Onboarding dans un environnement hybride : 7 bonnes pratiques pour surmonter les difficultés

L'intégration dans un environnement hybride ne peut pas se faire de la même manière que dans un environnement traditionnel. Pourtant, l'inscription des personnes à distance devient de plus en plus courante, car les modalités de travail flexibles font désormais partie de nos modes de travail et sont essentielles pour favoriser la satisfaction, la productivité et la fidélisation des employés.

Alors, comment créer un sentiment d'appartenance lorsque les nouveaux employés ne rencontrent qu'occasionnellement leurs collègues en personne ? Quelles stratégies pouvez-vous mettre en œuvre pour améliorer l'expérience d'intégration des personnes qui travaillent dans des lieux différents ? Comment s'assurer que cette nouvelle collaboration démarre du bon pied ? 

La connexion au lieu de travail, la cohésion de l'équipe, la compréhension des outils et des procédures, l'adhésion à la culture... Autant d'aspects qui renforcent le processus d'intégration et qui font la différence dans le parcours de vos employés. 

Dans cet article, nous vous illustrons 7 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réussir l'intégration des talents. Mais tout d'abord, il faut comprendre les principaux défis qu'un travailleur hybride peut rencontrer lorsqu'il rejoint une nouvelle entreprise.

Les principaux défis de l'intégration dans un environnement de travail hybride 

S'approprier la culture de l'entreprise est plus difficile dans un environnement de travail hybride

L'un des plus grands défis dans une configuration de travail hybride ou à distance est de maintenir une culture d'entreprise forte. Il est difficile de maintenir cet aspect avec des travailleurs qui sont à vos côtés depuis longtemps. Imaginez donc que vous construisiez ce pilier central de l'expérience des employés et de la connexion au lieu de travail avec de nouvelles recrues. Il leur est difficile de saisir les caractéristiques culturelles de l'entreprise s'ils ne viennent pas sur place et ne voient pas leurs collègues tous les jours. C'est pourquoi il est fondamental que, dès la phase d'intégration, chaque élément de votre stratégie d'intégration et du parcours de l'employé soit le reflet de votre culture organisationnelle. 

Il est plus difficile de créer des liens authentiques dans le cadre d'interactions virtuelles

Il est difficile de "sentir l'ambiance" lorsque les collègues sont derrière leurs écrans et n'interagissent avec leurs nouveaux coéquipiers que lors des réunions. Les employés nouvellement arrivés peuvent avoir du mal à ressentir un sentiment d'appartenance et d'inclusion. Les événements sont une bonne idée pour aider les nouveaux membres à faire connaissance avec leurs collègues. Toutefois, les activités de cohésion d'équipe en personne et les interactions informelles sont essentielles pour briser la glace et commencer à créer des liens authentiques.

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Un sentiment d'isolement peut se produire avec plus de probabilité

En se rendant au bureau tous les jours, les employés ont plus de chances d'interagir avec les nouveaux membres de l'équipe de manière plus naturelle. Par exemple, ils peuvent entamer une conversation pendant la pause café ou le déjeuner pour savoir comment ils vont et s'ils ont besoin de quelque chose. Cela a moins de chances de se produire lorsque les personnes travaillent la moitié du temps à domicile. Pour une recrue, cette phase peut être difficile. Elle peut commencer à se sentir seule et perdue. Il n'osera peut-être pas demander de l'aide, car cela pourrait être perçu comme un signe d'inaptitude au poste ou à l'entreprise.

Communiquer avec son 'équipe peut s'avérer difficile au début

Chaque équipe a sa propre façon de communiquer et d'interagir. Elle utilise également des outils de collaboration et de communication adaptés à ses besoins spécifiques. Ainsi, lorsque les nouveaux employés rejoignent une nouvelle équipe, ils doivent comprendre les habitudes de communication et prendre leurs marques. Où doivent-ils écrire pour demander des informations ? Quelle plateforme de communication doivent-ils utiliser lorsqu'ils souhaitent organiser une réunion ? Ont-ils l'habitude de se parler sur un ton formel ou amical ? Et ainsi de suite. Ces questions peuvent être délicates au début, ce qui peut conduire à une mauvaise communication et à des informations erronées.

