conduite à respecter dans les salles de réunion

1. Investir dans une application de gestion des réservations de salles

Investir dans une application de gestion des réservations de salles est une décision judicieuse pour tout bureau. Ces outils fournissent également des disponibilités en temps réel et facilitent les annulations et les reprogrammations. Il est facile pour votre équipe de rechercher et de réserver l'espace dont elle a besoin. Par exemple, deskbird vous permet de trouver et de réserver l'endroit idéal en un seul clic. De plus, il se synchronise parfaitement avec vos calendriers Outlook et GCal. 

2. Fournir des systèmes de wayfinding ou des plans d'étage interactifs

Utilisez des applications de wayfinding ou des plans interactifs pour aider votre personnel à s'orienter plus efficacement dans le bureau et à trouver plus facilement leur salle de réunion. Des mises à jour en temps réel permettent à chacun de savoir quelles sont les places disponibles. Des outils tels que deskbird indiquent à vos employés où se trouve la salle qu'ils ont réservée. La configuration simplifie la réservation et améliore l'efficacité et l'expérience de l'utilisateur.

3. Nommer les salles de réunion

Donner un nom à vos salles de réunion n'est pas seulement un truc sympa à faire ; cela contribue à l'organisation et à la clarté. Lorsque chaque espace a une désignation distincte, votre équipe sait exactement où elle se doit se rendre. Évitez toute confusion en choisissant des noms qui correspondent à l'identité de votre entreprise ou à la fonction de la salle. Cela renforce la culture d'entreprise et crée un sentiment d'appartenance. Faites preuve de créativité et choisissez des noms dont tout le monde se souviendra.

belle salle de réunion

4. Équiper votre salle de réunion avec le mobilier et l'agencement adéquats

Tenez compte de la fonctionnalité et du confort de la salle de réunion lors du choix du mobilier et de l'aménagement. Il ne s'agit pas seulement d'avoir une table et des chaises ; une installation correcte peut stimuler la productivité et l'engagement. Veillez à ce que chacun puisse brancher ses appareils aux prises électriques et aux ports USB pendant les longues sessions. Les tableaux blancs, projecteurs et autres outils de présentation facilitent également la collaboration. Ces espaces collectifs doivent être suffisamment flexibles pour accueillir différents types de réunions, qu'il s'agisse de réunions d'équipe rapides ou de longues séances de brainstorming.

5. Installer l'équipement et la technologie adéquats pour favoriser la réussite des réunions

Une technologie adaptée garantit le bon déroulement et l'efficacité de vos réunions. Commencez par les éléments essentiels tels qu'un projecteur haute résolution, un système audio de qualité et un réseau Wi-Fi fiable. Pour les groupes de travail hybrides, envisagez des outils tels que Microsoft Teams Rooms. Ces configurations permettent à tous les participants, qu'ils soient au bureau ou à distance, de participer pleinement. Des fonctionnalités telles que les écrans tactiles et les haut-parleurs intelligents facilitent également la collaboration et la rendent plus efficace. La technologie rationalise les conférences en stimulant la productivité et en connectant les gens.

6. Demander à l'équipe IT de tester et de mettre à jour régulièrement l'équipement technologique.

Vous devez régulièrement tester et mettre à jour la technologie de votre salle de réunion afin de vous assurer que tout fonctionne correctement. Par exemple, demandez à votre équipe informatique de vérifier fréquemment l'équipement pour s'assurer que les projecteurs, les systèmes audio et les outils de vidéoconférence fonctionnent parfaitement. Elle peut également mettre à jour les logiciels et résoudre les petits tracas avant qu'ils ne se transforment en problèmes. Cette approche proactive permet de réduire les perturbations et de rendre les réunions plus productives.

7. Exiger que tout le monde respecte les horaires de début et de fin d'utilisation de la salle de réunion

Veillez à ce que les réunions commencent et se terminent à l'heure afin de respecter l'emploi du temps de chacun. Demandez aux cadres et aux employés d'être ponctuels afin que la salle soit disponible pour le groupe suivant sans retard. En veillant à l'efficacité du bureau, vous montrez à vos collaborateurs que vous accordez de l'importance à leur temps. Si une réunion risque de s'éterniser, prévoyez une séance de suivi au lieu de la répéter. Le respect de l'horaire contribue à maintenir un environnement de travail productif et respectueux.

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8 règles de bonne conduite en salle de réunion à partager avec vos employés

1. Réserver la salle de réunion à l'avance

Encouragez les employés à réserver les salles de réunion à l'avance. Ainsi, chaque personne sait quand la salle est disponible et peut se préparer en conséquence. Le fait de réserver à l'avance permet d'éviter les changements de dernière minute pour trouver une salle et de garantir que les réunions se déroulent comme prévu. Utilisez un système de réservation de salles pour rendre ce processus facile et transparent pour tout le monde. Il s'agit d'une mesure simple qui peut éviter bien des tracas et assurer le bon fonctionnement du bureau. En outre, elle témoigne d'un certain respect pour le temps et les efforts de planification des uns et des autres.

