Diriger un environnement de travail hybride : obstacles courants et solutions précieuses

Bien que nous soyons convaincus de la nécessité d'un travail flexible, nous ne mentirons pas. Aucun modèle de travail n'est parfait, et évoluer dans un environnement de travail hybride présente également des inconvénients. 

Que vos employés soient au bureau quelques jours par semaine ou un mois, cela n'a pas d'importance. La gestion d'une main-d'œuvre hybride exige des ajustements de la part des organisations, des dirigeants et des membres de l'équipe. 

Il n'est pas possible de passer à une politique de "travail de n'importe où" et de conserver les mêmes méthodes de travail qu'un modèle de travail avec un horaire de 9 heures à 18 heures sur le site.

Cet article vous donne un aperçu honnête et précieux des obstacles les plus courants auxquels les managers peuvent être confrontés avec le travail flexible. Mais bien sûr, nous partageons également les meilleures pratiques, solutions et conseils pour surmonter les inconvénients potentiels de ce mode de travail moderne.

Êtes-vous prêt à tirer le meilleur parti du travail hybride et à faire prospérer votre équipe ?

Les 6 défis les plus courants dans un environnement de travail hybride

1. Maintenir une collaboration et une communication harmonieuses

L'interaction avec les collègues peut s'avérer compliquée lorsque les personnes travaillent à partir de différents endroits (et parfois à des heures différentes). Les employés peuvent arriver sur place sans savoir lequel de leurs coéquipiers travaille au bureau ce jour-là et lequel est resté à la maison. Cela peut avoir un impact sur le travail d'équipe et la collaboration. 

De plus, l'absence d'une politique de communication appropriée et d'outils adéquats pour améliorer le flux de travail entre les employés empêche les équipes hybrides d'avoir des pratiques de communication et de collaboration efficaces. 

2. Maintenir les employés engagés et connectés

Si la plupart des salariés souhaitent bénéficier d'un régime de travail flexible, cela ne signifie pas que tout se passe bien pour les entreprises qui offrent cet avantage. Tout le monde n'est pas forcément d'accord avec ces nouvelles procédures. Même s'ils souhaitent réellement des horaires plus flexibles, certains peuvent trouver difficile de s'adapter à ce mode de travail.

Par exemple, la perte de lien avec le lieu de travail est un problème courant dans le cadre du travail à distance. Selon une étude Gallup¹, 32 % des travailleurs hybrides se sentent déconnectés de la culture de l'entreprise, ce qui en fait le deuxième inconvénient le plus souvent mentionné. Si cet aspect n'est pas pris en compte, les responsables pourraient rapidement constater une augmentation du désengagement des employés.

3. Éviter les pratiques de microgestion

L'objectif d'accorder plus de flexibilité à vos collaborateurs est de favoriser leur autonomie et leur liberté dans leur vie professionnelle, et non l'inverse. Faire confiance aux membres de l'équipe est un atout pour les managers, en particulier lorsqu'ils dirigent dans un environnement de travail hybride.

Malheureusement, le micromanagement a tendance à augmenter lorsque les entreprises deviennent hybrides. Pour certains dirigeants, le fait de ne pas pouvoir superviser leur équipe en personne devient une source de stress. Les former aux meilleures pratiques de gestion du travail hybride est crucial pour éviter ce comportement et voir les employés souffrir des effets psychologiques du micromanagement.

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4. Ne pas faire de distinction entre les employés sur place et les employés à distance

Le travail hybride peut contribuer à la mise en œuvre de l'EDI sur le lieu de travail (diversité, équité et inclusion), mais il peut aussi donner lieu à des comportements biaisés. Traitez-vous de la même manière les personnes que vous voyez régulièrement en personne et celles que vous rencontrez de temps en temps ? 

Le lieu de travail n'a rien à voir avec la capacité de votre personnel à faire du bon travail et à s'épanouir dans sa carrière. Pourtant, la tendance à ne pas inclure tout le monde sur un pied d'égalité, à ne pas leur offrir le même soutien et à ne pas leur donner droit aux mêmes opportunités de croissance est plus élevée dans un environnement de travail hybride.