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7 bonnes pratiques d'onboarding hybride pour réussir cette phase

1. Créer une excellente expérience pour l'employé avant le début du processus d'intégration

L'expérience des employés est un enjeu majeur de toute entreprise. Mais favoriser cet aspect commence avant le premier jour de travail de vos nouveaux collègues. Cela commence dès que vous leur annoncez qu'ils ont obtenu le poste. Réussir à créer une expérience de pré-intégration stimulante favorise la satisfaction, l'engagement et l'enthousiasme à l'idée de rencontrer leurs coéquipiers et de se lancer dans leur nouveau poste. Par exemple, un excellent rituel de préintégration consiste à envoyer un colis de bienvenue à vos nouveaux collaborateurs. Si vous pouvez le personnaliser, vous irez encore plus loin ! Mais qu'ils soient intégrés virtuellement ou en personne, l'expérience des employés doit être prise en compte à chaque étape. Les meilleures pratiques suivantes visent toutes à favoriser cet aspect essentiel.

2. Concevoir une politique d'intégration détaillée

Cette étape peut prendre du temps, mais elle est indispensable. Vous devez disposer d'une politique claire sur la manière d'intégrer chaque nouveau membre de l'équipe afin de garantir la réussite de ce processus. Les aspects propres à chaque entreprise doivent être couverts, qu'il s'agisse d'expliquer votre politique de travail flexible, la technologie que vous utilisez sur le lieu de travail ou vos attentes et valeurs. Une bonne politique d'intégration des hybrides doit également inclure les éléments suivants :

• des contrôles réguliers ;
• des rencontres individuelles avec leur N+1 ;
• des événements d'équipe pendant la première semaine ;
• une liste des questions-réponses les plus courantes ;
• le matériel de formation ;
• les horaires de travail ;
• la politique de travail hybride ;
• les formulaires de commentaires.

3. Former le gestionnaire à l'intégration réussie des nouveaux membres de l'équipe 

Le rôle des managers dans le processus d'intégration est fondamental et doit être mis en valeur. Une étude sur la stratégie d'intégration de Microsoft dans le monde hybride révèle que "les nouveaux employés étaient 3,5 fois plus susceptibles de se déclarer satisfaits de leur expérience d'intégration". Pourtant, l'intégration des travailleurs à distance ou hybrides est encore relativement nouvelle pour les dirigeants ; ils ne connaissent pas toujours les meilleures pratiques à mettre en œuvre pour réussir ce processus. Apprendre à intégrer de nouvelles personnes dans une équipe hybride est essentiel. Vous pouvez les aider en partageant cet article et en leur proposant une formation en ligne ou en présentiel.

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4. Construire un capital social avec les partenaires d'intégration

Ceux qui ont changé d'école en cours d'année pendant leur enfance se souviennent probablement du stress que représente l'entrée dans un système et un nouveau groupe de personnes qui se connaissent déjà. Ce n'est pas différent d'entrer dans une nouvelle entreprise et de commencer un nouvel emploi. Sauf que, lorsque cela se fait à distance, il est plus difficile de trouver sa place, de faire connaissance avec ses collègues et de comprendre comment les choses fonctionnent. Mais si vous avez un partenaire pour vous soutenir, répondre à vos questions et vous présenter au reste de l'équipe, l'expérience d'intégration devient beaucoup plus agréable, n'est-ce pas ? Les partenaire d'intégration sont sans aucun doute un pilier essentiel d'une intégration réussie dans un environnement hybride.

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5. Mettre l'accent sur la confiance et la transparence

Le partage d'informations sur les objectifs, les processus et les défis avec les nouveaux membres de l'équipe crée un climat de confiance. En outre, une communication transparente dès le départ permet aux personnes de ressentir immédiatement un sentiment d'appartenance et de responsabilité. Désormais, ils ont l'impression de faire partie de l'équipe et que leur contribution compte autant que celle des autres. Cela permet également de créer des liens forts et d'établir une relation saine basée sur la confiance. Enfin, cela les aide à se projeter dans l'avenir en tant que membre de l'équipe et de l'entreprise. 