2. Réserver la bonne salle de conférence

Le choix de la bonne salle de conférence n'est pas anodin. Pensez au nombre de personnes présentes, aux outils technologiques dont vous avez besoin et à l'objectif de la réunion. Rappelez à votre personnel de choisir un espace qui convienne à tout le monde et qui dispose de l'équipement nécessaire, comme la vidéoconférence pour les participants à distance ou les tableaux blancs pour les séances de brainstorming. Cela permet de s'assurer que la réunion se déroule efficacement et que chaque participant dispose de ce dont il a besoin pour contribuer efficacement. La planification rend les réunions plus faciles et plus productives pour votre équipe.

collègues discutant dans une salle de réunion

3. Bien se préparer avant de participer à une réunion

Demandez aux membres de votre équipe d'arriver quelques minutes à l'avance et de se préparer. Apportez le matériel ou les notes dont ils ont besoin. C'est une façon de respecter l'emploi du temps chargé des participants et de s'assurer que la discussion commence rapidement. Être prêt signifie également que l'ordinateur portable est chargé et que les présentations ou les documents sont ouverts et prêts à être utilisés. De cette façon, vous pouvez vous plonger directement dans l'ordre du jour sans aucun retard. De plus, cela crée un ton professionnel, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

4. Éteindre téléphone portable ou activer le mode "avion"

Les téléphones doivent être éteints ou mis en mode "avion" avant le début de la réunion. Cela permet de minimiser les distractions et de respecter l'animateur et les autres participants. Les vibrations et les notifications peuvent perturber les participants, c'est pourquoi il est également judicieux d'éloigner les smartphones. Si votre personnel doit répondre à un appel ou consulter un message, il peut quitter la salle discrètement pour ne pas perturber la discussion.

5. Encourager une communication rassurante, transparente et inclusive

Favorisez un environnement où chacun se sent à l'aise pour s'exprimer. Encouragez une communication transparente et veillez à ce que toutes les voix soient entendues. Cela signifie écouter activement, ne pas interrompre et respecter les différentes opinions. L'instauration d'un climat de confiance entre les membres de l'équipe permet d'organiser des réunions plus productives et plus utiles. Le dialogue inclusif garantit que chaque individu peut apporter ses meilleures idées. Il en résulte de meilleurs résultats pour les réunions et une dynamique de groupe plus forte.

6. Laisser la salle de réunion aussi propre que vous l'avez trouvée

Rappelez à tous vos collègues qu'ils doivent toujours nettoyer avant de quitter la salle de réunion. Ils doivent jeter les déchets, ranger le matériel et donner un coup d'éponge aux surfaces si nécessaire. Livrer un espace bien rangé au groupe suivant qui l'utilise est une forme de respect et permet de maintenir un environnement de travail agréable. C'est un moyen simple de montrer de la considération pour ses collègues et de faire en sorte que le bureau fonctionne sans problème. Ces petits gestes permettent de s'assurer que la salle de réunion est prête pour la prochaine session.

7. Ranger le mobilier et les équipements

Après la réunion, veillez à ce que votre personnel remette tous les meubles et équipements à leur place initiale. Il s'agit notamment de remettre en place les chaises, les tables et les appareils empruntés. Cela permet à l'équipe suivante de s'installer rapidement et de maintenir un espace ordonné. En outre, prendre quelques instants pour ranger témoigne d'un certain respect pour l'environnement partagé et permet à chacun de rester organisé. En fin de compte, cette pratique contribue à maintenir le lieu de travail fonctionnel et prêt pour tous les utilisateurs.

8. Signaler tout problème concernant la salle de réunion et son équipement

Si vos employés remarquent un problème dans la salle de réunion ou avec l'équipement, ils doivent le signaler immédiatement. Qu'il s'agisse d'une chaise cassée, d'un projecteur défectueux ou d'une télécommande manquante, le fait d'alerter les personnes compétentes permet de résoudre rapidement le problème et donc de maintenir un espace de travail collectif pratique sans que d'autres personnes ne soient perturbées à l'avenir. Le fait de soulever les problèmes immédiatement garantit que l'espace de réunion reste en bon état.

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4 recommandations supplémentaires concernant les règles de bonne conduite dans les salles de réunion

1. Bien s'assurer que la salle de réunion est l'espace de travail dont vous avez besoin

Avant de réserver un espace de réunion, demandez-vous s'il correspond à vos besoins. Par exemple, une salle de réunion peut être mieux adaptée à un entretien ou à une rencontre décontractée. Les salles de conférence classiques conviennent bien aux réunions plus importantes et plus formelles. Tenez compte du nombre de participants, des outils technologiques nécessaires et de l'objectif de l'événement. Le choix d'un espace approprié est fonctionnel à la création d'un environnement confortable et productif. Un détail de taille qui peut considérablement affecter l'efficacité de vos sessions.