5. Éviter l'apparition de silos

Une communication efficace et une collaboration harmonieuse sont plus difficiles à mettre en œuvre lorsque les employés travaillent dans des lieux différents. Cela peut non seulement entraîner des frustrations et du stress au sein de vos équipes, mais aussi créer des cloisonnements. 

Lorsque tout le monde travaille au bureau quotidiennement, il est plus facile d'interagir avec les personnes des autres départements et de rassembler les équipes. Avec une politique de "travail de n'importe où", cela devient plus délicat, et minimiser la création de silos devient une priorité.

6. Prévenir les fuites de données et les cyberattaques

L'avantage du travail hybride est qu'il permet de travailler de n'importe où. Ils peuvent rester chez eux, se rendre sur un tiers-lieu de travail ou même adopter la vie de nomade numérique. 

Mais si le travail hybride est un excellent moyen de favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la satisfaction, le bonheur et la productivité des employés, il accroît également le risque de violations de données et de cyberattaques. 

Par exemple, votre personnel peut utiliser une connexion internet non sécurisée lorsqu'il travaille dans un espace de coworking ou dans un café. L'utilisation d'une connexion WIFI publique met davantage en danger vos données privées que l'environnement sécurisé du bureau.

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7 conseils pour gérer avec succès une main-d'œuvre hybride

1. Réviser votre stratégie de communication

Puisque vous savez maintenant quels sont les défis à relever pour diriger dans un environnement de travail hybride, notre premier conseil ne vous surprendra pas. Adaptez votre stratégie de communication aux besoins d'une main-d'œuvre hybride. 

Tout d'abord, posez de bonnes questions telles que

• L'organisation actuelle de la communication favorise-t-elle une collaboration et un flux de travail harmonieux ?
• Les règles de communication sont-elles suffisamment claires ?
• Quels sont les problèmes de communication les plus récurrents dont se plaint votre personnel ?

Deuxièmement, créez un modèle d'attentes de l'équipe consacré à cet aspect et partagez-le avec votre équipe.

2. Analyser les outils de travail de votre équipe

Alors que la génération Z est tout à fait d'accord avec les messageries instantanées telles que Slack, les baby-boomers pourraient trouver difficile de s'adapter à cette méthode de communication. Cependant, l'un des aspects clés qu'ils attendent tous est la possibilité de travailler de manière aussi productive à la maison qu'au bureau. 

La technologie du lieu de travail hybride résout ce problème en fournissant aux employés des outils de communication modernes, des logiciels de gestion de projet, des plateformes de réservation de bureau, etc. Avant de choisir l'un de ces outils de soutien numérique pour votre équipe, analysez votre équipement actuel et répondez aux questions suivantes : 

• Permettent-ils à votre personnel de travailler efficacement ?
• Répondent-ils aux besoins d'une main-d'œuvre hybride ?
• Si vous travaillez avec une main-d'œuvre multigénérationnelle, sont-ils faciles à utiliser pour tout le monde ? 

3. Rester disponible et centré sur l'employé

Il faut être aussi centré sur l'employé avec les travailleurs à distance qu'avec ceux du bureau pour que votre équipe hybride s'épanouisse et évite l'exclusion. Le fait de ne pas voir vos collègues tous les jours ne signifie pas qu'ils n'ont pas besoin de votre soutien (encore une fois, soutenir ne signifie pas faire de la microgestion). 

N'oubliez pas non plus que, dans un environnement numérique, le contact humain est central. Demandez-leur régulièrement comment ils se sentent et comment vous pouvez les aider à rendre leur travail plus facile et plus efficace. 

Enfin, quel que soit l'endroit où travaillent les membres de votre équipe, n'oubliez pas de leur témoigner votre reconnaissance. Rappelez-leur qu'ils sont appréciés à la hauteur de leur travail. 

4. Favoriser la cohésion de l'équipe et les liens avec le lieu de travail

Vos collaborateurs viennent peut-être tous les jours sur le site, mais cela ne veut pas dire qu'ils n'ont pas besoin de garder un lien fort avec leurs collègues et le lieu de travail lui-même. Ce lien renforce le bien-être, la motivation, l'engagement et la productivité.