6. Apprentissage asynchrone 

Lorsque vous rejoignez une entreprise basée sur un environnement de travail traditionnel, l'apprentissage des processus et la familiarisation avec de nouveaux outils peuvent être plus faciles, car vous avez toujours quelqu'un à proximité pour poser des questions. Dans un environnement de travail hybride, les nouveaux membres de l'équipe peuvent passer quelques jours ou semaines à travailler depuis leur domicile avant de rencontrer leurs collègues pour la première fois. La mise en place d'un système d'apprentissage asynchrone devient un enjeu majeur. Grâce aux ressources et à l'assistance en ligne, ils peuvent résoudre leurs problèmes à leur propre rythme, sans être frustrés de ne pas avoir quelqu'un à leurs côtés. 

 7. Utiliser des outils et des technologies de collaboration modernes

La bonne nouvelle, c'est que les progrès technologiques ne s'arrêtent jamais. Aujourd'hui, vous disposez d'un grand nombre d'outils pour vous aider à créer une expérience d'intégration hybride de qualité. En ce qui concerne les interactions numériques, les dispositifs de réalité virtuelle et les outils de collaboration en ligne permettent de minimiser les effets de la distance physique entre les employés éloignés. Par exemple, au lieu de présenter un processus de travail par écrit, il est beaucoup plus efficace et interactif d'enregistrer une vidéo pour l'expliquer étape par étape. 

En ce qui concerne l'expérience au bureau, une technologie hybride comme deskbird permet aux recrues d'aligner leur emploi du temps sur celui de leurs collègues et de réserver des bureaux en conséquence. Supposons que Priya vienne de rejoindre l'équipe. Elle peut cliquer sur notre fonction de planification hebdomadaire pour savoir quand son partenaire d'intégration sera au bureau la semaine prochaine et réserver un bureau ce jour-là. Ils peuvent même choisir des espaces de travail côte à côte pour passer plus de temps ensemble, grâce au plan du bureau !

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Un guide pour créer un parcours d'onboarding hybride qui fonctionne pour de vrai

Nous devons admettre qu'il s'agit de beaucoup d'informations à mémoriser et d'un processus long mais essentiel à mettre en œuvre. Pour vous aider à démarrer, voici un aide-mémoire qui reprend les principaux points à retenir lors de la création du programme d'intégration de votre main-d'œuvre hybride :

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• Concevoir une phase de pré-intégration ;

• Former les gestionnaires et souligner l'importance de leur rôle ;

• Demander aux managers d'organiser des réunions individuelles ;

• Fournir du matériel d'apprentissage synchrone et asynchrone ;

• Associez les nouveaux membres de l'équipe à des partnaires d'intégration ;

• Organisez des événements d'équipe pour briser la glace et créer des liens ;

• Vérifiez souvent si les recrues ont besoin de quelque chose ;

• Soyez transparent avec les nouveaux embauchés dès le début ;

• Faites-les participer aux réunions et aux décisions importantes ;

• Utilisez la technologie comme un allié.

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→ Téléchargez l'aide-mémoire sur l'intégration du travail hybride

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Nous espérons que cet article vous permettra de mieux comprendre ce que signifie et implique l'onboarding dans un environnement hybride. Essayer d'inscrire les nouveaux employés sur Zoom comme vous le feriez dans un environnement traditionnel ne fonctionne pas. Vous devez aller plus loin et créer une expérience d'onboarding hybride unique. Les défis mentionnés dans cet article de blog sont les plus courants depuis que les formules de travail flexibles ont vu le jour. Cependant, n'oubliez pas que chaque personne est différente. L'adoption d'une approche individualisée et centrée sur les personnes est indispensable pour concevoir un programme d'intégration réussi. Heureusement, le développement de technologies efficaces et centrées sur l'humain vous aide à améliorer cette phase importante du parcours de vos employés. 

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