2. Annuler votre réservation en cas d'annulation de la réunion

Si votre réunion est annulée, annulez immédiatement votre réservation de salle. Ce simple geste est respectueux envers vos collègues qui pourraient avoir besoin de l'espace. Il garantit le bon fonctionnement du bureau en veillant à ce que les salles soient disponibles en cas de besoin. En outre, il évite les absences, qui peuvent perturber la programmation. En faisant preuve de considération pour les réservations de salles de conférence, vous montrez que vous vous souciez de votre équipe et de votre lieu de travail.

3. Éviter de réserver une salle de réunion pour une durée plus longue que nécessaire 

Si vous savez que votre réunion ne durera que 30 minutes, ne réservez pas la salle pour une heure. N'oubliez pas que d'autres personnes peuvent avoir besoin de l'espace et de son équipement. L'utilisation efficace des salles de conférence permet à chacun d'y avoir accès lorsqu'il en a besoin. De plus, cela permet de maintenir un calendrier fluide pour l'ensemble du bureau. Un peu d'attention suffit à assurer le bon fonctionnement du lieu de travail et à créer une atmosphère positive.

4. Informer tous les collègues dès que la salle de réunion est réservée

Dès que vous réservez un espace, informez-en vos collègues. Partagez des détails tels que la date, l'heure, le nom de la salle et le sujet de la session. Cela permet à chacun de rester informé et de planifier son agenda en conséquence. Une communication claire permet de s'assurer que personne ne se demande où il doit être ou quand il doit être. Il s'agit d'une mesure simple qui permet d'organiser le bureau et d'éviter les conflits d'horaires.

Astuces pour que tout le monde connaît les règles de bonne conduite en salle de réunion

Envoyer un email à tous vos employés

Rien de plus simple qu'un email pour faire connaître la bonne conduite en salle de réunion. Rédigez un message clair illustrant les consignes et les mises à jour éventuelles. Cela permet de s'assurer que tout le monde reçoit la même information et peut s'y référer. Vous pouvez également ajouter un lien vers les instructions complètes afin que les employés puissent accéder à plus de détails si nécessaire. Ainsi, les règles sont toujours faciles à trouver et à respecter.

Rendre ces règles accessibles dans votre système interne

Placez le règlement des salles de réunion dans votre système interne, comme l'intranet ou le portail des employés. De cette manière, tout le monde peut repérer les règles de bonne conduite dans les salles de réunion à tout moment. Votre personnel peut rapidement vérifier les protocoles et s'assurer que même les derniers arrivés suivent les bonnes indications. La politique doit être facile d'accès pour que toute l'équipe soit sur la même longueur d'onde.

Afficher ces règles sur les murs ou les écrans de vos salles de réunion

Affichez l'étiquette de la salle de conférence sur les murs ou les écrans des salles de réunion. Les rappels visuels aident chacun à se souvenir des règles et à les garder à l'esprit. Les employés qui voient régulièrement les règles sont plus enclins à les respecter. Cela permet aux réunions de se dérouler efficacement et sans interruptions. En outre, il s'agit d'une référence pratique pour tous ceux qui pourraient oublier ce qu'il faut faire au cours d'une journée bien remplie.

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Modèle de règles de bonne conduite pour les salles de réunion à télécharger et à partager avec vos employés

Nous avons créé un modèle de bonne conduite pour les salles de conférence afin de vous aider à organiser vos salles de réunion de manière efficace. Il comprend toutes les consignes et les règles évoquées dans cet article. Ce document est conçu pour être facile à distribuer et à afficher, afin que l'ensemble du personnel connaisse les choses à faire et à ne pas faire. Téléchargez-le, partagez-le avec votre équipe et accrochez-le dans vos salles de réunion. 

En respectant ces règles de bonne conduite de la salle de réunion, vous faites en sorte que l'organisation de votre bureau et la productivité de vos réunions soit assurés. Des consignes claires concernant les salles de réunion permettent d'éviter les conflits et de maintenir un espace de travail collectif agréable. Pour faciliter la mise en œuvre, téléchargez notre modèle de code de conduite pour les salles de réunion et partagez-le avec votre équipe. Gardez à l'esprit qu'un espace de réunion bien géré contribue à la réussite de votre entreprise.

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Sources :

19 conseils de bonne conduite en salle de réunion

Paulyne Sombret

Paulyne est une experte très respectée du travail hybride. Elle est connue pour ses écrits sur la durabilité dans le bureau hybride, les modèles de travail flexibles et l’expérience des employés. Forte d’une solide expérience en contenu et en référencement, son travail explore les tendances passionnantes et les dernières nouvelles du monde du travail.

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