Nous vous recommandons vivement de vous concentrer sur le maintien d'une culture d'entreprise forte et d'organiser des activités d'équipe pour renforcer cet aspect. Cela permet à votre personnel de passer du temps ensemble et de nouer des relations authentiques. 

Ces activités ne doivent pas nécessairement être liées au travail. Il peut s'agir d'escalade, de tournois de jeux vidéo, de randonnées dans la nature, de bénévolat pour une cause, etc. L'idée est de briser la glace, de favoriser les interactions, de développer des liens plus forts avec les collègues et de s'amuser !

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5. Envisager de revoir l'agencement de votre bureau

Avez-vous envisagé de revoir l'agencement de votre bureau lorsque vous passez à un modèle de travail hybride ? Le rôle du lieu de travail physique est complètement différent lorsque les membres de l'équipe ne viennent sur place que quelques jours par semaine ou par mois. Comme le souligne l'étude Gallup¹, ils ont tendance à donner la priorité aux réunions et au travail collaboratif avec leurs collègues, ainsi qu'aux réunions individuelles avec leurs supérieurs. 

Ainsi :

• Votre espace de travail est-il optimisé pour favoriser la collaboration et le travail collectif ?
• Disposez-vous d'un nombre suffisant de salles de réunion ?
• Le bureau est-il conçu uniquement avec des postes de travail, ou offre-t-il à vos équipes un open space où lancer des idées et collaborer facilement ?

La création d'un bureau hybride est indispensable pour permettre à votre équipe de s'épanouir et de tirer le meilleur parti du travail hybride.

6. Former votre personnel à la cybersécurité dans un contexte de travail hybride

La protection des données importantes et des informations privées est encore plus cruciale dans un contexte de travail hybride que dans un modèle de travail traditionnel. L'équipe informatique prend toute son importance à cet égard, mais chacun est responsable de l'application des pratiques de cybersécurité partout où il travaille. 

Pourtant, les pirates informatiques disposent d'un nombre considérable de moyens pour accéder aux données confidentielles, et vous ne pouvez pas attendre de votre personnel qu'il connaisse toutes les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la sûreté et la sécurité du lieu de travail. Il incombe aux organisations et aux responsables de partager les meilleures pratiques et de former leurs employés à la gestion des cyberrisques. 

7. Demander régulièrement un retour d'information

La plus grande erreur que vous puissiez commettre lorsque vous dirigez un environnement de travail hybride est de supposer que vous connaissez les besoins de votre personnel. La meilleure façon d'éviter cela est de recueillir régulièrement leurs commentaires et de découvrir comment vous pourriez rendre leur environnement de travail plus adapté.

Vous pouvez profiter de l'occasion pour vous rencontrer au bureau et prendre le temps de discuter de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Cependant, ne forcez pas les choses. Certaines personnes ne sont pas à l'aise pour partager leur opinion en personne parce qu'elles craignent l'impact que cela pourrait avoir sur votre relation et sur leur carrière. 

Les questionnaires anonymes de satisfaction des employés sont également utiles pour obtenir un retour d'information honnête sur le lieu de travail et les sentiments des membres de votre équipe. L'avantage est que vous pouvez vous concentrer sur un sujet spécifique et le personnaliser en fonction des domaines que vous souhaitez améliorer. 

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5 raisons pour lesquelles deskbird vous aide à diriger dans un environnement de travail hybride

1. Un aperçu de l'emploi du temps de votre équipe

Savoir qui travaille d'où et quand aide à gérer avec succès une main-d'œuvre hybride. Grâce à sa fonction de planification hebdomadaire, l'application deskbird vous donne un aperçu clair des horaires de vos employés. 

En quelques clics, vous pouvez afficher qui fait du télétravail, qui se rend au bureau et quand. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque les membres de votre équipe modifient leurs horaires afin d'adapter les vôtres si nécessaire.

2. Une plateforme de réservation de bureaux conviviale qui répond aux besoins des employés

L'adoption d'un modèle de travail hybride permet aux entreprises de réduire la taille de leurs bureaux et de diminuer leurs coûts. Mais comment gérer cette situation d'un point de vue logistique pour fournir à chacun l'espace de travail dont il a besoin ? 

Avec deskbird ! Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer efficacement votre lieu de travail hybride en permettant à votre personnel de réserver la place qu'il souhaite en fonction de ses besoins. 

