Retour au bureau - tout ce qu'il faut savoir

Le retour au bureau est devenu un sujet de discussion important pour les entreprises et les employés.

Alors que nous adoptons un nouveau mode de travail, les entreprises de tous types et de toutes tailles s'efforcent de mettre en œuvre de nouvelles règles pour concilier les besoins de flexibilité des employés et les dépenses des bureaux, tout en reprenant leurs activités de manière efficace. Sur le site deskbird, nous avons pu constater par nous-mêmes qu'un modèle de travail hybride bien organisé est le compromis parfait pour les employés et les entreprises. Il garantit la flexibilité sans compromettre la culture, l'esprit d'équipe et la productivité .

Dans ce guide, nous verrons comment rendre la transition transparente en abordant les facteurs clés qui garantissent un retour au bureau réussi.

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Comment en sommes-nous arrivés là ?

À l'aube de 2020, un remarquable changement de paradigme a enveloppé notre paysage professionnel, un peu comme si l'on avait éteint un interrupteur. Avec un appel incessant à l'action, ceux qui ont le privilège de travailler à distance ont été dûment conseillés, et dans certains cas même implorés, de transférer en douceur leurs postes de travail dans le cadre confortable de leur domicile. Cet effort de transformation est apparu comme une réponse provisoire à la pandémie qui a englouti notre communauté mondiale. Pourtant, ce qui a commencé comme une solution transitoire s'est rapidement métamorphosé en une exploration extraordinaire et involontaire, qui a brouillé les frontières et les modalités du travail.

Le retour au bureau se manifeste de manière unique pour chaque individu, en fonction de la dynamique de nos divers secteurs d'activité. La reprise de la routine traditionnelle de cinq jours au bureau est la plus logique dans des secteurs spécifiques tels que les soins de santé, l'industrie et l'éducation. Toutefois, il est essentiel de reconnaître les différences de rythme observées dans les différents secteurs.

Voyons quelques chiffres :

• 77 % des entreprises de Fortune optent pour un modèle de travail hybride.
• 66 % des entreprises de 50 000 salariés ou plus sont des entreprises hybrides structurées, contre 14 % des entreprises de moins de 500 salariés*.
• Les entreprises européennes sont plus enclines à mettre en œuvre des politiques de retour au bureau qui imposent un à deux jours de présence physique par semaine.

Il est clair que le modèle de travail hybride s'est avéré être une option gagnante pour les entreprises du monde entier. Mais il nécessite des règles et une structure claires pour gérer les jours de travail au bureau et à domicile.

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Retour au bureau : comment réussir ?

Les principaux dirigeants reconnaissent les divers aspects critiques de la mise en œuvre d'un modèle de travail hybride, tels que la rétention et l'attraction des talents, la motivation, l'augmentation de la productivité et de la flexibilité, qui sont fondamentaux sur le lieu de travail actuel.

Son succès s'explique en partie par le fait que le travail hybride combine des journées de travail au bureau et à domicile. Mais pourquoi la partie "retour au bureau" est-elle si importante ? 

Le retour au bureau est important pour plusieurs raisons.

Tout d'abord, la collaboration en personne favorise un travail d'équipe efficace et permet de générer spontanément des idées et de résoudre des problèmes. Les interactions en face à face permettent aux collègues de nouer des relations plus solides et d'établir un sentiment de connexion, ce qui améliore la collaboration et la productivité.

Deuxièmement, le retour au bureau peut contribuer à la croissance et à la créativité des individus et de l'organisation. Un espace physique partagé favorise le partage des connaissances, l'apprentissage par les pairs et les possibilités de mentorat. L'échange d'idées et d'expériences peut déboucher sur des solutions innovantes et de nouvelles perspectives qui peuvent se présenter moins facilement dans des environnements de travail à distance.

En outre, le retour au bureau réduit le temps et le stress associés aux trajets domicile-travail. Les employés peuvent récupérer les heures précieuses qu'ils passaient auparavant à se rendre au travail et à en revenir,  et investir ce temps dans des activités personnelles, pour prendre soin d'eux-mêmes ou pour s'adonner à un hobby. Ce meilleur équilibre vie pro vie perso peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à un bien-être général.

Comme pour tout modèle de travail, l'adaptabilité est essentielle pour une mise en œuvre réussie.

L'approche unique ne fonctionne pas. Chaque entreprise a des besoins bien précis à prendre en compte pour que le retour au bureau soit un franc succès. Alors, comment faire pour bien faire ? Voici les principales étapes de la mise en œuvre d'une politique de retour au bureau.

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1) Évaluer les besoins de votre entreprise

Alors que vous vous préparez à retourner au bureau, vous devez prendre en compte les besoins de votre entreprise et de vos employés. Faites un état des lieux de votre espace de travail physique et évaluez si des changements sont nécessaires. Vous devrez peut-être reconfigurer les postes de travail, ajouter des cloisons ou réserver certaines zones à des fins spécifiques.

Outre les changements physiques, il convient d'examiner si des mises à jour ou des ajouts sont nécessaires pour soutenir les modèles de travail hybrides. Il peut s'agir d'investir dans de nouvelles technologies pour faciliter la collaboration à distance ou de mettre à niveau votre infrastructure réseau pour soutenir un environnement de travail plus flexible.

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2) Établir un calendrier

Lorsque vous planifiez votre retour au bureau, vous aurez besoin d'un calendrier bien détaillé qui décrit les préparatifs et les phases nécessaires à un retour progressif. Discutez de ce calendrier avec votre direction pour vous assurer que tout le monde est d'accord avec le plan et pour identifier les obstacles ou les défis potentiels.

Envisagez de commencer par un programme pilote qui ne concerne qu'un petit groupe d'employés. Cela peut vous aider à identifier les problèmes et à procéder à des ajustements avant de faire revenir des groupes plus importants.

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3) Communiquer avec les employés

Une communication claire et ouverte avec les employés est une condition pour la réussite de la transition vers le retour au bureau. Élaborez un plan de communication décrivant le plan de transition, tout changement apporté aux politiques du lieu de travail et tout nouveau protocole de sécurité et d'hygiène. Veillez à informer régulièrement les employés afin de les rassurer tout au long du processus. Envisagez d'organiser des réunions publiques ou des séances de questions-réponses pour répondre aux préoccupations ou aux questions des employés.

Encouragez les employés à donner leur avis et à faire des suggestions pour améliorer le processus de transition. Vous pourrez ainsi identifier les domaines dans lesquels un soutien ou des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires.

Une approche réfléchie et stratégique de la transition vers le retour au bureau peut contribuer à garantir que le retour soit un succès pour votre entreprise et vos employés.

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4) Répondre aux préoccupations et à l'anxiété des employés

Il faut encourager une communication ouverte et honnête avec les employés pendant cette période. Créez un environnement de travail favorable où les employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et leurs craintes quant à leur retour au bureau. Faites-leur savoir que leurs préoccupations sont légitimes et que vous êtes là pour les soutenir. Cela peut contribuer à atténuer l'anxiété et à améliorer la santé mentale en général.

Il est également essentiel de fournir des ressources pour le soutien à la santé mentale. Envisagez de proposer des programmes d'aide aux employés qui permettent d'accéder à des professionnels de la santé mentale. Ces programmes peuvent offrir des conseils confidentiels et des services de soutien pour aider les employés à surmonter les difficultés liées au retour au bureau.

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5) Promouvoir l'équilibre entre vie pro et vie perso

Il faut encourager une communication ouverte et honnête avec les employés pendant cette période. Créez un environnement de travail favorable où les employés peuvent exprimer leurs inquiétudes et leurs craintes quant à leur retour au bureau. Faites-leur savoir que leurs préoccupations sont légitimes et que vous êtes là pour les soutenir. Cela peut contribuer à atténuer l'anxiété et à améliorer la santé mentale en général.

Fournir des ressources pour le soutien à la santé mentale est tout aussi important. Envisagez de proposer des programmes d'aide aux employés qui permettent d'accéder à des professionnels de la santé mentale. Ces programmes peuvent offrir des conseils confidentiels et des services de soutien pour aider les employés à surmonter les difficultés liées au retour au bureau.

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6) Définir des attentes et des limites claires

Lors de la mise en œuvre d'un régime de travail flexible, les attentes et les limites doivent être clairement annoncées. Il s'agit notamment de fixer des lignes directrices en matière de communication, de participation aux réunions et d'horaires de travail. En définissant des attentes claires, les employés savent ce qu'on attend d'eux et peuvent gérer leur charge de travail plus efficacement.