Certains préfèrent s'asseoir à un bureau individuel près des fenêtres, d'autres aimeraient faire partie d'une grande table dans l'open space, d'autres encore ont besoin de réserver une salle de réunion pour la journée afin de collaborer avec leurs coéquipiers, etc. De cette manière, vous vous assurez qu'ils disposent de l'espace de travail dont ils ont besoin pour s'épanouir et vous évitez les conflits d'horaires!

3. Plus de collaboration et de travail d'équipe pour les journées de travail

Avec deskbird, il est facile pour vous et vos collègues de savoir qui travaille où et quand, ce qui facilite la collaboration et le travail d'équipe. En effet, vous pouvez voir leurs horaires, mais vous pouvez également les rendre visibles à d'autres personnes avec leur permission. 

Imaginons que vous confiez à trois membres de votre équipe une tâche à accomplir ensemble. En consultant l'emploi du temps de chacun, ils peuvent donner la priorité à leur présence au bureau les mêmes jours que leurs collègues. Ils peuvent ainsi travailler en personne sur cette mission spécifique et accomplir davantage de tâches que s'ils travaillaient chacun de leur côté depuis leur domicile.

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4. Des analyses sur le lieu de travail afin d'apporter des améliorations fondées sur des données

Notre logiciel est équipé d'une fonction d'analyse du lieu de travail. Cette fonctionnalité vous permet de comprendre comment l'espace de bureau est utilisé. Du point de vue de la gestion, il peut être très utile d'améliorer l'expérience des membres de votre équipe lorsqu'ils viennent sur place. 

Par exemple, vous pouvez remarquer que votre collègue Marc réserve toujours un bureau un peu isolé. Cela ne vous surprend pas, car Marc est un analyste de données. Il doit donc rester concentré et éviter d'être distrait. 

Une fois que vous avez remarqué cela, vous pouvez lui demander s'il souhaite que vous lui attribuiez un espace spécifique lorsqu'il vient au bureau. Ainsi, il n'aura pas à se soucier de disposer d'un espace déterminé pour effectuer ses tâches.

5. Permet aux entreprises d'économiser des coûts et d'adopter un mode de travail moderne

Pour savoir combien vous pourriez économiser en utilisant deskbird, nous avons créé le calculateur de bureaux hybrides. Dans l'ensemble, deskbird vous aide à économiser sur les coûts de bureau de différentes manières, de la réduction de votre budget immobilier à la réduction de vos factures d'énergie.

L'argent que vous économisez en adoptant un modèle de travail plus flexible et en utilisant le site deskbird peut être consacré à d'autres tâches de gestion importantes. Par exemple, les experts parlent de plus en plus de l'importance du bien-être des employés. Pourquoi ne pas utiliser les économies réalisées grâce à un environnement de travail hybride bien géré et optimisé pour mettre en œuvre davantage d'initiatives en faveur du bien-être ? 

L'application deskbird aide les organisations dans des domaines autres que la gestion du travail hybride. Demandez une démonstration gratuite pour découvrir toutes les fonctionnalités conçues pour faire prospérer votre entreprise et votre personnel !

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Avez-vous l'impression que diriger dans un environnement de travail hybride comporte trop de défis à relever ? Les avantages du modèle de travail hybride les dépassent de loin ! Non seulement la flexibilité au travail s'inscrit dans les tendances de l'avenir du travail, mais elle est également bénéfique pour la croissance et le succès de votre entreprise.

Proposer des modalités de travail flexibles n'est plus une option pour les entreprises ; il est urgent d'apprendre à gérer une main-d'œuvre hybride. Un style de leadership hybride réussi comprend les éléments suivants

• un système de communication sur mesure ;
• une technologie hybride appropriée pour le lieu de travail ;
• une approche centrée sur l'employé ;
• une stratégie de cybersécurité efficace ;
• un bureau conçu pour les équipes hybrides.

Voulez-vous savoir comment nous pouvons vous aider à mettre en pratique cette nouvelle façon de travailler ? Testez gratuitement l'application deskbird et bénéficiez des meilleurs conseils de notre équipe d'experts hybrides !

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¹ The Advantages and Challenges of Hybrid Work, Gallup.