Des limites sont indispensables pour garantir aux employés un bon équilibre vie pro vie perso. Il peut s'agir de limiter le travail qui peut être effectué en dehors des heures normales de travail ou d'encourager les employés à faire des pauses fréquentes tout au long de la journée.

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‍7) Utiliser la bonne technologie de gestion du travail hybride

Disposer de la meilleure boîte à outils est primordial, en particulier dans un environnement de travail hybride.

Cependant, le choix d'un nouveau logiciel pour votre entreprise peut s'avérer une tâche décourageante, compte tenu du nombre d'options disponibles sur le marché. Pour vous aider, nous allons nous concentrer sur les trois principales fonctionnalités qui, selon nous, sont indispensablesà tout bureau flexible :

• Réservation de bureaux : dans un contexte de travail hybride, les horaires des employés varient, certains se rendant au bureau trois fois par semaine et d'autres une seule fois, en fonction de la politique de l'entreprise et des exigences de leur fonction. L'objectif du logiciel de réservation de bureau est de s'assurer que chacun dispose d'un bureau qui lui est attribué lorsqu'il est sur place. Pour ce faire, un système de réservation de bureaux partagés permet aux employés de planifier leur présence au bureau et de réserver un bureau spécifique adapté à leurs besoins. En quelques clics, ils peuvent planifier leur semaine, obtenir un bureau ou une salle de réunion et déterminer la durée de leur réservation. En accédant à un plan d'étage interactif fourni par deskbird, les employés peuvent rapidement identifier les bureaux disponibles et localiser l'emplacement actuel de leur équipe, même lors de réservations de dernière minute.

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• Réservation de salles : les logiciels de réservation de salles, tels que deskbird, simplifient la réservation et la gestion des salles de réunion. Notre logiciel est une solution conviviale qui rationalise l'expérience de réservation : les utilisateurs peuvent localiser rapidement les salles de réunion, effectuer des réservations et synchroniser les réservations avec les plates-formes de calendrier les plus courantes, telles que Outlook et Google Agenda. Cette intégration permet aux utilisateurs d'avoir une vue d'ensemble de leurs réunions programmées sur différentes plateformes, ce qui réduit les risques de conflits d'horaires. L'utilisation d'un logiciel de réservation de salles comme deskbird élimine le problème de la coordination et de la gestion manuelles des réservations de salles de réunion, le processus de planification devient plus efficace et sans conflit.

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• Analyses : la fonction d'analyses de deskbird permet aux administrateurs et aux gestionnaires d'espaces de travail de comprendre comment leurs espaces de bureau sont utilisés. Elle offre des mesures et des visualisations détaillées qui permettent d'identifier les tendances, d'optimiser l'allocation des ressources et de prendre des décisions fondées sur des données. Grâce à la fonction d'analyse, les utilisateurs peuvent accéder à des données telles que le nombre de réservations effectuées, les heures de réservation les plus populaires et les périodes d'utilisation les plus intenses. Ces informations permettent aux gestionnaires d'espaces de travail d'allouer efficacement les ressources et de s'assurer que les salles de réunion et les bureaux sont disponibles en cas de besoin, réduisant ainsi les conflits et maximisant la productivité. La fonction fournit également des informations sur le comportement des utilisateurs, ce qui permet aux administrateurs de comprendre quels sont les espaces de travail les plus fréquemment utilisés et préférés par les employés. Cette connaissance permet d'éclairer les décisions relatives à l'aménagement de l'espace, à la conception et à l'allocation des ressources, une façon d'améliorer en fin de compte l'expérience et la satisfaction de l'utilisateur.

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👉 Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir comment elle fonctionne et vous aide à tirer le meilleur parti du travail hybride !

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L'adoption de modalités de travail flexibles peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise et à vos employés. En mettant en œuvre des lignes directrices claires, en fournissant un soutien technologique et en encourageant l'équilibre entre vie pro et vie perso, vous pouvez créer un lieu de travail plus flexible et plus productif et garantir la réussite de la politique de retour au bureau.

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^*The Flex Report - Q2 2023

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